Uitvoering van de bedrijfsprocessen ( A ct, D ecide, C ontrol S upport)

1. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) versie; 03-08-2011/PP2003 Inleiding • Alles draait zoals het draaien moet. • Af en toe maken functionarissen gebruik van de documentatie, voor: • - naslag in het algemeen • - inwerken nieuwe medewerkers • - besturen / aansturen • - beoordelen van debedrijfsvoering. • - het bieden van inzicht aanexternen (toetsers, IT etc.) • De documentatie-beheerder past op de winkel: • PR / voorlichting / vraagbaak; • signaleren veranderingen in de bedrijfsvoering, buiten de veranderaanpak om; • - technisch beheer; • - preventie van risico’s / schade. Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Bizzknoweb Beheer

2. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Maar af en toe is er reden iets te veranderen / te verbeteren. Op z’n minst is er reden na te gaan of er iets moet veranderen. Het initiatief komt soms vanuit de organisatie zelf. Bizzknoweb Beheer

3. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Maar ook is het mogelijk dat een verandering van buiten wordt opgelegd, door: - wetgeving - druk van de markt - organisatorisch hogere echelons. Ook in die situatie is de organisatie zelf ervoor verantwoordelijk (met name de C-functionaris) dat het traject in gang wordt gezet en bestuurd wordt. Het signaal komt dus altijd via de organisatie het veranderingstraject in. Bij van buiten opgelegde veranderingen zijn de later te maken inhoudelijke keuzes natuurlijk kleiner dan bij de situatie waarbij zelf het initiatief is genomen Bizzknoweb Beheer

4. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) • Elk initiatief tot onderzoek / veranderen start met een intake: • registratie • beoordelen van de urgentie • bepalen of een starten van een analyse zin heeft • bepalen te betrekken personen. • in gang zetten van eerste fase, of direct stoppen. Intake Bizzknoweb Beheer

5. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Analyse, Richting, Route en Planning Het doel van deze fase is om een goed gefundeerde beslissing te nemen over de zin van een verandering en de route die gevolgd moet worden. We onderzoeken en bepalen aanleiding, probleem, ernst, urgentie, oplossings-mogelijkheden, de beste oplossingsrichting en de gevolgen daarvan als we die oplossing verder uitwerken en implementeren. Het resultaat bestaat dus uit een voorstel, een planning en een kosten/baten-analyse voor het vervolg van het ontwikkelingstraject en een besluit daarover. Indien men verder wil gaan, moet ook de opdracht voor het vervolg gedefinieerd worden. Intake Bizzknoweb 1 Analyse, Richting, Route & Planning Beheer

6. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Bij het onderzoeken maken we natuurlijk gebruik van de documentatie van de huidige situatie. Intake Bizzknoweb 1 Analyse, Richting, Route & Planning Beheer

7. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Maar ook moet altijd de organisatie die het aangaat betrokken worden. Daar weet men immers het beste hoe het echt in elkaar steekt en zijn vaak al voorzetten voor oplossingen voor handen. Daarnaast zal een oplossing in die organisatie geïmplementeerd moeten worden. Dus betrokkenheid kan geen kwaad. Intake Bizzknoweb 1 Analyse, Richting, Route & Planning Beheer

8. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Net zoals de rest van het veranderingstraject, moet natuurlijk ook deze eerste fase bij aanvang gepland worden. Bij de activiteiten van deze eerste fase is dat lastig, omdat vooraf nog niet duidelijk is wat oorzaken en oplossingen zijn en hoeveel analyse vereist is. Maar afwachten totdat de onderzoekers en bedenkers mogelijk ets opleveren, kan natuurlijk ook niet. Om die reden kiezen we ervoor om in eerste instantie deze ARP-fase op botte wijze te beperken tot maximaal 2 weken.Voor een klein probleem zullen de uitvoerders de activiteiten van deze fase af kunnen ronden binnen de twee weken (1-S). In het andere geval zal men een tussenrappor-tage moeten geven en een planning voor de rest van deze fase (1-XL). Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning Beheer

9. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Er zijn na de ARRP-fase vier mogelijkheden: A. Stoppen.B. Wachten, om de oplossing te combineren met een ander verandertraject;C. Het implementeren van de beste oplossing, waarbij deze op-lossing slechts veranderingen betekent voor (1 soort) inrichtingscomponenten. We kunnen dan meteen doorgaan met de fase Component Ontwerp(-en).D. idem, doch waarbij deze oplossing (ook) gevolgen heeft voor de globale bedrijfsinrichting (procedures en alles daarboven). Tijdens de fase Integraal ontwerp zorgen we dan voor een vernieuwd integraal beeld van een deel van de processen / procedures. Daarnaast leiden we daaruit de eisen af die aan de componenten gesteld moeten worden. Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning Beheer

10. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Het doel van het Integrale (of globale) ontwerp is om: - te komen tot een zodanige uitwerking van de oplossing / verandering, dat een goede afstemming met de organisatie mogelijk is, en - er daarna per inrichtingssoort een separaat ontwerp voor elke soort component gemaakt kan worden, waarbij het beoogde werkend geheel in tact blijft. De uitwerking moet een duidelijke beschrijving zijn van de bedrijfsvoering t/m het niveau van procedures. Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning Beheer 2. Integraal Ontwerp

11. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Om te kunnen bepalen welke verander-gevolgen een oplossing heeft, maken we wederom gebruik van de bestaande documentatie. Tevens maken we ook hier weer gebruik van de kennis en ervaring in de bestaande organisatie. Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning Beheer 2. Integraal Ontwerp

12. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Tijdens deze fase wordt voor het eerst documentatie gemaakt / aangepast en opgeleverd aan de documentatiebeheerder. Door het globale model /de aanpassing daarvan, te documenteren op de manier van de documentatiestandaard (bijv. Bizzknoweb) zorgen we ervoor dat de uiteindelijke documentatie al klaar is voor de implementatie. Daarnaast zal die documentatie natuurlijk ook de rest van het verandertraject ondersteunen. Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning Beheer 2. Integraal Ontwerp

13. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) De documentatiebeheerder slaat de documentatie meteen op op het netwerk. Maar wel op een manier dat het voor de reguliere productie nog geen verwarring sticht. Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning Beheer 2. Integraal Ontwerp

14. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Direct na de ARRP-fase, of na het Integraal Ontwerp beginnen we met de Component Ontwerp(-en).Per soort inrichtingscomponent moet het ontwerp door terzake kundigen aangepast worden.De uitwerking moet zodanig zijn, dat de organisatie er een oordeel over kan geven en de constructeurs, programmeurs, andere vaklieden in de fase hierna het bedoelde kunnen realiseren. Voor de IT-component betekent dit dus dat er in deze fase een gedetailleerd functioneel ontwerp gemaakt wordt, of een keuze van een pakket. Voor bouwkundige zaken een Detail-Ontwerp / bestek. Voor kantoorinrichting een keuze uit een catalogus. Voor personeel taakbeschrijvingen aanpassing van reglementen. etc. Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning Beheer 2. Integraal Ontwerp 3.Component Ontwerp

15. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Net zoals bij het integraal ontwerp, wordt ook nu weer de bestaande documentatie gebruikt. Voor het integrale overkoepelende niveau is dat de nieuwe beschrijving. Voor de te maken / veranderen componenten is dat natuurlijk de documentatie van de bestaande situatie (mix van rood en blauw). Tevens wordt ook bij de detailinvulling overleg gevoerd met de organisatie die de huidige situatie het best kent, en waarin de nieuwe situatie straks ingevoerd moet worden. Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning Beheer 2. Integraal Ontwerp 3.Component Ontwerp

16. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Nadat in overleg met de organisatie de beschrijvingen van de componenten zijn gemaakt, aangepast en goedgekeurd, kan ook deze documentatie in beheer genomen worden. In de documentatie staat de nieuwe situatie nu dus al geheel beschreven. Klaar om gebruikt te worden voor de constructie, het testen, het opleiden en daarna dient het gewoon weer als naslagwerk tijdens de productie. Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning Beheer 2. Integraal Ontwerp 3.Component Ontwerp

17. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Na elk van de component-ontwerp fases, start voor die inrichtingssoorten de constructiefase. Voor sommige componenten kan dat ook betekenen dat men iets aanschaft. Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning Beheer 2. Integraal Ontwerp 4. Constructie 3.Component Ontwerp Constructie Constructie

18. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Men gebruikt de gedocumenteerde ontwerpen / beschrijvingen van de bedoelde werking.Vervolgens worden de bedoelde zaken gefabriceerd /gekocht /geconstrueerd /samengesteld, en daarna getest.Daarbij wordt gekeken of de eindproducten technisch goed werken, maar ook of het resultaat overeenkomt met de bedoelingen van de klant / organisatie (zoals beschreven in de ontwerpen / documentatie). Wat er feitelijk gedaan wordt tijdens deze fase hangt natuurlijk sterk af van de soort inrichtings-component.Voor de AO / kennisbeheer / procesbeheer, kan de constructiefase overgeslagen worden. De hiervoor gemaakte ontwerpen vormen het voorlopige eindproduct. Bij het testen en implementeren vinden evt. nog bijstellingen plaats Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning Beheer 2. Integraal Ontwerp 4. Constructie 3.Component Ontwerp Constructie Constructie

19. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Ook is het mogelijk, dat na de constructie, of als onderdeel daarvan, nog wat formulieren worden toegevoegd, of handleidingen voor de bediening van apparaten, software e.d. worden gemaakt Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning Beheer 2. Integraal Ontwerp 4. Constructie 3.Component Ontwerp Constructie Constructie

20. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Zodra de constructie-fase van alle soorten componenten afgerond is, kunnen we testen of het bedoelde geheel ook werkt. Ook als er slechts componenten van 1 inrichtingssoort gewijzigd zijn, is deze integrale test nodig. Want ook dan moet getest worden of de nieuwe componenten een werkend geheel vormen met de, overigens onveranderde, omgeving. Bij het testen moeten ook de handleidingen en andere documentatie betrokken worden. Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning 5. Testen (integraal) Beheer 2. Integraal Ontwerp 4. Constructie 3.Component Ontwerp Constructie Constructie

21. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Tijdens deze fase gebruiken we de documentatie om te bepalen hoe e.e.a. zou moeten werken en stellen we aan de hand van proefgevallen vast of dat ook zo is. Het testen bestaat uit het “naspelen” van de praktijk, eerst met gewone, later met uitzonderlijke gevallen. Daarbij bepalen we eerst wat de uitkomst voor de nieuwe situatie zou moeten zijn. Vervolgens testen we of dat ook werkelijk zo is. Het resultaat bestaat uit goedkeuringen, of opdrachten tot reparatie / verbetering. Zodra alle reparaties zijn uitgevoerd en opnieuw getest en alles blijkt goed te werken, kunnen we over gaan tot de fase….. Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning 5. Testen (integraal) Beheer 2. Integraal Ontwerp 4. Constructie 3.Component Ontwerp Constructie Constructie

22. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Implementatie. Het doel van de implementatie is ervoor te zorgen dat de nieuwe werkwijze feitelijk aan de gang wordt gebracht. Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning 6. Implementeren 5. Testen (integraal) Beheer 2. Integraal Ontwerp 4. Constructie 3.Component Ontwerp Constructie Constructie

23. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Alweer blijkt de nieuwe documentatie hierbij een nuttige rol te kunnen spelen. Als het meezit, hoeven we helemaal geen opleidingsmateriaal te maken en kunnen we de nieuwe documentatie die rol laten spelen. Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning 6. Implementeren 5. Testen (integraal) Beheer 2. Integraal Ontwerp 4. Constructie 3.Component Ontwerp Constructie Constructie

24. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Tijdens de implementatie moet er vaak nog het een en ander geconverteerd / verhuisd worden. Bij sommige veranderingen kan die conversie een project op zich zijn. Denk aan de verhuizing van een ministerie, of het overzetten van de bestanden van het kadaster naar een nieuw systeem. Bij dat laatste moet ook de conversieprogrammatuur ontworpen, gemaakt en getest worden, als onderdeel van de conversie. 7. Conver-teren Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning 6. Implementeren 5. Testen (integraal) Beheer 2. Integraal Ontwerp 4. Constructie 3.Component Ontwerp Constructie Constructie

25. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Voor het voorlichten en opleiden moeten we eerst de documentatie voor iedereen beschikbaar stellen. 7. Conver-teren Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning 6. Implementeren 5. Testen (integraal) Beheer 2. Integraal Ontwerp 4. Constructie 3.Component Ontwerp Constructie Constructie

26. Intake De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) Daarna kan de echte voorlichting, opleiding, instructie beginnen. De mensen in de organisatie moeten liefst zelf de documentatie leren vinden / opzoeken. Op die manier zal men dat ook makkelijker doen als men gedurende de eerste tijd af en toe nog iets wil nakijken. Het management besluit tot de datum van overgang en... 7. Conver-teren Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning 6. Implementeren 5. Testen (integraal) Beheer 2. Integraal Ontwerp 4. Constructie 3.Component Ontwerp Constructie Constructie

27. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) veranderde versie van de uitvoering van de bedrijfsvoering (Act, Decide, Control, Support) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) als iedereen zich vanaf het afgesproken tijdstip houdt aan de nieuwe werkwijze, geven we aldoende de nieuwe versie van de bedrijfsvoering gestalte. Hierbij is er vaak nog wat extra ondersteuning nodig om de zaak op gang te krijgen en te houden. Ondersteuning van het management, change-agents, kwartiermakers, een tijdelijke helpdesk en dergelijke kunnen daarvoor zorgen. 7. Conver-teren Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning 6. Implementeren 5. Testen (integraal) Beheer 2. Integraal Ontwerp 4. Constructie 3.Component Ontwerp Constructie Constructie

28. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) veranderde versie van de uitvoering van de bedrijfsvoering (Act, Decide, Control, Support) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) De oude werkwijze wordt geschiedenis 7. Conver-teren Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning 6. Implementeren 5. Testen (integraal) Beheer 2. Integraal Ontwerp 4. Constructie 3.Component Ontwerp Constructie Constructie

29. De verandercyclus met documentatie-beheer (volgens het IBO-concept) veranderde versie van de uitvoering van de bedrijfsvoering (Act, Decide, Control, Support) Uitvoering van de bedrijfsprocessen (Act, Decide, Control Support) En ook de documentatie daarvan mag nu best onder het stof geraken. 7. Conver-teren Intake Bizzknoweb 1-S 1-XL Analyse,Richting, Route &Planning 6. Implementeren 5. Testen (integraal) Beheer 2. Integraal Ontwerp 4. Constructie 3.Component Ontwerp Constructie Constructie