Françoise Banat-Berger

1. Comment archiver les archives de l’e-administration? Françoise Banat-Berger Chef Département de l’Innovation technologique et de la normalisation - Direction des Archives de France

2. Comment archiver les archives de l’e-administration? • État des lieux de l’informatisation dans les administrations • Encore un faible développement de l’informatisation dans les administrations. • Valeur probante toujours dans le papier. • Insuffisance des réseaux entre administrations et entre administrations et citoyens. • Interopérabilité non encore suffisamment développée. • Aucune tradition en matière de records management.

3. Comment archiver les archives de l’e-administration? • Conséquences sur l’archivage électronique • Réduite à celui de bases de données et surtout de fichiers statistiques. • Expérience depuis le début des années 1970 du centre des archives contemporaines de Fontainebleau. • Savoirs-faire développés en matière de métadonnées ; en matière de stockage (migrations).

4. Comment archiver les archives de l’e-administration? • Archivage électronique : état des lieux (suite) • Mais rien de développé sur la restitution (archives non encore communicables)! • L’archivage électronique commence à se développer dans les archives territoriales. • Mais encore très timide, très confidentiel. • Pas encore d’articulation avec le système de gestion et de description des archives papier existants.

5. Comment archiver les archives de l’e-administration? • Archivage électronique : état des lieux (suite) • En revanche, des réalisations et infrastructures importantes réalisées dans le cadre de campagnes de numérisation. • Savoir-faire en matière de restitution sur les réseaux (locaux, Internet); de contrôle de qualité des métadonnées, des supports. • Parfois même en terme d’infrastructures de stockage étant donné le poids des images.

6. Comment archiver les archives de l’e-administration? Une nouvelle donne: le développement de l’administration électronique Initiée par le programme gouvernemental pour l'entrée dans la société de l'information (PAGSI) dès 1997. Portée par des structures comme l'ancienne MTIC, ATICA devenue aujourd’hui l'agence pour le développement de l'administration électronique (ADAE), une impulsion très forte est actuellement donnée, impulsée par la nouvelle donne juridique.

7. Comment archiver les archives de l’e-administration? Le nouveau contexte juridique Désormais, les informations électroniques auront valeur probante, au même titre que les informations sur support papier. Cette évolution est rendue possible par la nouvelle législation parue en la matière depuis 3 à 4 années. Celle-ci accorde la même valeur aux documents sur support papier et sur support électronique, à condition que ces derniers soient conservés dans des conditions permettant d’assurer leur intégrité.

8. Comment archiver les archives de l’e-administration? Le nouveau contexte juridique (suite) Dans ce nouveau contexte juridique, la production électronique sera amenée à se développer très rapidement dans les années à venir dans le cadre du développement de l’e-administration (programme ADELE élaboré sous l’égide de l'ADAE). En effet, la plupart des informations circulant entre administrations, entre les citoyens et l’administration, seront progressivement dématérialisées sous la forme de flux de données transitant par des espaces sécurisés.

9. Comment archiver les archives de l’e-administration? La mise en place de plates formes sécurisées Ce nouveau type de dématérialisation implique la mise en œuvre d’une plate-forme sécurisée d'échanges, permettant, comme son nom l’indique, d’assurer des échanges réalisés entre deux partenaires, en y introduisant des éléments de sécurité (infrastructures ad-hoc de réseaux, systèmes descellement, cryptage, signature, éléments d’horodatage..).

10. Comment archiver les archives de l’e-administration? • Et l’archivage là-dedans ? • Les différentes plates-formes d'échanges qui pourraient être mises en place sur ce modèle n’ont pas vocation à assurer l’archivage des données. • Par conséquent, les informations qui doivent être conservées, soit pour faire preuve soit en raison de leur intérêt patrimonial, doivent être transférées sur des plates-formes d’archivage. • C’est là, l’objectif de la collaboration qui s’est instaurée entre la direction des Archives de France et les différents acteurs (ministères concernés, ADAE).

11. Comment archiver les archives de l’e-administration? • La collaboration avec la Caisse des dépôts et consignations • Réflexion sur l’articulation entre la plate forme développée par la Caisse et une plate forme d’archivage. • Prise en compte de la nécessité de faire migrer dans le temps les formats (exemple, pour le contrôle de légalité, des formats PDF insérés dans le fichier XML). • Prise en compte du fait que ces migrations ne permettront plus de vérifier la validité des signatures électroniques a posteriori. • Insiste sur l’objectif de préserver le contenu et la sémantique des données converties et non plus l’intégrité de trains de bits.

12. Comment archiver les archives de l’e-administration? • Un exemple : la dématérialisation du contrôle de légalité • Les collectivités territoriales transmettent certains de leurs actes aux préfectures, qui doivent en vérifier la légalité: cette procédure est appelée contrôle de légalité. • Une expérimentation est actuellement menée pour permettre la transmission dématérialisée des documents. • Dans le cadre de cette expérimentation, la Caisse des dépôts et consignations, associée au Crédit Agricole, La Poste et Thalès, a créé une plate-forme d’échanges sécurisés entre les collectivités territoriales et les préfectures : le service FAST. • Testé dans le département des Yvelines depuis fin 2003 par 12 collectivités et la préfecture: environ 250 actes échangés par semaine.

13. Comment archiver les archives de l’e-administration? • Le travail effectué avec la CDC • L’un vise à modéliser les échanges entre service versant et service d'archives autour de deux transactions principales (voir fichier). • Le versement (versement / notification en synchrone / accusé de réception en asynchrone ou anomalie). • La restitution (demande / notification / restitution ou anomalie / accusé de réception de la restitution ou anomalie). • Cette modélisation est générique et vise à couvrir tout type de versement, quelle que soit la nature des informations archivées.

14. Comment archiver les archives de l’e-administration? La collaboration avec la CDC L’autre vise à modéliser la description de l’archive ainsi transférée, l’archive étant constituée de l’objet même à conserver et de sa description. Cette description varie suivant les processus métier dématérialisés mais doit obéir à la DTD EAD (qui permet d’avoir un inventaire des données transférées) évoquée ci-dessus, dans le cadre du standard METS (metadata encoding and transmission standard : http://www.loc.gov/standards/mets/) Le schéma METS est un cadre permettant d'associer un objet numérique à l'ensemble des métadonnées nécessaires à sa conversation, selon le modèle OAIS (norme ISO 14721, publiée en 2003)

15. Comment archiver les archives de l’e-administration? • Le travail effectué avec la CDC • Dans les semaines à venir, cette modélisation doit faire l'objet d'un appel à commentaires sur le site de l'ADAE. • Parallèlement, une étude visant à estimer le coût des plates formes d'archivage sur les bases énoncées plus haut, sera lancée par la direction des archives de France. • Une variante consistant à mutualiser les espaces de stockage (centralisation) sera étudiée.

16. Comment archiver les archives de l’e-administration? • La valeur probante sur le long terme • À l’heure actuelle, la preuve constituée par FAST a une valeur probante de 3 ans (durée de vie du jeton d’horodatage). • La conservation de cette valeur probante d’un point de vue technique nécessiterait le ré-horodatage tous les 3 ans de l’ensemble des transactions et la non migration des formats d’encodage. • Contradiction

17. Comment archiver les archives de l’e-administration? • La valeur probante sur le long terme • Nécessaire par conséquent d’identifier les besoins réels de conservation de documents ayant force probante. • On doit statuer sur des conventions pouvant être acceptées. • Mise en place d’une chaîne de traitement qui modifie les formats d’encodage, sans conserver le lien entre les documents et les signatures électroniques associées. • Cette chaîne doit être vérifiée par un auditeur (archiviste pour les archives publiques).

18. Comment archiver les archives de l’e-administration? • La valeur probante sur le long terme • La convention de preuve, une fois le délai de 3 ans passé, doit s’appuyer non sur des ré-horodatages lourds et coûteux, mais sur des procédures organisationnelles ce qui augmentera la durée de vie probante du document. • On arrivera alors à une durée de vie de 10 ans. Au-delà de cette durée, l’archive devient historique: le bloc « traitements » pourra alors être supprimé de l’Archive, un nouveau scellement sera réalisé par l’archiviste avec un horodatage simple. • À chaque migration de format, l’archiviste indiquera dans l’historique de l’Archive les traitements effectués et réalisera une nouvelle opération de scellement.

19. Comment archiver les archives de l’e-administration? Conclusions • Les grands principes restent inchangés par rapport au mode papier et notamment concernant les missions et responsabilités de l’archiviste vis à vis de ses publics et de la Nation – • Mais, il faudra convaincre les acteurs de l’administration électronique et notamment trouver sa place parmi ces multiples nouveaux services extérieurs à l'Administration, de tiers de confiance • En revanche, le développement des télétransmissions sera certainement l’occasion d’un tournant important pour les services d’archives traditionnels car tous seront concernés par la préservation de ces fluxes de données sécurisés, qui remplaceront le papier et son actuelle valeur probante.

20. Conclusions (fin) • Les changements les plus importants par rapport aux politiques déjà menés en matière de numérisation et mise à disposition des fonds d’archives sur les réseaux concerneront très certainement la normalisation des transactions (tous les fluxs à venir seront modélisés, y compris ceux concernant l’archivage), de la description des archives (l’EAD étant évidemment le bon vecteur et devenant incontournable si l’archiviste veut pouvoir gérer le plus automatiquement possible, des ressources de provenances hétérogènes) ; la création de réseaux sécurisés pour accueillir en continu ces flux et la systématisation de plate formes d’archivage électronique, en profitant des infrastructures déjà existantes. • Quelques liens: - Note d'information DITN/RES/2004/004 du 18 octobre 2004. Résumé du rapport de Jean-François Blanchette sur "La conservation de la signature électronique : Perspectives archivistiques", septembre 2004 - Note d'information DITN/RES/2004/003 du 15 octobre 2004. Diffusion du vade-mecum juridique sur la dématérialisation des marchés publics, sur le site de la direction des Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/index.html