KARLSTADS KOMMUN

1. KARLSTADS KOMMUN Verksamhetsutveckling med IT som stöd Mats Jensen Gruppchef Förvaltning IT

2. POLITISKT BESLUT 2005 • Centralisera all IT-verksamhet • Intäktsfinansierad IT-verksamhet • Använda ramverket ITIL/ITSM • Affärsmässig förvaltningsstyrning/pm3 • Tekniskt ansvar för telefonin

3. IT-enheten organisation 2014 Service Design Service Transition Service Operation Service Strategy

4. ATT FÅ ETT FUNGERANDE SAMSPEL Utveckling IT Drift IT • Arbetsprocesser • Effektivisera • Rationalisera • Medborgarnytta • Kravställa • Omsätta i IT-lösning som stödjer verksamhets-utvecklingen • Genomföra lösningar • Överlämna till drift • CMDB • Kontinuerlig leverans • Servicedesk Verksamhets-utveckling Förvaltning IT

5. STÄRKA OCH MÖJLIGGÖRA VERKSAMHETS-UTVECKLING MED IT SOM STÖD SERVICE DESIGN Utveckling IT IT-beredare • Arbetsprocesser • Effektivisera • Rationalisera • Medborgarnytta • Kravställa • Omsätta i IT-lösning som stödjer verksamhets-utvecklingen IT-controller/SLM Verksamhets-utvecklare Kund-ansvariga IT IT-arkitekter IT-samordnare IT-projektledare Verksamhets-utveckling Affärsansvarig IT

6. MÅLEN MED pm3 • Öka nyttan • Förbättra styrningen • Skapa effektiva förvaltningsorganisationer • Få tydliga roller • Skapa ordning och reda

7. Tydliga förvaltningsuppdrag • Omfattning • Mål • Organisation • Budget Förvaltnings- specifikation • Objektbeskrivning • Förvaltningsaktiviteter • Organisation och • rollbeskrivningar • Förvaltnings- processer Förvaltningsplan Beskrivna, förstådda och accepterade förvaltningsprocesser Affärsmässiga förvaltningsorganisationer Icke godkänt PART NIVÅ VERKSAMHETSNÄRA FÖRVALTNING IT-NÄRA FÖRVALTNING BESLUT-SFORA Intern upphandling Beräkna tekniska, verksamhets-mässiga samt övriga resurser Utformning av nya mål Avstäm-ning Extern upphandling Beslut om förvaltningsplan Leverans- ansvarig Objektägare Styrgrupp Stategisk Korrigering Nuläges-beskrining Förvaltnings- ledare Taktisk Kundansvarig Förv.grupp Operativ Arbets-grupp Teknik- specialist Objekt- specialister pm3 bygger på fyra centrala komponenter Effektiva förvaltningsobjekt

8. FOA – Förvaltningsobjektsarkitektur som en målbild Samhällsbyggnad Social välfärd Utbildning Elnät Energi Flygplats Stadsbyggn. & Miljö Fastighet Vård & Omsorg Lärande Elnät Affär & admin. Flygpplats Kärnverksamhet Teknisk förvaltning Kultur & Fritid Social omsorg Skol-admin. Övervakn. & Prod. Kollektiv- trafik Räddnings-tjänst Gemensam ärende- och möteshantering & Dokumenthantering Webb-/Digitala kanaler Stödverksamhet Ekonomi & inköp Personaladministration IT-arbetsplats IKT- infrastruktur Teknisk Plattform

9. Organisationför ett fungerande pm3 arbete

10. Våra kundansvariga • Magnus - Bolag/Förbund • Karlstad Airport AB • Karlstads bostads AB • Mariebergsskogen AB • Räddningstjänsten Regionförb. • Henrik - Human • Vård och omsorgsförvaltningen • Arbetsmarknads och socialförv. • Miljöförvaltningen • Kultur och fritidsförvaltningen • Nils – Koncern gemensamma • Kommunledningskontoret • Anders - Teknik • Teknik och fastighetsförvaltningen • Stadsbyggnadsförvaltningen • Karlstads Energi AB • Karlstads Elnät AB (inkl. Stadsnät AB) • Malin - Skola • Gymnasieförvaltningen • Barn och ungdomsförvaltningen • Region Värmland • Emil - Drift- och Servicenämnden • Alla 16 kommuner i länet

11. AFS ÖVERSIKT AFS policy AFS broschyr AFShand-ledning Kom igång med AFS Resursnätverk IT-plan IT-plan Mallar Bildspel Styrgrupp IT FÖRVALTNING/BOLAG IT-ENHETEN Ändringar Förvaltnings-plan Verksamhets och medborgarnytta Drift Förvaltnings-specifikation VERKSAMHETSPLANERING RESURSSTYRNING Årscykel

12. Årscykel – Mötesforum på IT området

13. Ansvar Styrgrupp IT • säkra nyttan av den gemensamma IT-plattformen • identifiera och diskutera strategiska gemensamma IT-frågor utifrån medborgarnytta och verksamhetsperspektiv • fastställande av informationskanaler för Styrgrupp IT • vidareutveckla Affärsmässig förvaltningsstyrningen enl pm3 • vidareutveckla modellen för Leveransavtal med tillhörande Servicenivåavtal • vidareutveckla tjänstekatalogen • informera om pågående verksamhetsutveckling till FD/VD • vara referensgrupp i IT-frågor

14. Planer för varje pm3 objekt skapas

15. 12 000 mätpunkter sammanställs

16. Planerna sammanfattas årsvis 133 st VU aktiviteter 264 st VM aktiviteter

17. Redovisning av behov jämte kapacitet

18. Veckovis portfoliohantering

19. Hantering av de enskilda ärendena

20. Planering – kan man planera allt? • Nej, naturligtvis inte – vi ser denna planering som en ”forecast” och en utgångspunkt • Det som tillkommer måste ju då prioriteras emot lagd planering • Bättre att ha 70% i plan som följs än att ”hela havet stormar” • Ungefär 30% tillkommer under året men också 30% blir inte av – av olika orsaker

21. Vad är framgångsfaktorer? • Skapa förtroende (öppenhet, insyn, samma mål) • Tjänstefiera leveranserna från IT (förväntan/leverans) • Intäktsfinansiera IT (betala för nytta och användning) • Upprätta verksamhetsdriven styrning (Styrgrupp) • Tillsätt kundansvariga (samverka med kunden) • Dela på Förvaltning och Drift (operativt & taktiskt) • Implementera PM3 (roller, styrning, planer, nyttovärdering) • Skapa ordning på ramar, riktlinjer, processer (gemensam styrning) • Kommunicera (till och från IT samt till alla berörda, hela tiden)