Projekt: < indsæt projektnavn>

1. Projekt: <indsæt projektnavn> Opstartsmøde for styregruppen <indsæt dato for mødet> Version 1.0

2. Formålet med denne præsentation Denne præsentation er en del af en guiden ”God praksis for effektivt styregruppearbejde” udarbejdet af Digitaliseringsstyrelsen, www.digst.dk . Version 1.0 Denne præsentation kan anvendes som inspiration og vejledning til styregruppemødet, hvor projektet initieres og sættes igang Mødet er det første styregruppemøde, hvor styregruppeformand og seniorbruger(e) mødes. Projektlederen er identificeret på nuværende tidspunkt På nuværende tidspunkt, bør der være et projektoplæg og en foreløbig estimering af business casen for projektet

3. Dagsorden Version 1.0 Præsentation af styregruppemedlemmerne Projektets formål og projektgrundlag Krav til projekter over 10 mio. Den fællesstatslige it-projektmodel Styregruppens ansvar Projektets organisering og governance Projekttolerancer og styregruppens leveregler Projektets interessenter Projektets risici De løbende styregruppemøder De kommende ugers aktiviteter Andet

4. Præsentation af styregruppemedlemmerne Version 1.0 Hvad er min baggrund? Hvad er rationalet bag min deltagelse i denne styregruppe? (Hvilke(n) organisation(er)/afdeling(er) repræsenterer jeg? Hvordan skal jeg bidrage til, at projektet bliver en succes og hvilke interessenter kommunikerer jeg med i den forbindelse? Hvilken erfaring har jeg med styregruppearbejde? Hvilke erfaringer har jeg med projektarbejde?

5. Projektets formål og grundlag Version 1.0 • Gennemgang af Projektoplæg • Hvad er projektets formål og mål? • Hvad er projektets omfang og forventede leverancer? • Hvilke succeskriterier har projektet for dets gennemførelse? • Gennemgang af foreløbig Business Case • Hvad er de budgetterede projektudgifter? • Hvilke gevinster forventes opnået, og hvem er ansvarlig(e)?

6. Krav til projekter over 10 mio. kr. Version 1.0 It-projekter med budget på 10 mio. kr. eller derover skal indmeldes til Statens IT-projektråd senest ved afslutning af projektets analysefase og inden anskaffelsesfasen. Ved indmeldelsen indsender ministeriet projektets risikoscore, Business Case og PID (herunder kvalitets- og gevinstrealiseringsplan) til sekretariatet. Derefter skal projektet halvårligt indrapportere projektstatus til Statens IT-projektråd Højrisikoprojekter og projekter over 60 mio. kr. Hvis et projekt vurderes til at have en højrisikoprofil kan Statens IT-projektråd indstille det til et eksternt review. Alle projekter over 60 mio. kr. kan forvente et eksternt review. Ved reviewet tilknyttes et rådsmedlem og en ekstern reviewer. Reviewetskal give projektejeren konkrete anbefalinger til, hvordan projektets risici kan håndteres og minimeres. Igangværende projekter Igangværende projekter, som har afsluttet analysefase og er i gang med anskaffelse eller projektgennemførelse før den 1. januar 2011, skal ikke risikovurderes af Statens IT-projektråd. De skal blot indgå i IT-projektrådets overblik over igangværende projekter. .

7. Den fællesstatslige it-projektmodel Version 1.0 <indsæt tegning fra de laminerede ark.>

8. Styregruppens ansvar Version 1.0 Roller og ansvar • Medlemmernes roller mht. ansvar og kompetencer • Få fastlagt evt. andre roller, der skal bemandes • De 3 ledelsesprincipper for styregruppen • Tag ejerskabStyregruppen påtager sig aktivt sit ansvar og dermed sin ledelsesrolle for projektet. Styregruppemedlemmerne skal erkende et medansvar for at projektet lykkes og arbejder for at mål og evt. gevinster opnås • Fjern barriererFjernelse af barrierer handler om at sikre at projektet kan gennemføres så gnidningsfrit som muligt og uden forsinkelser. Barrierer kan være alt fra manglende faciliteter til modstand mod projektet. • Beslut på stedetFor at undgå, at projektet ender i en venteposition, er det vigtigt at styregruppen træffer beslutninger på styregruppemøder og ikke er nødt til at afvente at beslutninger bekræftes andet steds

9. Projektets organisering og governance Version 1.0 Projektets organisatoriske elementer <indsæt tegning – kan omfatte projektkontor, testenhed, arkitektenhed, ændringsforum, kravstiller-enhed, referencegruppe m.v.>

10. Projektets organisering og governance Version 1.0 Opgavefordeling mellem styregruppemedlemmerne Få fastlagt beslutningskompetencen, rapportering og aktivitetsansvar mellem styregruppen og program og/eller porteføljeledelsen Få fastlagt det rette rapporteringsniveau fra projektet til styregruppen og øvrige interessenter Få fastlagt krav for godkendelse af faseovergangsrapport.

11. Projektets organisering og governance Version 1.0 Særligt om agile projekter Styregruppens roller og ansvar er principielt det samme Der bør eksistere formål, overordnede forretningsmæssige krav samt de normale rammer for et projekt i form af tidshorisont, økonomi, kvalitet, omfang/afgrænsninger, ønskede gevinster og risici. Den konkrete detaljerede udformning af løsningen besluttes i løbet af projektet i et antal iterationer. Der vil i projektet skulle træffes mange forretningsmæssige beslutninger og foretages prioriteringer, hvilket lægger pres på seniorbrugerrollen, som skal være opmærksom på, at få tildelt faglige erfarne og kompetente brugerressourcer til projektet. Der bør samtidig etableres klare regler for, hvornår og hvordan beslutninger skal eskaleres til styregruppen. I forhold til de daglige beslutninger, som træffes i et agilt forløb, bør styregruppen uddelegere beslutningskompetencen til projektlederen inden for en aftalt tolerancegrænse

12. Projekttolerancer og styregruppens leveregler Version 1.0 • Få fastlagt faste møder og deres frekvens • Få fastlagt agenda og referat (indhold, format og godkendelse) • Få sikret beslutningskompetence til stede ved møder (hvordan håndteres afbud, suppleanter, m.v.) • Få fastlagt ønskede fora, knyttet til projektorganisationen • Hvilke tolerancer kan projektlederen træffe beslutninger indenfor: • Antal dage?, økonomi?, risiko type? • Hvilke beslutninger kan styregruppen træffe over e-mail, og hvornår kræver det fysiske møder? • Hvilke beslutninger har styregruppeformanden bemyndigelse til at træffe alene? • Hvilke vidensdelingsmodeller skal hhv. styregruppe og enhederne benytte (projektværktøjer, porteføljeværktøjer mv.)

13. Projektets interessenter Version 1.0 Identifikation og vurdering af de væsentligste interessenter

14. Projektets risici Version 1.0 Revurdering af de risici, der er beskrevet i den foreløbige business case

15. De kommende ugers aktiviteter <Indsæt kommende ugers aktiviteter til gennemgang> Version 1.0

16. Andet Version 1.0