Praktiska erfarenheter om digitalisering vid Helsingfors universitetets centralarkiv

1. Praktiska erfarenheter om digitalisering vid Helsingfors universitetets centralarkiv

2. Praktiska erfarenheter om digitalisering vid Helsingfors universitetets centralarkiv • Före 2006 tre olika försök att få ett digitaliseringsprojekt i gång: • Digitalisering av några dokument av Kungliga Akademin i Åbo. • Det andra i år 2000; en studentmatrikel för åren 1866 till 1885. • Tredje: Digitaliseringsstrategin

3. Praktiska erfarenheter om digitalisering vid Helsingfors universitetets centralarkiv • Hindren med försöken: • Otillräcklig datautrustning (datorns minneskapacitet och dataöverföringssnabbhet) det var inte förnuftigt att bjuda sådant material över nätet. • Omfattande kostnader.

4. Praktiska erfarenheter om digitalisering vid Helsingfors universitetets centralarkiv • Digitaliseringsstrategi år 2002 • Samarbete med HUB och Universitetsmuseum • Principiell konstaterades, att det vore bra, om universitetet skulle ha ett digitalt arkiv, dvs. en modern forskningskanal. • Förverkligades inte pga bristande gemensam vilja.

5. Praktiska erfarenheter om digitalisering vid Helsingfors universitetets centralarkiv Digitalisering 2006 • Materialet, som digitaliserades, bestod av mikrofilmade studentmatriklarna 1817 till 1901. • Mikrofilmkorten gjorda i början av 1990-talet. • Digitalisering gjordes av negativfilmerna. • Antalet korten: 82

6. Praktiska erfarenheter om digitalisering vid Helsingfors universitetets centralarkiv Digitalisering 2006 • Texten i är handskriven, vilket innebär att: • texten måste presenteras som bilder. • ingen möjlighet att förse filerna med en sökoption.

7. Praktiska erfarenheter om digitalisering vid Helsingfors universitetets centralarkiv

8. Praktiska erfarenheter om digitalisering vid Helsingfors universitetets centralarkiv • Digitalisering i tre olika versioner : • tiff-bilder • oförpackade pdf-filer • packade pdf-filer • Först försökte vi att använda de oförpackade pdf-filerna, men de var alltför stora. • Tidsperioden 1817-1865 indelad i 50 enskild fil, (7 - 19 mB), åren 1892-1901 indelad i 10 enskild fil (250 mB i genomsnitt). • Antalet studenter och text ökade markant och efter 1901 kommer denna trend att bli starkare varje år.

9. Praktiska erfarenheter om digitalisering vid Helsingfors universitetets centralarkiv • Till slut valdes de packade pdf-filerna. • ”Nackdelen” är att man måste ha Acrobat Reader version 7.0 för att kunna läsa de här filerna. • Plussidan: Acrobat Reader gratis programvara.

10. Praktiska erfarenheter om digitalisering vid Helsingfors universitetets centralarkiv • Fördelar med pdf: • Vem som helst kan läsa pdf-filen, var som helst och när som helst. • Bilden på mikrokortet kan förstoras till en viss grad medan bilden i pdf-filen kan förstoras i princip obegränsat: man har mycket bättre förutsättningar att kunna tolka enskilda tecken.

11. Praktiska erfarenheter om digitalisering vid Helsingfors universitetets centralarkiv • Av nackdelar kan nämnas möjligheten att kunna skriva ut eller spara matriklarna. • Nyare matriklar: det kan finnas ömtåliga saker på korten. • Man kan inte söka personer direkt utan måste gå via namnregistret till varje matrikel och se, på vilken sida namnet förekommer. • En lösning till detta skulle ha varit att förse varje bild med tilläggsinformation och göra en databas av bilderna; rejält jobb - dessutom saknar vi kunskaperna att kunna göra det.

12. Exempel 1: matrikel 1819, sid. 28

13. Exempel 2: matrikel 1899, sid. 122

14. Praktiska erfarenheter om digitalisering vid Helsingfors universitetets centralarkiv • Helsingfors Universitets centralarkiv • Fabiansgatan 33 (PB 3)00014 Helsingfors universitettel. 358-9- 1911 22390 fax 358-9-19124299E-post: central-archives@helsinki.fihttp://www.helsinki.fi/keskusarkisto/matrikkelit/matrikkeli_1817_1901.htm