Korruption im Einkauf

1. Düsseldorf, 06.07.2011 Kontakt: Schudea & SilverConsult GmbH Düsseldorf Tel.: +49/(0)211/2097-179 Mobil: +49/(0)175/4891618 Korruption im Einkauf

2. Ziele und Aufbau dieses Seminars Ursachen der Korruption finden Definition der „Korruption“ beleuchten Gesetzliche „Umschreibungen“ Nicht nur Geld-Nehmer, sondern auch Geld-Geber im „Visier“, denn „nehmen“ und „anbieten“ stehen in einem Paragraphen. Mögliche Schäden beschreiben Direkter Schaden „Neutrale“ Geschäfte (Einkauf ohne überhöhte Preise) „Schein“-Vorteil (z.B. Ausschreibungsgeheimnisse) Ursachen und Risikofelder definieren Länder, Branchen, Funktionsbereiche, Situationen Methoden der Aufdeckung finden Massendaten-Auswertung, Vorbereitung der Stichprobe (mit und ohne Indizien sehr wichtig!) Customizing-Überprüfungen Beweisbarkeit sichern

3. Wir werden ansprechen… • …von den neuen Wegen/Methoden in der Internen Revision: • „Continuous Auditing“ („Permanente Revision“) als „Tacho“-Anzeige • ERP-Customizing-Prüfung als Voraussetzung für Gefahren-Erkennung • Risikoorientierte Stichprobenauswahl – aber nicht mit Standard-Revisionsprodukten • Bei schwankenden Marktpreisen Ausreißer finden (und dennoch Marktpreisbewegungen ausblenden) • Marktpreiskenntnisse als „erster Verdacht“ • Durchsuchung privater Büro-Ablagen zulässig?

4. Entstehungsgeschichte Was war zuerst da? Eine mächtige Hand mit Geld, die bevorzugt werden will? Oder eine ausgestreckte Hand, die Geld braucht und Vorteile mitanbietet? Man versucht die Schlage am Schwanz zu packen… …und nicht am Kopf! Führende Wirtschaftsländer haben das System (mit)entwickelt (Zu) Seltene Plausibilitätsprüfungen der offiziellen Einkünfte mit dem Vermögensstand der Verdächtigen Im Ausland: Prinzip des „Robin Hoods“ der Moderne. Ausrede der armen Länder oder mangelnde Besteuerung des Vermögens gegenüber dem Gewinn? „Schwarz-Geld“ – eine Art der „Sozialhilfe“ der Armen? „Vermögensausgleich“ zwischen „reich“ und „arm“ Vereinfachte Gewinnermittlungsvorschriften auch in zivilisierten Ländern Derzeit ein Cyklon, wo es sehr schwierig ist festzustellen, wo und wie alles begann… …Aber, was schädigt und Ungerechtigkeit streut, muss mit allen Mitteln bekämpft werden

5. Mitredner beim Thema „Korruption“ Infos von… Transparency International (TI) Business Crime Control (BCC) Institut für kriminologische Sozialforschung (bei Uni Hamburg) Bundeszentrale für politische Bildung Workplace Fairness UNO (UNCAC) „Mobbing“-Zentrale Wie man aufdecken sollte,… wird kaum erklärt… ob in einer Provision „Schmiergelder“ vorhanden sind oder in einem Einkauf-/Verkaufspreis ein ungerechtfertigter Vorteil steckt… Allgemeine Hinweise Deutliche Unterschiede in der „Welt-Korruptionskarte“ Unterschiede in der Deutung/Auslegung von Tatsachen insbesondere hinsichtlich der dritten Welt und der Schwellenländer

6. Korruptionsindex

7. Weltkarte

8. Definitionsvarianten…

9. Definitionsvarianten…

10. Definitionsvarianten…

11. Schätzung der Summen

12. Mögliche Schäden (Volkswirtschaftlich)

13. Korruption nach dem Gesetzt… Juristische Umschreibungsversuche Strafgesetzbuch Bestechung Unterschlagung Betrug KORRUPTION direkt nicht definiert Zusammenhang zwischen Strafrecht und Zivilrecht Theoretisch gibt es diesen nicht, aber in der Praxis sehr häufig Zivilrechtliche Ansprüche könnten u.U. stark eingeschränkt werden, wenn strafrechtlich kein Vergehen nachgewiesen wird (OWi-Beispiel aus dem Straßenverkehr). Folge der Unkenntnis der strafrechtlich-relevanten Aspekte: Revisionsprüfung führt zu keinen Konsequenzen. Sogar Schadensersatzansprüche der Beschuldigten möglich.

14. Rechtliche Aspekte

15. Rechtliche Aspekte

16. Korruption nach dem Gesetzt… • Korruption nach dem Strafgesetzbuch • Vorteil (bzw. dessen Versprechung, Forderung) für sich [persönlich] oder einen Dritten • = außerhalb der Bilanz eines Unternehmens • Privatpersonen, Familien • Andere Unternehmen • auch wohltätige Organisationen, Vereine, Parteien • UND unlautere Bevorzugung • zu hohe Preise, mangelnde Qualität, schlechtere „AGBs“, nachteilige Zahlungsbedingungen • längere Vertragsfristen, Hinnahme von Vertragsstrafen • Informationsweitergabe (bei Ausschreibungen)

17. Praxisfälle - test your knowledge! • Ein Einkäufer verhandelt sehr hart und erreicht „Sonderleistungen“ eines Lieferanten: • Abladevorrichtungen, Aufbewahrungsmittel (Silos), Zufahrtsstraßen • Konferenzsaal • Ausbau des betrieblichen Kindergartens (wo das Kind des Einkäufers geht) • Ausstellungsflächen auf Messen • Vermittlung eines Kunden

18. Praxisfälle • Ein Einkäufer verhandelt sehr hart und erreicht „Sonderleistungen“ eines Lieferanten: • Ausbau des Kindergartens (wo das Kind des Einkäufers nicht geht), der durch eine externe Organisation auf dem Werksgelände betrieben wird • Sonderleistungen an ein nicht konsolidiertes Unternehmen • Bus für einen privatrechtlichen Verein, wo ausschließlich die Betriebsangehörigen Fußball spielen

19. Möglichkeiten eines Einkäufers… Grenzfälle • Er lässt sich einen Vorteil gewähren, ohne jedoch einen der Anbieter bevorzugt zu behandeln • Regelkonform werden 3 Anbieter zum Ausschreibungsverfahren zugelassen. Mit allen hat der Einkäufer „E“ eine Vereinbarung, die ihm eine Provision verspricht. Der Einkäufer lässt jedoch einen fairen Kampf zwischen den Anbietern zu (ohne selbst eine Seite zu ergreifen). • Vorteil? Ja! • Bevorzugte Behandlung? Nein! • Deshalb bleibt die schwierigste Aufgabe eine bevorzugte Behandlung nachzuweisen. • In dem oberen Fall könnte die Bevorzugung darin liegen… • Ausschluss anderer Wettbewerber, die nicht bereit waren zu zahlen

20. Vorbeuge-Maßnahmen • Implementierung der Maßnahmen in … • Regelungen & Richtlinien, Policies… • Offizielle Implementierung • Kenntnisnahme der Mitarbeiter (Unterschrift) • Schulung bzw. „Beratungs-/Anfrage“-Möglichkeit • Mitarbeiter müssen „Zeit“ haben die Richtlinie zu lesen und im Alltag einzusetzen • Regelmäßige Kontrollen durch eine unabhängige Stelle, sonst die Gefahr einer Verwerfung aufgrund der sog. „normativen Kraft des Faktischen“ (jede Richtlinie, deren Einhaltung nicht regelmäßig kontrolliert wird, verliert an Kraft) • Spezieller Arbeitsvertrag (für Einkäufer, Verkäufer usw.) • Vertragsbruch wiegt schwerer und ist i.d.R. leichter zu beweisen • Konsequenzen sind einfacher zu ziehen

21. Rechtliche Aspekte

22. Rechtliche Aspekte

23. Rechtliche Aspekte

24. Rechtliche Aspekte

25. Rechtliche Aspekte

26. Rolle der Medien

27. Rechtliche Aspekte

28. Rechtliche Aspekte

29. Rechtliche Aspekte

30. Rechtliche Aspekte

31. Rechtliche Aspekte UNCAC

32. Wo sollten die Grenzen sein… ? Aus der Sicht des Vorteil-„Gebers“ „Den Anderen beeinflussen und sich Vorteile verschaffen zu wollen“ (auch wenn diese später eintreten können) Damit muss die „Beeinflussung“ mit der Verschaffung eines „Vorteils“ nicht unbedingt zeitlich zusammen hängen Aktive/passive Handlungen Aus der Sicht des Vorteil-„Nehmers“ „Sich verpflichtet/anhängig/abhängig zu fühlen“ auch wenn die Gewährung eines Vorteils später erfolgen könnte Aktive/passive Handlungen Jeder muss sich selbst prüfen… Pragmatischer Hinweis: den gleichen Maß wie im Vertrieb ansetzen! Vertrieb verschickt Weinflaschen für 80 €, im Einkauf ist Annahme von Kugelschreibern verboten… (??)

33. Keine Pauschal-Gefährdung… • Weniger relevante „Täter-Modelle“… • Szenarien der Täter • Einzeltäter/Gruppen • Regelmäßige, gut durchdachte Handlungen • Gelegenheitssituationen • Täter-Beschreibung • Ruhig/unruhig • Auffälliges/unauffälliges Lebensstiel • Scheinbare Ordnung/Unordnung • Weniger relevante „Situations-Modelle“… • Nachtbuchungen • Stapelbuchungen (unter einem „Dummy“-User) • Unzureichende Vorbereitung der Geprüften auf Interne Revision

34. Gefährdete Bereiche Wo „Arm“ und „Reich“ auf einander treffen Gehaltsniveau prüfen, hohe Fluktuation Dort, wo Einkaufs-(Verkaufs-)entscheidungen getroffen werden (nicht nur direkt im Einkauf, falls dort zu wenig Einflussnahme geübt werden kann) Menge x Preis einen nennenswerten Betrag ergibt (keine einfache ABC-Analyse gemeint) Im Spezial-Fall Unterschlagung: in Bereichen, wo Verbrauchsmaterialien gekauft/gelagert werden Wo es keine oder nur unzureichende Kontrollen gibt Wo sich alle Unterschriftsberechtigten gut kennen Nur „Unterschriften“ ohne zu kontrollieren Feststellungen aber selten Konsequenzen Wahrscheinlichkeit des „Reinfalls“ sehr niedrig! Starre Prüfungsplanung in der Revision, kein „Continuous Auditing“ Schwaches Revisionsimage (Selbstanalyse häufig empfehlenswerter). Zu wenig monetäre Findings, zu viele bürokratische/formalistische Vorschläge ohne strategische Bedeutung

35. Gefährdete Bereiche • Bei (nachträglich) schwer zählbaren Werten • Tage eines Beraters • Grafische Konzepte • Aufwand einer Software-Implementierung • Aufwand einer Anlagen-Implementierung • Alle Pauschal-Vergütungen/-Abrechnungen • Dienstleister (Reinigung, Wartung/Reparatur) • Due Diligence-Projekte • Wo kein Know-How der Marktpreise herrscht • Weltbekanntes ERP-System nicht für 2% des Umsatzes, sondern für etwa 0,8% (tlw. „kostenlose“ Lizenzen bei Outsourcern) • Logistik-/Lagerkosten etwa ab 3 € Monat/Palette, Mieter Lagerraum • Seit 1999 fallende Speditionspreise • eLearning-Preise 0,30 -1 €/Teilnehmer/Stunde

36. Weitere Gefährdungen Falsche Customizing-Einstellungen Liefertoleranzen Einstellungen in der Rechnungsprüfung RE trotz Storno v. WE Veränderung von Bewertungsprinzipien nicht ausgeschaltet Mahnung erst ab einem hohen Betrag BANF automatisch aus Bestellung, Bestellung automatisch aus WE Externer Einkaufs-Dienstleister Probleme des Lieferanten oder dessen Ansprechpartner Technische Realisierungsprobleme Allgemeine Wirtschaftsprobleme Medien-Resonanz Sind Internet- bzw. Amtsgericht-Recherchen erlaubt?

37. Grundsätzliche Unterteilung „Spuren im Sand“ = im Belegwesen nachvollziehbar Buchungen im Rechnungswesen Bewegungen in der/im Materialwirtschaft/Lager Materielle Prüfung der Belege ergibt Beanstandungen (Fast) das perfekte Verbrechen Keine auffälligen Buchungen/Belege Keine Verstöße gegen GoB/GoBS Doppelte-Buchführung Vollständigkeit der Belegangaben Retrograde/Progressive Prüfbarkeit gegeben Keine sichtbaren Vorteile (K)eine Steuerhinterziehung (?) Nicht erbrachte oder überbewertete Leistung

38. Grundsätzliches –Wege des Vorteils Korruption GoB-Verstoß „leichter“ feststellbar GoB-konform schwer nachzuweisen i.d.R. Steuerhinterziehung Keine Steuer- hinterziehung

39. Möglichkeiten von Fehlverhalten Finanzbuchhaltung Unübersichtliche Buchungen Einseitige Buchungen Kasse/Bank Abkopplung des Haupt- und Nebenbuches Fiktive Rechnungen (von existierenden oder nicht existierenden Unternehmen) Gelegentliche Veränderungen der Bankverbindungen Im Alleingang In Zusammenarbeit mit dem Rechnungsaussteller Ausbuchung von Liefer-/Zahlungs-/Währungsdifferenzen Manuelle Zahlung Clearing-Konto Jegliche Arten von Gutschriften (nachträgliche Skonti/Boni/Rabatte, für Reklamationen, nicht eingehaltener Verträge) „Offenes Geheimnis“ der automatischen Ausbuchung (WE/RE) Fiktive Haben-Debitoren (ohne Belege)

40. Möglichkeiten von Fehlverhalten Rechnungswesen/Kreditwirtschaft/Finanzwesen/Versicherungswesen Kreditkonditionen Ausfallen oder Höhe der Bürgschaften und Sicherheitseinbehalte bei technischen Projekten Abschluss von neuen Versicherungs-/Kreditverträgen (Umschichtung) Wg. Provision für Vermittler nach Ablauf einer Mindestlaufzeit Veränderung der Bewertungsmethode Standard-Preis, Gleitender Durchschnitt Aufholrechte für das bilanzierte Vermögen Entstehung eines „Puffers“ Krediterschleichung, erhöhte Tantiemen/Prämien wg. Überbewertung Fehlende Wertberichtigungen für Anlagevermögen, OPs, schwebende Geschäfte (Börse, Gerichtsprozesse), fehlende Rückstellungen, fehlende Konsolidierung der Inner-Umsätze

41. Möglichkeiten von Fehlverhalten Controlling „Deckung“ ggf. Verschiebung einzelner Kostenvolumen zwecks Jahreszielerreichung Fehlende Cash-Flow-Beobachtung EDV Behandlung von Rundungsregeln Manipulationen von Zahlungs- und OP-Listen Gefährdung des gesamten Datenbestandes Einkauf Zu teuer/zu hohe, nicht benötigte Qualität Zu billig Kein Bedarf/zu niedriger Verbrauch Private Beanspruchung von dienstlichen Vorteilen (kostenlose Flüge) Fallender Preise auf dem Markt nicht realisiert (Technik, Transport, Reisekosten) Sales/Vertrieb Zu teuer (da bewusste Handlung wird – je nach dem Kreis der Involvierten – der Schaden nicht verfolgt) Geldwäsche Bestechung Zu billig Bestechung Erzeugung fiktiver Nachzahlungspflichten

42. Möglichkeiten von Fehlverhalten Materialwirtschaft/Produktion Materialentwendung (auch über Hand‘s-On-Lager) Fiktive Entsorgung/Verschrottung/Reparatur/Retoure Inventur-Differenzen Erhöhte Produktionskosten Rechnungsprüfung/Kostenstellenprüfung (betrifft alle Funktionsbereiche) Menge und Qualität Bauwirtschaft: Anzahl der Türen, Qualität des Teppichbodens, Abdichtung von vergrabenen Schichten, Verbleibdauer der Gerüste EDV: Anzahl der Beratertage Marketing: Preis einer Werbekampanie (erhebliche Unterschiede!) Fiktive Mitarbeiter Fiktive Rechnungen (seitens des Fachbereichsagehörenden Rechnungsprüfers) Prämien-Absprachen (mit Mitarbeitern) Arbeite für „andere“ Auftraggeber (Produktion, Reparatur, EDV) Nahezu perfekte Aufbereitung einer gebrauchten Maschine

43. Möglichkeiten von Fehlverhalten Personal Fiktive Schulungen Fiktive Mitarbeiter/Aushilfen Fiktive Prämien „Abgestimmte“ Personalfreisetzung „Abgestimmte“ Personaleinstellung Bestechung von Behörden (betrifft alle Funktionsbereiche) Umweltauflagen Technische-Sicherheit Feuerschutz Technische Normen & Zulassungsverfahren Steuerbehörden usw., usw.

44. Wanderwege des Geldes - Kettenreaktion „Vorteils-Geber“ „Vorteils-Nehmer1“ „Vorteils-Nehmer2“ Legale Kasse Legale Kasse Legale Kasse Schwarze Kasse Schwarze Kasse Schw. Kasse Provisionsvereinbarung = offizieller Vertrag, legaler Geldfluss, Versteuerung Tipp-Provision Senior-Provider-Provision „Sauberes Geschäft“? Nicht unbedingt, wenn „Mittelsmann“ Fiktive/Überhöhte Rechnungen: Berater, Dienstleister, Reinigung, Wartung (wo nichts gewartet wird) Geldentnahme beim Rechnungsaussteller über Privatentnahme ggf. fiktive „Anschluss“-Rechnung bzw. Sonderprämien für Mitarbeiter Überhöhte Preise/Fiktive Rechnungen (ggf. BtoC-Geschäft) Fiktive Schadensfälle (geliefert aber „falsch montiert“), hoher Schwund/Verschrottung/Ausbuchungen, falsche Nutzungsangaben, Rücktransporte unverhältnismäßig aufwendig, scheinbar Nicht-Erfüllung von Verträgen (keine Prämienzahlungen dieses Jahr) BLAU + GRÜN gleichzeitig möglich. Einkäufer kauft zu reduzierten Preisen ein. Der Rest wird aus dem Schwarzgeld-Bestand bezahlt.

45. Hilfen für den „Alltag“ Corruption fighter‘s tool kit Mit allgemeinen Verhaltensregeln Sensibilisierend An die „Jugend von heute“ gerichtet/Entscheidungsträger von morgen Kaum mit werthaltigen Hinweisen für Revisoren und sonstige Profis mit der Prävention und Bekämpfung beschäftigt BKMS-System Business Keeper Monitoring System Anonyme Hinweis-Plattform Andere Publikationen Häufig sehr allgemein

46. Ombudsmann Grundprinzipien Unabhängig Vertraulich (=Verschwiegenheit) Extern/Intern (RA, externe Revisoren usw.) Rolle: Hinweise offen oder anonym aufnehmen Weitere Untersuchungen anberaumen Schwierigkeiten dieser Rolle Zusammenhalt der Involvierten Angst der Kollegen sich mit falschen/unprofessionellen Informationen unbeliebt zu machen, ungerechte Beschuldigungen anzuzetteln (bei einer interner Besetzung verstärken sich diese Nachteile), ggf. Schadensersatzforderungen zu vermeiden Keine Vertretung des Informanten möglich, da vom Arbeitgeber beauftragt Bei falschen Verdächtigungen u.U. Gefahr Motivation der Informanten Die „Ausgeschlossenen“ Diejenigen, die „zu wenig“ bekommen haben Motivation für neutrale Personen? Aufstieg? Prämie? (etwa wie betriebliches Vorschlagswesen?)

47. Hilfen für den „Alltag“

48. Hilfen für den „Alltag“

49. „Whistle Blowing“ Grundprinzipien Aus moralischen Gründen Weil er keinen anderen Ausweg sieht Whistleblowers Protection Act (WPA) 30 Tage Zeit nach der Erkenntnis (Transportbranche 180 Tage, 90 in der Flugbranche) Rolle: Schutz der Mitarbeiter beim „Verpfeifen“ Behörden Öffentlichkeit Schwierigkeiten dieser Rolle Im deutschsprachigen Raum kaum Regelungen Schadensersatzklagen möglich bei Infos an zu breite Kreise

50. „Whistle Blowing“ Schwammige Grenze der Pflichtverletzung gegenüber dem eigenen Arbeitgeber Mögliche Anzeigepflichten bei Tangierung des Strafrechts