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Pós-ImplantaçãoVisão Geral • É nessa etapa em que a organização passa a conviver com o novo sistema ERP e perceber os acertos e eventuais erros cometidos durante as etapas de pré-implantação e implantação. De forma geral, as organizações têm reconhecido que a entrada em produção não é o fim da jornada. Abaixo segue alguns fatores que levam as organizações a pensarem desse modo: • Mudança continua da organização; • Os benefícios previstos não são imediato.
Pós-ImplantaçãoVisão Geral • Ao contrário da implantação, a pós-implantação não tem fases bem definidas. Entretanto, alguns conjuntos de atividades costumam ser necessários, após a implantação do sistema ERP como: • Estabilização e materialização dos benefícios; • Sinergia: instalação de aplicações complementares; • Atualizações do sistema.
Pós-ImplantaçãoVisão Geral • Nessa transição, é natural que alguns temas até então relevantes deixem de ter tanta importância como por exemplo: • Gestão de projeto – gradativamente deixa de ser um projeto e passa a ser uma operação. • Consultores – aos poucos, os consultores do implantador vão deixando o projeto. • Ao mesmo tempo, outros temas revelam-se mais relevantes, como: • Suporte aos usuários dos sistemas; • Desempenho da empresa perante ao sistema; • A materialização dos benefícios previsto no estudo de viabilidade.
Pós-ImplantaçãoVisão Geral • A maior parte das empresasreconhece o assunto porém subestima as necessidades a ele associadas. Abaixo segue um modelo de suporte para sistemas implantados dividido em seis áreas:
Pós-ImplantaçãoVisão Geral • Modelo de suporte:
Estabilização e Materialização dos Benefícios • O início de produção do sistema é marcado por mudanças radicais no dia-a-dia dos usuários do sistema ERP e da equipe de projeto. Os usuários deixam de operar processos bem conhecidos e sistemas com os quais estão muito bem familiarizados, e a equipe de projeto por sua vez, deixa de atuar em desenvolvimento e passa a atuar no suporte.
Estabilização e Materialização dos Benefícios • Suporte no início de operação: • Deve ser cuidadoso e ter forte presença; • Resolver o mais rápido possível os problemas que por ventura aparecer; • Registrar os problemas e priorizá-los.
Estabilização e Materialização dos Benefícios • Queda do desempenho: • Quando um sistema entra em produção, é comum que a organização como um todo sofra com as mudanças como: • Familiaridade com o novo sistema e regras de negócio; O normal é que este período varie de 2 meses a um ano.
Estabilização e Materialização dos Benefícios • Recuperação do desempenho: • Uma forma de buscar agilizar a recuperação de desempenho é promover seminários para discussão dos desvios e avaliação para resolvê-los. • Treinamento Pós-Implantação • Normalmente, muitos dos problemas de desempenho verificados na pós-implantação poderão ser atribuídos a deficiências no treinamento dos usuários. O treinamento utilizado nesta etapa se difere da implantação, pois este não é planejado como acontece o da implantação.Nesta etapa o treinamento serve para as deficiências serem supridas ou eliminadas de imediato.
Estabilização e Materialização dos Benefícios • Trabalhos complementares ao início de produção: • Ajustes no sistema:É comum identificar-se a necessidade de complementar ou aperfeiçoar trabalhos realizados anteriormente. • Ajustes nas operações e organização: Remanejamentos ou alteração na forma de trabalhar de certos funcionários.
Estabilização e Materialização dos Benefícios • Avaliação dos resultados na implantação: A implantação do sistema ERP foi justificada com base em uma série de benefícios e custos identificados no estudo de viabilidade. Normalmente, os custos ocorrem e são acompanhados ao longo das etapas de pré-implantação. E os benefícios devem ser apurados após a implantação. • Deve-se fazer a seguinte pergunta: • Quais os benefícios que o sistema ERP trouxe após a implantação? • Muitas empresas contratam uma auditoria para fazer esta avaliação. A vantagem disso, é a independência em relação aos envolvidos na implantação.
Atualizações do Sistema (Upgrade) • Os fornecedores de sistema atualizam continuamente seus produtos, agregando novas funcionalidades e tecnologias, novas formas de conduzir processos de negócios, atendimento a novas exigências legais etc.
Tipos de Atualização do Sistema • Técnica • Funcional • Grau de dificuldade para atualização do sistema: • O grau de dificuldade na atualização do sistema depende de diversos fatores tais como: • Amplitude da implantação: quanto maior o número de funcionalidades do sistema que são utilizadas, maior é a dificuldade para substituir por uma versão mais nova;
Grau de dificuldade para atualização do sistema • Quantidade de interfaces existentes entre o sistema ERP e sistemas periféricos: quando isso acontece as interfaces devem ser revistas e testadas novamente; • Volumes de modificações efetuadas no sistema padrão; • Estado da documentação do sistema: há uma documentação detalhada para as novas funcionalidades; • Número de versões consecutivas que serão atualizadas: há muitas versões a serem atualizadas.
