Metodología para el proceso de migración hacia la suite ofimática OpenOffice

1. Metodología para el proceso de migración hacia la suite ofimática OpenOffice Experiencia del proceso en las Empresas Municipales de Cali - Emcali

2. Casos de Exito • España • Asia • Brasil • Hospital Universitario UPAEP, A.C. (Mexico) • Colmena Salud (Colombia) • Facultad de Ciencias – PUJ (Colombia) • Novell

3. Novell - Open DeskTop Initiative • Inicio Marzo de 2004 • Mas de 5000 usuarios • Julio de 2004 90% utilizando OpenOffice • Mediados del 2005 Novell Linux Desktop

4. Porque migrar? • Reducción de costos • Hardware • Licencias • Independencia Tecnológica • Personalización de aplicaciones

5. Preparación de la migración • Planeación y coordinación • Establecer prioridad de aplicaciones • Eje central “El Usuario” • Crear entorno de retroalimentación • Compartir información • Grupo de Apoyo y Soporte

6. Usuarios • Categorizar usuarios • Evaluar disposición • Crear interés hacia el cambio • Capacitación en las herramientas que se van a utilizar • Realizar un seguimiento en los adelantos • Mantenerlos informados

7. Comenzando la migración Emcali - PTI

8. Panorama • 800 equipos nuevos • 200 equipos anteriores (aprox) • 1000+ usuarios • Aplicaciones • OpenOffice • Thunderbird • Firefox • Plazo 10 meses

9. Políticas de migración • Utilizar los formatos de OpenOffice para documentos internos. • Guardar como PDF documentos informativos. • Utilizar los formatos de MS Office cuando se trabaje con empresas externas.

10. Tareas Paralelas • Sensibilización • Manuales • Instalación • Capacitación • Soporte

11. Sensibilización • Jornada de Sensibilización del PTI • Ventajas del PTI en el ambiente laboral y personal • Actividad de preparación para la capacitación • Explicación de Software Libre • Abrir canales de comunicación • Crear un ambiente de comunidad

12. Manuales • Manual de usuario • Manual de macros • Retroalimentación de los usuarios • Creación de FAQ • Disponibilidad de información pertinente

13. Instalación de los equipos • Software instalado • OpenOffice • Thunderbird • Firefox • Migración de la información • Cambio de equipo • Entrega

14. Capacitación • Nivel básico • Jornada de 20 horas • Temas • OpenOffice • ThunderBird • Firefox • Instalación de las aplicaciones

15. Capacitación • Presentación de similitudes y diferencias con las nuevas aplicaciones • Identificar el potencial de los usuarios • Identificar posibles inconvenientes • Evaluación de asistentes • Evaluación de capacitadores

16. Soporte • 4 tipos • Telefónico • Escritorio remoto • Correo electrónico • Presencial • Jornada laboral completa • Mismos capacitadores

17. Soporte • Complementar la capacitación • Solucionar los problemas que se presenten a los usuarios • Resolver las dudas en los temas de la capacitación • Prevenir los inconvenientes detectados en la capacitación

18. Inconvenientes presentados • Rechazo al cambio • Archivos con: • Macros • Diagramas • Mas de 32000 filas en Hojas de calculo • Otros • Cruce de horarios en la capacitación

19. Solución de problemas • Creación de una plantilla • Uso de OpenOffice 2.0 en algunos equipos • Re-escritura de algunas macros • Exportar archivos de AS/400 como CSV • Seguimiento y control a usuarios que lo requieran • Curso técnico al área de soporte

20. Resultados • Entorno de trabajo similar • Bajo impacto en el cambio • Equipos funcionales con aplicaciones libres • 800 equipos nuevos en 23 edificios • Capacitados hasta el momento mas de 300 usuarios • 50 OpenOffice 2.0

21. Resultados • Mas del 90% de aceptación entre los asistentes a las capacitaciones • Promedio de más de 4 puntos a los capacitadores en escala de 1 a 5

22. Conclusiones • La migración hacia OpenOffice es posible • El éxito depende en gran medida de la disposición del usuario • OpenOffice y MS Office tienen el mismo propósito • Clasificar los usuarios en niveles de básico, medio y avanzado incrementa el aprovechamiento de la capacitación