Uso de BSCW para el proyecto Aula.Int

1. Uso de BSCW para el proyecto Aula.Int Universidad de Granada

2. Primera fase: conexión a la plataforma y darse de alta como nuevo usuariohttp://aulaint.ugr.es

3. Se introducen los datos de correo electrónico del nuevo usuario. Hay que prestar especial atención a no introducir cuentas de correo no aceptadas por el sistema

4. Si la dirección es aceptada por el sistema aparecerá una pantalla como esta. En caso de no ser admitida BSCW mostrará una página con fondo naranja, como todas las que informan de un error en la plataforma

5. A continuación hay que consultar el correo electrónico para comprobar si se ha recibido un mensaje de BSCW. Dicho mensaje informa de la petición de alta en el sistema y de los pasos a seguir a continuación: o bien pinchar en el apartado “Register now” o bien seguir los pasos que se describen de forma numerada

6. Una vez se pincha sobre el enlace que aparece en el mensaje de correo electrónico, el usuario accede, a través del navegador, a la pantalla de BSCW en la que se deberá escribir un nombre de usuario válido (con menos de 16 caracteres y evitando eñes, acentos, espacios en blanco...) y la contraseña que desea tener para acceder al sistema

7. Aceptados los datos anteriores, y en caso de que todos estén correctos –se escriba un nombre de usuario válido y no repetido por otro usuario anterior, o que la contraseña sea correcta-, el sistema lanzará una ventana nueva para introducir el nombre de usuario escogido y su contraseña y así acceder por primera vez a la plataforma

8. Tras la verificación del alta el usuario accede a un espacio privado. Se trata de una zona dentro de BSCW a la que sólo podrá acceder este usuario y a la que no se podrá invitar a nadie a trabajar en ella. Está pensada para que cada miembro de la plataforma tenga una zona donde almacenar sus textos previos a la puesta en común con el resto de componentes del grupo. Desde esta zona se obtendrá información sobre el calendario y visualizar las entradas tanto personales como las que realicen los miembros de los diferentes grupos a los que se esté suscrito, se podrá acceder a la libreta de direcciones del usuario o, pinchando sobre el icono de “público”, entrar en la zona para usuarios anónimos donde el administrador del sistema puede poner diversos tutoriales sobre el uso de la plataforma

9. Casi al mismo tiempo, BSCW envía automáticamente un mensaje a la dirección de correo del usuario registrado para mostrarle los datos sobre su registro y qué debe hacer en caso de pérdida de la contraseña u olvido de cualquier otro dato

10. Para crear una zona de trabajo, y poder así invitar a personas a formar parte de ella, debemos crear una carpeta que será la que albergará todos los ficheros generados por el grupo de trabajo

11. Cuando se selecciona “Carpeta” dentro del menú “Archivo” BSCW pasa a una página nueva en la que hay que introducir el nombre que se desea tenga esa carpeta. Tanto el usuario que la crea como los miembros que luego sean invitados a formar parte de ese grupo de trabajo verán esa carpeta exactamente igual que como se configure en este paso. Si el nombre de la carpeta es poco informativo siempre es posible añadirle una pequeña descripción explicativa de su contenido

12. El aspecto que muestra nuestra zona privada de BSCW tras la creación de una carpeta es similar al de este pantallazo

13. Para poder compartir la información e invitar así a otros miembros a formar parte del grupo de trabajo es necesario hacerlo desde dentro de la carpeta que se acaba de crear. Para ello, se debe pinchar dos veces sobre el nombre de la carpeta y así abrirla

14. Dentro de la carpeta que se desea compartir, y seleccionando la opción “invitar miembro”, accederemos a un formulario que facilitará este proceso

15. En dicho formulario se debe poner la dirección de correo electrónico de la/s persona/s que se desee invitar. Se pondrá una dirección por línea y, en caso de que se desee invitar a un usuario ya registrado anteriormente, se escribirá su nombre de usuario dentro de la plataforma BSCW en vez de su dirección de correo

16. El siguiente paso permite determinar en qué idioma se le hará la invitación (y por tanto, en qué idioma aparecerá la interfaz de trabajo de BSCW), un texto y el rol que se le asigna al nuevo miembro. En el caso de que se desee aplicar un rol diferente a cada miembro de la zona de trabajo será necesario invitarlos uno a uno. Por el contrario, si se desea aplicar el mismo rol a un grupo de personas –como en este ejemplo- se puede realizar la invitación masiva. BSCW contiene una serie de roles predefinidos. Para cambiarlos sólo se tendrá que seleccionar la opción “añadir roles” y cumplimentar un pequeño formulario que aparecerá a continuación

17. Ese formulario permite poner un nombre al rol nuevo que se está creando y especificar qué privilegios se le van a conceder dentro de BSCW. Esos priviliegios se aplicarán a roles no a personas. Tras la especificación del nombre del rol, se le pueden aplicar los mismos privilegios que tiene un rol ya definido en BSCW o configurar nuevos privilegios apretando la tecla “Editar roles”

18. Son innumerables los posibles privilegios que se le pueden aplicar a un rol determinado. Es muy importante definirlos bien, ya que este paso permitirá que un usuario pueda o no realizar determinadas acciones dentro de la zona de trabajo

19. Cuando se acepta el nombre del nuevo rol el sistema vuelve a mostrar la pantalla de invitación pero, esta vez, aparecerá el rol que se ha definido anteriormente dentro de las posibles opciones en “invitar nuevo miembro como”. Ya sólo queda seleccionar el rol nuevo, escribir un texto de invitación, seleccionar el idioma preferido para esos usuarios y aceptar

20. En el caso de que el usuario invitado no esté registrado en BSCW recibirá un mensaje de correo electrónico en la cuenta especificada previamente para que forme parte del grupo de trabajo. Tan sólo habrá que seguir las instrucciones de dicho mensaje para pertenecer al grupo

21. Si por el contrario, el usuario ya estaba registrado, la invitación tendrá un aspecto diferente, pero el contenido del mensaje seguirá siendo muy explicativo

22. Mientas esto sucede, la persona que ha creado el grupo de trabajo ya puede introducir ficheros dentro de la carpeta del grupo para que los nuevos miembros puedan consultarlas. Para ello sólo será necesario seleccionar “Documento” dentro del menú “Archivo”

23. Luego, deberá indicar la ruta de acceso dentro de su disco duro donde se encuentra el fichero, ponerle un nombre al documento para que el sistema lo muestre en lugar del nombre y la extensión del fichero original y, en caso de que proceda, añadir algún comentario

24. Una vez finalizado todo este proceso, el aspecto que tendrá la zona de trabajo, tanto para el que invita como para el invitado, será similar a esta

25. Por último, en el mismo momento que se invita a un determinado número de usuarios, estos aparecerán automáticamente como entradas dentro de la libreta de direcciones de la persona que invita