Etre un délégué ACF c’est...

1. Etre un délégué ACF c’est... Voici quelques informations clefs pour organiser au mieux votre délégation

2. Sommaire • Composer et structurer son équipe • Le recrutement de bénévole • L’organisation d’une délégation • Les évènements en délégations • Les projets impulsés par le siège • Les évènements spontanés • Monter un projet en délégation • L’Extranet • L’Adhésion

3. Le recrutement de bénévoles COMMENT TROUVER DES BENEVOLES GRACE AU WEB ? • Le site internet de votre délégation : Annonce en page d’accueil • Sites de bénévolat: www.francebenevolat.org www.espacebenevolat.org (mini-compte ACF) www.betobe.org www.jeveuxaider.com www.passerellesetcompetences.org www.annuaire-service-a-domicile.fr NB: Pour les sites payants sur lesquels ACF n’a pas de compte, vous pouvez dans la limite du raisonnable payer avec votre sous compte ACF. • les réseaux sociaux : Viadeo, Facebook (votre page personnelle) • Le réseau associatif : la plateforme Educasol (ex : les relais de Ritimo) • Les listes de diffusion : l'Auberge de la solidarité (par ex) • Tous les sites d’annonces (non spécialisés) : www.maville.com , www.olx.fr , www.vivastreet.fr...

4. Le recrutement de bénévoles COMMENT TROUVER DES BENEVOLES AVEC LA COMMUNICATION PAPIER ET ORALE ? • En mairie : la maison des associations, MJC... • Les universités et Grandes écoles votre département : Affichages, prise de contact avec les Bureaux Des Etudiants et associations de solidarité. (cf: kit étudiant) • Annonce gratuite : brève dans le quotidien « Métro » (par ex), le journal et la télévision locale, communiquée de presse…. • Communication associative en région ex : petit futé, le Chti, • Les autres structures : Agir ABC, Unis cité……… • Le réseau associatif : la plateforme Educasol (ex : les relais de Ritimo) • Et aussi : • Les stands associatifs, la communication sur les évènements de la délégation : affiche « recherche de bénévoles », CP, flyers

5. Le recrutement de bénévoles L’APPUI DU SIEGE • Communication régulière sur les délégations en interne • Possibilité d’envoyer un e-mailing aux donateurs de vos régions • Les évènements de vos délégations sont relayés sur Facebook et envoyés à la mailing des anciens expatriés et des administrateurs. • Transfère de toutes les candidatures reçues au siège aux délégations concernées • N’hésitez pas à demander de la documentation et des affiches ! EN CONCLUSION • N’hésitez pas à faire parler de vous ! Les bénévoles sont une ressource essentielle au bon fonctionnement de la délégation et à la motivation. Qu’ils soient disponibles 5 heures par semaine ou seulement 2 heures par mois, ils peuvent vous aider et créer une dynamique !

6. L’organisation d’une délégation Accueil des nouveaux bénévoles, quelques conseils: • Faire une réunion d’accueil pour les nouveaux uniquement • 1h30/2h, un autre jour que la réunion mensuelle • Leur passer le film institutionnel pour présenter ACF • Leur passer le PPT « d’accueil » (extranet) • Leur remettre un package type du nouvel arrivant (ex: plaquette délégations, CCF/DCF, carte missions, Actions, rapport d’activité...) • Identifier lors du tour de table: leur potentiel, compétences, envies, besoins, demandes. Pour qu’ils les mettent au profit de la délégation et leur donner des responsabilités. • Fidéliser votre équipe vous permettra de structurer votre délégation et sera le facteur d’une bonne dynamique. Cela vous permettra aussi de mettre en place des évènements locaux particuliers. • Pour fidéliser les bénévoles il faut valoriser leur engagement ! Il faut qu’ils se sentent intégrés à la structure pour laquelle ils œuvrent et donnent du temps.

7. L’organisation d’une délégation Savoir déléguer Le délégué a deux missions qu’il ne peut déléguer (sauf absence): la comptabilité et le porte parolat. • Pour ce qui est des autres tâches inhérentes au fonctionnement de la délégation (recherche de bénévoles, organisation d’évènement, communication, stock...), le délégué doit se faire aider un maximum par son équipe. Pour le décharger mais également pour impliquer et responsabiliser ses bénévoles! • Un rôle précis : chaque bénévole est là pour mettre ses compétences à disposition de la délégation (réseaux, contacts, compétences professionnelles). Le délégué dispatch à son équipe et selon les compétences de chacun un certain nombre de tâches. Ainsi le bénévole se sentira beaucoup plus impliqué si ces compétences sont mises à profit. • L’important est de ne pas noyer les bénévoles dans une activité trop importante. Beaucoup d’entre eux travaillent et il ne faut pas qu’ils se sentent submergés par les tâches. C’est au délégué de trouver, en consultant son équipe, la meilleure organisation possible. • Un délégué soutenu et aidé par son équipe, des bénévoles impliqués dans les rôles qui les intéressent, voici 2 ingrédients phares d’une délégation qui fonctionne.

8. L’organisation d’une délégation La délégation peut être structurée par pôles. En effet vous pouvez déléguer à une personne ou créer un groupe qui s’occupe de chaque pôles, selon ses compétences ou ses envies. Exemple d’organisation par pôles: • Pôle projets jeunesse (CCF et DCF): recherche d’établissements, planning de sensibilisations.. • Pôle Journées Mondiales (JME et JMA): lettre mairie, lieux, animations... • Pôle culturel et artistique: organisation de conférence, expo photos, concert solidaire au profit d’ACF • Pôle logistique: stocker le matériel, l'apporter le jour J, lister les besoins en docs • Pôle communication: contacter les médias lors d’évènements pour le promouvoir (envoi de CP et RP), mettre à jour la liste des contacts médias et entretenir des relations avec eux • Pôle RH : dépôt de documentation dans des lieux propices, annonces sur sites spécialisés, recrutement des bénévoles, accueil des nouveaux • Pôle administratif: faire le compte rendu des réunions, inviter les bénévoles aux réunions mensuelles, faire l’ordre du jour, confirmer la date, le lieu et les horaires par emails ou téléphone. • Pôle site de la délégation: Mettre à jour le site de la délégation

9. Les évènements en délégations: ceux impulsés par le siège Les Journées Mondiales de l’Eau (en mars) et de l’Alimentation (en octobre) La Course contre la Faim et un Dessin contre la Faim (tout au long de l’année)

10. Les évènements spontanés en délégation Tout au long de l’année de multiples évènements peuvent être organisés par la délégations et au profit d’ACF ou encore être proposés, à la délégation, par d’autres acteurs locaux de la solidarité: • Des conférences avec un intervenant ACF du siège, des concerts, des ventes aux enchères, des tournois sportifs, des récits retour de missions avec un expatrié... • Vous pouvez également être sollicités et avoir un stand pour le Tour de France Humanitaire, organisé par Bioforce ou durant la Semaine de la Solidarité... Tous ces évènements assurent à la délégation et à ACF: • de la visibilité • le grand public est sensibilisé aux missions ACF et sait qu’une délégation locale existe et cherche des bénévoles • vos bénévoles sont impliqués dans la vie de la délégation en mettant en place ce type de projet Il est important de savoir que nous ne pouvons en aucun cas engager de frais pour l’organisation d’un évènement. En effet nous n’avons pas de branche commerciale et donc nous ne pouvons pas dépenser ou investir de l’argent pour en gagner. En revanche nous pouvons être bénéficiaires de la collecte issue d’un évènement, organisé par un tiers mais auquel la délégation peut activement s’associer.

11. L’Extranet et le site d’une délégation L’Extranet Le site d’une délégation Chaque délégation a son site internet dédié. Le grand public peut y avoir accès facilement via le site institutionnel d’ACF. Il est important de faire vivre le site de votre délégation, de la dynamiser en le mettant régulièrement à jour selon vos évènements et en l’illustrant à l’aide d photos prises le jour J. C’est une interface qui peut également vous permettre de recruter de nouveaux bénévoles Pour mettre à jour votre site, c’est très simple (cf. mode d’emploi). Vous avez accès à un extranet, c’est-à-dire un portail réservé aux délégations ACF uniquement, sur lequel vous trouverez des documents d’informations: • sur ACF, • d’aide pour mettre en place vos évènements, faire votre comptabilité, • des documents administratifs pour réserver des salles et • beaucoup d’autres docs qui vous aideront dans votre organisation de tous les jours L’accès à l’extranet est très simple du site institutionnel ACF (cf. mode d’emploi) (mot de passe et identifiant pour y accéder: ACFDEL2012)

12. L’Adhésion chez ACF Délégué et/ou bénévole ACF, vous pouvez adhérer à l’association via un bulletin d’inscription disponible sur le site institutionnel ou via le service délégations Etre adhérent c’est : • Adhérer aux valeurs et aux principes de l’association • Faire partie de l’AG des adhérents et à la JVA (juin) • Participer activement à la vie d’ACF en élisant le CA • Participer aux débats sur les grandes orientations de l’association • S’impliquer lors des évènements de sensibilisation si vous le souhaitez ACF s’engage à informer ses adhérents pour les aider à mieux exercer leurs droits: • La « Lettre Mensuelle », • Les « Echos du CA », • Invitations aux « Conférences Françoise Giroud » • Invitations aux « Récits retour de mission » des expatriés • Un espace adhérent avec un forum • La possibilité d’assister aux réunions du CA (en tant qu’observateur)

13. Etre délégué c’est aussi... • Sensibiliser le grand public aux missions d’ACF • Participer aux réunion au siège ACF deux fois/an (janvier et septembre) avec un membre de votre équipe • Représenter l’association en local (lors de projets ou d’évènements de partenariats locaux) • Répondre aux sollicitations des médias locaux lors d’urgences (Haïti, Sahel, Corne de l’Afrique...) • Rencontrer, selon vos disponibilités et celles de vos bénévoles, les équipes de street marketing qui sillonnent une fois/an vos villes à la rencontre de nouveaux donateurs. • Mettre en place de petits partenariats locaux