Programme de travail et budget annuel (PTBA)

1. Programme de travail et budget annuel (PTBA) Dec 2010

2. Objet Le PTBA estpeut-êtrel’outil de gestion le plus important d’un projetet ilconstitue, avec l’accord de financement,la base juridique des dépenses.C’est un outil de planification de l’exécutiongarantissantl’efficacité et l’impact en matière de développement, assurantque des étapes progressives sontfranchiesvers la réalisation des objectifs et des résultats d’un projet ,et servant de base au S&E Pourquoiest-ilnécessaire? • Exposé et intégration des priorités de la direction concernant l’exécution, prévision des besoins d’achat et facilitation de la mobilisation du personnel et des moyens selon les besoins • Obligation juridique pour le déblocage des fonds de la part des donateurs • Outil de contrôle des coûts, d’examen et d’évaluation de la performance et de la réalisation des objectifs chaque année

3. Procédures • Présentation dans les délais du projet de PTBA au FIDA (comme stipulé dans l’accord de financement) • FIDA (CPP) – “pas d’objection” au projet de PTBA, à envoyer dans les 30 jours • Finalisationdu PTBApar l’UGP (dans les délais stipulés dans l’accord de financement mais avant le début de l’année d’exécution) On ne sauraittrop insister surl’importance d’un bon PTBA– cen’est pas seulementune question de procéduresou de calendrier!

4. Objectifs du PTBA C’est un mécanismeconcernant le ciblage, les activités, les moyens, les produits et les résultats, la planification physique et financière, destiné à garantirque les activités des projets et les moyensnécessairessoientpleinementintégrésdans le processus de gestion et les objectifs • Ce mécanisme doit comprendre pour chaque composante/catégorie: • Définition des responsabilités • Détermination des activités de terrain des communautés et des bénéficiaires • Préparation complète sur la base des objectifs réalisables et conformément à l’accord de financement • Planification des moyens requis (y compris les ressources humaines) et des produits • Respect rigoureux du cycle budgétaire dans l’établissement du PTBA • Intégration du PTBA dans le processus de suivi physique, financier, technique et de l’impact

5. Détermination du contenu Pas de contenu type La direction du projetdoitdéterminer le contenu et la présentationappropriésselon les spécificités du projet + les plus importantesexpériencespassées • Les informations et instructions générales suivantes peuvent être prises en compte: • Règles financières du gouvernement/circulaires du Trésor fixant le calendrier budgétaire et donnant des instructions sur le contenu et la présentation • Rapport de conception du projet (s’il est pertinent, habituellement, au début seulement de l’exécution d’un projet car il est ensuite dépassé à l’épreuve des réalités) –conception du projet, détail des coûts et description des objectifs de développement – établit les plans à long terme, les composantes indicatives et les limites des catégories, et donne des information sur ceux-ci • Accord financier – juridiquement contraignant • Apports de bénéficiaires et propositions des communautés

6. Qui doitparticiper et de quellefaçon? Approche de pleine participation – à la fois à l’établissement et à la diffusion du document final Équipe du projet au complet, including finances/ S&E/ techniciens Partenaires d’exécution Bénéficiaires/ parties prenantes Représentants régionaux/ de district • Principes de base concernant les bonnespratiques de planificationfinancière à suivre • (non limitatif): • Ponctualité et exactitude de l’élaboration • Meilleure estimation possible des moyens (y compris les ressourceshumaines) nécessaires à la réalisation des produits et des résultatsprévus • Définitionclaire des objectifs • Compréhensionpleine et claire du fait que les donnéesfinancièresprésentéesserontutiliséescomme instrument de gestion, sur la base des centres de responsabilitéétablis • Garantir la pleine participation des parties prenantesdans les régions et les districts

7. Présentationgénérale • Résumé des progrès accomplis, de la performance et des enseignements tirés depuis l’entrée en vigueur • Descriptiondu Plan de travail de l’année en cours, y compris les objectifs (pourquoi?), les activités (comment?), les produits et résultats (quoi?), les moyens nécessaires, le dispositif d’exécution (quand?), les responsabilités institutionnelles (qui?), les indicateurs clés de S&E, etc. • Activités de S&E (analyse comparative, exploitation du système de S&E); données axées sur l’impact concernant les villages et ménages participants, les résultats attendus, etc. • Données quantitatives sur les moyens prévus sous forme de tableau indiquant: les objectifs physiques et financiers détaillés, les sources de fonds, les tableaux budgétaires récapitulatifs • Calendriers et délais mensuels/trimestriels relatifs aux activités

8. Élémentsdétaillés Le PTBA consolidéestcensécomprendreplusieursélémentsclés… • Introduction • Activités & échéancier des moyens • Plan de passation des marchés • Calendrierrécapitulatif de la formation et de l’assistance technique • Plan budgétaire et financier

9. Exemple de contenu • 1. Introduction • Aperçu du programme • Planificationannuelle et présent PTBA • 2. Progrès de l’exécution et de la performance à ce jour • Performance globale • Progrès par composante et par région • 3. Stratégies du projet et priorités pour l’annéesuivante • 3.1 Opportunités et contraintes, et mesuresrequises • 3.2 Axe stratégique • 3.3 Composante 1 - activités, moyens, produits, résultatsattendus, etc. • 3.4 Composante 2 – etc. • 4. Budget annuelconsolidé • Appendice 1: cadre logiqueannuel • Appendice 2: Plan de passation des marchés • Appendice 3: Plan de développement du personnel • Appendice 4: Budget par région

10. Vérification du contenu - Conseils • Le PTBA est-il complet? Comprend-il une récapitulation des progrès, activités, l’échéancier des moyens, les budgets, le plan de passation des marchés, le calendrier de la formation/AT? • Le plan de travail est-il lié au cadre logique du projet (activités, moyens, produits)? • L’orientation stratégique ressort-elle suffisamment du plan de travail (et de ses subdivisions par composante)? • Les moyens et les produits ont-ils été correctement quantifiés, y a-t-il cohérence entre les moyens et les produits, et des liens avec les résultats attendus? • Les calendriers d’exécution paraissent-ils réalistes, les étapes/objectifs appropriés? • A-t-on des preuves qu’un système adéquat de S&E est en place et fonctionne? • Les mesures et les activités de suivi et de rapport concernant l’impact sont-elles adéquates? • Le budget est-il généralement cohérent avec les activités , moyens et produits prévus?

11. PTA de la première année • Plan d’actionpour l’année à venir • Responsabilités • Déterminerquelscontrats/achatsdoiventêtrepassés et comment • Principal instrument de mesure des progrès en matièred’efficacité et d’impactsur le développement

12. Moyensclassiques pour la première année UGP: Véhicules et matériel de bureau Sous-traitance • Logiciel de comptabilité • Coursd’anglais • Coursd’informatique • Véhicules TT • Ordinateurs de bureau et portables; imprimantes; logiciels • télécopieur; photocopieuse; téléphones • Mobilier de bureau; climatiseurs • Articles et fournitures de bureau, etc. Assistance technique Dépensescourantes • Traitements et indemnités UGP • Exploitation et entretien des véhicules • Exploitation et entretien des bureaux • services collectifs et fournitures • Spécialistede la passation des marchés/contrats • Spécialiste du suivi-évaluation • Autre assistance technique selon les besoins

13. Élémentssupplémentaires du PTBA • À partir de la deuxièmeannée du projet, le PTBA consolidécomprendra les principauxélémentssupplémentairessuivants: • Progrèsmatérielsaccomplisl’annéeprécédente, avec donnéesquantitatives • Progrès financiers accomplisl’annéeprécédente, y comprisdépassements de coûts et économies, analyse des flux de fondsprovenant des bailleurs • Exécution des marchés • Contraintes et problèmesrencontrésl’annéeprécédente et recommandations pour les résoudre; bonnespratiques à appliquer à plus grandeéchelle • Enseignementstirés et justification des activitésproposées

14. Merci