Centre Régional de Ressources pour l'optimisation du management et des organisations

1. Agence Régionale de l’Hospitalisation d’Ile-de-France Centre Régional de Ressources pour l'optimisation du management et des organisations Outils pour une Gestion des emplois et des compétences au service des opérationnels (GPEC) Juillet 2004

2. Un contexte particulier Plan social en 1998 Des valeurs fortes issues de l’histoire ajoutées à une culture « client-fournisseur » Organisation complexe car très ouverte sur l’extérieur et très décentralisée Le diagnostic de départ : les raisons du lancement Projet d’établissement 2001 Constat : absence de dispositif d’évaluation Développer des compétences spécifiques et polyvalentes pour faire face à l’évolution des modes de prise en charge. Optimiser les recrutements Impulser une évolution managériale Accréditation : visite en 2005 Volonté d’aller au-delà de l’imposé en matière de GPEC Compétences = principale richesse de l’Association Objectifs et nature de l'expérience : ce qui a été réalisé Elaboration de référentiels métiers-compétences : 40 métiers 4 applications : recrutement, mobilité, évaluation des compétences et formation Elaboration de guides et support à l’EAE 1 support unique de l’EAE avec évaluation des résultats correspondant aux objectifs individuels et collectifs et grille spécifique d’évaluation des compétences pour chaque métier Formation des évaluateurs Mise en place des EAE 1 cadre évalue une quinzaine de salariés Outil de dialogue essentiel entre le cadre et le salarié mais aussi entre les unités et la DRH Aucune influence sur la rémunération Intégration d’un progiciel d’exploitation des EAE dans le SIRH Exploitation des EAE pour identifier les besoins de formation et gérer les compétences La saisie est réalisée par les responsables administratifs des unités (1 par unité) Chaque cadre est destinataire d’un tableau de synthèse d’évaluation des compétences de ses agents (par métier) qui lui permet de gérer la compétence collective de son unité et de développer la professionnalisation de chacun Les propositions de formation sont réalisées sur la base de tableaux de synthèse (réunions de priorisation avec l ’encadrement) GPEC (1) Centre Régional de ressources pour l'optimisation du management et des organisations Fiche de synthèse d'expérience menée par un établissement francilien

3. Méthodologie : les grandes étapes de la démarche et leur calendrier Calendrier : démarche en trois ans Lancement de la démarche début 2002 1 an pour la construction des référentiels des métiers directement au service des malades (IDE, AS) et des outils de l’EAE, du lancement des EAE pour ces professionnels et de leur exploitation 1 an pour appliquer cette démarche aux métiers périphériques et une autre année pour les métiers supports Les étapes à venir : structuration des objectifs de progrès, dimension quantitative de la gestion prévisionnelle, évolution des métiers Appui d’un consultant pour la construction des référentiels : recul indispensable pour tous Conduite de projet classique avec comité de pilotage Méthode du partage ; les référentiels ont été élaborés par des petits groupes de professionnels comprenant n et n+1 (4 à 5 réunions par référentiel) Souci de mettre au point un dispositif opérationnel Investissement en temps : en régime de croisière, 900 heures de travail dans l’année soit 1h30 par salarié Mobilisation et communication autour du projet : Définition de la GPEC comme moyen de progresser en tant que professionnel de santé qui légitime parfaitement la démarche Une communication déclinée sur la base de deux concepts clés, le métier et les compétences, qui permet d’impliquer tous les salariés (y compris les médecins) Une communication ciblée sur 3 groupes d’acteurs Les décisionnaires : un Comité de Direction très étroitement associé au pilotage du projet Les évaluateurs : 3 réunions d’encadrement élargi / an spécifiquement organisées sur le projet et une formation de tous les évaluateurs Les évalués : multiples réunions d’information, lettre interne  Une association constante des organisations syndicales y compris dans les groupes de travail GPEC (2) Centre Régional de ressources pour l'optimisation du management et des organisations Fiche de synthèse d'expérience menée par un établissement francilien

4. Les résultats obtenus : Progrès dans les organisations : Clarification de l ’exercice des métiers et de l ’organisation. Amélioration de la qualité des recrutements Evolution des modalités de recensement des besoins de formation Amélioration du lien entre les personnels (salarié/salarié, salarié/hiérarchie) Développement des coopérations Reconnaissance des personnels Développement de l’employabilité Les difficultés rencontrées : Quelques freins culturels : La crainte du jugement et de l ’arbitraire L’acceptation d’un entretien avec sa hiérarchie ne va pas de soi pour tous les métiers Le temps à consacrer : deux personnes pour la conception, l’animation et la communication La définition d’objectifs est complexe et nécessite une communication adaptée. L’organigramme étant assez plat, les possibilités d’évolution sont limitées Les facteurs clés de la réussite : Message clair : définir des règles claires et ne pas craindre de les répéter. L’objectif poursuivi doit satisfaire et l’organisation et les individus Aboutir : la preuve compte dans le monde soignant Centrer sur les métiers tels qu ’ils sont exercés au sein de l ’établissement. Ne rien livrer sans débat, impliquer les acteurs clés pour fabriquer du sens commun et des valeurs partagées. Protéger le concept de compétences et ne pas lui donner une valeur marchande Produire un discours réaliste et mesuré sur la capacité de l ’établissement à répondre aux attentes de ses salariés GPEC (3) Centre Régional de ressources pour l'optimisation du management et des organisations Fiche de synthèse d'expérience menée par un établissement francilien