MINI-CURSO DE EVENTOS

1. MINI-CURSO DE EVENTOS Professoras: Luçany Silva Bueno e Kelma Lemos Freire

2. PERGUNTAS • O que são Eventos? • Evento é pura e simplesmente uma festa? Uma reunião de pessoas? • Quem nunca participou de um evento na vida? • Para que serve os eventos? • O que é preciso saber para Organizar um Evento? • Qual o segredo do sucesso de um Evento?

3. CONCEITOS • EVENTO (Discionário Aurélio) • 1. QUALQUER ACONTECIMENTO RELATIVAMENTE IMPORTANTE. 2. EVENTUALIDADE. 3. REUNIÃO SOCIAL • EVENTO (Segundo alguns autores) • Os conceitos para Eventos são muitos, desde as mais simples as mais complexas citações: • Seleção de público alvo e agrupamento em determinado local, ambiente e horário, onde todos os interessados estarão sintonizados no mesmo interesse. Nakane ( 2000:5) • Todo acontecimento fora da rotina, que tem local, data, hora e objetivo definido. Vilma Bolssoni (1999) • A origem da palavra eventos vem do termo eventual, o mesmo que casual, um acontecimento, que foge à rotina e sempre é programado para reunir um grupo de pessoas. (CAMPOS, WYSE & ARAÚJO, 2002).

4. O UNIVERSO DOS EVENTOS • Como ser social, o homem busca incessantemente formas de interação entre seus pares, entre os instrumentos de maior utilização para atingir sua sociabilidade está o Universo de Eventos. • Nos últimos 10 anos, tanto as empresas como os organizadores de eventos se multiplicaram; • As empresas e a comunidade em geral investem cada vez mais na realização e promoção de eventos; • Estamos aprendendo a viver e nos relacionarmos através dos eventos. • Estamos próximos de uma “sociedade de eventos.”

5. O MERCADO DE EVENTOS “ A Indústria do entretenimento é a que mais cresce no mundo. Ela envolve esporte, show bizz, lazer, cultura, saúde, viagem, com vasto arsenal de produtos, serviços e merchandising. Nos Estados Unidos, responde por 18% do PIB. O FUTURO DO EMPREGO É DELA.” Joelmir Beting

6. HISTÓRIA DOS EVENTOS • Antigo Egito: cerimônias oficiais e religiosas, abrangia a vida do faraó, sua corte e as honras póstumas • Na China: Os chineses foram os grandes mestres no assunto. O Cerimonial chinês foi básico na formação da ordem social da civilização mais perfeita do passado • Civilização Greco-Romana: A mitologia grega e as competições esportivas

7. HISTÓRIA DOS EVENTOS • Idade Média: Cerimonial cheio de ostentação, principalmente, nas cortes feudais da Itália, na Áustria, na Espanha e na França. Na França, à época dos reis, a etiqueta foi muito apurada. Representações Teatrais, Congressos, Conferências, principalmente após a queda do Império Romano no Séc. V. • Revolução industrial: Intensificam a organização dos eventos técnicos/científicos: mesas redondas, congressos, painéis e outros.

8. O PAPEL DE QUEM ORGANIZA UM EVENTO • PALANEJAMENTO: Estabelecimento de um esquema orientador (tarefas futuras), levantamento de necessidades. • ORGANIZAÇÃO: É o agrupamento lógico das tarefas. • DIREÇÃO: Tomada de decisão entre diversas alternativas; Delegação de tarefas; Coordenação das atividades individuais. • CONTROLE: Supervisão, verificação da execução do plano, correção dos desvios em busca dos objetivos do seu evento. Palavras Chaves: Técnica, Criatividade, Bom Senso, Dedicação, Controle e Acompanhamento

9. NOÇÕES DE ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO • O QUE É UM EVENTO?- É um fato: tem local, data, horário, início e fim;- Deve ser marcante, gerar emoções;- Deve ser um acontecimento (virar notícia). • INGREDIENTES INDISPENSÁVEIS AO EVENTO:1- Música2- Comida3- Emoção4- Novidade5- Virar notícia • PERGUNTO: QUAL O EVENTO QUE CONSEGUE REUNIR TODOS ESTES INGREDIENTES?

10. O CIRCO O Circo é provavelmente a arte de espetáculos de entretenimento mais antiga do mundo. Há cerca de 5.000 anos, pinturas onde aparecem acrobatas, contorcionistas e equilibristas, foram descobertas na China, partindo daí uma hipótese do surgimento da arte circense. Naquela época, a acrobacia era utilizada como forma de treinamento para os guerreiros, pois gerava agilidade, flexibilidade e força. Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.

11. O evento como um fato; tem data e horário de início e fim.(planejamento). O evento como um acontecimento que gera sensação; criatividade, gera emoções, algo novo,clima do evento O evento como notícia; O sucesso do evento faz dele notícia na mídia e é bom para o patrocinador, promotor , participante e organizador. CARACTERÍSTICAS DE UM EVENTO:

12. O QUE AS PESSOAS ESPERAM DE UM EVENTO? • PARTICIPAÇÃO: Envolvimento, Interatividade, Entretenimento. • EMOÇÃO: Surpresa, Novidade, Atração. • FANTASIA: Tema, Sonhos, Decoração. • REALIZAÇÃO: Satisfação, Objetivo.

13. PLANEJAMENTO DICA: “NUNCA PLANEJE UM EVENTO PARA QUE ELE SEJA “MAIS OU MENOS” BOM. PLANEJE UM SHOW DIGNO DA BROADWAY, E SE TUDO SAIR ERRADO, AINDA ASSIM VOCÊ TERÁ UM GRANDE EVENTO”.

14. PLANEJAMENTO E GESTÃO DE EVENTOS Sugerimos que você divida o tempo destinado à organização do evento em “7 Fases” distintas: • Planejamento • Criação Produção • Ação • Pré-evento • Realização • Pós-evento

15. O QUE É PRECISO AVALIAR? PERFIL DO EVENTO: Com a elaboração do perfil você adquire informações suficientes para gerar o planejamento e orçamento preliminar do seu evento. 1- O EVENTO: • Local • Possíveis Datas • Tempo de duração • Tipo de vento • Objetivo

16. 2- CONVIDADOS/PÚBLICO: • Quem serão seus convidados; • Onde vai encontrá-lo (tipo de convite); • Número esperado de convidados; • Preço aproximado por pessoa (inscrições). 3- EVENTOS ANTERIORES: • O que deu certo e o que deu errado; • Número de participantes que compareceram.

17. 4- OS RECURSOS FINANCEIROS: • Qual o caixa disponível; 5- O LOCAL DO EVENTO: • Ambiente: Salão, Chácara, Igreja, Clube, Área de Lazer, Hotel, Bares e Restaurantes, Ginásios, Ruas e outros. • Objetivo do evento x local • Ambiente propício para o evento • Localização • Infra estrutura • Fatores Sazonais que podem atrapalhar “O Local do evento é mais uma ciência do que uma arte.”

18. 6- PROGRAMAÇÃO: • Solenidades; • Café da manhã • Coffee-break; • Almoços; • Jantares; • Atividades de lazer; • Etc. ATENÇÃO: DURANTE A ELABORAÇÃO DESTA ETAPA/PROGRAMAÇÃO PROCURE REALACIONAR TODOS OS ITENS SOBRE OS QUAIS INCIDEM CUSTOS E JAMAIS DEIXE DE RELACIONAR À LOGÍSTICA NECESSÁRIA, POIS PODERÁ INVIABILIZAR SEU EVENTO FINANCEIRAMENTE.

19. AS FORÇAS DETERMINANTES DA EXCELÊNCIA EMEVENTOS 1- BRIEFING/PERFIL Avaliação de Objetivos, necessidades, Prazos e Recursos 2 - PLANEJAMENTO Variáveis Controláveis: ações, pessoa responsável, recursos e cronograma/tempo. Variáveis Incontroláveis: cenários adversos e plano de contingência.

20. AS FORÇAS DETERMINANTES DA EXCELÊNCIA EMEVENTOS 3 – SELEÇÃO DE FORNECEDORES Habilidade técnica, reputação, responsabilidade e comprometimento. 4 - PROFISSIONALISMO Gerenciamento de fornecedores, controle, transparência, padrão de qualidade compatível com o mercado.

21. PEQUENOS EVENTOS E DATAS COMEMORATIVAS DE 2007 • FEVEREIRO – 20 – Carnaval • MARÇO – 08 – Dia Internacional da Mulher • ABRIL – 08 - Páscoa • MAIO – 13 - Dia das Mães • JUNHO – 13 – Dia de Santo Antônio; 24 Dia de São João; 29 – Dia de São Pedro • AGOSTO – 11 – Dia do Estudante; 12 – Dias dos Pais; 22 – Dias do Folclore • SETEMBRO – 07 – Dia da Independência do Brasil • OUTUBRO - 15 – Dia do Professor • NOVEMBRO – 02 Dia de Finados • DEZEMBRO – 25 – Dia do Natal

22. CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS • CATEGORIA: Particular, Institucional ou promocional. • TIPOLOGIA: Artístico, Científico, Cultural, Folclórico, Educativo, Cívico, Político, Governamental, Empresarial, Lazer, Social, Desportivo, Religioso, Beneficente e Turístico. • DEFINIÇÃO E FINALIDADE: Chá, Jantar, Almoço, Brunch, Café Colonial, Reunião, Palestra, Encontro, Feira, Exposição, Show, Excursão, Jantar Dançante, Baile e outros.

23. Casamentos; Aniversário de Bodas; Aniversário de Casamento; Quinze Anos; Chá de Bebê; Chá de Panela; Batizados; Festas e Comemorações em Geral. A MODA AGORA É:

24. TIPOLOGIA DE EVENTOS • Não existe nenhuma área na qual a atividade de eventos não possa ser desenvolvida, mas considerando as data comemorativas do nosso curso temos: • SOCIAL • visa confraternização (aniversário, bodas, chás, despedidas); • CUNHO RELIGIOSO • Páscoa - Festa cristã que celebra a ressurreição de Jesus Cristo • Festa Junina: origem em países católicos da Europa e, portanto, seriam em homenagem a São João • Natal - solenidade cristã que celebra o nascimento de Jesus Cristo • FOLCLÓRICO / CULTURAL • Carnaval– festas, divertimentos públicos, bailes de máscaras e manifestações folclóricas. • COMEMORATIVOS (datas fixas) • Dia das Mães, do Pais, da mulher etc

25. DECIDINDO FAZER UM EVENTO • MARCAR A DATA • RESERVAR O LOCAL • LISTA DE CONVIDADOS E CONVITES • COMPRAR INGREDIENTES OU CONTRATAR SERVIÇOS/FORNECEDORES • FAZER O JANTAR • COLOCAR A “CASA EM ORDEM” • ESTAR NO LOCAL PARA RECEBER • REALIZAR O EVENTO (Jantar, Almoço, Coquetel etc.) • DESPERDIR DOS CONVIDADOS • RESULTADO FINAL (Entregar Materiais. Local etc.)

26. A3 - Comprar ingredientes A5 - Fazer o Jantar A2 - Fazer a lista de Convidados A4 - Emitir e distribuir Convites A1- Decidir oferecer o jantar A6 - Colocar a Casa em Ordem A7 - Recepcionar os Convidados A8 - Servir o Jantar PLANEJANDO AS ATIVIDADES Para qualquer projeto deve-se: • Listar as atividades e relacionar as suas dependências; • Estima-se a duração de cada atividade (horas, dias, etc.) • Otimizar e executar:

27. DICAS IMPORTANTES Atenção Ao Tempo Certo De Convidar: • Almoço familiar 1 semana a 10 dias de antecedência • Almoço social 10 dias de antecedência • Almoço de negócios 10 a 15 dias de antecedência • Café da Manhã ou Brunch10 dias de antecedência • Jantar informal 10 a 15 dias de Antecedência • Aniversários 10 dias de antecedência • Coquetel 15 a 20 dias (2 a 3 semanas) de antecedência • Jantares sociais (formal) 20 dias (3 semanas) de antecedência • Jantar de formatura, noivado, bodas, jubileu ou aniversário especial (50 e 80 anos) 20 a 30 dias (3 a 4 semanas) de antecedência • Fim de semana prolongado na casa de praia ou de campo 20 a 30 dias (3 a 4 semanas) de antecedência • Casamento 30 a 40 dias (6 semanas) de antecedência • Bailes 40 dias (6 semanas) de antecedência.

28. ORDEM DE PRECEDÊNCIA

29. CARDÁPIO E QUANTIDADES • Atenção ao seu orçamento: • Arroz – 30 a 50gr p/ pessoa • Bolo/Torta – 70% dos convidados • Cerveja – 1 p/ pessoa • Champanhe – 1 p/ 3 pessoa • Churrasco ou feijoada – 350gr p/ pessoa • Camarão graúdo – 65gr p/ pessoa • Frango – 200gr p/ pessoa • Peixe - 180gr p/ pessoa • Batata (limpa s/ casca)– 100gr p/ pessoa • Massas (com acompanhamento)– 150gr p/ pessoa • Refrigerante – 10 garrafas (2l) p/ 50 pessoas • Salgadinho – 6 a 10 p/ pessoa • Sorvete – 1 bola p/ pessoa • Uísque – 1 garrafa p/ 10 pessoas • Vinho – 1 garrafa p/ 4 pessoas

30. Cardápio para almoço ou jantar • Ordem Dos Pratos de um Almoço ou Jantar • Entradas; • Sopas, Cremes, Massas; • Peixes, Crustáceos, Moluscos; • Aves; • Carnes; • Sobremesas; • Café; • Licor; • Chocolate. • Café da manhã • Sucos, Frutas; • Cereais, Iogurtes; • Pratos Salgados; • Frios, Pães; • Biscoitos, Geléias – Café, Leite e Chá.

31. Cardápio para outros eventos • Chás : Horário: 16 às 17 horas • Doces: Bombons, Folheados, Croassants. • Leite • Torta doce e salgada (interia) • Café • Chocolate quente/Chá • Coffee Break: Horário: 9 e 30 às 11 horas • Quitandas (bolos,etc) • Sucos • Café/Leite • Coffee Break:Horário 15 às 17 horas • Quitandas(menos bolo) • Salgados assados (evite as frituras) • Refrigerantes • Happy Hour Horário: 17 e 30 às 18 horas (acréscimo de 30 minutos) • Tem frios em geral • Bebidas alcoólicas(cerveja, vinho) • Salgados quentes (poucos) se não vira coquetel • Patês

32. O SEGREDO DO SUCESSO Seja qual for o seu evento, usando-se as técnicas que aprenderam, criatividade, bom senso, dedicação e um contínuo acompanhamento de todas as etapas existentes na realização de um acontecimento especial, não há erro, o sucesso é o resultado certo.

33. BIBLIOGRAFIA • BRITTO, Janaína e FONTES, Nena. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São Paulo, SP: Aleph, 2002.CAMPOS, Luiz Cláudio, WYSE, Nely e ARAÚJO, Maria Luiza da Silva. Eventos: Oportunidade de novos negócios. Rio de Janeiro, RJ: Senac Nacional, 2000.CAIXETA, Nely. “A explosão do turismo”. Exame, São Paulo, SP: março, 2001, p.40-59.GONÇALVES, Fabiana. “Nichos dão o tom no mercado”. Turismo em Números, São Paulo, SP: ano 2, edição n°17/2003, p.14-21.OLIVEIRA, Antônio P. Turismo e desenvolvimento: planejamento e organização. São Paulo, SP: Atlas, 2000.PRANDI, Daniela. “Abertura econômica impulsiona mercado”. Correio Popular, Campinas, SP: Caderno Hotéis e Convenções, 20 de março de 2003, p.02._______________. “Em Campinas, eventos garantem 70% da ocupação”. Correio Popular, Campinas, SP: Caderno Hotéis e Convenções, 20 de março de 2003, p.02.SEBRAE (Serviço Brasileiro de apoio as micro e pequenas empresas). I Dimensionamento econômico da indústria de eventos no Brasil. São Paulo, SP: Revista dos eventos, 2001.

34. MÃOS À OBRA • Forme grupos de trabalho. • Escolha um evento de interesse. • Defina: categoria, tipologia e finalidade. • Monte seu projeto: • Apresentação, Objetivo, Público alvo, Número de participantes, Local, Data, Horário, Atividades, Ações necessárias, Levantamento de custos, Serviços que serão contratados (convites, Decoração e outros). • Apresentação dos projetos.