Sprekers: Geert Hillaert en Domien Dessein

1. « Door het bos de bomen zien:een integraal werk- en opvolgingsinstrument van alle interne verbeterpunten, geclusterd naar prioritaire verbetertrajecten»Organisatie: Stad Kortrijk Sprekers: Geert Hillaert en Domien Dessein

2. Beknopte context • Kortrijk: creatie, innovatie en design • Vertaald: probleem = opportuniteit • Continu verbeteren = lijvig lijstje actiepunten • Eind 2008: audit interne controle • Probleem: Door het bos van verbeterpunten zagen we de bomen niet meer Uitdaging: overzicht behouden, terug mentale rust

3. Trigger: audit interne controle • Tal van risico’s (>100) “hoog” , 30 op organisatieniveau • De derde bevraging van het personeel op korte tijd • Wat zal hier nu weer mee gebeuren • Wie zal hier iets mee doen En….

4. Trigger ….er was meer… • Iip • Enquête psycho-sociale belasting? • Hermes-rapport? • Innovatie-audit Ugent (ict en cultuur) • concept nieuw stadhuis? • woonwinkel/ondernemersloket? • gebiedswerking? • budgettaire oefeningen? • Nieuwe aanpak meldpunt (dataknooppunt)? • …… Zien we door het bos de bomen nog?

5. Methodologie - Aanpak • 3 sessies met stafmedewerkers • Poging om te clusteren • Discussie • Wat is traject? • Wat is project? • Wat is actiepunt? • Wat is een bevraging/audit/meting • To ‘Keep it simple’ was niet simpel • Geen zuiver verhaal • Methodologie versus resultaat

6. Methodologie - Aanpak Integratie risico-analyse met verbetertrajecten: • 1 globale overzichtstabel : • Verticale as: • Aanbevelingen risico-analyse • lopende verbeterpunten • 200 acties • Horizontale as: • 16 grote trajecten • Intern/organisatorisch van insteek • Analyse “hits” per kruispunt

7. Evaluatie Kassastromen Implementatie rechtspositieregeling Interne Communicatie Procesmanagement Leiderschap Site Callens (centralisatie uitvoerende directies) Concept dienstverlening Projectmanagement Beleidscyclus Financiële cyclus Ken- en stuurgetallen samenwerkingsovereenkomsten Kennismanagement Administratieve vereenvoudiging E-decision

8. Resultaat • Gros verbeterpunten passen in 16 trajecten Stelling Inzet op trajecten = maximale impact • Bijkomend voordeel: • Beter opvolgbaar ( 8 trajecten in uitvoering) • Beter herkenbaar (“kop” per traject) • Betere focus qua timing • Bredere trajecten, dus meer flexibiliteit • Vooral: meer mentale rust

9. Resultaat Voorbeeld: audit Iip • Rapport van 20 blz. • 40 verbeterpunten • Quid verbetertrajecten • Interne communicatie: 19 hits • Talentontwikkelaar: 17 hits • Leiderschap: 28 hits • Rechtspositieregeling: 22 hits • Kennismanagement: 25 hits • Per verbeterpunt: gemiddeld 2,9 hits • Conclusie: vijf trajecten maximale impact voor Iip

10. Methodologie - Aanpak bis • Toevoeging per traject • PDCA cyclus (hyperlink invoegen) • projectleider • mentor (lid van MT /domus) • voorziene timing • Link interne controle en MT (hyperlink invoegen) • Per actiepunt: • Accountable? • Opvolging?

11. Resultaat Tabel = Werktabel • “Spelen” met de tabel: • Projectleider: overzicht actiepunten met hit op traject • Accountable van 1 actiepunt: kan rekening houden met planning verbeteringstrajecten • Wie aan zet is? =>planning • communicatie is ksf • Work in progress • Buikgevoel leren vertrouwen

12. Lessons learned • Soms groeien ideeën toevallig, • De grond moet wel vruchtbaar zijn • 100 % willen halen lukt nooit, ontwerp je systeem daar niet voor • Verwar doel en middel niet • PDCA-cyclus als oplossing en meerwaarde, niet om het systeem • Minder is meer, ook in verbetering • Hou je bezig met de kern, de rest volgt wel

13. Contactpersonen: • Geert Hillaert: stadssecretaris:geert.hillaert@kortrijk.be • Domien Dessein: directeur Personeel en Organisatie domien.dessein@kortrijk.be • Patricia Ghekiere: stafmedewerker strategische cel patricia.ghekiere@kortrijk.be • Fabienne Rogiers: stafmedewerker organisatie fabienne.rogiers@kortrijk.be