Infosessie CVO Aanbod en organisatie

1. Infosessie CVO Aanbod en organisatie 27 augustus 2009

2. Welkom! Sigrid Callebert

3. Programma • Nieuwigheden • Gebruik administratieve documenten. Zendingen. • Verificatie • Communicatie: website, mailadressen, kalender • Word Wat Je Wil • Koffiepauze - • Registratie en opvolging aanwezigheden NT2-cursisten Afdeling Volwassenenonderwijs

4. Nieuwigheden (Patrick Weckesser) Verificatie Toelatingsvoorwaarden Vrijstelling inschrijvingsgeld

5. Verificatie • drie verificateurs voor CVO’s • toewijzing centra aan de verificateurs in infomap en op website volwassenenonderwijs • afsprakenkader geactualiseerd financiering en verificatie Afdeling Volwassenenonderwijs

6. Toelatingsvoorwaarden • Medisch geschiktheidsattest: • lijst opleidingen = bijlage 26 van VWO/2007/01 http://edulex.vlaanderen.be/edulex/ozb/4153.doc • enkel voor cursisten die vanaf 1.9.2009 met een opleiding starten • verklaring van lichamelijke geschiktheid wordt afgeleverd door een arts (geen model voorzien) • kopie attest in cursistendossier Afdeling Volwassenenonderwijs

7. Toelatingsvoorwaarden • Samenwerking onderwijs – defensie • vrijstellingen voor militairen op basis van EVK • bijlage 27 van de omzendbrief VWO/2007/01 geeft een overzicht van de attesten die toegang verlenen tot sequentieel geordende modules http://edulex.vlaanderen.be/edulex/ozb/4154.doc Afdeling Volwassenenonderwijs

8. Vrijstelling inschrijvingsgeld • één nieuwe categorie van volledige vrijstelling: cursisten van de opleiding ervaringsdeskundige in de armoede en sociale uitsluiting • vademecum op website is leidraad Cursistenadministratie • bij twijfel = ingescand attest mailen aan patrick.weckesser@ond.vlaanderen.be Afdeling Volwassenenonderwijs

9. Gebruik administratieve documenten. Edison.(Piet De Smet) Doc. 3A en 3B Overdrachten Zendingen Controles

10. Veranderingen in doc. (3A) • Doc 3A • Wordt afgeschaft: de informatie wordt verkregen via Elektronisch personeelsdossier Afdeling Volwassenenonderwijs

11. Veranderingen in doc. (3B) • Doc 3B: vereenvoudigd • Functie: controle op aanwending toegewezen leraarsuren • In de hoofding: • De naam van het centrum • Het instellingsnummer • Voorlopige versie (15 oktober): mailen naar centrumbeheer.volwassenenonderwijs@vlaanderen.be • definitieve versie (31 mei): mailen naar centrumbeheer.volwassenenonderwijs@vlaanderen.be (geen ondertekende versie meer) Afdeling Volwassenenonderwijs

12. Veranderingen in doc. (3B vervolg) • In body • Stamboeknummer van de titularis. Gegevens over de plaatsvervangers worden niet meer opgevraagd. • Naam van de titularis • Voornaam van de titularis • De modulecode • Benaming van de opleiding (automatisch) • RGS: (bijv. BSO2, RG1, HBO)(automatisch) • Vakbenaming: automatisch indien eenduidig, anders zie bijlage ‘codelijsten’ bij de omzendbrief ‘Gegevensuitwisseling in functie van subsidiëring/financiering’ Afdeling Volwassenenonderwijs

13. Veranderingen in doc. (3B vervolg) • Totaal aantal uren • Coördinatie-uren onderwijsopdracht: het aantal uren van het totaal dat ingenomen wordt door de coördinatie-uren onderwijsopdracht • Coördinatie-uren andere opdracht: het aantal uren van het totaal dat ingenomen wordt door andere coördinatie-opdrachten • Automatische berekening totaal aantal uren Afdeling Volwassenenonderwijs

14. Verandering in doc. (overdrachten) • Afschaffing • Overdr. LU ander centrum (3826.doc) • Overdr. LU ander schooljaar (3827.doc) • Overdr. punten ander centrum (3828.doc) • Overdr. punten ander schooljaar (3829.doc) • Zending via Edison • Technische brochure: deel record overdracht http://www.ond.vlaanderen.be/edison/Wie/Schoolauto/Download/tb_middelen_0910.doc Afdeling Volwassenenonderwijs

15. Verandering in doc. (Overdrachten, vervolg) • Soorten overdrachten • zie te gebruiken codes: http://www.ond.vlaanderen.be/edison/Wie/Schoolauto/Download/Middelen_codes_2009-2010.xls • Leraarsuren • Basispuntenenveloppe • Bijkomende punten voor technieken • ICT coördinatie (enkel naar ander CVO) Afdeling Volwassenenonderwijs

16. Verandering in doc. (overdrachten, vervolg) • Elke zending overschrijft de voorgaande zending. • De uiterste datum voor de overdrachten naar een volgend schooljaar en naar een ander centrum is 15 februari. • De uiterste datum voor de overdracht m.b.t. voordrachtgevers is 1 oktober • Deze uiterste data worden ook gepubliceerd in Schooldirect Afdeling Volwassenenonderwijs

17. Zendingen • Voor Webedison tot 20h30, voor Edison tot 20h15 Afdeling Volwassenenonderwijs

18. Technische brochure zendingen • Nieuwe lay-out • Nieuwe code: Ervaringsdeskundigen in armoedebestrijding: code 85 • Gecombineerd onderwijs: relatie tussen organisatievorm en aantal contactlestijden doorgeknipt • Verhouding tussen lestijden en aantal contactlestijden bepaalt de financieringsfactor toe te passen op het aantal lesurencursist Afdeling Volwassenenonderwijs

19. Versoepeling controles • Volgende kenmerken kunnen gewijzigd worden (binnen referteperiode) • Financieringsbron • Begindatum cursus • Einddatum cursus • Registratiemoment • Organisatievorm • Aantal contactlestijden • Indicatie lesmoment • Samenwerkingsverband Afdeling Volwassenenonderwijs

20. Verificatie(Jacques Scalais) Mailen afgeschafte lesplaatsen Invullen aanwezigheidslijsten Opvolging zendingen Nascholingsgelden en voordrachtgevers

21. Mailen van afgeschafte lesplaatsen Via mail naar cel gegevensbeheer: • Lesplaatsen die definitief zijn opgeheven, maar nog voorkomen op het document cvo2/5 • Ook wijzigingen van:- adres- benaming centrum- directeur Via formulier 3834.doc: wijziging rekeningnummer Afdeling Volwassenenonderwijs

22. Invullen aanwezigheidslijsten • Omzendbrief vwo/2007/01 (cvo) + Afsprakenkader verificatie - gebruik juiste symbolen- invullen tijdens eerste lesuur- geen blanco toegelaten na eerste lesuur (laatkomers worden aangeduid met code LA)- parafering door leraar Afdeling Volwassenenonderwijs

23. Opvolging zendingen (volledigheid cvo 2-5) • Na elke zending af te toetsen. • Indien daags na een zending geen terugzending via Edison en ook geen foutenrapport = best contact opnemen met cel gegevensbeheer. • Ook na zending studiebewijzen wordt daags nadien een rapport via Edison teruggestuurd. • Ontbrekende cursussen bij aanvang verificatie melden, zoniet worden ze achteraf niet meer aanvaard voor financiering (tenzij overmacht). Afdeling Volwassenenonderwijs

24. Nascholingsgelden en voordrachtgevers • Betreft aparte budgetten (gekleurde middelen) • Verificatie wordt op voorhand aangekondigd • Alle verantwoordingsstukken bundelen met overzicht uitgaven. • Nascholingsgelden zijn hoogstens twee jaar overdraagbaar. Afdeling Volwassenenonderwijs

25. Communicatie met de Afdeling VWO(Carolien Ackaert) E-mailadressen Website Affiche

26. Nieuwe e-mailadressen • Secretariaat van de afdeling: levenslangleren@vlaanderen.be • volwassenenonderwijs@vlaanderen.be • De cel financiering: schoolbeheer.levenslangleren@vlaanderen.be  centrumbeheer.volwassenenonderwijs@vlaanderen.be • De cel gegevensbeheer: gegevensbeheer.levenslangleren@vlaanderen.be  gegevensbeheer.volwassenenonderwijs@vlaanderen.be Afdeling Volwassenenonderwijs

27. Website www.ond.vlaanderen.be/volwassenenonderwijs Afdeling Volwassenenonderwijs

28. Affiche schooljaar 2009-2010 • Bijlage met contactpersonen per CVO/CBE: • uw dossierbehandelaar centrumbeheerteam • uw dossierbehandelaar werkstation • uw verificateur • Hoe bekomen? • mapje van de infosessie • per post Afdeling Volwassenenonderwijs

29. Word wat je wil(Luk Verbeke) Nieuwe wwjw Impact nieuwe website Impact herbouw databank Aandachtspunten

30. “Nieuwe” wwjw • De Vormingsdatabank en de website wordwatjewil vallen sinds januari 2009 onder de verantwoordelijkheid van AHOVOS – Afdeling Volwassenenonderwijs • Opportuniteiten: • Verbetering van de datakwaliteit gegevens Volwassenenonderwijs • Koppeling naar andere onderwijsdatabanken Afdeling Volwassenenonderwijs

31. “Nieuwe” wwjw • Niet enkel een verandering van eigenaar, maar ook een materiële migratie, naar Ministerie van Onderwijs: • Vormingsdatabank wordt herbouwd • Nieuwe website gecreëerd • Ontwikkeling reeds gestart • Lancering van de nieuwe databank en website: begin 2010 • Impact… Afdeling Volwassenenonderwijs

32. Impact nieuwe website Doel: zichtbaarheid van de opleidingen vergroten • Uitbreiding zoekmogelijkheden • Google doorzoekbaar • Filteren • Tags • … • Bladwijzers, info delen,… • Makkelijker in te bedden in andere sites Afdeling Volwassenenonderwijs

33. Impact herbouw VDB • Belangrijkste wijzigingen voor de CVO’s mbt de herbouwde Vormingsdatabank: • Alle beschikbare info automatisch uit de Mainframe van Ministerie van Onderwijs in de databank pompen • Aangevuld met de informatie die centraal bij de Afdeling Volwassenenonderwijs aanwezig is • Geen handmatige invoer meer via online beheersschermen Afdeling Volwassenenonderwijs

34. Impact herbouw VDB • Redenen voor verdwijnen handmatige invoer • Schermen aanmaken is heel duur • VDAB, Syntra Vlaanderen, SoCiuS, DKO leveren allemaal automatisch aan; van de “grote” dataleveranciers is het dus enkel nog CVO die handmatig aanlevert • Omslachtig systeem • Er is een alternatief beschikbaar (mainframe + VWO) Afdeling Volwassenenonderwijs

35. Impact herbouw VDB • Voordelen van de nieuwe methode voor CVO • Verlichten van de planlast • Dataset wordt volledig en up to date MAAR… Afdeling Volwassenenonderwijs

36. Impact herbouw VDB … ook enkele AANDACHTSPUNTEN !!! Afdeling Volwassenenonderwijs

37. Aandachtspunten • Gegevens in Mainframe komen uit de zending van de planningsdocumenten, daardoor is tijdig zenden cruciaal om niet met verouderde data te moeten werken  Idealiter zijn de gegevens online beschikbaar tegen eind juli/begin augustus, want dan beginnen potentiële cursisten opleidingen te zoeken  Versoepeling controles (zie hoger) Afdeling Volwassenenonderwijs

38. Aandachtspunten • Een beperkt aantal gegevens (hoofdzakelijk gegevens over de inschrijvingen) zullen nog aangeleverd moeten worden door de Centra via Excel of XML  Wanneer volledig duidelijk is hoe deze documenten er uitzien, zal er een handleiding gemaakt worden voor de CVO’s Afdeling Volwassenenonderwijs

39. Aandachtspunten • Handmatige invoer verdwijnt pas begin 2010, tot dan blijft het huidige systeem om gegevens op te laden van kracht  Warme oproep om niet te wachten op de nieuwe situatie om de opleidingsinformatie in wwjw op te laden. De geloofwaardigheid van wordwatjewil voor de burger hangt af van de kwaliteit en de volledigheid van de databank. Afdeling Volwassenenonderwijs

40. Registratie en opvolging aanwezigheden NT2-cursisten(Aron De Hondt) Doelpubliek: inburgering en wooncode KBI en M@trix Regelgeving en werkafspraken Proces registratie & opvolging afwezigheid

41. Doelpubliek: wie opvolgen en waarom • Inburgeraars in Vlaanderen • NT2 richtgraad 1 HVN  CVO, CBE, UTC • MO: Maatschappelijke oriëntatie  OB • LO: Loopbaanoriëntatie  VDAB • Wooncode: taalbereidheid  VMSW, (OCMW) • Belangrijk: • Opvolging enkel voor richtgraad 1 (Breakthrough) • Inspanningsverbintenis: cursisten moeten effectief les volgen. Een correcte en tijdige registratie is dus erg belangrijk! Afdeling Volwassenenonderwijs

42. Databank en software voor uitwisseling • KBI = Kruispuntbank Inburgering • M@trix = interface met KBI Afdeling Volwassenenonderwijs

43. Regelgeving en werkafspraken • Decreet HvN: ‘De HvN staan in voor de intake, evt. testing en doorverwijzing van cursisten die zich voor NT2 inschrijven bij de centra’. • Afsprakenkader NT2: richtgevende taakverdeling en –afspraken tussen CVO, CBE, UTC, Consortia, HvN, OB, VDAB. • Lokale werkafspraken bepalen de concrete samenwerking/ procedures tussen de centra en de HvN! Afdeling Volwassenenonderwijs

44. Proces: overzicht stappen • Belangrijk: concrete procedure hangt af van softwarepakket en lokale werkafspraken! FASE 1 1. Cursusaanbod registreren 2. Cursusplanning (lesmomenten) doorgeven/ wijzigen 3. Cursisten registreren, plaats registreren in cursus en/ of inschrijven in een cursus FASE 2 4. Opvolgen afwezigheden 5. Evt.: updaten cursistgegevens. Registreren heroriëntering of uitstap 6. Doorgeven eindresultaat Afdeling Volwassenenonderwijs

45. Proces: applicaties voor gegevensoverdracht • Edison Matrix = uitwisseling van data via FTP, vanuit de eigen toepassing. Idem als uitwisseling met onderwijs maar naar/ van KBI. • Webservices = ‘dienst’: registratie in eigen toepassing en dan naar KBI, automatisch of na opdracht (knop). • Webtoepassing = website/ elektronisch invulformulier, los van de eigen toepassing, uitsluitend voor uitwisseling met de KBI. • Belangrijk: iedereen gebruikt Edison Matrix. Sommige centra gebruiken webservices, andere de webtoepassing. Afdeling Volwassenenonderwijs

46. Proces: FASE 1: registreren van cursussen en cursisten 1. Cursusaanbod registreren • Gegevensuitwisseling via Edison-Matrix (= registratie in eigen pakket en dan data versturen) • Belangrijk: - Cursussen zo snel mogelijk doorsturen - Ook doorgeven als cursus geschrapt worden 2. Cursusplanning (lesmomenten) doorgeven/ wijzigen • Gegevensuitwisseling via webservices of webtoepassing • Ook vakantieplanning doorgeven 3. Cursisten registreren en plaats reserveren in cursus en/ of inschrijven in een cursus. • Gegevensuitwisseling via Edison-Matrix • Evt. niveaubepaling (door HvN, zie lokale werkafspraken) • HvN reserveren plaats in een module en centrum bevestigt inschrijving OF cursist schrijft zich rechtstreeks in bij het centrum • Regels m.b.t. inschrijvingsgeld en cursistendossier. Afdeling Volwassenenonderwijs

47. Proces: FASE 2: opvolgen aanwezigheid cursisten (1) 4. Opvolgen afwezigheden • Gegevensuitwisseling via webservices of webtoepassing • Belangrijk: - Enkel op te volgen cursisten richtgraad 1 - Registratie binnen de 48u • A/ Webservice: gegevens invoeren in eigen pakket en doorsturen • B/ Webtoepassing: naar applicatie gaan en gegevens inbrengen en doorsturen. - Standaard staat de cursist op aanwezig - Sowieso steeds bevestigen of les is doorgegaan - 5 codes (zie afsprakenkader verificatie) - X: aanwezig - A: afwezig - LA: laattijdig afwezig - VA: verantwoord afwezig - P: stages en werkplekleren Afdeling Volwassenenonderwijs

48. Vb. webtoepassing: registratie cursisten Afdeling Volwassenenonderwijs

49. Proces: FASE 2: opvolgen aanwezigheid cursisten (1) 4. Opvolgen afwezigheden • Gegevensuitwisseling via webservices of webtoepassing • Belangrijk: - Enkel op te volgen cursisten richtgraad 1 - Registratie binnen de 48u • A/ Webservice: gegevens invoeren in eigen pakket en doorsturen • B/ Webtoepassing: naar applicatie gaan en gegevens inbrengen en doorsturen. - Standaard staat de cursist op aanwezig - Sowieso steeds bevestigen of les is doorgegaan - 5 codes (zie afsprakenkader verificatie) - X: aanwezig - A: afwezig - LA: laattijdig afwezig - VA: verantwoord afwezig - P: stages en werkplekleren Afdeling Volwassenenonderwijs

50. Proces: FASE 2: opvolgen aanwezigheid cursisten (2) 5. Eventueel: updaten cursistgegevens. Heroriëntering en uitstap registreren. • Gegevensuitwisseling via Edison-Matrix. • Cursistgegevens up-to-date houden in eigen pakket. • Belangrijk: uitschrijven indien nodig en uitstapreden en –datum invullen. 6. Doorgeven eindresultaat • Gegevensuitwisseling via Edison-Matrix. Afdeling Volwassenenonderwijs