Implicaciones de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo en la Función Pública

1. Implicaciones de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo en la Función Pública Secretaría de Administración JUNIO, 2009

2. ANTECEDENTES • PLAN ESTATAL DE DESARROLLO. Eje Rector 5 Apartado 5.5 “Logro y Fomento de Honestidad y Eficiencia en el Servicio Público” • PROGRAMA ESTATAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN. Política prioritaria destinada a garantizar que el libre acceso a la información pública sea considerado no solo como un Derecho Ciudadano, sino como un factor que fortalezca y acredite la acción de gobierno

3. DIAGNÓSTICO En mayo del 2006, la Secretaría de Administración, aplicó un Diagnóstico Integral de la situación jurídica y física en 70 archivos del Poder Ejecutivo. • Normatividad • Carencia de Reglamentación o procedimientos establecidos • Técnicas Archivísticas • Métodos empíricos • Criterios de ordenación heterogéneos • Recursos Humanos • Niveles educativos y salariales bajos • Falta de compromiso institucional • Recursos Financieros • Falta de presupuestación y asignación de recursos • Condiciones Físicas • Espacios inadecuados • Higiene, seguridad y conservación insuficientes Aspectos considerados durante el Diagnóstico

4. DIAGNÓSTICO

6. ¿POR QUÉ REGULAR LA ACTIVIDAD ARCHIVÍSTICA? • Actualización del Marco Jurídico; • Normalización de las tareas y áreas de archivo institucional; • Homogenización de las Técnicas y Prácticas; • Organización de los Acervos Documentales; • Clasificación de la Información; • Establecimiento de reglamentación específica; y • Cumplimiento a las disposiciones legales de Transparencia y Acceso a la Información en el Estado. 7 Mayo de 2007 Periódico Oficial del Estado

7. ESTRUCTURA DE LA LEY DE ARCHIVOS Patrimonio Documental Patrimonio Histórico Administración Documental Alcances Tres poderes de Gobierno Los Ayuntamientos de los municipios Los Organismos Públicos Autónomos Los Partidos Políticos a través del Instituto Estatal Electoral Objeto y Definiciones Sujetos obligados Ley de Archivos del Estado de Hidalgo Sistema Integral de Archivos, Instrumentos de Consulta y Control Archivísticos, Procedimientos técnicos. Definiciones Organización Obligatoriedad A. Accesibilidad Imprescindibilidad Institucionalidad Instrumentabilidad Responsabilidad Coordinación AdministraciónRacionalidad Modernización Imprescriptibilidad Principios Generales

8. Espacios e instalaciones • Programas de Administración Documental • Procesos archivísticos y servicios de calidad y eficientes • Ciclo de vida • Instrumentos de Control y consulta archivísticos • Información Unidad central de correspondencia Archivo de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico Administración Documental Ley de Archivos del Estado de Hidalgo Pública, Reservada y Confidencial • Archivos Públicos- inajenables • Lineamientos Generales de Archivo • Sistemas Integrales de Archivo • Personal Capacitado • Procesos de Transferencias • Coordinador Normativo Unidad central de correspondencia Archivo de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico Organización y Funcionamiento Enlace Procesos y políticas internas Asesoría y capacitación Integración de las áreas de archivo

9. REGLAMENTACIÓN Reglamento de la ley de Archivos del Estado de Hidalgo Lineamientos Generales para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos públicos Guía Técnica de Archivos

10. SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS ESTRATEGIA INSTITUCIONAL: • Integrar y vincular a las unidades de servicios documentales • Modernizar y elevar la calidad de los servicios de archivo e información • Fuente esencial de datos del pasado y el presente del quehacer institucional y cultural de la entidad

11. SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS ESTRATEGIA INSTITUCIONAL: ESTRUCTURA DEL SISTEMA CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS ÓRGANO RECTOR COMITÉS TÉCNICOS

12. SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS ESTRATEGIA INSTITUCIONAL: Consejo Estatal de Archivos Gobernador Constitucional del Estado Pleno de los Titulares del Sujeto Obligado • FUNCIONES • Máxima Autoridad. • Órgano de Coordinación y Vinculación del Sistema Estatal. • Impulsor de la Normatividad en materia de Administración Documental.

13. SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS ESTRATEGIA INSTITUCIONAL: Secretario Técnico, (Titular del Archivo General del Estado de Hidalgo) Representantes de los Poderes del Estado Representantes de Tres Ayuntamientos Órgano Rector • FUNCIONES • Órgano de Regulación y Evaluación del Sistema Estatal. • Emisor de Normas Técnicas en materia de Administración y Clasificación Documental. • Institución Capacitadora y Asesora en la materia. • Órgano supervisor de las acciones.

14. SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS ESTRATEGIA INSTITUCIONAL: Coordinador Normativo Responsable de la Unidad Central de Correspondencia Responsable del Archivo de Trámite Responsable del Archivo de Concentración Responsable del Archivo Histórico Comités Técnicos • FUNCIONES • Administrar la Documentación del Sujeto Obligado. • Instrumentar políticas y normas internas. • Organización física y conceptual de los Acervos Documentales. • Gestión Documental e Informativa. • Elaboración de Instrumentos Técnicos.

15. INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVÍSTICO Ley de Archivos, Artículo 16 • Cuadro General de Clasificación Archivística. • Catálogo de Disposición Documental. • Guía de Archivo Documental. • Inventarios Documentales.

16. ACTUALIZACIÓN DE INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVÍSTICO

17. De las responsabilidades y sanciones • Ley de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental para el Estado de Hidalgo, • Artículo 111. El servidor público que por negligencia, dolo o mala fe, no difundiere la información contenida en el Catálogo de Disposición Documental, será sancionado con multa de diez a treinta días de salario mínimo vigente en el Estado de Hidalgo. Si la conducta se repite será aumentada proporcionalmente hasta en un cien por ciento en cada ocasión a juicio de la autoridad sancionadora.

18. ACCIONES INMEDIATAS • Establecimiento formal de los Sistemas Integrales de Archivo. • Nombramiento de Enlaces • Generación de Estructura • Previsiones presupuestales pertinentes. • Programas Operativos Anuales • Gasto Corriente

19. IMPLICACIONES INSTITUCIONALES • Capacitación Especializada. • Cumplimiento mutuo entre la Secretaría de Administración y los Sujetos Obligados.

21. ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS

23. GRACIAS …