Interne opvolging KMO- Portefeuille Pijler:Technologieverkenning

1. Interne opvolgingKMO-PortefeuillePijler:Technologieverkenning

3. Informeren klant van het bestaan van de KMO Portefeuille Biedt meer financiële mogelijkheden voor klant Belangrijk voor aanduiding van de te volgen administratieve route Conclusie: 1ste contactpersoon is belangrijke schakel Het bedrijf sluit een overeenkomst met de PHL & beschikt hiervoor over een offerte/contract. • Basisvermeldingen overeenkomst • Handtekening van dienstverlener & onderneming • Datum • Beschrijving van de dienstverlening • Prijs (excl. BTW) van de dienstverlening -> aparte vermelding van de niet in aanmerking komende kosten (opgelijst op website KMO-portefeuille)

4. Het bedrijf meldt het project aan (ten laatste 14 kalenderdagen na aanvang van de activiteiten) • Informeren over duurtijd van de allereerste registratie • Registratie natuurlijke persoon: aanvraag token of installatie EID • Registratie onderneming : opzoeken NACE code van hoofdactiviteit (cfr. Inschr.doc. Kruispuntbank) • Koppelen van de natuurlijke, gemachtigde persoon aan de onderneming via activatielink • Erkenningsnummer meedelen (bv. PHL = DV.T106029) • Klant vult projectfiche in tijdens aanvraag: korte omschrijving van probleemstelling & op te leveren resultaten

5. Ontvangst email (binnen KMO Portefeuille: 1 contactpersoon geregistreerd) De PHL bevestigt de opdracht(binnen de 30 kalenderdagen na aanvraag)

6. Aanmelden via www.kmo-portefeuille.be of via link zoals vermeld in e-mail

7. Opvragen detail : Pijler?

8. Contacteren SPOC binnen deze pijler • SPOC aanvaardt project na verificatie • Aanwezigheid contract/offerte • Het aangevraagde bedrag • Datum aanvang project

9. Controle facturatie • Afpunten Sodexho betalingen • Eindejaarsverrichtingen boekhouding: over te dragen opbrengsten? • SPOC vult intern overzicht aan

10. SPOC verzendt naar Financiële Dienst: • opdracht tot facturatie(incl. melding van de voorziene einddatum van het project) • kopie van de overeenkomst/ offerte • printscreen van het ‘te aanvaarden project’ binnen de KMO portefeuille • Facturatie

11. Begeleidend schrijven

12. Storten : eigen aandeel kmo in portefeuille steken via rekeningnummer Sodexo. • Betalen : betalen van de factuur aan de dienstverlener via de portefeuille • Handleiding KMO Portefeuille: ‘Storten-Betalen’ mee versturen met factuur

13. Financiële dienst vult intern overzicht aan met factuurnummer

14. Het bedrijf betaalt zijn aandeel (25%) van het project aan SODEXHO • De Vlaamse overheid vult de KMO Portefeuille aan • Ontvangst e-mail : bevestiging storting Bij gebrek aan deze email binnen 30dagen na aanvraag van het project: de onderneming heeft zijn/haar bijdrage niet gestort. Subsidie aanvraag wordt automatisch & zonder verdere berichtgeving geannuleerd !!

15. Na afloop van het project vult de PHL de projectfiche in • Ontvangst e-mail : verslagfiche project • Informeren SPOC

16. Project: Verslagfiche • SPOC vult de verslagfiche in

17. Het bedrijf keurt de projectfiche goed, kent een score toe aan de PHL en geeft opdracht tot betaling van de PHL De PHL ontvangt de betaling op zijn rekening • Ontvangst email: bevestiging betaling • Boekhouding: verwerken betalingen van Sodexho (van alle pijlers!): eenvoudig traceerbaar via zoekfunctie in intern overzicht

18. Ex-post controleert IWT de uitgevoerde projecten en grijpt in waar nodig • Speciale opvolging : aanmaningen Voor een portefeuille geopend in 2009 kunnen de projecten afgewerkt worden tot en met 31/12/2010. Het eigen aandeel dat op het einde van de cyclus niet is doorgestort aan de dienstverlener wordt automatisch teruggestort aan de onderneming. Eindejaarscontrole : afstemmen overzicht website KMO portefeuille – Intern overzicht Bronvermelding: Website www.kmo-portefeuille.be