ETUDE DE CAS

1. ETUDE DE CAS Projet de déploiement

2. CHARTE INTERNE DE L ’EQUIPE PROJET Pourquoi une charte interne?

3. L ’EQUIPE PROJET • Composition de l’équipe projet • Chef de projet • Secrétaire • 11 techniciens • Responsabilités de chacun • chef de projet (coordonner, vérifier, assurer bon fonctionnement, suivre budget, communiquer) • secrétaire (correspondante, intendance) • techniciens (transporter en temps et en heure, installer, assurer l ’état des ordinateurs)

4. REGLEMENTATION • Code du travail • Horaires • chef de projet: 8h30-12h30/ 13h30-18h30 • secrétaire: 8h-12h / 14h-17h • techniciens: 8h-12h30 / 13h30-17h30 • Rémunérations • Secrétaire: pas d’heures supplémentaires sauf si demande du chef de projet (contrat de 35h) • Techniciens: contrat de 42h, heures supplémentaires majorées à 25%

5. COMMUNICATION INTERNE • Communication entre techniciens => en cas de problèmes (téléphones portables) • Communication technicien / chef de projet => par la secrétaire et blog (utilisation des portables non installer)

6. Secrétaire => correspondante (passage messages, fiche de suivi, carte destination) • Outils / moyens de communication • technicien: véhicule utilitaire chacun • technicien: téléphone portable + Ordinateur portable (stock) • Fiches à disposition • Papier signature au dépôt (Matériel neuf et ancien) • Blog compte rendu journée

7. COMMUNICATION • Réunions: • techniciens: Rapport téléphonique tous les matins à partir de 8h à la secrétaire • chef de projet: réunion d ’avancement les lundis • Ordres du chef de projet seulement • Règles de comportement: • dans véhicules et lieux de travail • pendant heures de travail • bon sens relationnel avec les concessionnaires • être présentable et poli

8. Des questions? Merci de votre attention

9. PLANNING HEBDOMADAIRE TYPEDU CHEF DE PROJET

10. LUNDI • 8h30 Consultation des rapports techniciens (blog et fiches) 1h30 • 9h30 consultation des rapports des concessions mises à jour 1h30 • 11h00 contacter les techniciens en cas de problèmes 1h30 • 13h30 contacter les centres régionaux 1h30 • 15h00 contacter les fournisseurs 1h • 16h00 préparation de la réunion du mardi 1h • 17h00 rédaction compte rendu de la journée 1h00

11. MARDI • 8h30 préparation réunion 30 min • 9h00 réunion avancement projet 2h00 • 11h00 rédaction et diffusion CR 1h30 • 13h30 contacter toutes les concessions livrées la veille 2h30 • 16h00 faire rapport d’activité des livraisons avec le blog techniciens 1h30 • 17h30 compte rendu de la journée 1h

12. MERCREDI • 8h30 consultation des rapports des techniciens 1h00 • 9h30 contacter les techniciens en cas de problèmes suite à interventions 3h00 • 13h30 consultation des rapports des concessions mises à jour 1h30 • 15h00 contacter les concessions en cas de problèmes 45 min • 15h45 contacter brokers 1h15 • 17h00 rédaction rapport des interventions de la journée 1h30

13. JEUDI • 8h30 consultation des rapports des techniciens 1h00 • 9h30 contacter les techniciens en cas de problèmes suite à interventions 3h00 • 13h30 consultation des rapports des concessions mises à jour 1h30 • 15h00 contacter les concessions en cas de problèmes 30 min • 15h30 prévoir prochaine réunion 2h00 • 17h30 rédaction rapport des interventions 1h00

14. VENDREDI • 8h30 consultation des rapports des techniciens 1h00 • 9h30 contacter les techniciens en cas de problème suite à intervention 3h00 • 13h30 consultation des rapports des concessions mises à jour 1h30 • 15h00 mise à jour du planning 1h00 • 16h00 diffusion des fiches d’intervention aux techniciens 30 min • 16h30 nouvelle estimation du budget prévisionnel 1h00 • 17h30 rédaction rapport de la semaine1h00

15. Principe théorique de planification du déploiement

16. Les catégories • A- Ce qui concerne les agences • B- Organisation des tournées • C- Les commandes et les stockages • D- Déploiement • E- Recyclage de l’ancien matériel

17. Les tâches • 1- Listes d’agences proposées par le DSIO (A) M-2 • 2- En début du déploiement le Pilotage fixe les critères techniques des agences à migrer (multi VPS, site complexe…) au DSIO (A) M-2 • 3- Première diffusion de la liste aux services internes DSI pour connaissance et appréciation des volumes (A) M-2 • 4- Détermination du volume d’agences à migrer par rapport au calendrier et ressources déployeurs et moniteurs disponibles (A) S-6 • 5- Construction des tournées par affectation des ressources et négociation des tournées avec le DSIO et monitorat (réaménagement tournées) (B) S-6

18. 6- Commandes pour mise à disposition des lignes Numéris (C) S-6 • 7- Engagement des commandes de matériel informatique (C) S-6 • 8- Gestion des stocks (C) S-6 • 9- Coordination de la génération de l’ensemble des paramètres techniques pour la migration des agences (D) M-1 • 10- Consolidation des tournées et affectations, semaine par semaine, des tournées du mois M (B) M-1 • 11- Envoi des OM et diverses instructions (Evolution) aux déployeurs pour préparation des tournées (B) M-1

19. 12- Diffusion aux déployeurs de leur tournée du mois M (D) J-5 • 13- Feu vert donné à tous les acteurs du déploiement pour la migration des agences planifiées (D) J-5 • 14- Migration de l’agence et reprise de l’ancien matériel (D) Jour J • 15- Gestion des stocks (E) S+1 • 16- Recyclage de l’ancien matériel (Ecrasement données Vax et expédition chez le Brooker) (E) S+1 • 17- Traitement administratif (Màj Qualiparc, compte rendu, Frais DO2I) S+1

20. Classement des risques en fonction de leur impact sur le planning et solutions

21. 1- France Télécom 2- Défectuosité du matériel 3- Logiciels 4- Manque de matériel 5- Vols 6- Congés maladie 7- Intempéries 8- Accès aux sites 9- Prise en main du matériel 10- Intervenants 11- Problèmes annexes Les risques par ordre d’importance Code couleur: Rouge = notre responsabilité Bleu = indépendant de notre volonté

22. Problèmes de délais Dans les commandes Dans les interventions Saturation / disponibilité des lignes Rendez-vous manqué Solutions possibles Appel rapide à FT Avenants au contrat France Télécom

23. Dès le départ, impossibilité de mettre en place le jour prévu Après passage de l’intervenant (ouvrier « soft ») Défauts à l’utilisation (dans le temps) Solutions Rebus, retour au dépôt central pour avoir un nouveau MAIS: si problèmes récurrent, avenant au contrat fournisseur Pression: primes SAV fournisseur Défectuosité du matériel

24. Mauvaise estimation de notre part Oubli de l’intervenant Perte Solutions Chez concession proche non installée Livraison du centre régionale à concession non installée Perte = perte de la prime Manque de matériels

25. Premier Master Erreur sauvegarde avec Vax Solutions Réinstallation « à la main » Logiciels

26. Matériel Camions Solutions Bonne assurance Une semaine d’avance dans les livraisons Appel aux autres régions Assurance vols véhicule dans la location Vols

27. Court terme Long terme Solutions Garder contact avec la société de service Recruter une autre personne Congés maladie

28. Le froid gèle tout Neige dans certaines régions Solutions Une semaine d’avance sur les commandes Régions en fonction de ces risques Intervention dans une autre région Nb: tout le monde dans le même cas… Les intempéries

29. Grève Embouteillages Accidents Solutions Pas poids lourd (passe quasi partout) Passer au site le plus proche et revenir le lendemain Accès aux sites

30. Manque de documentations Méconnaissance Ergonomie Solutions Proposition d’une documentation à réclamer au fournisseur Proposition d’une formation au cas par cas Prise en main du matériel

31. Ponctualité Pas de précaution Solutions Pression avec prime Les intervenants

32. Consommables Déstockage inter régions Solutions Papier sur place Cartouches d’essai dans les imprimantes Livraison d’avance dans chaque centre Mise en place de livraisons exceptionnelles Les problèmes annexes

33. Mise en place d ’une prime de récompense Travail long et répétitif Qualité indispensable malgré fatigue Mise en place d ’une prime Règle claire nécessaire (Source de conflits?)

34. Mise en place des règles • Pour qui ? • SSII / DSI (= CDI) /CDD • Conditions d ’obtention? • Réalisation dans les délais • Réclamations clients / Installation < 2% des postes installés • Réalisation hors délais si non responsable du retard (pb fournisseur, intempéries…)

35. Mise en place des règles • Conditions d ’exclusion? • Démission ou Renvoie • Réclamations clients / Installation > 2% des postes installés • Perte de matériel • Réalisation hors délai final (sauf cas exceptionnel) • Infraction constatée au code de la route • Dégradation manifeste du matériel (« bricoleur soft »)

36. Mise en place du montant • De combien disposons nous ? • Salaires = 577 000 € • Logistique de fonctionnement = 220 000 € • Quelle base utiliser ? • % du nombre de postes installés ? (maxi = 50€ par poste) 1 000 000 € - 797 000€ = 203 000 €maxi

37. Mise en place du montant • Ou % du salaire total ? (maxi = 40 %) • Ou montant fixe ? (maxi = 20 000€) • Ou % du salaire prévu ! (= 17% de 35 000 €=5 950 € soit 495 €/mois sur 12 mois)

38. Vendre la prime au DRH • But • motiver personnel • faciliter recrutement • Coût prime • 17% de 420 000 € = 71 400 € maxi • soit 7% du budget total < au coût possible de non qualité + indemnités de retard ! • Impact prime • Tenir délai • Assurer une bonne qualité d ’installation = bonne entente avec employés • Limiter les démissions