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ETAPAS EN LA GESTION DE LAS COMUNICACIONES EN LA ENTIDAD FEBRERO 2011

ETAPAS EN LA GESTION DE LAS COMUNICACIONES EN LA ENTIDAD FEBRERO 2011.

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ETAPAS EN LA GESTION DE LAS COMUNICACIONES EN LA ENTIDAD FEBRERO 2011

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  1. ETAPAS EN LA GESTION DE LAS COMUNICACIONES EN LA ENTIDADFEBRERO 2011

  2. 1. INGRESO DE RADICADOS2. DISTRIBUCIÓN DE RADICADOS. 3. RECEPCIÓN de radicados de ventanilla por parte del Jefe de sección.4. ASIGNACIÓN de radicados al funcionario de la dependencia.5. GESTIÓN DE LOS RADICADOS ASIGNADOS (REASIGNAR, ARCHIVAR o RESPONDER) Adicionalmente, comunicaciones internas o nuevas comunicaciones externas. 6. ENVÍO de Comunicaciones salientes, al Jefe de Sección.7. RECOLECCIÓN de comunicaciones salientes (Opcional).8. ENVÍO de comunicaciones salientes.A continuación se muestra el proceso, paso a paso según las ETAPAS antes mencionados:

  3. Etapas en el proceso de Ventanilla Única VENTANILLA UNICA DIGITADOR STICKER COMUNICACIÓNCON STICKER ETAPA 1. RADICACION COMUNICACIÓN

  4. Etapas en el proceso de Ventanilla Única VENTANILLA UNICA ADMINISTRADOR VENTANILLA DIGITADOR STICKER ETAPA 2. DISTRIBUCION COMUNICACIÓNCON STICKER ETAPA 1. RADICACION DEPENDENCIAS COMUNICACIÓN

  5. Etapas en el proceso de Ventanilla Única COORDINADOR DE DEPENDENCIA VENTANILLA UNICA ETAPA 3. RECEPCION ADMINISTRADOR VENTANILLA DIGITADOR STICKER ETAPA 2. DISTRIBUCION COMUNICACIÓNCON STICKER ETAPA 1. RADICACION DEPENDENCIAS COMUNICACIÓN

  6. Etapas en el proceso de Ventanilla Única COORDINADOR DE DEPENDENCIA VENTANILLA UNICA ETAPA 3. RECEPCION ADMINISTRADOR VENTANILLA DIGITADOR STICKER ETAPA 4. ASIGNACION ETAPA 2. DISTRIBUCION ASIGNACION DIRECTA COMUNICACIÓNCON STICKER ETAPA 1. RADICACION USUARIOS DEPENDENCIAS COMUNICACIÓN FUNCIONARIOS

  7. Etapas en el proceso de Ventanilla Única COORDINADOR DE DEPENDENCIA VENTANILLA UNICA ETAPA 3. RECEPCION ADMINISTRADOR VENTANILLA DIGITADOR STICKER ETAPA 4. ASIGNACION ETAPA 2. DISTRIBUCION ASIGNACION DIRECTA COMUNICACIÓNCON STICKER ETAPA 1. RADICACION USUARIOS DEPENDENCIAS COMUNICACIÓN ETAPA 5 GESTION DE COMUNICACIONES ARCHIVAR REASIGNAR RESPONDER FUNCIONARIOS

  8. Etapas en el proceso de Ventanilla Única COORDINADOR DE DEPENDENCIA VENTANILLA UNICA ETAPA 3. RECEPCION ADMINISTRADOR VENTANILLA DIGITADOR STICKER ETAPA 4. ASIGNACION ETAPA 2. DISTRIBUCION ASIGNACION DIRECTA COMUNICACIÓNCON STICKER ETAPA 1. RADICACION USUARIOS DEPENDENCIAS COMUNICACIÓN ETAPA 5 GESTION DE COMUNICACIONES ARCHIVAR REASIGNAR RESPONDER FUNCIONARIOS

  9. Etapas en el proceso de Ventanilla Única COORDINADOR DE DEPENDENCIA VENTANILLA UNICA ETAPA 3. RECEPCION ADMINISTRADOR VENTANILLA DIGITADOR STICKER ETAPA 6 ENVIÓ A VENTANILLA ETAPA 4. ASIGNACION ETAPA 2. DISTRIBUCION ASIGNACION DIRECTA COMUNICACIÓNCON STICKER ETAPA 1. RADICACION USUARIOS DEPENDENCIAS COMUNICACIÓN ETAPA 5 GESTION DE COMUNICACIONES ARCHIVAR REASIGNAR RESPONDER FUNCIONARIOS

  10. Etapas en el proceso de Ventanilla Única COORDINADOR DE DEPENDENCIA VENTANILLA UNICA ETAPA 3. RECEPCION ADMINISTRADOR VENTANILLA DIGITADOR STICKER ETAPA 6 ENVIÓ A VENTANILLA ETAPA 4. ASIGNACION ETAPA 2. DISTRIBUCION ASIGNACION DIRECTA COMUNICACIÓNCON STICKER ETAPA 1. RADICACION USUARIOS DEPENDENCIAS COMUNICACIÓN ETAPA 5 GESTION DE COMUNICACIONES ETAPA 7. RECOLECCION AUXILIAR ARCHIVAR REASIGNAR RESPONDER FUNCIONARIOS

  11. Etapas en el proceso de Ventanilla Única COORDINADOR DE DEPENDENCIA VENTANILLA UNICA ETAPA 3. RECEPCION ADMINISTRADOR VENTANILLA DIGITADOR STICKER ETAPA 6 ENVIÓ A VENTANILLA ETAPA 4. ASIGNACION ETAPA 2. DISTRIBUCION ASIGNACION DIRECTA COMUNICACIÓNCON STICKER ETAPA 1. RADICACION USUARIOS DEPENDENCIAS COMUNICACIÓN ETAPA 8. ENVIO ETAPA 5 GESTION DE COMUNICACIONES ETAPA 7. RECOLECCION AUXILIAR ARCHIVAR REASIGNAR RESPONDER FUNCIONARIOS

  12. EN CONCLUSIONEl proceso nace con el INGRESO DEL RADICADO por parte de la ventanilla Única al sistema.Posteriormente el administrador de la ventanilla después de la revisión física de los radicados procederá a la DISTRIBUCIÓN DE RADICADOS. El funcionario designado en cada Dependencia (o piso), realiza entonces la RECEPCIÓN DE RADICADOS DE VENTANILLA tanto en físico como en el sistema. Procederá a su ASIGNACIÓN al funcionario de la dependencia.Este funcionario podrá REASIGNAR, ARCHIVAR o RESPONDER el radicado asignado.De haber seleccionar la alternativa de RESPONDER, una vez proyecte la respuesta, esta será guardada y se podrá ENVIAR la respuesta al coordinador o directamente a la Ventanilla. Adicionalmente, se pueden generar comunicaciones internas o nuevas comunicaciones desde la entidad al exterior, el funcionario, y una vez proyectadas ENVIA la COMUNICACIÓN al coordinador o directamente a la Ventanilla Única. A fin de agilizar el envío de comunicaciones, se implemento el proceso de RECOLECCIÓN.Finalizando el proceso con el ENVÍO respectivo de la correspondencia, por parte de la ventanilla única.

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