Gerencia en la Construcción

1. Gerencia en la Construcción Prof. Jaime Jose Laracuente-Diaz UPRB Professional Studies Program

2. ¿Qué es gerencia? • Todos los que tienen ante si la administración de recursos (fiscales o físicos) para lograr completar tareas en un tiempo especifico, son catalogados como gerentes. • Ejemplo: Un individuo que tiene unos $400 para realizar un jardín en un periodo de 2 semanas debe ordenar su trabajo (aunque a menor escala) como lo haría el gerente de un proyecto de construcción que debe lograr la construcción de un edificio de $4M en 1.5 años.

3. Tipos de Proyectos • Reformas • Internas • Externas • Ambas • Construcción Nueva1 • Pequeña (menos de $1M) • Mediana (mas de $1M y menos de $4M) • Grande (mas de $4M) 1 el autor ha establecido los límites.

4. ¿Cómo comenzamos? • Como todo proyecto podemos decir que los proyectos de mejoras a la infraestructura comienzan con la necesidad real de alguien de obtener un mejor espacio físico para desarrollar tareas o habitar. • Las estructuras bien diseñadas aumentan la calidad de vida de una comunidad.

5. ¿Cómo comenzamos? • Si usted pertenece al grupo que plantea la necesidad de mejorar el espacio físico (Peticionario o eventual usuario) sepa que: • Debe detallar claramente los espacios que usted necesita en una reunión inicial donde el planificador del proyecto junto al asesor de diseño (arquitecto o ingeniero) debe levantar un documento que describa los espacios necesarios, la cabida de área (en pies cuadrados), así como todos los servicios necesarios (voz, data, etc.) por espacio. • A esto yo lo llamo un Plan de Espacios, otros le llaman un Programa de Diseño.

6. ¿Cómo comenzamos? • Si usted pertenece al grupo que debe preparar el plan de trabajo o itinerario de ejecuciones del proyecto: • Diseñador: Consultar con el auspiciador (dueño) del proyecto la capacidad financiera real para lograr el proyecto. (Nota: Debe hacer consiente al peticionario de este hecho).

7. ¿Cómo comenzamos? • Si usted pertenece al grupo que debe preparar el plan de trabajo o itinerario de ejecuciones del proyecto: • Dueño y Diseñador: Preparar el presupuesto del proyecto. Es decir como vamos a dividir el presupuesto para cubrir desde el diseño, los permisos y endosos, la construcción, el mobiliario, las instalaciones de sistemas (voz, data, etc.) • Dueño: Planificar de antemano y someter a evaluación de la división financiera de la organización (de requerirse) el presupuesto estimado de mantenimiento así como de costos indirectos o sea gastos operacionales de la estructura.

8. ¿Presupuesto? • La partidas mas importantes en un presupuesto son: • Construcción • Diseño (aprox. 10% estimado de const.) • Permisos, endosos, certificaciones • Inspección, gerencia • Sistemas (no incluidos en los planos) • Voz, data, cámaras, seguridad, sistemas de fuego • Mobiliario • Contingencia (a base de la experiencia con el diseñador)

9. ¿Presupuesto? • Es posible que los representantes financieros de la institución deseen ahorrar en el momento de distribuir presupuestos. Es natural pues su función es velar por la maximización de los recursos. Sin embargo, si usted representa al auspiciador del proyecto o simplemente es el gerente asignado por la organización; debe ser enfático en la necesidad de utilizar un presupuesto completo desde el momento de comenzar el proyecto.

10. Próximos pasos • Se aprueba el presupuesto. (Organización) • Comenzar con el diseño preliminar y que sea aprobado por el futuro usuario (hay quien adelanta este paso aunque no se haya aprobado el presupuesto) • Comenzar a trabajar en el diseño. (Diseñador) • Comenzar a gestionar los permisos requeridos. Algunas agencias como ARPE (en Puerto Rico) requieren que se les entreguen por lo menos un porciento considerable de los planos para de esta forma comenzar la evaluación. • Preparar pre-subasta.

11. Próximos pasos • No solo es ARPE la agencia con la cual usted debe tramitar documentación. • En PR dependiendo del tipo de proyecto los requisitos varían. • Es importante verificar si es proyecto de construcción nueva (y no remodelación) varios aspectos. • Veamos:

12. Próximos pasos • El arquitecto o ingeniero (A/E) debe someter ante el estado (las agencias) toda la documentación requerida. • Es posible que todo comience desde una solicitud a la Junta de Planificación. (Consulta de Ubicación de ser requerida) • La Junta de Planificación (JP) determina sus requisitos (puede incluir vistas publicas) y continua hacia las otras agencias de lograrse completar todo aquí.

13. Próximos pasos • Con la salida del proyecto de la JP es posible que salga la lista de documentos (endosos, permisos, etc.) requeridos en el proyecto. • Luego ARPE debe entrar en acción y es posible que también emitan la lista de documentos requeridos (endosos y planos). • El diseñador debe ser el representante del dueño del proyecto ante el Estado. En PR se exige que ese representante (Arquitecto o Ingeniero) tenga una licencia que lo autorice a ejercer la profesión. (Además, la ley exige en el caso de los ingenieros que debe ser miembro del Colegio de Ingenieros y Agrimensores de PR)

14. Próximos pasos • Otras agencias • AAA • AEE • DRNA • JRT • JCA • ARMY CORPS OF ENGINEERS • EPA • Otras

15. Próximos pasos • Si ha recibido el anteproyecto de construcción por parte de ARPE y aún el Permiso de Construcción está condicionado a obtener varios endosos o permisos el proyecto aún no comienza. • Se tiene el Permiso de Construcción finalmente. • Buen momento para la subasta. • El contratista que recibe el proyecto puede ir gestionando órdenes de compra de equipos incluidos en los planos. (Maquinas eléctricas de AC.) y mudándose al terreno.

16. Comenzó el proyecto • Hay que lograr hacer la gerencia del proyecto de forma tal que se complete en el tiempo requerido y dentro del presupuesto aprobado. • Ahora, usted es el gerente. • Todo buen gerente de proyecto de construcción: • Se reúne semanalmente en el proyecto (de ser necesario y depende de cuantos proyectos tenga a su cargo) con el contratista, el inspector y el diseñador. • En esas reuniones se hace lo siguiente:

17. Comenzó el proyecto • Reunión inicial: • El contratista debe someter todas las remisiones (submittals) • El A/E debe ser capaz de establecer fecha para contestar todas las remisiones. • Se establecen días de reunión e itinerario de trabajo. • El inspector debe velar por el dueño que ese itinerario de trabajo se cumpla.

18. Comenzó el proyecto • Reunión inicial: • El contratista debe someter todas las remisiones (submittals) • El A/E debe ser capaz de establecer fecha para contestar todas las remisiones. • Se establecen días de reunión e itinerario de trabajo. • El inspector debe velar por el dueño que ese itinerario de trabajo se cumpla.

19. Durante el proyecto • Informes semanales deben ser sometidos al dueño por el inspector. • Informes periódicos deben ser sometidos por el inspector a ARPE y otras agencias. (Incluir fotos es útil). • Cumplir con el Plan CES. • Los endosos deben ser sometidos por las agencias y tanto el contratista como el dueño ya tienen acordado quien paga las aportaciones solicitadas.

20. Durante el proyecto • Si todos los miembros del equipo son responsables y el proyecto está en marcha se evitarán muchos conflictos. • Ordenes de Cambio: • Puede ocurrir que sea necesario modificar o incluir algo que no estaba en el diseño original. Para lograr realizarlo todas las partes deben estar de acuerdo en que esto se realice. • Por lo tanto se tramita una Orden de Cambio que debe ser aprobada en el siguiente orden:

21. Durante el proyecto • Es solicitada por el contratista regularmente. • El A/E la evalúa y determina si es correcto proceder. (En ocasiones un buen inspector puede determinar la necesidad de ejecutar los trabajos y recomendarlo al A/E). • (En ocasiones el termino inspector es para referirnos a un individuo contratado por el dueño, un ingeniero con licencia; y el termino supervisor es un representante del A/E que visita el proyecto.) • El A/E debe velar por el costo así como por el trabajo que se propone. • El A/E aprueba y recomienda al dueño. • El dueño determina a base del presupuesto aprobado y la partida de contingencia si es posible proceder. Si no hay fondos y el trabajo es necesario … hay que buscar los fondos.

22. Al final del proyecto • El contratista solicita la aceptación del proyecto. • Inspecciones de Cierre • Solicite las inspecciones requeridas a Bomberos y otras agencias como Salud. • Tramite el Permiso de Uso. • Instale los sistemas voz, data, etc. • Una vez el proyecto termina hay que amueblarlo. (Ya debió pedir los muebles con tiempo antes de acabar el proyecto.) • OJO: Conozca a su división de compras y los procesos requeridos. De esta forma los muebles llegarán a tiempo. • Entrega al usuario.