1 / 43

PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI

PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI. IF 015 – 3 SKS. PERTEMUAN - 1. GAMBARAN UMUM MANAJEMEN PROYEK. TUJUAN KULIAH. Peserta memahami tentang p royek Peserta memahami konsep-konsep manajemen yang diperlukan dalam manajemen proyek Fungsi-fungsi manajerial Kepemimpinan

deanne
Download Presentation

PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PENGELOLAAN PROYEKSISTEM INFORMASI IF 015 – 3 SKS

  2. PERTEMUAN - 1 GAMBARAN UMUM MANAJEMEN PROYEK PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  3. TUJUAN KULIAH • Peserta memahami tentang proyek • Peserta memahami konsep-konsep manajemen yang diperlukan dalam manajemen proyek • Fungsi-fungsi manajerial • Kepemimpinan • Efisiensi dan efektivitas • Peserta memahami tentang profesi manajer proyek, sertifikasi, PMI dan PMBOK PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  4. BAHASAN • Proyek • Konsepmanajemendalammanajemenproyek • Fungsi-fungsimanajerial • Kepemimpinan • Efisiensidanefektivitas • Profesimanajerproyek • PMI dan PMBOK PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  5. KUIS AWAL • Tuliskan 3 hal yang andaketahuitentangproyek • Apa yang dimaksuddenganfungsi-fungsimanajemen • Apapendapatandatentangkepemimpinan • Apaartikegiatanberlangsungefisien • Apaartikegiatanberlangsungefektif • Apaartiprofesional PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  6. PROYEK • PROYEK: Usaha dalam waktu yang terbatas untuk mencapai tujuan /hasil tertentu (produk/jasa) • Umumnya proyek melibatkan banyak orang seringkali dari berbagai bidang ilmu yang kegiatannya saling terkait PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  7. KEGIATAN PROYEK Jenis kegiatan proyek: • Kegiatan untuk menghasilkan produk proyek • Kegiatan yang menjamin produk proyek selesai sesuai persyaratan yang ditetapkan, terutama dalam hal -Cakupan, -Waktu, -Biaya, -Mutu. PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  8. Produk proyek: • Produk akhir diserahkan pada akhir proyek. Merupakan alasan utama kenapa sebuah proyek dilaksanakan Contoh: Perangkat keras dan jaringan yang terpasang, Sistem aplikasi yang terpasang, Panduan bagi pengguna, Dokumentasi sistem lengkap. PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  9. Produkproyek: • Produkantaradiserahkanpadawaktu-waktu yang telahdijadwalkan; Contoh: Hasilsurvei, Hasilanalisis, Rancangan. PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  10. Kegiatan untuk menjamin produk proyek selesai sesuai persyaratan,dilakukan dalam cakupan manajemen proyek • Produk kegiatan ini misalnya adalah: • Laporan-laporan proyek • Rencana proyek • dll PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  11. SIFAT PROYEK • Sasaran unik. • Berlangsung sementara. • Perlusumber daya dari berbagai bidang, baik dari dalam maupun dari luar organisasi • Personil, perangkat keras, perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi, dll • Punya sponsor utama/ pelanggan, yang: • menjadi penentu sasaran proyek • menjadi penentu dalam hal finansial PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  12. Proyek mengandungketidakpastian. Lingkungan proyek bisa berubah dan proyek harus merespon perubahan tersebut. • Pergeseran sasaran proyek: misalnya karena waktu penetapan sasaran proyek, pihak yang menetapkan sasaran ini belum secara jelas memahami strategi sistem informasi • Perubahan peraturan yang berasal dari stakeholder organisasi PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  13. Proyek memiliki KENDALA (sesuatu yang berasal dari/ditentukan oleh pihak luar proyek • Dana/sumber daya, jumlah dan ketersediaannya • Waktu pelaksanaan • Cakupan MANAJER PROYEK mengelola proyek dengan 3 kendala tersebut PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  14. PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI FAKTA MASALAH PADA PROYEK T.I. • Anggaran membengkak • Waktu pelaksanaan lewat jadwal • 31 % gagal ditengah jalan • 16,2 % sukses PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  15. FAKTOR UTAMA MASALAH(Jim Johnson) • Masukan dari pengguna kurang • Kebutuhan dan spesifikasinya tidak lengkap • Kebutuhan dan spesifikasinya berubah • Kurangnya dukungan eksekutif • Kurang kompeten teknologinya • Kekurangan sumberdaya • Harapan terlalu tinggi • Sasaran tidak jelas • Waktu terlalu singkat • Menggunakan teknologi baru PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  16. MENINGKATKAN MASUKAN DARI PENGGUNA • Seleksi proyek bagus, dan jelas sponsornya, serta sponsor bisa cepat menerima informasi • Pengguna dijadikan anggota tim • Pertemuan reguler proyek dengan pengguna • Pelaporan reguler dan tepat waktu • Lokasi pengembang sistem ‘dekat’ dengan pengguna PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  17. HARAPAN: • Hubungan dg pelanggan lebih baik • Selesai lebih cepat • Biaya rendah • Kualitas tinggi • Produktivitas meningkat • Koordinasi meningkat • Moral tim meningkat PROYEK PERLU DIKELOLA DENGAN BAIK BAGAIMANA ??? PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  18. MANAJEMEN PROYEK DEFINISI: Penerapan pengetahuan, ketrampilan, piranti, dan teknik dalam kegiatan proyek untuk memberikan hasil yang memenuhi kebutuhan stakeholder proyek atau bahkan melampauinya PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  19. STAKEHOLDER PROYEK (PEMANGKU KEPENTINGAN) Pihak yang terlibat dalam kegiatan proyek atau yang terkena dampak kegiatan ataupun hasil proyek, seperti: > Sponsor > Tim proyek > Calon pengguna hasil proyek > Pelanggan > Staf pendukung > Pemasok > Pihak yang tidak menyetujui proyek Manajer proyek perlu menjalin hubungan baik denganparastakeholder PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  20. MANAJER PROYEK Manajer proyek merupakan profesi dalam manajemen proyek • Kemahiran dalam manajemen organisasi tidak lagi mencukupi untuk mengelola proyek yang semakin rumit, dengan jadwal dan sumber daya yang kritis. PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  21. P M I • Project Management Institute (PMI): Organisasi internasional bagi para manajer proyek • Menerbitkan sertifikat ‘Project Manager Professional’ (PMP). • Mendefinisikan Poject Management Body of Knowledge (PMBOK) PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  22. PMBOK • Mencakup 9 bidang pengetahuan/knowledge area • Pada masing-masing knowledge area diatas, ada beberapa proses yang perlu dilaksanakan. • Proses-proses tsb dikelompokkan menjadi 5, yaitu: Kelompok-kelompok proses memulai (inisiasi) proyek, perencanaan proyek, pengarahan & pelaksanaan proyek, pengawasan proyek, dan penutupan proyek PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  23. PIRANTI & TEKNIK MANAJM CAKUPAN PROYEK MANAJM WAKTU PROYEK MANAJM BIAYA PROYEK MANAJM MUTU PROYEK KEBU-TUHAN & HARAP-AN STAKE-HOLDER MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK PROYEK BERHASIL MANAJM SDM PROYEK MANAJM KOMUNI- KASI PROYEK MANAJM RESIKO PROYEK MANAJM PEMBE- LIAN PROYEK 9 BIDANG PENGETAHUAN DALAM PMBOK • (SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 denganmodifikasi) PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  24. KELOMPOK PROSES DALAMMANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK MEMULAI PROYEK LAHIRNYA PROYEK WAKTU PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  25. INTENSITAS KEGIATAN KELOMPOK PROSES KELOMPOK PROSES PELAKSANAAN INTENSITAS KEGIATAN KELOMPOK PROSES PERENCANAAN KELOMPOK PROSES PENUTUPAN KELOMPOK PROSES MEMULAI KELOMPOK PROSES PENGAWASAN AWAL FASE AKHIR FASE WAKTU PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  26. PROYEK SEBAGAI RANGFKAIAN FASE Manajer proyek dapat memandang proyek sebagai serangkaian fase-fase yang terkait untuk menghasilkan produk proyek. Siklus hidup proyek sangat bervariasi. • Contoh: model spiral (Muench, 1994) yang melewati kuadran : identifikasi, perancangan, konstruksi, dan evaluasi PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  27. SIKLUS HIDUP PROYEK Dapatdipandangsebagaikegiatan yang terkaitdengankelayakanproyek, diikutidengankegiatan yang terkaitdenganakuisisiproyek (proyekditerimadandilaksanakan) fokuspadahasilkerja KONSEP PENGEMBANGAN IMPLEMENTASI (PELAKSANAAN) MENGAKHIRI (CLOSE OUT) KELAYAKAN PROYEK ( FOKUS PADA PERENCANAAN ) AKUISISI PROYEK ( FOKUS PADA PENYERAHAN HASIL KERJA ) PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  28. SIKLUS HIDUP PRODUK • Kegiatandalamproyek yang terkaitdenganprodukproyek, mengikutiSiklusHidupProduk • Sifatnyabervariasi, tergantungprodukproyek PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  29. Contoh: siklushidupprodukpadapengembangan SI: • Model air terjun, memilikitahapan linear • Model spiral Boehm, memilikitahapaniteratif • Model bertumbuh, makin lama PRODUK makinlengkap • Model R.A.D. (Rapid Application Development) dengan 4 fase, yaitu:perencanaankebutuhan; desainolehpengguna; konstruksi; pengalihansistem (cut over). • Model denganprototipe • Extreme programming, analisadandesaintidakdimodelkan, se-olah2 langsungpemrograman PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  30. Manajemen proyek & disiplin ilmu lain Pengetahuan dan keterampilan manajer proyek PENGETA- HUAN & PRAKTEK MANAJEMEN PROYEK LINGKUNGAN PROYEK INTERAKSI ANTAR PERSONIL PENGETAHUAN, STANDAR DAN ATURAN BIDANG APLIKASI PENGETAHUAN DAN PRAKTEK MANAJEMEN UMUM PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  31. KONSEP MANAJEMEN UMUM:FUNGSI-FUNGSI MANAJERIAL Menyusun kegiatan dengan seluruh kebu-tuhannya untuk mencapai tujuan tertentu PERENCANAAN Menyusun organisasi dengan tugas, fungsi, dan hubungan antar komponen untuk melaksanakan pencapaian tujuan PENGORGANI- SASIAN PENEMPATAN PERSONIL Menetapkan personil yang tepat dalam struktur organisasi Melakukan kegiatan yg senantiasa memberikan arah bagi organisasi dan komponennya PENGARAHAN Melakukan monitoring, membandingkan hasil monitoring dg rencana/standar, mela-kukan tindakan korektif dan preventif PENGAWASAN MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 – 3 SKS

  32. PERAN MANAJERIAL (Mintzberg) • Peran interpersonal • Figurehead  kegiatanseremonial • Leader  memotivasi • Liaison  mewakilidalamurusanbisnis • Peraninformasional • Monitor  memantaukinerja • Disseminator  mendistibusikaninformasi • Spokesperson  jurubicara, keluar • Perankeputusan • Entrepreneur  peningkatansesuaikebutuhan • Disturbance handler  menanganigangguan • Resource allocator  mengalokasikansumberdaya • Negotiator  melakukannegosiasi internal & eksternal PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  33. MANAJEMEN PROYEK & MANAJEMEN UMUM Persamaanantara proyek dengan operasi organisasi • Punya sasaran • Sumber daya terbatas • Punya rencana dan anggaran biaya PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  34. Tidak semua pengetahuan dalam manajemen umum dipakai, karena adanyaperbedaan PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  35. PROYEK SEBAGAI SISTEM • Lingkungan proyek adalah organisasi, sehingga isyu-isyu bisnis dan organisasional perlu diintegrasikan dalam penyusunan rencana proyek • Manajer proyek perlu memahami proyek secara holistik • Proyek punya komponen-komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. • Merupakan sistem yang tidak sepenuhnya tertutup, melakukan pertukaran dengan lingkungannya PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  36. PROYEK DAN ORGANISASI Pengaruh organisasi bagi proyek, ditinjau dengan 4kerangka : • Kerangka struktur, • Kerangka S.D.M, • Kerangka politik, • Kerangka simbolik PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  37. Kerangka struktur, berfokus pada • Struktur organisasi • Peran, tanggung jawab dan hubungan koordinatif • Kerangka S.D.M, berfokus pada: • Harmonisasi kebutuhan organisasi dengan kebutuhan personil proyek PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  38. Kerangka politik, organisasional maupun personal • Persaingan grup / individual dalam hal otoritas atas sumberdaya, otoritas keputusan, dll Kerangka simbolik, berfokus pada simbol dan arti • Arti setiap peristiwa (misal, hadirnya CEO pada peresmian mulainya proyek) • Berkaitan dengan budaya: waktu kerja, cara kerja, disiplin • Penggunaan T.I. yg canggih simbol perusahaan maju PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  39. Kerangkastrukturorganisasidalamkaitannyadenganproyek • Organisasi berbasis proyek • Organisasi yang tidak berbasis proyek. PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  40. KERANGKA STRUKTUR ORGANISASI dan PROYEK • Organisasi berbasis proyek • Sebagian besar operasinya dikelola secara proyek • Organisasi menerima penghasilan karena mengerjakan proyek untuk organisasi lain • Organisasi mengadopsi pengelolaan secara proyek bagi sebagian besar operasi internalnya. • Organisasi yang tidak berbasis proyek. • Organisasi jarang melaksanakan proyek. Pada tipe ini (misalnya, manufaktur, jasa finansial, dsb), manajemen proyek tidak mudah. PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  41. KONDISI AGAR PROYEK SUKSES(Standish group, 2001) • Eksekutif mendukung • Pengguna terlibat • Manajer proyek berpengalaman • Sasaran bisnis jelas • Lingkup sempit • Infrastruktur perangkat lunak baku (berstandar) • Kebutuhan dasar tetap • Metodologi formal • Estimasi andal PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  42. KARAKTER MANAJER PROYEK YG EFEKTIF (Zimmerman & Yasin) • Menjadi teladan • Visionaris • Kompeten secara teknis • Dapat mengambil keputusan • Komunikator yang baik • Motivator yang baik • Menemui manajemen puncak bila perlu • Mendukung anggota tim • Mendorong ide baru PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

  43. S ampai Jumpa PENGELOLAAN PROYEK S.I. – IF020 – 3 SKS

More Related