1 / 27

ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA. PERALATAN KANTOR. Peralatan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang sesuai dengan yang diharapkan secara efektif dan efisien.

asha
Download Presentation

ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

  2. PERALATAN KANTOR Peralatan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang sesuai dengan yang diharapkan secara efektif dan efisien. Perbekalan kantor adalah semua fasilitas /barang-barang yang ada dalam kantor baik langsung atau tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan yang diharapkan.

  3. JENIS-JENIS PERBEKALAN KANTOR • Perabot Kantor Barang/benda kantor yang berfungsi penunjang thd pekerjaan kantor, misalnya: meja, kursi,almari arsip, rak dll • Peralatan /perlengkapan kantor barang yang dipergunakan untuk menghasilkan pekerjaan kantor. misalnya: kertas, karbon, tinta printer, perforator,numbering machine dll

  4. 3.Mesin-mesin kantor segala mesin yang digunakan untuk menghasilkan pekerjaan kantor yang hasilnya lebih cepat dan baik misalnya: komputer, foto copy, faximile,printer dll 4.Pesawat Kantor Mesin kantor yang berfungsi untuk mengadakan komunikasi Misalnya telephon, handphone, answering machine telephon dll 5.Interior Kantor barang/ fasilitas kantor yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor agar bersih, nyaman dan serasi misalnya : bunga, foto, gambar, akuarium dll.

  5. KEGUNAAN PERBEKALAN KANTOR • Menunjang aktifitas pekerjaan kantor • Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor • Memperoleh hasil yang lebih maksimal ,bail dan memuaskan • Sebagai aset dan perlengkapan kantor

  6. PENGADAAN PERBEKALAN KANTOR Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas. Pengadaan perbekalan selalu diawali dengan perencaan kebutuhan perbekalan ,rencana biaya, keadaan inventaris pada tahun sebelumnya dan memperhitungkan pegawai yang ada. Rencana dibuat 1 tahun anggaran bersamaan disusun rencana biaya : pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penginventarisan, pemeliharaan.

  7. PERENCANAAN PERBEKALAN KANTOR a.Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan b.Menentukan jenis, kuantitas, kualitas barang c.Mengadakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang tersedia d.Menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional e.Menyimpan dan memlihara perbekalan kantor f.Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor g.Menghapus perlengkapan seseuai prosedur yang berlaku

  8. Penggunaan mesin-mesin kantor memiliki keuntungan sbb : 1.Mempercepat proses penyelesaian pekerjaan kantor 2.Menghemat tenaga dan pikiran 3.Meningkatkan ketelitian dan mutu hasil pekerjaan 4.Mempertinggi hasil pekerjaan 5.Adanya keseragaman bentuk,ukuran dan hasil pekerjaan 6.Memberikan informasi lebih cepat dan banyak MESIN-MESIN KANTOR

  9. Perlengkapan/ Peralatan kantor terdiri dari 2 jenis yaitu : 1.Perlengkapan yang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan 1 kali pakai contoh : kertas, karbon, master risograph dl 2.Perlengkapan yang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat dipakai lebih 1 kali contoh : perforator,stapler dll

  10. MEMILIH MESIN KANTOR Dalammemilihmesinkantorperludiperhatikansbb : 1.Mesin yang dipakaiharusbenar-benardiperlukan 2.Mesin harusdapatmempercepatpenyelesaianpekerjaan 3.Mesin haruspraktisdanfleksibel 4.Mesin dapatmenghematbiayapelaksanaanpekerjaan 5.Kualitas mesinharusbaik 6.Mudah dalampemeliharaan 7.Mudah dalampengoperasian’ 8.Mesin dapatmeningkatkanproduktifitashasilkerja

  11. MACAM-MACAM FUNGSI MESIN KANTOR 1,Mesin yang berfungsi sebagai alat komunikasi misal. Aiphone, telephone, HP, faximile 2.Mesin yang berfungsi untuk menggadakan / pengganda misal, fotocopy, mesin stensil , risograph, printer dll 3.Mesin yang berfungsi untuk merekam misal, tape recorder ,dictaphone dll 4.Mesin yang digunakan untuk alat bantu presentasi misal, OHP, LCD, LAPTOP / PC, Flash disk 5.Mesin yang digunakan untuk menghancurkan dokumen misal, shreeder

  12. PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN PERBEKALAN A.Penyimpanan perbekalan kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja/petugas guang untuk menampung hasil pengadaan barang. B.Pemeliharaan perbekalan kantor adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik atau siap pakai C.Laporan perbekalan kantor adalah kegiatan melaporkan keadaan barang/ perbekalan kantor

  13. MANFAAT PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ALAT KANTOR 1.Barang-barang akan terpelihara dengan baik 2.Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu dekat 3.Menghidari kehilangan 4.Menghindari penyimpanan yang tidak teratur 5.Dengan terpeliharanya alat akan menghasilkan pekerjaan yang baik

  14. CARA PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN BARANG KANTOR 1.Selalu membersihkan barang secara teratur setelah digunakan dan pisahkan dengan barang yang rusak 2.Selalu memperbaiki barang yang rusak 3.Memperhatikan cara penyimpanan yang baik dan benar 4.Selalu menyimpan kembali barang-barang yang telah digunakan pada tempat semula 5.Selalu menggunakan barang sesuai petunjuk

  15. 1. Pencatatan dan penomeran mesin kantor 2. Penyusunan jadwal perawatan • Aktivitas perawatan dan perbaikan dilakukan oleh petugas sendiri 4. Menentukan jangka waktu atau usia mesin-mesin kantor dan penggantian dengan mesin baru TATA CARA PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN MESIN KANTOR

  16. PERALATAN AWET PAKAI 1.Pelubang kertas (perforator) 2.Penjepret kertas (Stapler) 3.Pembuka surat (letter openers) 4.Gunting (shears) 5.Cap tanggalan (band dater) 6.Peti uang (brankas) 7.Tancapan surat (spindle file) 8.Bantalan stempel (Stam pad) 9.Kotak tempat surat masuk/keluar (letter try in out) 10.Lemari arsip (filling cabinet)

  17. INVENTARIS PERALATAN KANTOR Pengadministrasian barang inventaris dicatat dalam : 1. Buku induk barang inventaris 2. Buku golongan inventaris 3. Buku catatan non inventaris Tujuan inventarisasi adalah : a. Penertiban administrasi barang b. Penghematan uang kantor c. Bahan informasi untuk menghitung kekayaan kantor d. Mempermudah pengendalian/pengawasan barang

  18. LAPORAN PERBEKALAN 1.Pertanggung jawaban 2.Informasi mengenai persediaan barang yang ada dan mutasi barang selama periode tertentu 3.Pengendalian persediaan 4.Bahan pengambilan keputusan

  19. PERENCANAAN PERBEKALAN BARANG • Mengikutiprosedurpengelolaanperbekalan • Menentukanjenis, kuantitasdankwalitasperbekalankantor yang diperlukan • Mengadakanpebekalansesuaidengananggaran yang disediakan • Menggunakanperbekalankantordalamkegiatanoperasional • Menyimpandanmemeliharaperbekalankantor • Mengumpulkandanmengolah data perbekalankantor • Menghapusperlengkapansesuaidenganprosedur yang berlaku

  20. LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN PERBEKALAN KANTOR • Membuat DPB (DaftarPermintaanBarang) kegudang • Memeriksapersediaanbarangdigudang • Penandatanganankebendaharauntukpembelianbarang • Persetujuanpimpinan • Diserahkankelogistikuntukpembelianbarang • Sebelumbarangditerimabarangdiperiksadandiuji (kuantitasdankualitasbarang) kalausudahcocokbarangditerimadenganmenggunakanbukuserahterimabarangdanpenerimaanbarang • Barangdisimpandigudangandidistribusikankebagian yang membutuhkan

  21. PENDISTRIBUSIAN PERBEKALAN KANTOR • Pengeluaranharusberdasarkanpadasurat/bon permitaanatausuratperintahdariatasan • Menelitikuantitasdanspesifikasibarang yang akandikeluarkan • Menelitidanmemeriksabaranguntukmemenuhipermintaan • Mecatatmutasibarangpadakaartubarang • Mencatatpengeluaranbarangpadabukupengeluarandanpersediaanbarang • Membuatberitaacarapenyerahanbarangdarigudangkepemesan • Menyerahkanbarangberikutdokumennya • Membuatlaporankepadaatasan

  22. TATA CARA PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN • Pencatatan dan penomoran mesin-mesin kantor • Penyusunan jadwal perawatan • Aktivitas perawatan dan perbaikan dilkukan oleh petugas sendiri atau diborongkan pada perusahaan lain • Menentukan jangka waktu atau usia mesin-mesin kantor dan penggatiannya dengan mesin yang baru

  23. Bentuk-Bentuk Organisasi • Bentuk garis atau lini • Bentuk fungsional • Bentuk garis dan staf • Bentuk staf dan fungsional • Bentuk lini dan funsional • Bentuk lini, fungsional dan staf • Bentuk komite

  24. Apa Tujuan Perumusan Organisasi...??? • Pedoman Arah Organisasi itu bergerak • Landsan Organisasi • Penentu macam Aktifitas • Penentu Program, Prosedur, Koordinasi, Intregrasi, Simplikasi, Sinkronasi, dan Mekanisasi. • Rumusan Organisasi...???

  25. PrinsipDasar Pengorganisasian Kantor • Perumusan tujuan atau sasaran dengan jelas • Pembagian Kerja • Delegasi Kekuasaan • Rentang Kekuasaan • Kesatuan perintah dan tanggung jawab • Koordinasi • Asas Fungsional • Asas Akordion • Asas Keluwesan

  26. Organisasidan Tata Kerja Organisasi dan tata kerja (Organization and Methods/O&M) merupakan sekelompok teknik-teknik untuk mencapai atau meningkatkan efisiensi pekerjaan kantor (office work). O&M adalah suatu fungsi spesialisasi (orang-orang yang di didik dan di latih secara khusus) untuk mengusahakan efisiensi prosedur-prosedur pekerjaan dan pengendalian operasi suatu organisasi kantor. Tujuan O&M adalah untuk meningkatkan efisiensi ketatausahaan atau administrasi di kantor atau instansi tertentu sehingga anggaran operasional dapat ditekan dan hasilnya tetap optimal.

  27. “SEKIAN” YA ……. SUDAHLAH

More Related