SEKAP i SEKAP2 System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej w województwie śląskim

1. SEKAP i SEKAP2System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej w województwie śląskim 14 stycznia 2010, Izbicko

2. www.sekap.pl Cel główny projektu SEKAP: stworzenie warunków organizacyjnych i technicznych dla świadczenia usług publicznych drogą elektroniczną oraz wzrost efektywności pracy administracji w realizacji tych usług.

3. Kalendarium • grudzień 2003 r. - utworzenie roboczego zespołu samorządowego ds. społeczeństwa informacyjnego, • lipiec 2005r.– złożenie wniosku o dofinansowanie Projektu SEKAP • kwiecień 2006 r. - podpisanie umowy na dofinansowanie Projektu SEKAP pomiędzy Wojewodą Śląskim a Województwem Śląskim - Liderem Projektu, • maj 2006 r. – wyłonienie w przetargu Doradcy Technologicznego, • sierpień 2006 r. – ogłoszenie przetargu na wykonawcę Projektu SEKAP, • kwiecień 2007 r. – podpisanie umowy z wykonawcą na realizację Projektu SEKAP, • czerwiec 2007 r. – rozpoczęcie realizacji Projektu SEKAP, • czerwiec 2008 r. – zakończenie rzeczowo – finansowej realizacji Projektu SEKAP,

4. Zaczęło się 16 grudnia 2003 na konferencjiw ramach projektu PRELUDE. • Samorządy przedstawiły swoje projekty przewidziane do dofinansowania z funduszy europejskich. • Projekty samorządów były zbliżone do siebie w treści, ale o skali lokalnej. • Po konferencji przedstawiciele samorządów postanowili pracować razem, tworząc zespół roboczy. Wynikiem prac jest przedstawiany projekt.

5. W ramach projektu naukowo badawczego realizowanego pod patronatem Komisji Europejskiej PRELUDE w 2004 r. przeprowadzono pierwsze w Województwie Śląskim badanie dotyczące zaawansowania procesów informatyzacji w urzędach gmin, miast i powiatów. Jego celem była diagnoza stopnia informatyzacji w samorządach lokalnych, zarówno w znaczeniu infrastruktury teleinformatycznej, jak i funkcjonującego oprogramowania oraz planów rozwoju. Wnioski: • bardzo mała ilości Partnerów posiadających elektroniczny system obiegudokumentów, • bardzo ograniczony zakres usług publicznych świadczonych drogą elektroniczną • nikła analiza procesów administracyjnych która mogła by prowadzić do zmianorganizacyjnych urzędów • brak warunków do podpisywania dokumentów urzędowych podpisemelektronicznym • brak możliwości dokonywania płatności droga elektroniczna za usługi publiczne • ograniczone środowisko teleinformatyczne.

6. Projekt SEKAP to inicjatywa samorządów Co chciano osiągnąć? • Dostosować urzędy do wymagań stawianych przez prawo. • Uruchomić elektroniczny kanał załatwiania spraw przez obywateli i firmy. • Stworzyć przyjazną, przejrzystą, nowoczesną administrację a w efekciestworzyć w regionie śląskim bazy do rozwoju nowoczesnego społeczeństwa opartego na wiedzy.

7. Zidentyfikowane problemy • Trudności z przygotowaniem wspólnego porozumienia. • Rozbieżności w potrzebach oraz możliwościach jednostek dużych i małych. • Brak dostatecznej wiedzy jak zarządzać tego typu projektem. • Trudności z przygotowaniem przetargów na zarządzanie projektem i wykonanie dokumentacji.

8. Ostateczne uzgodnienia • Uzgodniono zadania przewidziane do realizacji w ramach projektu (zakres projektu SEKAP). • ZarządWojewództwa Śląskiego podjął decyzję o pokryciu kosztów studium wykonalności z budżetu województwa. • Uruchomiono system wymiany informacji w sieci. • Przy pomocy ankiet zebrano informacje o potrzebach samorządów i oszacowano koszty projektu.

9. 54 Partnerówrozproszonych terytorialnie, • Partnerzy reprezentują środowiska wielkomiejskie i wiejskie, • każdy z Partnerów jest autonomiczny - samodzielnie odpowiada za uzyskane korzyści ( każdy z Partnerów niezależnie wdrażał Projekt u siebie, sposób realizacji Projektu przez Partnera wpłynie na ocenę urzędu przez mieszkańców)

10. Platforma e-Usług Publicznych (PeUP)

11. Platforma e-Usług Publicznych (PeUP) – skrzynka kontaktowa

12. Centrum Certyfikacji (CC SEKAP) – rejestracja wniosku o wydanie certyfikatu

13. Karta usług a karta własna Urzędu Ogólna karta usługi, do której podłączają się Partnerzy:

14. Karta własna Urzędu z informacjami które są wyróżnione zieloną czcionką:

15. Budowa karty informacyjnej • Karta informacyjna składa się z poszczególnych działów, których kolejność jest stała np: • Opis ogólny (OO) • Wymagane dokumenty (WD) • Sposób dostarczania dokumentów (SD) • Wpisy do poszczególnych działów nie są wprowadzanie dowolnie, lecz metodą słownikową.

16. Elementy potrzebne mieszkańcowi do kontaktów z urzędami • skrzynka kontaktowa (główna funkcjonalność: przesyłanie i odbieranie pism, magazyn dokumentów, UPO, śledzenie stanu załatwienia sprawy), • karty usług (informacja o usłudze), formularze, • certyfikat kwalifikowany (karta, komórka), • certyfikat CC SEKAP (nośnik np. karta z centrum certyfikacji, rybnicka elektroniczna karta miejska, PenDrive, śląska karta usług publicznych).

17. Największe czynniki ryzyka w realizacji Projektu • projekt nowatorski pod względem technicznym i organizacyjnym, • bardzo krótki czas na realizację, • przeszkody techniczne i organizacyjne, • przepisy prawne, • czy partnerzy się podporządkują rygorom projektu i czy zaakceptują wybrane rozwiązanie? • jak szybko urzędnicy zaakceptują nowy sposób pracy?

18. Działania podejmowane podczas wdrażania projektu • konferencje, • spotkania robocze, • spotkania z pracownikami archiwów państwowych, • przeglądy jakości (merytoryczne osoby, doświadczony Partner, konstruktywnie krytyczni), • spotkania z osobami merytorycznymi w celu ustalenia katalogu e-usług, • uczestnictwo w pracach nad rozwojem platformy ePUAP, • dzielenie się doświadczeniami z innymi regionami. • działania informacyjno-szkoleniowe wśród mieszkańców województwa.

19. Bieżąca eksploatacja • administrowanie platformą SEKAP, • wsparcie Partnerów, mieszkańców przez Help Desk, • administrowanie Platformą e-Usług Publicznych PeUP , • aktualizacja kart usług i formularzy, • wydawanie certyfikatów, • przyłączanie nowych Partnerów, • informowanie mieszkańców o platformie SEKAP. Utrzymanie systemu pod względem technicznym, zgodności z przepisami prawa oraz wprowadzanie usprawnień dla użytkowników.

20. Rozwój systemu SEKAP • Projekt SEKAP2 • Projekt Eden • Projekt OSCAR • Spotkania i konferencja np. „obywatel w sercu urzędnika” ( konferencja dla administracji samorządowej i rządowej na temat usług i ich jakości) • Projekty gmin i powiatów Realizacja Strategii rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego do roku 2015

21. Projekt SEKAP2 Rozbudowa i upowszechnienie Systemu Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej w Województwie Śląskim. • Rozbudowa katalogu usług publicznych udostępnianych przez Platformę e-Usług Publicznych (PeUP) oraz Platformy Formularzy Elektronicznych (PFE) (ok. 400 usług dla obywateli i firm, ok. 150 usług obsługujących wymianę dokumentów pomiędzy urzędami). • Platforma e-learning dla urzędników. • Serwis PeUP dla osób słabowidzących. • Dostawa nowych funkcjonalności SOD, interfejsy komunikacyjne z innymi systemami. • Oprogramowanie dla Wydziału Ochrony Środowiska Urzędu Marszałkowskiego. • Rozbudowa platformy sprzętowej CPD. • Szkolenia użytkowników i administratorów. • Opracowanie i wdrożenie funkcjonalności oprogramowania SEKAP zapewniającej współpracę z ePUAP. • Promocja.

22. Działania i zdiagnozowane obszary integracji SEKAP-ePUAP (na dzień dzisiejszy): • Wymiana korespondencji pomiędzy podmiotami współpracującymi w ramach SEKAP z podmiotami/osobami współpracującymi z ePUAP, • Obsługa płatności elektronicznych za pośrednictwem platformy ePUAP, • Wymiana informacji o katalogu usług pomiędzy systemami SEKAP i ePUAP, • Wymiana informacji pomocniczych (słowniki, dane teleadresowe), • Dostosowanie i ujednolicenie z ePUAP wewnętrznie stosowanych formatów (dotyczy zarówno PeUP, KK oraz SOD): podpisu elektronicznego, e-paczki, dokumentów elektronicznych.

23. Problemy do rozwiązania: • Wykorzystanie masowe CC SEAKP (chcielibyśmy korzystać w ramach znowelizowanej ustawy o informatyzacji, trwałości projektu(zarzut Urzędu Wojewódzkiego przy kontroli), jak to tego odniesie się ePUAP) • Czy możemy mówić tu współpracy z MSWiA, czy musimy bezwzględnie dostosować się do rozwiązań obecnych, a co na przyszłość w związku z ePUAP2? Co będzie w Regulaminie ePUAP (dokumenty LW)? • Szyna usług ( dobry pomysł, ale gdzie będzie posadowiona w regionie i kto ją sfinansuje i będzie dbał o rozwój).

24. Dziękuję za uwagę.