Outil de gestion URSTM

1. Formation sur l’utilisation de la base de données Outil de gestion URSTM Et autres aspects de fonctionnement de L’IRME/URSTM Maj. 2014-01-07 MV

2. Plan de la formation • Contexte • Installation de la base sur des PCs personnels • Aperçu de la fenêtre principale • « Unités de base » • Échantillons • Demandes d’analyses • Demandes de tâches • Module « Remblais » • Consultation des listes • Mon dossier • Réunions de productions • Troubleshooting

3. Contexte • L’URSTM constitue le pool de main d’œuvre de l’IRME ainsi que des infrastructures du labo et les équipements • Équipe technique • Laboratoires • Équipements • Entretien des équipements • « Clients » de l’URSTM: • Chercheurs • Étudiants • Entreprises locales, provinciales, nationales, internationales

4. Contexte (suite)

5. Contexte (suite) • L’outil de gestion est installé sur les ordinateurs suivants du laboratoire: • Ordinateur du local D113.6 (granulomètre, pycnomètre, surface-spécifique) • Ordinateur du local D013 près de la douche d’urgence • Login: labo_urstm, pass: urstm_labo pour entrer dans ces PCs, mais vous utiliserez vos informations de compte dans la base. • Vous devez d’abord faire créer votre compte utilisateur par un des administrateur: • Mathieu Villeneuve ou • Marc Paquin ou • Louise Labbé • L’administrateur vous avisera lorsque ce sera fonctionnel

6. Contexte (suite) • Droits que vous aurez à l’intérieur de l’outil de gestion: • Création/modification/suppression d’échantillons • Création/modification de vos demandes de tâches • Consultation des listes • Projets • Employés/étudiants • Consulter et éditer votre feuille de temps (si vous travaillez pour l’URSTM) • Utiliser le module de remblai (seulement si votre projet portera sur le remblai)

7. Installation de la base sur les ordinateurs de l’UQAT (membres du personnel) • Être certain de posséder un compte email de l’UQAT (communiquer aussi vos infos sur ce compte à Mathieu pour création de droits d’accès au serveur URSTM) • Depuis Microsoft Internet Explorer, Aller vers ce lien internet : http://198.73.164.245/publish/Install.htm • Saisir son nom d’utilisateur sous ce format : « UQAT\Nom utilisateur » et son mot de passe de l’UQAT (le même qu’au démarrage de l’ordinateur ou pour consulter ses courriels – voir avec service informatique [poste 2525] si on l’ignore). • À ce moment, une page web permettant de procéder à la nouvelle installation apparaîtra. Cliquer sur « Install ». • Cliquer ensuite sur « Installer » et l’application sera alors installée sur l’ordinateur. • L’application démarrera automatiquement après l’installation; pour les fois suivantes, on peut démarrer celle-ci via le menu « Démarrer », « URSTM » et « Gestion URSTM ».

8. Installation de la base sur PCs personnels (étudiants) • Être certain de posséder un compte email de l’UQAT (communiquer aussi vos infos sur ce compte à Mathieu pour création de droits d’accès au serveur URSTM) • Se connecter à Symbiose en allant au https://symbiose.uqat.ca. • Entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe de votre compte UQAT (le même que pour votre courriel @uqat.ca). • Aller dans la section « Mes Outils » de gauche et cliquer sur le lien « Serveur d'application pour travailler de la maison ».

11. Installation de la base sur PCs personnels (suite) • Enregistrez le raccourci sur votre bureau. Note :Consultez les autres instructions sur la page au besoin. • Ouvrir le serveur d’application en double-cliquant sur le raccourci qui sera alors créé sur votre bureau. • Lorsque requis, entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe de votre compte UQAT. • Un bureau virtuel Windows d’ouvrira alors sur votre ordinateur. • Notes : • Cette session Windows virtuelle est la même que celle qui vous serait disponible dans les laboratoires informatiques du 3e étage de l’UQAT. • Vous y trouverez la plupart des applications essentielles à votre travail au sein de l’IRME. • Ce Windows virtuel vous permettra d’installer l’Outil de gestion URSTM et d’y avoir accès de n’importe quel endroit d’où vous avez accès à internet.

13. Installation de la base sur PCs personnels (suite) • Depuis votre Windows virtuel, ouvrir Internet Explorer. • Aller vers ce lien internet : http://198.73.164.245/publish/Install.htm • Saisir votre nom d’utilisateur sous ce format : « UQAT\Nom utilisateur » et votre mot de passe de l’UQAT. • À ce moment, une page web permettant de procéder à la nouvelle installation apparaîtra. Cliquer sur « Install ». • Cliquer ensuite sur « Installer » et l’application sera alors installée sur votre Windows virtuel. • L’application démarrera automatiquement après l’installation. • Pour les utilisations suivantes, il sera nécessaire de vous faire un raccourci sur le bureau virtuel. • Ouvrir le menu « Démarrer », « URSTM ». • Faites bouton droit et laissez le enfoncé pour glisser « Gestion URSTM » vers le bureau. • Choisir « Créer un raccourci » ou « Copier ». • Lors de vos prochaines utilisations du serveur d’application, l’icône apparaîtra sur le bureau virtuel et lorsque vous double-cliquerez, la base s’installera à nouveau et sera lancée automatiquement.

14. Aperçu de la fenêtre principale Ouverture/fermeture de session (changer d’utilisateur) Pour administrateurs seulement Module de création/gestion d’échantillons Module de création/gestion des demandes de tâches ou d’analyses Module pour les remblais cimentés en pâte Consultation de la liste des projets IRME/URSTM Pour administrateurs seulement Consultation de la liste des employés/étudiants Pour administrateurs seulement Module abandonné Module « personnel » Les signes « + / - » permettent d’afficher ou masquer l’arborescence des sous-modules Feuille de temps pour les gens qui feront du travail sur des projets de l’URSTM Tâches qui vous sont actuellement attribuées Tâches dont vous avez fait la demande Messages du serveur Compte actuellement connecté à la base

15. « Unités de base » • À l’URSTM, il existe deux unités de base principales: • Le numéro de projet • Numéro de projets étudiants: PI-prénom nom étudiant (ex: PI-Aurélie Chopard) • Numéro de contrat de service pour clients externes : PU-aaaa-mm-xyz (ex: PU-2013-05-805) • Le numéro d’échantillon • Numéro séquentiel attribué par l’outil de gestion lors de l’enregistrement d’un échantillon • Toute demande de travaux ou analyse doit faire référence à ces « unités de base »

16. Échantillons • Tout échantillon, solide ou liquide, peut importe sa taille, doit être enregistré dans la base de données et avoir un numéro unique (numéro séquentiel généré par l’outil de gestion) • Aucune analyse ne pourra être réalisée sur des échantillons sans numéro • Notez l’emplacement de vos échantillons dans vos demandes d’analyses • Infos à écrire sur vos contenants: • Numéro de projet • Numéro d’échantillon • Nom d’échantillon • Date de création physique de l’échantillon

17. Échantillons (suite) • Concept d’échantillons parent/enfants Prélèvement, séchage et/ou concassage et/ou autre transformation où l’on conserve l’original Échantillon enfant Échantillon parent

18. Échantillons (suite) • Parents/enfants (suite) Parent Composite Parent Enfant Parent

19. Échantillons (délais de conservation) • Les échantillons solides et secs peuvent être conservés durant 6 mois (sacs hermétiques à T°.P.) • Les échantillons de pulpe ou humides: 6 mois à 6 °C, sauf pour certains paramètres • Les échantillons d’eau:

20. Échantillons (suite) • Démonstration d’enregistrement d’échantillons en direct sur projecteur • Démonstration de recherche d’échantillon en direct sur projecteur • Astuces: • Utiliser un nom de groupe significatif • Imprimer une feuille pour vos dossiers • Exportation en tableur Excel (niveau hiérarchique « 1 » ensuite « Entrée ») • Se faire un fichier Excel de suivi de ses demandes d’analyses • Faire attention (surtout pour les liquides) que la date de création physique est bien la date d’échantillonnage

21. Typiquement, on fait « nouveau », sauf si on veut ajouter nos échantillons à une « batch » existante Échantillons (fenêtre d’enregistrement) Si l’échantillon a un/des parents, on les écrit séparés d’une virgule et on clique « valider », sinon, « 0 », « valider » Choisir votre numéro de projet en cliquant « choisir » *: les listes de choix peuvent être modifiées par Mathieu Date d’échantillonnage Lieu d’entreposage dans nos labos (liste de choix*) « Groupe » est un repère pour vous, champs libre Lieu d’échantillonnage (liste de choix*) Remarques sur l’échantillon au besoin Nature de l’échantillon (liste de choix*) Nom représentatif (champs libre) Format du contenant de l’échantillon (liste de choix*) Mettre un échantillon de la liste du bas en surbrillance et cliquer « supprimer » enlève l’échantillon de la liste du bas Cliquer « ajouter » place l’échantillon dans la liste de création du bas Mettre un échantillon de la liste du bas en surbrillance, modifier les infos incorrectes et cliquer « modifier » pour corriger Cliquer « Approuver » enregistrera les échantillons de la liste et vous aurez alors leur numéro

22. Enregistrement : création d’étiquettes • Lorsque vos échantillons sont créés, il est fortement recommandé de faire produire une étiquette pour ces derniers. • Exportez votre liste d’échantillons créés en Excel (voir plus loin) et les envoyer email à: • Janie (échantillons liquides) • Patrick (échantillons solides) Analyses réalisées sont biffées Étiquette pour liquide vierge Cocher les analyses à faire

23. Enregistrement : création d’étiquettes • Il est fortement recommandé de fonctionner avec des étiquettes. • Si vous ne faites pas produire d’étiquettes et/ou en attendant celles-ci, vos échantillons doivent avoir les infos suivantes dessus : • Au moins: • Numéro de projet • Numéro Uxxxxx (que vous aurez généré dans le logiciel) • Les analyses à réaliser • Signaux de dangers (Amiante, As, Pb, etc., voir Patrick pour étiquettes) • Mieux: • Date d’échantillonnage • Nom ou initiales

24. Échantillons solides : entreposage • Pour des besoins d’entreposage seulement (ie aucune analyse demandées pour l’instant), chaque étudiant se verra attribuer un partie d’armoire aux locaux D012 et D012.1 • Faites la demande à Patrick Bernèche et les portes seront marquées à votre nom. • Remarque: ce sont pour des échantillons seulement, il est donc interdit d’y stocker : • Outils • Réactifs • Vêtements • EPIs

25. Échantillons : dépôt pour analyses (solides) • Solides: • Classés par #Uxxxxx Dans les boîtes bleues au-dessus de la balance analytique (D113.6) • Les analyses demandées doivent figurer sur les étiquettes ou les sachets • Les analyses réalisées sont biffés sur les sachets • Le personnel technique fait le ménage et range à l’entrepôt (E018) les échantillons pour lesquelles toutes les analyses sont biffées. • Si vous ne trouvez plus vos échantillons au D113.6, demandez au personnel technique. • Seul le personnel technique a accès au E018, vous devrez être accompagnés.

26. Échantillons : dépôt pour analyses (liquides) • Frigo (Mezzanine) • Tubes préparés pour la chromatographie ionique et en attente d’analyse • Bouteilles en attente d’envoi pour l’externe (ex : Maxxam, SGS) • Échantillon solide à réfrigérer • Échantillon provenant de client à conserver • Dans la porte • Échantillon à analyser pour les mini-cellules ; • Chaque compartiment associé à un projet • Frigo #1 (D113.5 près de la porte) • Échantillons en attente d’analyse ; • L’étagère du haut sera priorisée pour les analyses d’électrochimie et l’acidification en attente; • L’étagère du bas sera priorisée pour les analyses d’acidité et alcalinité en attente • Le congélateur servira aux ‘’icepacks’’ • Frigo #2 (D113.5 au fond) • Échantillons déjà analysés en totalité • Le congélateur servira aux échantillons solides à conserver

27. Échantillons : dépôt pour analyses (liquides – suite) • Les échantillons acidifiés 2% HNO3 pour analyses ICP sont déposés sur l’étagère du local D113.5 • Lorsque vous recevez des résultats, les interpréter le plus tôt possible et demander une ré-analyse au besoin (gardez en tête les délais de conservation des échantillons) • Si les résultats vous sont satisfaisants, allez détruire vos échantillons lorsque toutes les analyses ont été réalisées. • À intervalles régulières, l’équipe technique jettera tout échantillon liquide dont le délai maximal est dépassé pour tous les paramètres analysés (selon la date de création physique).

28. Demande d’analyse • Vous devez informer votre directeur avant de faire une demande d’analyse (la coordination validera avec votre directeur avant que les travaux ne soient acceptés) • Délai par défaut : 2 semaines, si moindre, on doit prendre entente lors de la réunion de production • Le délai écrit dans la base ne garanti pas que les travaux seront effectués pour la date demandée : à vérifier en réunion de production • Les demandes d’analyses doivent obligatoirement faire apparaitre la liste des noms d’échantillons ET leur numéros de laboratoire. • Séparer les demandes par type d’analyse (ex: 1 pour ICP-AES, 1 pour la DRX, 1 pour le GS, etc.) • Une demande d’analyse peut contenir plusieurs échantillons.

29. Demande d’analyse (suite) • Démonstration de demande d’analyse en direct sur projecteur • Astuces: • Copier/coller la liste de numéro d’échantillons et de noms depuis Excel (ajouter ensuite des espaces) • « Recycler » une demande en cliquant sur « Ajouter » et ensuite la modifier pour le prochain type d’analyse. • Demandes périodiques lorsque projet de type essais cinétiques ou lors d’échantillonnage périodiques (enregistrer votre liste d’échantillons d’avance, vous pourrez alors y référer dans la demande périodique)

30. Donner un titre informatif sur l’analyse et le nombre d’échantillons Demandes d’analyse (fenêtre nouvelle demande) Laissez cette case à « Non assigné » si vous ne connaissez pas la ressource qui fait les analyses demandées C’est vous Cocher « Périodique » si votre demande est pour des échantillons répétitifs (ex: lixiviats d’essais cinétiques) Non utilisé pour les demandes d’analyses Défaut : 2 semaines, à planifier en réunion de production « Choisir », trouver son projet (PI-Votre nom) dans la liste, puis « Accepter » Les champs « # Projet » et « Nom projet » s’empliront automatiquement Écrire une description détaillée de l’analyse souhaitée, les numéros ET les noms des échantillons et les particularités au besoin Cliquer « Ajouter » peuple la liste du bas. On peut ensuite « Modifier » des infos d’une demande en surbrillance ou la « Suprimer » Cliquer « Approuver » enregistre la demande et la place en attente de la prochaine réunion de production

31. Demande de tâche • Tous les travaux nécessitant l’intervention de l’équipe technique de l’URSTM nécessite une demande de tâche avant de pouvoir être exécutée • Vous devez informer votre directeur avant de faire une demande de tâche (la coordination validera avec votre directeur avant que les travaux ne soient acceptés) • Estimez le temps nécessaire prévu et l’inscrire dans la case appropriée du formulaire de demande • Délai par défaut : 2 semaines, si moindre, on doit prendre entente lors de la réunion de production • Le délai écrit dans la base ne garanti pas que les travaux seront effectués pour la date demandée : à vérifier en réunion de production • Les demandes de tâches se font de la même manière que les demandes d’analyse

32. Demande de tâche (suite) • Insérez une description précise de vos besoins – plus précise est la demande, plus vous avez de chance d’avoir ce que vous voulez et dans des délais raisonnables • Une demande de précisions vous sera envoyée par email au besoin (délais supplémentaires) • Exemples de tâches nécessitant une demande de tâche (liste non limitative): • Demande de formation sur un équipement • Demande de réparations sur un équipement • Assistance technique pour travaux au laboratoire • Assistance pour travaux de terrain

33. Module « Remblais » • Le module « Remblais » permet de stocker et importer toutes les informations nécessaires à la production et au suivi des recettes de remblai cimenté en pâte produites au laboratoire. • Vous devrez être formé par Yvan Poirier ou Olivier Peyronnard avant de pouvoir utiliser ce module (écrire une demande de tâche à cet effet)

34. Consultation des listes • Pour consulter la liste des: • Projets: • Aller sous « Projets », ensuite choisir « Projets » • Vous trouverez la liste des projets (en cours et historiques) et des informations à leur sujet. • Si votre projet n’apparaît pas, en aviser Louise Labbé. • Utilisateurs: • Aller sous « Utilisateurs », ensuite choisir « Liste avec informations » • Vous trouverez de l’information sur les coordonnées que vos collègues ont bien voulu partager

35. Mon dossier • À partir de « Mon dossier », on peut: • Compiler ses heures travaillées par projet ou par demande de tâche dans « Ma feuille de temps » (pour ceux qui travaillent sur des projets URSTM) • Consulter la liste des tâches qui nous sont attribuées sous « Mes tâches à faire » et les marquer comme « Terminée » lorsque les travaux ont été réalisés (attention: les demandes d’analyses ne peuvent être cochés « Terminée » que par Marc ou Olivier) • Faire le suivi de l’état des demandes de travaux que nous avons rédigé sous « Mes demandes de tâches »

36. Réunions de production • Les réunions de production de l’équipe technique de l’URSTM ont lieu tous les lundis à 10h30 au local E003 (sauf en cas de congé fériés ou quelques rares exceptions qui seront toujours communiquées par email à toute l’équipe de l’IRME) • Vous devez vous présenter à la réunion si: • Vous avez écrit une nouvelle demande de tâche ou analyse dans la base • Vous voulez faire un suivi sur une/des tâche(s) que vous avez demandé(s)

37. Troubleshooting • Outil de gestion URSTM est une application WEB, il se peut que les « pages » ne chargent pas comme il le faut, tout comme des pages WEB • Il y aura alors un message d’erreur au bas de la fenêtre à gauche. • Normalement, si vous tentez une deuxième fois l’opération, ça va fonctionner. • Après plusieurs tentatives infructueuses, contacter un des administrateurs qui vérifiera l’état du serveur qui héberge la base: • Mathieu Villeneuve ou • Marc Paquin ou • Louise Labbé