BAHAGIAN PERKHIDMATAN

1. No. Siri : BK 3/13 No. Fail : JPA(BKP)548/1/12 Pindaan : 00/2009 BAHAGIAN PERKHIDMATAN JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA PANDUAN URUSAN KENAIKAN PANGKAT DAN PEMANGKUAN “JPA PENERAJU PERUBAHAN PERKHIDMATAN AWAM”

2. PANDUAN URUSAN KENAIKAN PANGKAT DAN PEMANGKUAN JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

3. Kata-kata Aluan Ketua Pengarah Perkhidmatan AwamMalaysia Assalamualaikum w.b.t dan salam sejahtera, Bersyukur ke hadrat ilahi kerana dengan limpah rahmat dan inayah-Nya, maka Buku Panduan JPA Edisi Keempat dapat diterbitkan sebagai satu usaha murni ke arah meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan. Rancangan Malaysia Kesembilan (RMK-9) yang dibentangkan oleh Y.A.B. Perdana Menteri meletakkan harapan yang tinggi terhadap keupayaan perkhidmatan awam sebagai penggerak kemajuan negara. Ia dizahirkan melalui teras kedua dan kelima RMK-9 yang menekankan aspek modal insan yang berminda kelas pertama dan meningkatkan keupayaan organisasi. Realitinya, persekitaran perkhidmatan awam tidak lagi seperti biasa. Justeru, JPA perlu terus relevan melaksanakan peranan untuk menjelmakan manifestasi stakeholders kepada rakyat. JPA harus sentiasa mengamalkan prinsip kaizen bagi memastikan perkhidmatan yang disampaikan adalah berkualiti dan melangkaui kebiasaan. Saya berharap agar semua usaha JPA dapat diterjemahkan melalui penerbitan Buku Panduan JPA Edisi Keempat ini. Semoga dengan penerbitan Buku Panduan JPA, segala urusan antara pelanggan dengan JPA dapat dipermudahkan dan dipercepatkan. Sekian, terima kasih. (TAN SRI ISMAIL ADAM)

4. PANDUAN URUSAN KENAIKAN PANGKAT DAN PEMANGKUAN PENGENALAN Manual ini disediakan bertujuan untuk memberi maklumat dan panduan kepada pegawai-pegawai mengenai tatacara urusan kenaikan pangkat dan pemangkuan yang dilaksanakan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). Manual ini juga diharapkan dapat memberikan kefahaman kepada semua anggota perkhidmatan awam mengenai dasar, peraturan dan tatacara pengurusan kenaikan pangkat dan pemangkuan. DEFINISI KENAIKAN PANGKAT DAN PEMANGKUAN "Kenaikan Pangkat" adalah peningkatan secara hakiki dari suatu gred ke suatu gred yang lebih tinggi dalam skim perkhidmatan pegawai berkenaan. "Pemangkuan" ialah di mana kelulusan diberi kepada seseorang pegawai untuk menjalankan tugas-tugas yang berkaitan dengan suatu jawatan, yang lebih tinggi grednya daripada gred hakikinya dalam skim perkhidmatan yang berkaitan bagi pegawai yang berkenaan secara sepenuh masa samada dengan tujuan kenaikan pangkat atau sebaliknya. ASAS DAN SYARAT KENAIKAN PANGKAT 1. Pertimbangan kenaikan pangkat berasaskan merit dengan mengambil kira:- a) kecekapan dan prestasi kerja pegawai; b) kelayakan, pengetahuan, kemahiran dan pengalaman pegawai; c) sifat-sifat peribadi, termasuk kesesuaiannya dengan jawatan kenaikan pangkat, keutuhan, potensi dan kepimpinan pegawai; dan 1

5. d) kegiatan luar dan sumbangan pegawai itu kepada negara dan masyarakat. 2. Pegawai hanya boleh dinaikkan pangkat setelah memenuhi semua syarat yang dinayatakan dalam skim perkhidmatan dan jika terdapat kekosongan jawatan kenaikan pangkat, melainkan jika syarat memperuntukkan selainnya. 3. Pegawai dalam peminjaman dan pertukaran sementara yang layak hendaklah dipertimbangkan. KUASA MELULUSKAN KENAIKAN PANGKAT DAN PEMANGKUAN Kenaikan pangkat dan pemangkuan hendaklah diluluskan oleh Lembaga Kenaikan Pangkat berdasarkan Jadual keanggotaan Kenaikan Pangkat Mengikut Peraturan-peraturan Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Awam, 1986 [P.U(A) 151] dan Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Pelajaran 1974. URUS SETIA LEMBAGA KENAIKAN PANGKAT DI JPA JPA adalah menjadi urus setia kepada Lembaga Kenaikan Pangkat berikut- 1. Lembaga Kenaikan Perkhidmatan Awam bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional Gred 44 ke atas; 2. Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Awam bagi Kumpulan Sokongan Gunasama yang terletak di bawah kawalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam; 3. Lembaga Kenaikan Perkhidmatan Pelajaran bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional Gred 44 ke atas. 2

6. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN 1. Pengisian jawatan naik pangkat yang kosong hendaklah diisi segera. 2. Maklumat mengenai kekosongan dan pegawai yang layak dipertimbangkan kenaikan pangkat dan pemangkuan hendaklah sentiasa dikemaskini. 3. Mengemukakan kertas perakuan kenaikan pangkat dan pemangkuan kepada urus setia di JPA mengikut format ditetapkan yang mengandungi maklumat berikut- i. Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) Pembahagian markah adalah seperti berikut- Jika urusan menggunakan penilaian LNPT dan temuduga / kaedah penilaian lain- (a) Kumpulan Pengurusan dan Profesional - Markah LNPT 3 tahun terakhir = 75% - Markah temuduga /lain = 25% (b) Kumpulan Sokongan - Markah LNPT 3 tahun terakhir = 70% - Markah temuduga /lain = 30% Jika urusan menggunakan penilaian LNPT = 100% ii. Laporan Perisytiharan Harta iii. Laporan Tatatertib. iv. Tapisan Badan Pencegah Rasuah. 3

7. v. Senarai kekosongan (jawatan, tarikh kosong, sebab / waran • perjawatan dan diskripsi tugas). • vi. Maklumat pegawai yang layak dipertimbangkan mengikut • kekananan dengan menggunakan Lampiran B yang • mengandungi maklumat:– • - Nama dan No. Kad Pengenalan; • - Tarikh lantikan; • - Tarikh sah dalam perkhidmatan; • - Tarikh naik pangkat (jika berkaitan); • - Tarikh memangku (jika berkaitan); • - Markah LNPT 3 tahun terakhir;dan • - Tarikh lulus PTK. • vii. Surat perakuan Ketua Setiausaha / Ketua Jabatan / Ketua • Perkhidmatan. • viii.Surat laporan tapisan keutuhan BPR. • ix. Surat pengesahan tatatertib dan pengisytiharan harta. • PROSES KERJA • Ketua Jabatan mengemukakan kertas perakuan kepada urus setia di Bahagian Perkhidmatan, JPA. • Urus setia mernerima kertas perakuan daripada Kementerian / Jabatan • Hantar surat akuan terima dalam tempoh 5 hari dari tarikh perakuan diterima. • Rekod perakuan dalam fail iaitu: • - Tarikh perakuan; • - Nombor fail; • - Nama pegawai/jawatan/gred; dan • - Jenis perakuan/gred. 4

8. 5. Semak dan pastikan dokumen berikut lengkap: • - Semakan kekosongan jawatan tempat/tarikh dan sebab-sebab kekosongan; • - Senarai pegawai-pegawai yang layak dipertimbangkan; • - Senarai pelangkauan (jika ada termasuk alasan pelangkauan); • - Butir-butir Perkhidmatan yang kemaskini; • - Keputusan PTK (lulus / tidak lulus); • - Laporan Nilaian Prestasi Tahunan 3 Tahun Terakhir;dan • - Tindakan tatatertib/ Pengisytiharan harta/ Tapisan Keutuhan • Badan Pencegah Rasuah. • 6. Jika dokumen tidak lengkap, hubungi Kementerian / Jabatan • berkenaan untuk dapatkan maklumat lengkap. • 7. Sediakan draf kertas perakuan urus setia ke LKPPA . • 8. Kemukakan untuk semakan TPB(K)NP. • Persediaan untuk pembentangan dalam mesyuarat pra • LKPPA. • 10. Mesyuarat pra-LKPPA . • 11. Mesyuarat LKPPA . • 12. Hantar surat penyiaran. 5

9. CARTA ALIRAN BAGI URUSAN PEMANGKUAN/ KENAIKAN PANGKAT Terima perakuan daripada Kementerian Tidak Lengkap Semak Minta maklumat tambahan Lengkap Sediakan ulasan urus setia JPA Bentangkan dalam Mesyuarat Pra-Lembaga Kenaikan Pangkat (Pengerusi TKPPA (P)) Mesyuarat Pra-Lembaga Kenaikan Pangkat Tidak Setuju Keputusan mesyuarat Pembetulan ulasan dan dapatkan maklumat tambahan Setuju Edaran kertas perakuan kepada Pengerusi dan ahli-ahli LKP Mesyuarat Lembaga Kenaikan Pangkat Keputusan Setuju Edaran surat penyiaran Ada rayuan Tiada rayuan Proses rayuan(lihat carta proses rayuan) 6

10. PERTANYAAN Sebarang kemusykilan dan pertanyaan sila hubungi alamat berikut : Bahagian Perkhidmatan Aras 6-7, Blok C2, Kompleks C Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 Putrajaya Tel : 03-88854000/ 8602/ 4107/ 4112/ 4113/ 4114/ 4761 Fax : 03-88892202 7

11. Disediakan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia