BAHAGIAN PERKHIDMATAN

1. No. Siri : BK 2/13 No. Fail : JPA(BKP)548/1/12 Pindaan : 00/2009 BAHAGIAN PERKHIDMATAN JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA PANDUAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SETIAUSAHA SULIT KANAN (SUSK) DAN SETIAUSAHA SULIT (SUS) KEPADA YB MENTERI/ YB TIMBALAN MENTERI “JPA PENERAJU PERUBAHAN PERKHIDMATAN AWAM”

2. PANDUAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SETIAUSAHA SULIT KANAN (SUSK) DAN SETIAUSAHA SULIT (SUS) KEPADA YB MENTERI/ YB TIMBALAN MENTERI JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

3. Kata-kata Aluan Ketua Pengarah Perkhidmatan AwamMalaysia Assalamualaikum w.b.t dan salam sejahtera, Bersyukur ke hadrat ilahi kerana dengan limpah rahmat dan inayah-Nya, maka Buku Panduan JPA Edisi Keempat dapat diterbitkan sebagai satu usaha murni ke arah meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan. Rancangan Malaysia Kesembilan (RMK-9) yang dibentangkan oleh Y.A.B. Perdana Menteri meletakkan harapan yang tinggi terhadap keupayaan perkhidmatan awam sebagai penggerak kemajuan negara. Ia dizahirkan melalui teras kedua dan kelima RMK-9 yang menekankan aspek modal insan yang berminda kelas pertama dan meningkatkan keupayaan organisasi. Realitinya, persekitaran perkhidmatan awam tidak lagi seperti biasa. Justeru, JPA perlu terus relevan melaksanakan peranan untuk menjelmakan manifestasi stakeholders kepada rakyat. JPA harus sentiasa mengamalkan prinsip kaizen bagi memastikan perkhidmatan yang disampaikan adalah berkualiti dan melangkaui kebiasaan. Saya berharap agar semua usaha JPA dapat diterjemahkan melalui penerbitan Buku Panduan JPA Edisi Keempat ini. Semoga dengan penerbitan Buku Panduan JPA, segala urusan antara pelanggan dengan JPA dapat dipermudahkan dan dipercepatkan. Sekian, terima kasih. (TAN SRI ISMAIL ADAM)

4. GARIS PANDUAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWABSETIAUSAHA SULIT KANAN (SUSK) DAN SETIAUSAHA SULIT (SUS) KEPADA YB MENTERI / YB TIMBALAN MENTERI • TUGAS SUSK KEPADA YB MENTERI / YB TIMBALAN MENTERI • Mengetuai semua urusan pentadbiran Pejabat YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Menjadi pegawai perantara di antara Pejabat YB Menteri / YB Timbalan Menteri dengan pegawai kementerian dan agensi kawalan; • Menyelaras nota mesyuarat yang melibatkan YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Menyelaras dan menyediakan kertas / nota maklumbalas dan jawapan-jawapan kepada soalan Parlimen yang melibatkan Kementerian / Jabatan atau YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Mengurus surat-menyurat Pejabat YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Menyelaras kunjungan hormat tetamu kenamaan dengan YB Menteri / YB Timbalan Menteri ; • Melayani orang ramai yang berurusan dengan Pejabat YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Menyelaras dan menguruskan majlis-majlis rasmi dan persendirian YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Menyediakan teks ucapan dan nota taklimat YB Menteri/ YB Timbalan Menteri; • Menyelaraskan sesi sidang akhbar, temubual (wawancara), perutusan dan rakaman peristiwa YB Menteri / YB Timbalan Menteri yang melibatkan pihak media massa / wartawan / pemberita; • Menyelaras majlis-majlis lawatan dan taklimat (pengangkutan dan tempat penginapan) yang melibatkan YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Menyelaras majlis-majlis perjumpaan, perbincangan dan temu janji YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Mengurus dan memantauperancangan harian (jadual harian) YB Menteri / YB Timbalan Menteri; dan • Tugas-tugas lain yang diarahkan oleh YB Menteri / YB Timbalan Menteri dari masa ke semasa. 1

5. TUGAS SUS KEPADA YB MENTERI / YB TIMBALAN MENTERI • Membantu mengurus semua urusan pentadbiran Pejabat YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Menjadi pegawai perantara di antara Pejabat YB Menteri / YB Timbalan Menteri dengan pegawai kementerian dan agensi kawalan; • Membantu menyelaras nota mesyuarat yang melibatkan YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Membantu menyelaras dan menyediakan kertas / nota maklumbalas dan jawapan-jawapan kepada soalan Parlimen yang melibatkan Kementerian / Jabatan atau YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Membantu mengurus surat-menyurat Pejabat YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Membantu menyelaras kunjungan hormat tetamu kenamaan dengan YB Menteri / YB Timbalan Menteri ; • Melayani orang ramai yang berurusan dengan Pejabat YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Membantu menyelaras dan menguruskan majlis-majlis rasmi dan persendirian YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Membantu menyediakan teks ucapan dan nota taklimat YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Membantu menyelaraskan sesi sidang akhbar, temubual (wawancara), perutusan dan rakaman peristiwa YB Menteri / YB Timbalan Menteri yang melibatkan pihak media massa / wartawan / pemberita; • Membantu menyelaras majlis-majlis lawatan dan taklimat (pengangkutan dan tempat penginapan) yang melibatkan YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Membantu menyelaraskan majlis-majlis perjumpaan, perbincangan dan temu janji YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Membantu mengurus dan memantauperancangan harian (jadual harian) YB Menteri / YB Timbalan Menteri; dan • Tugas-tugas lain yang diarahkan oleh YB Menteri / YB Timbalan Menteri dan SUSK dari masa ke semasa. 2

6. KOMPETENSI ASAS SUSK DAN SUS KEPADA YB MENTERI/ YB • TIMBALAN MENTERI • Personaliti pegawai: • Keterampilan - sentiasa kelihatan kemas dan sesuai sebagai Setiausaha Sulit Kanan atau Setiausaha Sulit kepada YB Menteri/ YB Timbalan Menteri; • Ekstrovert - peramah, mudah dikenali dan didekati; • Bersopan santun dan berhemah tinggi; • Jujur, amanah, bertanggungjawab dan berintegriti; • Komited kepada tugas- boleh bertugas atau memberikan perkhidmatan tanpa mengira masa; • Komunikasi berkesan – berkemahiran dalam komunikasi bagi mempercepatkan tindakan dalam pelaksanaan tugas; • Peka, sensitif, responsif dan proaktif terhadap isu-isu atau perkara-perkara semasa; • Sentiasa mengamalkan prinsip “Cepat, Tepat dan Betul ”; • Sentiasa teliti, cermat dan kemas dalam pelaksanaan tugas; • Bersikap mesra, bersopan-santun dan berhemah tinggi dalam melayani tetamu dan panggilan telefon daripada orang awam dan stakeholder yang berurusan dengan Pejabat YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • Beramanah, jujur dan bertanggungjawab dalam menjaga kerahsiaan yang melibatkan: • a) Perkara-perkara dasar (terperingkat) Kementerian/Jabatan yang masih dalam peringkat perbincangan atau yang belum diputuskan; dan • b) Perkara-perkara peribadi (personal) YB Menteri / YB Timbalan Menteri; • xiii) Sentiasa mengamalkan prinsip “Perlu Mengetahui“ seperti yang dinyatakan dalam Arahan Keselamatan; 3

7. Sentiasa menunjukan komitmen yang tinggi terhadap tugas dan sentiasa betanggungjawab dengan bersedia untuk memberikan perkhidmatan atau diminta bertugas pada bila-bila masa oleh YB Menteri/ YB Timbalan Menteri ; dan • xv) Mewujudkan hubungan yang baik. Dengan ahli keluarga YB Menteri/ YB Timbalan Menteri serta bertanggungjawab dallam hal-hal yang berkaitan dengan YB Menteri/ Timbalan Menteri. • Kebolehan dan pengalaman pegawai • Bahasa – boleh bertutur dan menulis dalam Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris dengan baik. Kebolehan dalam bahasa ketiga merupakan satu kelebihan; • Mempunyai asas atau berpengalaman dalam pengurusan kewangan; • Mempunyai pengetahuan dalam bidang ekonomi dan pengurusan perniagaan merupakan satu kelebihan; • Mempunyai kemahiran penulisan - berkebolehan dalam menyediakan kertas/ nota maklumbalas dan sebagainya; • Mempunyai pengalaman dalam pengurusan dan penyelarasan majlis rasmi kerajaan (event management); • Berkebolehan menyampaikan maklumat dengan cepat, tepat dan betul; • Mempunyai keinginan untuk mengetahui sesuatu perkara dengan lebih jelas, mendalam dan terperinci; • Berkebolehan menguruskan masa dengan baik dan berkesan; dan • Berkebolehan mengendalikan Sistem Fail yang baik, berkesan dan teratur di Pejabat YB Menteri/ YB Timbalan Menteri khususnya dalam mengendalikan Fail-fail Terperingkat dan Fail-fail Terbuka. 4

8. Disediakan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia