Projektmanagement Training Ort - Seminarunterlagen - Datum Trainer: xx

1. Projektmanagement Training Ort - Seminarunterlagen - Datum Trainer: xx

2. Das Seminar soll Methoden des Projektmanagements vermitteln und diese direkt in der Praxis üben • ZIELSETZUNG DES SEMINARS • Elemente des Projektmanagements verstehen • Technische und Menschenführungsfähigkeiten des Projektmanagements verbessern • Faktoren erkennen, die den Erfolg des Projektmanagements beeinflussen können • Projektmanagement in der Praxis anwenden

3. ? Was ist ein Projekt Projektmanagement

4. Ein Projekt ist eine einmalige Aktivität mit klarem Anfang und Ende sowie einem definierten Ziel • DEFINITION EINES PROJEKTES • Eine einmalige Aktivität • Ein klarer Anfang • Ein klares Ende • Mit begrenzten Ressourcen • Ein definiertes Ergebnis

5. Eine Vielzahl verschiedener Faktoren kann den Erfolg eines Projektes negativ beeinflussen • URSACHEN FÜR ERFOLGLOSE PROJEKTE • Projektbeginn ohne klares Bedürfnis • Auswahl eines ungeeigneten Projektmanagers • Fehlende Unterstützung des Managements • Unzureichend definierte Aufgaben • Nicht effektive Anwendung des Projektmanagement Prozesses • Widerwillen zum Beenden des Projektes Quelle: Untersuchung der NASA in den 60’ und 70’ an 650 Projekten

6. Ein Projekt läßt sich in drei Phasen gliedern, die von einer Projektmanagement Diskussion begleitet werden • PHASEN EINES PROJEKTES Definitionsphase Planungsphase ProjektmanagementDiskussion Implementierungsphase

7. X X 1.11.21.32.12.2 X X X X Ein Projekt läßt sich in drei Phasen gliedern, die von einer Projektmanagement Diskussion begleitet werden • STRUKTUR EINES PROJEKTES Definitionsphase Kosten Zeit Leistung Projektbezeichnen Zielsetzungentwickeln Projektstruktur entwickeln Ressourcenbedarf ermitteln Planungsphase ProjektmanagementDiskussion Verantwortungfestlegen Reihenfolgebestimmen Ressourcen planen Planabsichern Implementierungsphase Implementierungstarten Projektüberwachen Projektmodifizieren Abschließenund bewerten Quelle: Kepner- Tregoe

8. In der Definitionsphase wird der Nutzen eines Projektes definiert und die Kosten ermittelt • DEFINITIONSPHASE EINES PROJEKTES • Was ist der Zweck dieses Projektes • Projekt bezeichnen • Was sind die Zielsetzungen im einzelnen • Zielsetzungen entwickeln und quantifizieren Nutzen des Projektes • Welche Ergebnisse sollen erreicht werden • Projektstrukturplan entwickeln • Welche Ressourcen werden benötigt • Ressourcenbedarf ermitteln Kosten des Projektes

9. Zuerst erhält das Projekt einen Namen und sein Zweck wird mit einem Leitsatz beschrieben • PROJEKT BEZEICHNEN UND LEITSATZ ENTWICKLEN Vom Auftraggeber Durch den Experten Für den Nutzer • Warum machen wir das • Wann müssen wir fertig sein • Wieviel darf es kosten Kosten Zeit Ergebnis Leitsatz:Um unsere Strategie/Vision zu verwirklichen soll ein Projektteam im Auftrag des Auftraggebers innerhalb bestimmter Zeit mit Hilfe der Experten und zu definierten Kosten das Ergebnis erreichen

10. Ausgehend von dem Leitsatz werden einzelne Ziele entwickeln • ZIELSETZUNG ENTWICKELN Fragestellung Ziele • Welche Ergebnisse sollen am Ende vorliegen • Wieviel Teile müssen geliefert werden • Wie kann man die Ergebnisse messen • Welche Einschränkungen sind zu berücksichtigen Resultate Ressourcen Restriktionen

11. sortiert eingepackt verpackt umgezogen ausgewickelt ausgepackt aufgestellt weggeworfen Für den Projektstrukturplan werden alle Aufgaben des Projektes gesammelt und dann geordnet • PROJEKTSTRUKTURPLAN ENTWICKELN • Was wollen wir bei diesem Projekt an einzelnen Ergebnissen erreichen? • Was muß erledigt werden? • Wie, mit welchen einzelnen Schritten werden wir das tun? AufgabeErgebnis Bsp.: Umzug

12. Der Projektsturkturplan besteht aus Elementen, von denen jedes einzelne wieder den Charakter eines Projektes hat • ELEMENTE DES PROJEKTSTRUKTURPLAN • Aufgaben und ihre Ergebnisse auf unterster Ebene werden Endelemente genannt • Jede Art von Arbeit wird in den Endelementen verrichtet und alle Ressourcen werden hier verbraucht • Die Kombination von Endelementen ergibt die Aufgaben auf höherer Ebene • Jedes Element soll definierte und meßbare Ergebnisse liefern • Elemente sollen mit ihrem Ergebnis bezeichnet werden • Damit erfüllen alle Elemente für sich die Anforderungen an ein Projekt, und können z.B. Teilprojekt sein

13. Zur Kontrolle der Konsistenz kann geprüft werden, welche Aufgaben mit ihrem Ergebnis zur Erreichung welches Zieles beiträgt • ERREICHBARKEIT DER ZIELE Projektstrukturplan Ziel 1 Ziel 2 Ziel 3 Ziel 4 Ergebnis 1.1 Ergebnis 1.2 Ergebnis 1.3 Ergebnis 1.4 Beitrag 1 Beitrag 2 Beitrag 3 Beitrag 1 Beitrag 2 Beitrag 1 Beitrag 2 Beitrag 1 Beitrag 2

14. Für jedes Endlelement werden im nächsten Schritt die benötigten Ressourcen ermittelt • RESSOURCENBEDARF ERMITTELN • Welche Kenntnisse und Fähigkeiten sind erforderlich? • Welche Räumlichkeiten werden benötigt? • Welche Ausrüstung ist erforderlich? • Welche Materialien benötigen wir? • Welche besonderen Ressourcen benötigen wir? ArtMengeKosten 1.11.21.32.12.2 X X X X X X X

15. Endelemente* Ressourcen Kenntnisse Räumlich- keiten Ausrüstung Material Besondere Rersourcen  € Aufbau,Inhalt Kl.2 Schein Kraft Geschick Kl.2 Schein Elektro KraftGeschick StudiumInnenarchitekt Alte Wohnung - Parkplatzfür Lastwagen Freie Strasse Wohnzimmer Parkplatzfür Lastwagen Neue Wohnung Kisten, BandDecken - Bänder,Hubbühne Stadtplan Schrauben-dreher Hubbühne Werkzeug KlebebandFolie Benzin Staubsauger Vermieter MietvertragLastwagen Schlüsselneue Wohnung ... ... ... ... ... ... ... 1. Möbel einpacken 2. Lastwagen geholt 3. Möbel aufgeladen 4. Zur neuen Wohnung gefahren 5. Stereoanlage aufgebaut 6. Möbel abgeladen 7. Möbel aufgebaut Zur Ermittlung des Ressourcenbedarfs kann eine Matrix aus Ressourcen und Endelementen verwendet werden • RESOURCENBEDARF ERMITTELN (2) * Ressourcen werden nur den Endelementen zugeordnet

16. Am Ende der Definitionsphase steht nach Vergleich von Kosten und Nutzen die Projektfreigabe • DEFINITIONSPHASE • Projekt bezeichnen • Um Zweck und Umfang des Projektes zu bestimmen • Zielsetzungen entwickeln • Um Ergebnisse und Erfolgsfaktoren zu definieren Nutzen - • Projektstrukturplan entwickeln • Um spezifische Aufgaben zu ermitteln • Ressourcenbedarf ermitteln • Um spätere Ressourcenprobleme zu vermeiden • um die Festlegung der Verantwortung zu unterstützen Kosten Projektfreigabe

17. Ein geeigneter Projektmanager muß spätestens nach der Definitionsphase und mit Freigabe des Projektes benannt sein • EIGENSCHAFTEN DES PROJEKTMANAGER Freigabe Kick Off Definitionsphase Planungsphase Implementierung Projektmanager • Fähigkeiten zum Projektmanagement • Menschenführungsfähigkeiten • Ausreichend Sachkenntnis • Gutes Verhältnis zu allen Mitarbeitern • Einsatzbereitschaft • Zeit • Unterstützung von Vorgesetzen

18. Unter bestimmten Umständen kann es sinnvoll sein, einzelne Elemente/ Endelemente eines Projektes als Teilprojekt auszugliedern • KRITERIEN FÜR TEILPROJEKTE • Ist das Projekt umfangreich oder komplex? • Ist ein Teil der Arbeit besonders speziell? • Sollen Ressourcen für Arbeitspakete gesondert gemanaged werden? • Wird die Verantwortung für mehrere miteinander verbundene Elemente einer Person übertragen werden? • Wäre es einfacher, sich zuerst nur mit einem Teil zu beschäftigen?

19. Die Planungsphase entwickelt den Weg zum Ziel, stellt die Dauer des Projektes fest, und sichert das Vorgehen ab • PLANUNGSPHASE EINES PROJEKTES • Verantwortung festlegen • Wer macht es? • Reihenfolge der Aufgaben bestimmen • Was hängt wovon ab? Weg zum Ziel • Zeitplan bestimmen Projektdauer • Ressourcen absichern • Zustimmung der Vorgesetzen • Plan absichern • Was kann schief gehen? Absicherung

20. Für jedes Element des Projektstrukturplans wird der geeignete Verantwortliche gesucht • VERANTWORTUNG FESTLEGEN • Wer verfügt über Ressourcen für die Endelemente eines Elementes • Wer hat Wissen und Informationen • Wessen aktive Unterstützung wird benötigt • Wer muß informiert werden Wer macht es ?

21. In einer Matrix kann ermittelt werden, wer Verantwortung für welches Ergebnis übernimmt • VERANTWORTUNGS-MATRIX Ergebnis Verantwortung Projektmanager Leiter Organisation Leiter Marketing Leiter Operation Kunden akquiriert Anschreiben Layout erstellt Datenerhaltung aufgebaut Technische Realisierung Daten erfasst Empfehlen Adressen bereitgestellt Layout erstellt DV Technik bereitgestellt Technik bereitgestellt Kunden ange-sprochen Mitwirkend Geprüft Primäre Verantwortung

22. Mit Hilfe der Verantwortlichen wird bestimmt, welche Abhängigkeiten die einzelnen Aufgaben haben • REIHENFOLGE DER AUFGABEN BESTIMMEN • Jedes Endelement des Projektstrukturplans wird berücksichtigt • Die Dauer jeder Aufgabe wird geschätzt • Die Abhängigkeiten werden erfaßt Vorgänger? Nachfolger? Verantwortlicher Abhängigkeit Netzplan

23. Erst mit dem Netzplan kann der Projektmanager eine Aussage darüber machen, ob er sein Ziel mit den gegebenen Ressourcen erreichen kann • PROJEKTDAUER MIT NETZPLANDIAGRAMM ERMITTELN Netzplan darstellen Dauer der Aufgaben eintragen Kritischen Pfad ermitteln • Jede Aufgabe im Kreis darstellen • Abhängigkeit durch Pfeile visualisieren • Alle Kreise haben einen Eingang und einen Ausgang • Keine Schleifen bilden • Alle Endelemente des Projektstrukturplans abgebildet 2 1 1 1 3 1  = 6

24. Von jedem Verantwortlichen muß die Zusage eingeholt werden, bis wann, abhängig von Ressourcen, das Ergebnis erreicht wird • RESSOURCEN PLANEN • Mit jedem Ressourcenmanager eine Projektmanagement Diskussion führen • Überprüfen der Projektdefinition, der Verantwortungsmatrix und des Zeitplans • Ressourcen bestätigen lassen • Prioritäten des Ressourcenmanagers kennenlernen Wer macht'sbis wann ?

25. Protokolle werden in der Projektmanagement Diskussion zur Moderation eingesetzt bei Einladung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings • INHALT VON PROTOKOLLEN EinladungAgenda verschicken Teilnehmer einladenDurchführungProtokoll schreibenNachbereitungProtokoll verschicken • Wer wird eingeladen, wer darüber informiert (CC) • Was wird besprochen • Zeit und Ort • Wer nimmt teil, wer nur teilweise, wer ist abwesend • Informationen mit Name des Informanten • Entscheidungen mit den Namen der Entscheider • Aktionspunkte mit einem! Namen, Datum ggf. Uhrzeit • Aussagen werden als Meinung einzelner deutlich gekennzeichnet • An alle Teilnehmer und CC der Einladung • Mit der Bitte um Feedback bis zu einem bestimmten Termin

26. Der Erfolg von Protokollen hängt davon ab, das Aktionspunkte präzise dokumentiert werden und zügig kommuniziert werden • ERFOLGSKRITERIEN ZUR KOMMUNIKATION VON AKTIONSPUNKTEN • Bei allen Aktionspunkten im Protokoll nur einen Namen akzeptieren, grundsätzlich niemals mehrere Personen • Bei Widerständen gegen Verantwortung im Protokoll die Aktionspunkte mit Namen und Termin auf einem Flipchart sichtbar machen • Keine Aktionspunkte an Abwesende vergeben, ggf. Anwesende beauftragen, den Aktionspunkt zu übertragen und deren Namen festhalten • Fehlende Termine zu Aktionspunkten ggf. erst gegen Ende nachtragen, wenn alle Teilnehmer den Gesamtüberblick haben • Meeting Protokoll innerhalb 24h verschicken und innerhalb ca. 48h Feedback verlangen, wenn der Feedback nicht für nächstes Meeting vereinbart ist

27. Zur Dokumentation und Kommunikation müssen Aktionspunkte hervorgehoben und mit Namen und Datum festgehalten werden • BEISPIEL FÜR PROTOKOLL Aktionspunkt

28. Der Projektplan muß vorbeugend gegen potentielle Probleme abgesichert werden aber auch Chancen nutzen können • PLAN ABSICHERN UND CHANCEN NUTZEN • Potentielle Probleme und Chancen erkennen • Denkbare Ursachen ermitteln • Vorbeugende Maßnahmen ergreifen • Eventualmaßnahmen und Auslöser planen Was wäre wenn ?

29. Um potentielle Probleme rechtzeitig zu erkennen, werden Auslöser geplant • POTENTIELLE PROBLEME ERKENNEN • Alle Aktivitäten auf dem kritischen Pfad • Aktivitäten mit mehreren Mitarbeitern • Knappe Ressourcen • Neue Tätigkeiten • Schnittstellen nach Außen Auslöser planen

30. Jede Aufgabe mit potentiellen Problemen sollte analysiert werden • ANALYSE POTENTIELLER PROBLEME Aufgabe/Problem Analyse Wahrscheinliche Ursache Vorbeugende Maßnahme Eventuelle Maßnahme Auslöser 1. Möbel werdenbeschädigt 2. Lastwagen kommtnicht 3. Aufladenverzögert sich 4. Zur neuen Wohnungverfahren 5. Stereoanlage gehtnicht 6. Möbel beim abladendurcheinander 7. Möbel passennicht in Wohnung Fehlende Kenntnisse Vermieter nicht verständigt Lastwagen zu klein Kein Stadtplan Kein Strom Kein Licht am Abend Wohnungsumriß anders als alte Besitzer bleibt dabei Telefonisch bestätigen GrößtmöglichenLastwagen Stadtplan nicht mit einpacken E-Werk verständigen Zwei Stand-scheinwerfer Genauen Planzeichnen Trümmereinsammeln AnderenLkw abholen Zweiten Lastwagen StadtplanKaufen Stromvom Nachbarn Mit Begleitautoleuchten Möbelentsorgen PackberichtBenzin Telefonanruf Mittags malschauen Stadtplan vorAbfahrt prüfen vor AbfahrtStrom prüfenWenn Abfahrtnach 18:00 Größtes Stückpaßt nicht Abgebaut Aufgebaut

31. Für alle kritischen Aufgaben müssen potentielle Chancen untersucht werden, um Risiken zu minimieren und Reserven schaffen • ANALYSE POTENTIELLER CHANCEN Aufgabe Potentielle Chance Wahrscheinliche Ursache Fördernde Maßnahme Ausnutzende Maßnahme Auslöser

32. Am Ende der Planungsphase ist der Weg zum Ziel definiert und abgesichert • PLANUNGSPHASE • Verantwortung festlegen • Um klar zu bestimmen, wer für die einzelnen Aufgaben des Projektes zuständig ist • Reihenfolge der Aufgaben bestimmen • Um die Abhängigkeiten festzustellen und die Arbeit effizient zu planen • Ressourcen planen • Um einen optimalen Gebrauch von Ressourcen zu sichern, und die Verfügbarkeit der Ressourcen sicherzustellen • Plan absichern • Um potentielle Probleme zu erkennen

33. Mit dem Kick-Off der Implementierungsphase beginnt die eigentliche Projektdurchführung und endet mit der abschließenden Bewertung • IMPLEMENTIERUNGSPHASE EINES PROJEKTES • Implementierung starten • Kick-Off, der emotionelle Faktor • Projekt überwachen • mit dem Finger am Puls des Projektes • Projekt modifizieren • bevor etwas schiefgeht • Abschließen und bewerten • damit die gleichen Probleme das nächste Mal vermeidbar werden

34. Im Kick-Off Meeting wird der Grundstein für die Zusammenarbeit des Projektteams gelegt • IMPLEMENTIERUNG STARTEN • Projektbezeichung und Zielsetzung überprüfen • Grundregeln für die Zusammenarbeit festhalten • Erste Projektaufgaben überprüfen • Kick-Off Meeting durchführen Go !

35. Die Meilensteine allein können den Verlauf eines Projektes für Managementzwecke beschreiben • EIGENSCHAFTEN VON MEILENSTEINE • Fertigstellung einer Hauptaufgabe • Beginn und Ende eines Teilprojektes • Beginn und Ende wichtiger Aufgaben • Als Berichterstattung

36. Der Projektleiter überwacht den Ablauf des Projektes und greift ein, wenn Probleme auftreten oder sich Chancen ergeben • PROJEKT ÜBERWACHEN • Fortschritte hinsichtlich Zielsetzung (Status) • Erreichte Ziele • Verbrauchte Ressourcen • Abgelaufene Zeit • Fortschritte hinsichtlich Meilensteine (Zeitplan) • Erledigte Aufgaben • Erbrachte Ergebnisse • Erreichte Meilensteine Wo klemmt's ?

37. Bei Problemen geht Aktion vor Reaktion und jede Maßnahme muß gut kommuniziert werden • PROJEKT MODIFIZIEREN • Bedrohungen und Chancen überprüfen • Den frühesten Punkt in einem Projekt ermitteln, an dem ein Sachverhalt Auswirkungen hat • Zur Überarbeitung des Plans ggf. Definitions- und Planungsschritte wiederholen • Alle Projektbeteiligten über Änderungen informieren Aktion vor Reaktion !

38. Am Ende des Projektes werden Ergebnisse an Zielen gemessen und es wird angemessen gefeiert • ABSCHLIEßEN UND BEWERTEN • Überprüfung hinsichtlich Zielsetzung • Information über Projektabschluß • Zusammenfassen des Gelernten • Mit dem Projektteam feiern Fazit !

39. Die Implementierungsphase soll termingerecht die geplanten Ergebnisse geliefert haben • IMPLEMENTIERUNGSPHASE • Implementierung starten • Um zu gewährleisten, daß zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Aufgabe, mit einem klaren Leistungsstandard entschieden begonnen wird • Projekt überwachen • Um das Projekt im Plan zu halten • Projekt modifizieren • Um auf Probleme, Chancen und sogar veränderte Zielsetzungen zu reagieren • Abschließen und Bewerten • Um zu gewährleisten, daß alle Zielsetzungen erfüllt wurden und um Erfahrungen auszutauschen

40. Definitionsphase Kosten und Nutzen im Projekt abwägen Planungsphase Den Weg zum Ziel planen und absichern Implementierungsphase Die geplanten Ergebnisse termingerecht erreichen Projektmanagement dient dazu, klare und überzeugende Zielvorgaben nach zuverlässiger Planung termingerecht zu erreichen • PROJEKTMANAGEMENT

41. 10 Projekterfolgsfaktoren sollte sich jeder Projektleiter aus dem Seminar mitnehmen • PROJEKTERFOLGSFAKTOREN 1. Engagement des Projektteams 2. Akkurate Kostenschätzung zu Beginn 3. Fähigkeiten des Projektteams 4. Finanzierung im Projektverlauf 5. Effektivität von Planung und Kontrolle 6. Minimale Startschwierigkeiten 7. Zwischenmenschliche Beziehung vor Aufgabenbewältigung 8. Keine Bürokratie 9. Projektmanager vor Ort 10. Klare Erfolgsaussichten