Anskaffelse af ny teknologi

1. Anskaffelse af ny teknologi Virksomhedens processer Leavitt’s model, FAKIR-modellen og systemudvikling

2. Anskaffelse af ny teknologi

3. Værdikæden Her ses den primære værdikæde i en virksomhed, som ikke selv producerer deres varer. Man køber, opbevarer og sælger. Anskaffelse af ny teknologi

4. Værdikæden • Den primære værdikæde: direkte værdiskabende • Støtteprocesser: usynlige men livsnødvendige Anskaffelse af ny teknologi

5. LEAN production • Lean eller Lean production er en forretningsfilosofi der er opstået på Toyota-fabrikkerne i 1960'erne • Filosofien har oprindelig taget udgangspunkt i produktionsopgaver, der løses i faste og mekaniske processer. D.v.s. samlebåndsarbejde, automatiseringer og intern struktur • Oftest er det også ovennævnte der refereres til, når danske virksomheder (både private og offentlige) implementerer LEAN i håbet om at kunne forenkle og effektivisere produktionsprocessen. Og dermed spare omkostninger … Anskaffelse af ny teknologi

6. Leavitt’s model Anskaffelse af ny teknologi

7. Leavitt’s model som overlappende delsystemer Anskaffelse af ny teknologi

8. Virksomhedens interessenter Anskaffelse af ny teknologi

9. Indførelse af ny teknologi • Små projekter: • Indkøb af 2 nye computere til kontoret • Nye programmer (software) f.eks. Office 2010 • Virker en ny printer med den gamle PC • Større projekter involverer: • Nøje planlægning og opfølgning på processen/projektet • Skræddersyet ”systemudvikling” • … f.eks. ved brug af FAKIR-modellen Anskaffelse af ny teknologi

10. Her gik det galt … • Der er adskillige eksempler på større projekter med IT, som gik helt galt. Bl.a. indenfor det offentlige: • Amanda (arbejdsformidlingen) • Politiet • Told & Skat • Forsvaret Systemerne var utidssvarende og nærmest ubrugelige, da de først var færdige … eller de blev aldrig helt færdige ! Anskaffelse af ny teknologi

11. Hvad er et ”system” ?? • Vi forstår det som en samling af del-elementer • som er indbyrdes afhængige af hinanden • og som tilsammen udgør en helhed EKSEMPEL Anskaffelse af ny teknologi

12. Fase-modeller • Systemudvikling foregår oftest efter såkaldte ”fase-modeller”, hvor hele processen opdeles i mindre bidder • FAKIR-modellen er en sådan fasemodel Anskaffelse af ny teknologi

13. Systemudvikling • Eksempler på spørgsmål, der kan stilles i FORANALYSEN: • Hvad er karakteristisk for organisationen? • Hvilke problemer oplever vi? • Hvilke funktioner skal udvikles? • Hvilke data berøres? • Hvad ønsker vi at opnå med systemudviklingsprojektet? • Hvor mange penge har vi til rådighed? • Hvor lang tid kan vi bruge? • Hvordan organiserer vi udviklingsarbejdet? FAKIR er forbogstaverne for faserne: Foranalyse, Analyse, Kravspecifikation, Implementering og Revision. Anskaffelse af ny teknologi

14. For-analyse (1) • For-analysen er en slags mini-analyse og lægger rammerne for det videre arbejde med processen. En slags afgrænsning af problemet. • I denne fase er der plads til at tænke stort, få ideer og visioner … det koster ikke noget indtil videre • ”Hvad kunne vi godt tænke os ?” • Der er mange måder at udarbejde ideer på: brainstorm og mindmap er én af dem • Mindmap bruges til at strukturere og overskue ideerne og deres sammenhæng Anskaffelse af ny teknologi

15. Brainstorm og mindmap Anskaffelse af ny teknologi

16. For-analysen munder ud i en rapport, som indeholder: • Virksomhedsbeskrivelse • Problemformulering • Mål for projektet • Virksomhedens mål og politikker (formelle og uformelle) • Foreløbig afgrænsning • Foreløbige krav til det nye system • Grove skitseforslag til løsningsmodeller • De første økonomiske overslag • Projektplanlægning Anskaffelse af ny teknologi

17. Projektstyring • Milepæle • Vigtige delmål undervejs i projektet • Delmålene skal virke naturlige og målbare • Gantt-kort • Overblik • Tidsforbrug • Tidsplan Anskaffelse af ny teknologi

18. Analyse-fasen (2) • Unøjagtigheder og fejl rettes • Den mere detaljerede plan formuleres mere konkret • Alle 4 del-områder fra Leavitt’s model inddrages og analyseres Anskaffelse af ny teknologi

19. Hvad er et ERP-system ? • ERP = Enterprise Ressource Planning • Betegnelsen for en form for integreret virksomheds-software, som håndterer størstedelen af virksomhedens funktioner • ERP bygger oftest på én fælles database for hele virksomheden og alle dens afdelinger m.v. • Store leverandører på dette marked er: • SAP (3 produkter som dækker alle typer virksomheder) • Oracle (især på det amerikanske marked) • Microsoft (bygger bl.a. videre på danske Damgaard’s Navision og Axapta) Anskaffelse af ny teknologi

20. Kravspecifikation (3) • Hvilke dele af systemet skal være manuelle, og hvilke dele skal udføres af et program? • Systemets dele • Beskrivelse af de administrative rutiner, systemet skal lave • Beskrivelse af de data, systemet skal behandle, og hvordan databehandlingen skal foretages (regler) • Opbygning af nummersystemer • Sikkerhed • Beskrivelse af systemets registre • Maskinkonfiguration • Metode til valg af leverandør af programmer og maskiner • Tidsplan Kravspecifikationen bør kunne danne et grundlag for en efterfølgende revision (evaluering) Anskaffelse af ny teknologi

21. Implementering (4) • Denne fase omfatter: • Installation af hardware og software • Omlægning af opgaver og forretningsgange • Jobforandring • Konvertering af data • Afprøvning af brugervejledning • Workshop - Uddannelse af brugere Anskaffelse af ny teknologi

22. Konvertering • Overgå til det nye system uden at vedligeholde det gamle • Parallelkørsel • Pilotkørsel Anskaffelse af ny teknologi

23. Test af brugervenlighed • Let at lære • Hvor lang tid det tager for brugeren at lære at bruge programmet? • Effektivt • Hvor hurtigt kan brugeren løse en given opgave? • Let at huske • Genindlæringstid. Hvor lang tid det tager brugeren at lære at bruge programmet igen efter at have været væk fra det i en given periode (f.eks. et halvt år)? • Pålideligt • Korrekthed. Får brugeren de korrekte resultater? • Virker systemet altid (stabilt)? • Tilfredsstillende • Subjektiv tilfredshed. Gennem interview eller spørgeskemaer undersøges brugerens holdning til programmet. • Er brugeren meget tilfreds, tilfreds, hverken-eller, utilfreds eller meget utilfreds? Anskaffelse af ny teknologi

24. Revision (5) • Det er meget almindeligt, at man aftaler i kontrakterne med leverandørerne, at et system først kan anses for at være leveret korrekt, når det er afprøvet i praksis et halvt år efter, at det er blevet implementeret (læs: taget i brug). • I praksis er der oftest en masse fejl-rettelser og justeringer bagefter • … især i forhold til at behandling af gamle data Anskaffelse af ny teknologi

25. Og virksomheden har nu forhåbentlig fået det nye IT-system, som de ønskede sig og betalte for ! … eller var det bare penge ud af vinduet …? Anskaffelse af ny teknologi