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SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS. TRABAJOS DE MEJORA DEL SGC 2º SEMESTRE 2007. SUB-COMISIÓN TÉCNICA. Para ver esta presentación es necesario que: 1.- Cuando aparezca la flecha de color azul 2.- Dirige el cursor del Mouse sobre la flecha y oprimas el botón izquierdo del ratón.

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Presentation Transcript

  1. SECRETARÍASY UNIDADES ADMINISTRATIVAS TRABAJOS DE MEJORA DEL SGC 2º SEMESTRE 2007

  2. SUB-COMISIÓN TÉCNICA Para ver esta presentación es necesario que: 1.- Cuando aparezca la flecha de color azul 2.- Dirige el cursor del Mouse sobre la flecha y oprimas el botón izquierdo del ratón. Instrucciones

  3. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Bienvenida Acuerdos de la Comisión Técnica Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia Mantenimiento y mejora del SGC Programa de trabajo de Sub-Comisión Técnica Programa de trabajo de Secretarías y Unidades Administrativas Comentarios Orden del día

  4. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS SEGUIMIENTO A ESTUDIOS DE CASO MEJORA DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS FOROS DE INTERCAMBIO DE MEJORES PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS MEJORAR EL CONTROL DE PROCESOS EXTERNOS IMPLEMENTACIÓN DEL SIIE GESTIÓN DE LA RENOVACIÓN DEL EQUIPO DE COMPUTO Acuerdos de la Comisión Técnica

  5. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS SEGUIMIENTO A ESTUDIOS DE CASO Objetivo: Mejorar el SGC mediante los estudios de caso desarrollados en el diplomado en Sistemas de Gestión de la Calidad de la Administración Universitaria Mejorar los formatos de servicios generales Acuerdos de la Comisión Técnica Mejorar la aplicación de acciones correctivas, preventivas y seguimiento del servicio no conforme Implementar mejoras en el método de la revisión por la dirección específica Fortalecimiento de la comunicación con el usuario, incluyendo sus quejas Implementar mejoras para el fortalecimiento del ambiente laboral Mejorar la integración de expedientes

  6. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS MEJORA DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS Objetivo: Mejorar los servicios Administrativos DECLARAR LOS SERVICIOS QUE SE OTORGAN EN CADA UNA DE LAS 132 SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNAM Y DETERMINAR REQUISITOS; TOMANDO COMO REFERENCIA LA NORMATIVIDAD UNAM, NECESIDADES DE USUARIOS Y DISPONIBILIDAD DE RECURSOS DE LA ENTIDAD O DEPENDENCIA Acuerdos de la Comisión Técnica

  7. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Objetivo: Actualización de procedimientos de acuerdo a lo definido en los documentos del SGC. Se trabajará en equipos constituidos por personal responsable de los procesos básicos, tomando en consideración los comentarios que hagan llegar al Representante de la Dirección Acuerdos de la Comisión Técnica

  8. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS FOROS DE INTERCAMBIO DE MEJORES PRACTICAS ADMINISTRATIVAS Objetivo: Intercambiar las mejores prácticas administrativas de las 132 Secretarías y Unidades Administrativas Acuerdos de la Comisión Técnica Se realizarán foros de los temas en los que la administración de las 132 Secretarías y Unidades Administrativas tienen mayor oportunidad de mejora

  9. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS MEJORAR EL CONTROL DE PROCESOS EXTERNOS Objetivo: Fortalecer al SGC con la ayuda de los procesos externos Acuerdos de la Comisión Técnica Se están realizando diagnósticos a las centralizadoras, con el propósito de conocer cuales son los vínculos directos con el SGC y establecer acuerdos de operación, tomando como referencia la normatividad UNAM

  10. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS IMPLEMENTACIÓN DEL SIIE Objetivo: Implementar el Sistema Integral de Ingresos Extraordinarios en las Entidades y Dependencias que lo requieren pero que carecen del mismo. Acuerdos de la Comisión Técnica Por medio del levantamiento de inventario de Hardware y Software en las 132 Secretarías y Unidades Administrativas de la UNAM, se podrá conocer que Entidades y Dependencias no tienen el SIIE y se establecerá un programa de Implementación del sistema

  11. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS GESTIÓN DE LA RENOVACIÓN DEL EQUIPO DE COMPUTO Objetivo: Gestionar por parte de las Secretarías y Unidades Administrativas el equipo de computo necesario para satisfacer a los Usuarios tomando como herramienta el SGC. Acuerdos de la Comisión Técnica Por medio del levantamiento de inventario de Hardware y Software en las 132 Secretarías y Unidades Administrativas de la UNAM se podrá conocer que equipo de computo requieren las Secretarías y Unidades Administrativas de la UNAM, estableciendo un programa de gestión de los equipos

  12. Oportunidades de Mejora • Control de circulares • Clarificar las acciones de • mejora • 3. Comunicación Interna • Forma de evidenciar la • competencia del personal • 5.Evidencia del impacto • de la capacitación • 6. Medidas de seguridad en • almacenes • 7.Percepción del cliente • 8. Aplicación de formatos • 9. Analizar indicador de SG • 10. Determinación de no • conformidades SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Cero No Conformidades • DIRECCIÓN DE TEATRO • DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURÍA • CENTRO DE CIENCIAS APLICADAS Y DESARROLLO TECNOLÓGICO (CCADET) • INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ANTROPOLÓGICAS Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia

  13. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Oportunidades de Mejora Cero No Conformidades • FACULTAD DE CIENCIAS • INSTITUTO DE INVESTIGACIONES JURIDICAS • DGDC • ENP 9 “PEDRO DE ALBA” • INSTITUTO DE INVESTIGACIONES BIOMEDICAS • Control de circulares • Clarificar las acciones de • mejora • 3.Comunicación Interna • Forma de evidenciar la • competencia del personal • 5.Evidencia del impacto • de la capacitación • 6. Medidas de seguridad en • almacenes • 7.Percepción del cliente • 8. Aplicación de formatos • 9. Analizar indicador de SG • 10. Determinación de no • conformidades Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia

  14. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Oportunidades de Mejora Cero No Conformidades • DIRECCIÓN GENERAL DE BIBLIOTECAS • ENAP • ENP 6 “ANTONIO CASO” • ENP 8 “MIGUEL E. SCHULTZ” • SECRETARIA DE SERVICIOS A LA COMUNIDAD • Control de circulares • Clarificar las acciones de • mejora • 3. Comunicación Interna • Forma de evidenciar la • competencia del personal • 5.Evidencia del impacto • de la capacitación • 6. Medidas de seguridad en • almacenes • 7.Percepción del cliente • 8. Aplicación de formatos • 9. Analizar indicador de SG • 10. Determinación de no • conformidades Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia

  15. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Oportunidades de Mejora Cero No Conformidades • CENTRO DE CIENCIAS DE LA ATMOSFERA • ENP 1 “GABINO BARREDA” • DGAPA • DEFENSORÍA DE LOS DERECHOS UNIVERSITARIOS • FACULTAD DE INGENIERÍA • Control de circulares • Clarificar las acciones de • mejora • 3. Comunicación Interna • Forma de evidenciar la • competencia del personal • 5. Evidencia del impacto • de la capacitación • 6. Medidas de seguridad en • almacenes • 7. Percepción del cliente • 8. Aplicación de formatos • 9. Analizar indicador de SG • 10. Determinación de no • conformidades Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia

  16. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Oportunidades de Mejora Cero No Conformidades • INSTITUTO DE BIOLOGÍA • INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ECONÓMICAS • INSTITUTO DE MÁTEMÁTICAS • INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ESTÉTICAS • Control de circulares • Clarificar las acciones de • mejora • 3. Comunicación Interna • Forma de evidenciar la • competencia del personal • 5. Evidencia del impacto • de la capacitación • 6. Medidas de seguridad en • almacenes • 7. Percepción del cliente • 8. Aplicación de formatos • 9.Analizar indicador de SG • 10. Determinación de no • conformidades Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia

  17. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SGC Acuerdos con la Comisión Técnica

  18. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SGC Propuestas del RD Acuerdos con la Comisión Técnica

  19. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Trabajos de Sub-Comisión Técnica MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SGC Propuestas del RD Acuerdos con la Comisión Técnica

  20. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Aportación de todo el Personal del SGC Aportación de todo el Personal del SGC Trabajos de Sub-Comisión Técnica MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SGC Propuestas del RD Acuerdos con la Comisión Técnica

  21. 1 2 3 4 SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS CONFORMACIÓN DE EQUIPOS • Coordinación de equipos de trabajo para • actualización de Procedimientos Operativos 8 integrantes • Revisión de casos de estudio 15 integrantes Programa de trabajo de Sub-Comisión Técnica 10 integrantes • Revisión de casos de estudio • Revisión del MC-01 y otros asuntos del SGC • Análisis de mejoras propuestas por Secretarías • y Unidades Administrativas auditadas en 3ª vigilancia 3 integrantes

  22. 1.- Solicitud de comentarios de los procedimientos operativos 2.- Revisión de los comentarios por el proceso de Gestión de la Calidad 3.- Agrupación de comentarios por tipo de asunto 4.- Conformación de equipos de trabajo Preparación de información SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

  23. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Fase I

  24. 1.- Sesionar los comentarios 2.- Analizar comentarios 3.- Adecuar comentarios 4.- Enviar adecuaciones a las 132 Secretarías y Unidades Administrativas 5.- Recibo de comentarios de adecuaciones 6.- Sesionar nuevamente los comentarios Inicio de actualización SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

  25. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Fase I Fase II

  26. 1.- Aprobación de adecuaciones 2.- Entrega de adecuaciones al Representante de la Dirección Aprobación de actualizaciones SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

  27. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Fase I Fase II Fase III

  28. Equipos de trabajo 1.- Establecimiento de equipos 2.- Definición de caso de estudio 3.- Recolección de datos 4.- Utilización de técnicas estadísticas 5.- Análisis de la información 6.- Entrega de resultados del caso de estudio SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Revisión de casos de estudio

  29. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Revisión de casos de estudio Generación del Caso de estudio

  30. Adecuación y pilotaje del Caso de estudio de estudio SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Revisión de casos de estudio Generación del Caso de estudio Adecuación y pilotaje del Caso de estudio

  31. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Revisión de casos de estudio Generación del Caso de estudio Adecuación y pilotaje del Caso de estudio Aprobación Sub-Comisión Técnica

  32. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Revisión del MC-01 y otros asuntos del sgc 1.- Propuestas de modificación del personal de Proceso de Gestión de la Calidad 2.- Propuestas de personal de las 132 Secretarías y Unidades Administrativas 3.- Agrupación de propuestas 4.- Entrega a la Sub-Comisión Técnica las propuestas.

  33. Fase I SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Revisión del MC-01 y otros asuntos del sgc 1.- Revisión y análisis de las propuestas de modificación 2.- Modificaciones a los documentos 3.- Envío de modificación a los documentos a las 132 Secretarías y Unidades Administrativas de la UNAM 4.- Recepción de comentarios de las 132 Secretarías y Unidades Administrativas 5.- Elaboración de cambios en documentos 6.- Entrega al Representante de la Dirección los documentos realizados.

  34. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Revisión del MC-01 y otros asuntos del sgc Fase I Fase II

  35. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Análisis de mejoras 1.- Recepción de la información generada por las Secretarías y Unidades Administrativas que propusieron mejoras. 2.- Análisis de las propuestas 3.- Adecuaciones, si es necesario 4.- Visto bueno y entrega de propuestas al Representante de la Dirección para ser implementadas

  36. 1 1 1 2 2 3 3 4 3 4 SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS 2007 Programa de trabajo de Sub-Comisión Técnica

  37. 1 1 1 2 2 3 3 4 3 4 SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS • Mejora de Identificación de requisitos. • Actualización de procedimientos operativos. • Comentarios de MC-01 y procedimientos normativos y generales. 2007 Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas

  38. 1 1 1 2 2 3 3 4 3 4 SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS • Implementación del SIIE • Gestión de la renovación de equipo de computo 2007 Foros Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas Foros

  39. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Declaración de requisitos de servicios 1.- Declarar el servicio otorgado. 2.- Desglosar los requisitos para prestar el servicio siempre y cuando ya estén determinados por la Normatividad UNAM. 3.- Desglosar los requisitos para prestar el servicio declarando los tiempos y forma, de acuerdo a la capacidad de cumplimiento de la Secretaría o Unidad Administrativa. 4.- Sugerir la forma en que deberían estar declarados con la intención de que sean manejables para los usuarios y para quienes prestan los servicios.

  40. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Declaración de requisitos de servicios 5.- Para los servicios en los que el usuario establezca los requisitos, como es el caso de servicios generales y bienes y suministros; se debe ser claro con el usuario y declarar cuales son las capacidades de prestación de los servicios. 6.- Cada Secretaría y Unidad Administrativa debe entregar su listado de servicios y requisitos de los mismos al Representante de la Dirección.

  41. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS 2007 Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas

  42. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS 2007 Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas

  43. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS 2007 CUARTA DE VIGILANCIA Centro de Investigaciones sobre América del Norte Instituto de Investigaciones Filológicas Instituto de Ingeniería Facultad de Contaduría y Administración Dirección General de Servicios Médicos Dirección General de Personal CCH Plantel “Naucalpan” Centro Universitario de Estudios Cinematográficos Dirección General de Atención a la Comunidad Universitaria Instituto de Investigaciones Sociales 4ª Auditoría de Vigilancia Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas

  44. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS 2007 4ª Auditoría de Vigilancia CUARTA DE VIGILANCIA Coordinación del Consejo Académico del Bachillerato ENP Plantel 2 “Erasmo Castellanos Quinto” Oficina del Secretario General Instituto de Investigaciones Históricas Instituto de Astronomía Instituto de Ciencias del Mar y Limnología Facultad de Química Centro de Enseñanza de Lenguas Extranjeras Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas

  45. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS 2007 4ª Auditoría de Vigilancia CUARTA DE VIGILANCIA Dirección General de Actividades Cinematográficas Dirección General de la Escuela Nacional Preparatoria Instituto de Geofísica Instituto de Fisiología Celular Centro Universitario de Teatro Oficina del Secretario Administrativo Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas

  46. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS COMENTARIOS GRACIAS!

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