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I Ordre du jour

I Ordre du jour. 1 I Introduction 2 I Présentation « ULISSE » par son directeur, Philippe BRION 3 I Consommation de crédits 5 I Préparation fin d’exercice 2009 – calendrier 6 I Carte achat et politique d’achat 7 I Réglementation missions 8 I Audits 9 I Questions diverses.

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Presentation Transcript

  1. IOrdre du jour 1 IIntroduction 2 IPrésentation « ULISSE » par son directeur, Philippe BRION 3 IConsommation de crédits 5 I Préparation fin d’exercice 2009 – calendrier 6 ICarte achat et politique d’achat 7 IRéglementation missions 8 I Audits 9 I Questions diverses 4 IRéseau Financier et Comptable

  2. Le Réseau Financier et comptable (RFC) du CNRS

  3. 1 I Organisation / fonctionnement 1.1 I L’organisation • - Animation et pilotage par l’Agence comptable principale et la Direction des finances • Membres • Correspondant ACP + DFI • Référent : 1 par délégation • 1.2 I Fonctionnement • 2 Réunions par an + téléconférence mensuelle • Liste de diffusion RFC

  4. 2 I Objectifs 2.1 I Valoriser l’existant BFC • Actions de formation métiers/outil • Mise en place d’un support de proximité aux utilisateurs 2.2 I Faire évoluer BFC • Mutualiser les bonnes pratiques et les compétences par la création d’une communauté de travail et parvenir ainsi à une meilleure appropriation de BFC

  5. 3 I Différents chantiers 3.1 I 8 chantiers dont : • Préparation fin d’exercice • Documentation • Mode opératoire • Notes explicatives : remontées crédits / reports / CAP • Support de proximité BFC • Requêtes BFC • Fiches de procédures - Suivi de la qualité des données financières entre Xlab et BFC  Les Ecarts

  6. 4 I Les ECARTS : Objectif / organisation 4.1 I Objectif • L’objectif principal est de mettre en évidence des anomalies qui créent des déphasages entre Xlab et BFC. • Cela génère des différences sur les disponibles entre Xlab et BFC et créent une consommation anormale des crédits de paiement 4.2 I Organisation • Edition mensuelle d’états pour tous les laboratoires faisant apparaître des déphasages Xlab / BFC • Analyse et corrections des anomalies par le gestionnaire en DR en collaboration avec le gestionnaire du laboratoire

  7. 5 I Cas rencontrés 5.1 I Cas d’une commande dont le montant facturé n’a pas été ventilé sur tous les postes Déphasage Xlab/BFC Exemple : 1ère ligne commande Achat matériel : 100 avec SF 100 2ème ligne commande Frais de port : 20 avec SF 20 Si saisie facture sur 1 ligne commande pour montant total : 120 Xlab : Consommation : 120 BFC : Consommation : 140 (120 + 20 SF engagé en trop (ligne frais de port)) Si une commande à x lignes  la facture doit avoir x lignes Si ce n’est pas le cas pensez à annuler, dans Xlab, les services faits non facturés

  8. Déphasage Xlab/BFC Explication : - 1 commande et SF : quantité 4 à 5€ - 1 facture : quantité 1 à 20 € Xlab : Consommation : 20 € BFC : Consommation : 35 € (20 + (3 x 5 € = 15 € SF engagé en trop)) 5 I Cas rencontrés 5.2 I Cas d’une commande facturée pour le montant total dont la quantité facturée totale est inférieure à la quantité réceptionnée  Saisie des quantités facturées doit être égale aux quantités réceptionnées

  9. 5 I Cas rencontrés 5.3 I Les avoirs • Règle : • - Sont saisis dans Xlab si traités en même temps que la facture • Sont transmis pour saisie dans BFC si la facture a déjà été payée Déphasage Xlab/BFC BFC : l’avoir saisi annule tout ou partie de la facture mais les services faits demeurent dans BFC tant qu’ils n’ont pas été annulés dans Xlab Intégrer l’avoir dans Xlab sans omettre de saisir un service fait négatif

  10. 5 I Cas rencontrés 5.5 I Missions avec frais et liquidation à 0 • - Xlab : La saisie d’une mission pour un agent engage le montant évalué des frais à lui rembourser • BFC : Si pas de montant à rembourser à l’agent mission liquidée à zéro Déphasage Xlab/BFC Explication : -BFC : Montant mission a été désengagé par la saisie d’une liquidation à 0 -Xlab : Engagement reste présent et donc > à celui de BFC Dans Xlab saisie d’une facture à 0

  11. 5 I Cas rencontrés 5.6 I Facture droits de douane - Code famille : P4.15 (autres droits et taxes) - Lignes commandes à saisir  : Droits de douane : code TVA E1 (Exonéré) Frais de dossier : code TVA DA (19,60 %) 1/3000 : code TVA E1 (Exonéré) Le montant de la TVA douanière n’est pas à saisir dans la commande Xlab.

  12. 6 I Rappels 6.1 I Facture étrangère -Xlab : Saisie commande et service fait Envoi de la facture signée à la Délégation - BFC : Saisie facture  en facturier en devises 6.2 I Facture interne à l’établissement • - Utiliser le code famille P616 • Création fournisseur avec identifiant : code division laboratoire uniquement • Exonéré de TVA

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