Om övergången till MARC21 svenska erfarenheter

1. Om övergången till MARC21svenska erfarenheter Odense, 2003-04-08 Christer Larsson LIBRIS, Kungl. biblioteket, Sverige christer.larsson@libris.kb.se

2. Rubriker • LIBRIS-modellen • Dagsläge & Bakgrund • Några erfarenheter efter 1 års MARC21-användning • Flerbandsverk • Exempel

3. Rätt beslut? • Ur strategiskt perspektiv: • MARC21 ej perfekt, men tillräckligt bra. • God grund för framtida utveckling i enlighet med internationell standard. • Goda möjligheter till rationalisering.

4. Rätt beslut! Problem och utmaningar finns … men de går att lösa

5. LIBRIS-modellen LIBRIS webbsök (+ Z39.50) fri publik sökning www.libris.kb.se MARC21 XML/XSLT KB lokalt system (Aleph) katalogisering (voyagerklient) postexport daglig uppdatering LIBRIS fjärrlån 1.400 bibliotek LIBRIS Katalogisering (Voyager) 4,6 milj. titlar + bestånd 200 bibliotek nationalbibliografin MARC21 katalogisering (voyagerklient) Statistik Nyförvärvslistor (webbformulär) GUB lokalt system (Virtua) postexport Totalt ca 15 lokala system: Aleph, Virtua, Voyager, Millennium, Micromarc, X-Ref med flera

6. MARC21 som katalogiserings- och lagringsformat (januari 2002) • Bibliografiskt format • Auktoritetsformat • Beståndsformat (Holdings) • Dessutom ett parameterstyrt exportformat (till lokala system med mera). • En Formathandbok med svensk översättning och tillämpningsanvisningar är under arbete.

7. Inte bara nytt format … • Nytt katalogiseringssystem • Från egenutvecklat stordatorsystem till ”nyckelfärdigt” system i modern teknisk miljö (Voyager). • Integrerad auktoritetskontroll • Namn, verktitlar, ämnesord.

8. Katalogupphandling 1Horizon • SweMARC-försöket • Kontrakt undertecknas 1998-12-22 • Kontraktet sägs upp 2000-09-12

9. Katalogupphandling 2Voyager • Beslut om MARC21, 2000-12-19 (LIBRIS ledningsgrupp) • Kontrakt undertecknas 2001-06-15 • LIBRIS-databasen konverteras (2001) … även till lokala system. • Utbildning genomförs, nov 2001 – jan 2002 MARC21 & Katalogiseringsklient. Central tvådagarsutbildning – ca 200 katalogisatörer.

10. Katalogupphandling 2, forts. Driftsättning 2002-01-23

11. Konverteringen • Bibliografiska poster (9 miljoner) • Beståndsposter (15 miljoner) • Auktoritetsposter: • Svenska ämnesord (30.000) • Systemgenererade Namn/Titlar (80.000)

12. Konverteringen, forts. • 44.000 ”äkta” auktoritetsposter över personnamn (konverterade och inlästa årsskiftet 2002/2003). • Ca 4.000 ”äkta” auktoritetsposter över institutionsnamn återstår att konvertera.

13. Riktlinjer för katalogiseringen • LIBRIS-bibliotekens Katalogråd (sammanträder 2 ggr/år; ca 35 medlemmar) • Format- och tillämpningsanvisningar (LIBRIS) • KBs Enhet för bibliografisk utveckling och samordning (BUS) • Diskussionslista om MARC21-tillämpningen • Formathandbok (under arbete)

14. Auktoritetsarbetet • Integrerad auktoritetskontroll (MARC21) • Person- och institutionsnamn • Verktitlar • Svenska ämnesord (även som Riktlinjer separat databas) • (BUS) • Omfattande utbildningsinsatser (2002-)

15. Några utgångspunkter (2001) • Ansluta till standard och internationell utveckling • Rationalisera katalogiseringsprocessen • Anpassa till ”nya” medietyper

16. Befarade problem (2001) • ”Ålderdomlig” struktur (katalogkort, datadubblering, ISBD-interpunktion …) • Svenska tillämpningar (ämnesord, klassifikation …) • Flerbandsverk

17. Erfarenheter efter 1 års MARC21-användning Analysen korrekt (utgångspunkter och problemområden) … men överdrivet om problemen

18. Erfarenheter, forts. • Betydande standardfördelar • MARC21 – känt och väl definierat format, • Internationellt postutbyte, • XML-kompatibilitet, • Tekniska standardlösningar, • med mera …

19. Erfarenheter, forts. • Rationaliseringsvinster på sikt? (men har under första året delvis skymts av omställningen till nytt system och nytt format) • Tendens (KB): Ökat antal katalogiseringar från och med sista kvartalet 2002 (jämförbart med eller något högre än föregående år).

20. XML – ett alternativ? • Komplement – inte alternativ • XML = ”container” (jfr ISO 2709) • MARC21 = identifierar datalementen • MARC21 ger tillgång till standardverktyg för XML-framställning med internationellt identifierbar poststruktur.

21. MARC21-strukturen fungerar tillräckligt bra • Stämmer också med de poster som hämtas från utländska källor = rationalisering. • Man lär sig använda och tillämpa MARC21 efter hand, • … men initialsvårigheter finns, i synnerhet för katalogisatörer som ”lärts upp” med det gamla specialanpassade LIBRIS-formatet.

22. Strukturen kan också påverkas • Gradvis ”europeisering” från och med harmoniseringen med UKMARC (senare delen av 1990-talet). • Formaliserad procedur för regelbunden formatuppdatering (2 ggr/år). Förslag (”discussion papers” & ”proposals”) behandlas av MARC Advisory Committee m.fl.

23. … men kärnan består (åtminstone tills vidare) …

24. … dessutom • Katalogiseringsklienten minst lika viktig för ett effektivt och rationellt arbetsflöde. • Moderna system ger helt andra möjligheter än LIBRIS gamla stordatorsystem (inbyggt formatstöd, moderna editeringsfunktioner, templates, kopiera katalogpost etc.).

25. ISBD-interpunktionen • I princip möjligt att låta systemet generera interpunktionen • dock med undantag för: 245$b (övrig titelinformation), och 250$b (påföljande upplageuppgift …)

26. ISBD-interpunktionen, forts. • LIBRIS har dock valt ”manuell inmatning”: • Upphandling av nytt katalogsystem – kunde inte förutsätta funktionalitet med systemgenererad ISBD-interpunktion, • Interpunktion finns redan i importerade utländska poster. • I praktiken bara ett fåtal tecken och fält som katalogisatören behöver hålla i minnet. • Beslutet om manuell inmatning kan bli föremål för omprövning.

27. Svenska tillämpningar • Identifiera de nödvändiga behoven! • Det mesta kan hanteras inom ramen för MARC21 – men kanske på ett annat sätt än tidigare.

28. Ämnesord & Klassifikation(”source codes”) • Källkod i delfält $2 ger goda möjligheter att använda och identifiera svenska system • kssb = SAB-klassifikation (fält 084) • sao = Svenska ämnesord (fält 650) Officiella MARC21-koder tilldelas vid behov – smidig och snabb procedur.

29. Upphovsfunktion(”relator codes”) • Funktionskod i delfält $4 ger utmärkta möjligheter att identifiera den funktion (roll) en upphovsman har i verket, t.ex. • cmp = kompositör • trl = översättare Även här möjligt att vid behov begära nya officiella funktionskoder.

30. Lokala och Nationella formatutvidgningar • MARC21 tillåter användning av lokalt definierade fält, delfält, indikatorer och koder. • Skall normalt innehålla siffran ”9” (för att kunna särskiljas från standard-MARC21).

31. Formatutvidgningar i LIBRIS • LIBRIS har definierat ett fåtal fält och delfält etc. för att tillvarata särskilda svenska behov, främst: • Fält 249 (originaltitel) Motsvarar delvis uniform titel enligt internationell praxis. • Lokala klassifikations- (08X) och ämnesordsfält (6XX) i beståndsformatet. • Se Formathandbokens kapitel om avvikelser från MARC21-standard.

32. I LIBRIS exportformat dessutom • Särskilda fält (900-950) för att transportera inbäddade hänvisningar från sammanhörande auktoritetspost(er), resp. • Specialtillämpning av delfält $5 (bibliotekskod) för att transportera inbäddad lokal information från sammanhörande beståndspost(er). • Se Formathandbokens kapitel om exportformatet.

33. Och inte minst … MARC21 erbjuder ett ”smörgåsbord” av möjligheter för katalogisering på olika nivåer för katalogisering av ”nya” medietyper med mera …

34. Detta är bra, men … Tydliga regler och tillämpningsanvisningar behövs!

35. Flerbandsverken • MARC21-konverteringen • Enhetlig ”schablonmodell” tillämpades. • Tillfredsställande resultat (i vissa fall dock något otympliga poster). • Samtidigt utarbetades preliminära riktlinjer för löpande katalogisering av flerbandsverk.

36. Flerbandsverken, forts. • Därefter (under 2002) successiv finslipning av tillämpningsreglerna. • Flera möjliga metoder finns. Avgörande är: • Vad är det för typ av flerbandsverk? • Hur har tidigare delar katalogiserats/konverterats?

37. Flerbandsverken, forts. • Kommenterad exempelsamling (Svensk biblioteksförenings kommitté för katalogisering, december 2002) • KRS (AACR2) 1.1B9 tillämpas • Titel, deltitel och delbeteckning återges enligt objektet (titelsidan), • Ingen anpassning till hierarkisk struktur, • Normalt görs inga huvudposter på nya flerbandsverk.

38. Flerbandsverken, forts. 1. Monografimetodik (normalmetod) • Varje del beskrivs som vanlig monografi. • Titel, delbeteckning och deltitel i fält 245. 2. Seriemetodik (t.ex. för ”samlade verk”) • Varje del beskrivs som monografi i serie. • Deltitel i fält 245, • Gemensam titel och delbeteckning i 440 eller 490(+800-811).

39. Flerbandsverken, forts. 3. Samtliga delar beskrivs i en post • Endast i undantagsfall, t.ex. för referensverk som ej är till utlån. • Delbeteckningar/deltitlar i fält 300 och/eller 505. 4. Supplement, bihang etc. • Behandlas som egna monografier • med länkfält 772 (ind 2 : <blank>), Supplement till.

40. Flerbandsverken, forts. 5. Konverteringsmodellen • Enhetlig ”schablontillämpning” av monografimetoden. • Delposter + huvudpost, • Länkfält 772 (ind. 2 : 0), Del av. • 772 fungerade även som ”container” för svårkonverterade element i huvudposten. • För nya delar i konverterade flerbandsverk följs normalt konverteringsmodellen.

41. Exempel: Flerbandsverk