Gestión de Proyectos

1. Gestión de Proyectos Sesión Septiembre 5 de 2009

2. ¿Cómo se evalúa que un proyecto sea exitoso? • Que se ejecute a tiempo • Que los gastos e ingresos estén conforme a lo presupuestado • Que el proyecto tenga alta calidad • Funcional • Desempeño eficaz • Que se alcancen los objetivos fijados • Que exista un adecuado equilibrio entre costos, tiempo y calidad

3. Factores Claves de Éxito • Claridad en las metas • Existencia de un plan • Comunicación permanente • Control del alcance y del enfoque • Apoyo de la Dirección

4. Factores que afectan el desarrollo del proyecto • Lineamientos de la Dirección • Conocimiento del tema del proyecto • Presupuesto asignado – restricción • Condiciones del Entorno • Mercado (clientes, competencia) • Aspectos Legales

5. Comienzo del Proyecto • Definición del proyecto • Gestión del riesgo • Estructuración del proyecto • Cronograma

6. Definición del Proyecto • Identificar los stakeholders • Establecer los roles • Director del Proyecto • Equipo • Clientes • Sponsor (patrocinador) • Reglas del Proyecto

7. Matriz de Asignación de Responsabilidades 1 Fuente: wikipedia • La matriz de la asignación de responsabilidades (RACI por sus siglas en inglés) se utiliza generalmente para relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté asignado a un individuo o a un equipo

8. Matriz de Asignación de Responsabilidades 2 • En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada. No es necesario que en cada actividad se asignen los cuatro roles, pero sí por lo menos el de encargado y el de responsable. Estas matrices se pueden construir en alto nivel (áreas generales) o en un nivel detallado (tareas de nivel bajo). Ejemplo:

9. Plan de Comunicaciones • ¿Quién necesita información? • ¿Qué clase de información necesitan? • ¿Cuáles son los canales de comunicación? • Tareas de comunicación • Reuniones frecuentes

10. Seguimiento • Establecer un Comité de Proyecto • Información al equipo de las decisiones • Permite la innovación y aporte de ideas • Evalúa el desempeño • Genera políticas • Realiza seguimiento

11. Comienzo del Proyecto • Definición del proyecto • Gestión del riesgo • Estructuración del proyecto • Cronograma

12. Gestión del Riesgo

13. Comienzo del Proyecto • Definición del proyecto • Gestión del riesgo • Estructuración del proyecto • Cronograma

14. Estructura de Descomposición del TrabajoWork Breakdown Structure 1 Fuente: wikipedia • Estructura de Descomposición del Trabajo o Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es una estructura exhaustiva, jerárquica y descendente formada por los entregables a realizar en un proyecto. La EDT es una herramienta muy común y crítica en la gestión de proyectos. • El propósito de una EDT es documentar el alcance del proyecto. Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales. Siendo un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, la EDT sirve como la base para la planificación del proyecto. Todo trabajo a ser hecho en el proyecto debe poder rastrear su origen en una o más entradas de la EDT.

15. Estructura de Descomposición del TrabajoWork Breakdown Structure 2 • Listar las metas principales • Descomponerlas en tareas • Descomponerlas en unidades de trabajo • Organizarlas según significado Recomendaciones: • Empezar desde el final • Las unidades de trabajo deben aportar a las tareas • Cada tarea y/o unidades de trabajo deben definirse como tangibles

17. Comienzo del Proyecto • Definición del proyecto • Gestión del riesgo • Estructuración del proyecto • Cronograma

18. Cronograma • Identificar las relaciones entre las unidades de trabajo • Hacer un mapa de relaciones • Estimar costos • Calcular cronograma • Ruta crítica