Prowadzenie ewidencji podatkowych przez biuro rachunkowe

1. Prowadzenie ewidencji podatkowych przez biuro rachunkowe Collegium Mazovia Innowacyjna Szkoła Wyższa w Siedlcach wydz. Ekonomii i Zarządzania mgr Dorota Mirosław listopad 2012

2. Podstawy prawne • Art. 11 ust 3 i 4 Ustawy o rachunkowości – księgi rachunkowe mogą być prowadzone na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej poza siedziba jednostki w wypadku powierzenia ich prowadzenia osobie fizycznej, osobie prawnej lub jednostce nie posiadającej osobowości prawnej uprawnionej do świadczenia takich usług • § 8 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – prowadzenia ksiąg podatkowych można zlecić wyłącznie podmiotowi do tego uprawnionemu

3. Uprawnienia • Działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg podatkowych mogą prowadzić : • Osoby fizyczne uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Warunek ten jest spełniony w przypadku osób fizycznych posiadających certyfikat księgowy (świadectwo kwalifikacyjne) oraz osób fizycznych, które są biegłymi rewidentami lub doradcami podatkowymi. 2. Niemające osobowości prawnej spółki handlowe oraz wspólnicy spółki cywilnej, jeżeli czynności związane z tą działalnością wykonuje co najmniej jeden ze wspólników spółki, uprawniony do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, lub powierzają wykonywanie czynności związanych z tą działalnością pracownikom uprawnionym do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. • Spółki handlowe niemające osobowości prawnej to: spółka jawna, partnerska, komandytowa oraz komandytowo-akcyjna.

4. Uprawnienia • Ustawa o doradztwie podatkowym wskazuje, że podmioty uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych • (w tym osoby posiadające certyfikat księgowego) mogą wykonywać czynności polegające na: • prowadzeniu, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielaniu im pomocy w tym zakresie, • sporządzaniu, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i • inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielaniu im • pomocy w tym zakresie. • .

5. Księgi podatkowe - definicja • Ordynacja podatkowa (art. 3 ust. 1 pkt 4-5) wskazuje, że : • 1. za "księgi podatkowe" należy uznać: • - księgi rachunkowe • podatkową księgę przychodów i rozchodów • ewidencje oraz rejestry, • za "deklaracje„ należy uznać: • - zeznania • - wykazy • - informacje

6. Podmiot uprawniony Podmiotom uprawniony do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, niebędącym biegłym rewidentem ani doradcą podatkowym, nie wolno wykonywać czynności polegających na udzielaniu podatnikom, płatnikom i inkasentom, na ich zlecenie lub na ich rzecz,porad, opinii i wyjaśnień w zakresie ich obowiązków podatkowych.

7. Prowadzenie ksiąg - odpowiedzialność • Podatnik, który poniósł szkodę z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przez biuro rachunkowo-podatkowe, służy droga postępowania cywilnego przed sądem powszechnym na podstawie art. 471 K.C. lub art. 443 w związku z art. 415 K.C. • Za błędy wynikające z niewłaściwie prowadzonych przez biuro ksiąg podatkowych, biuro może ponieść odpowiedzialność karną skarbową – art.9 §3 K.k.s. „ Za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada jak sprawca także ten, kto zajmuje się sprawami gospodarczymi podmiotu”

8. Prowadzenie ksiąg – ubezpieczenie OC • Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej podmiotów uprawnionych do wykonywania działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych wskazuje minimalną sumę gwarancyjną ubezpieczenia OC. • Suma minimalnej polisy OC jest różna w zależności od prowadzonej działalności i wynosi równowartość w złotych: • - 15 000 euro - jeżeli przedmiotem działalności jest prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz doradztwo podatkowe, • 10 000 euro - jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie prowadzenie ksiąg rachunkowych, • 5000 euro - jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie doradztwo podatkowe.

9. Prowadzenie ksiąg – obowiązki podatnika • Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi przychodów i rozchodów zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest zobowiązany: •  w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem • prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży a w razie wykonywania działalności kontraktowej i działalności w zakresie udzielania pożyczek pod zastaw także tych ewidencje

10. Prowadzenie ksiąg – zapisy • W przypadku prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe, zapisy w księdze są dokonywane : • - w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji, lub danych wynikających z zestawień, przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, • - w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

11. Prowadzenie ksiąg przez biuro rachunkowe • Biuro rachunkowe może także oprócz prowadzenia ksiąg podatkowych, deklaracji podatkowych prowadzić : • dokumentacje dotycząca zatrudnionych pracowników, • regulować w imieniu podatnika zobowiązania, • dokonywać rocznego zamknięcia ksiąg i sporządzać zeznania podatkowe. • Zgodnie z Ordynacja podatkową przedstawiciel biura może występować jako pełnomocnikstrony w postępowaniu skarbowym. • Podmiotowi uprawnionemu do usługowego prowadzenia ksiąg podatkowych dokumenty księgowe przekazuje się bieżąco w celu prawidłowego i terminowego określenia zobowiązania podatkowego. Dokumenty księgowe mogą znajdować się poza siedzibą jednostki czasowo do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. • Po tym czasie powinny być one zwrócone podatnikowi i następnie przechowywane w siedzibie podmiotu. Zasada ta dotyczy także ksiąg prowadzonych w formie elektronicznej.

12. Prowadzenie ewidencji podatkowych przy użyciu komputera Collegium Mazovia Innowacyjna Szkoła Wyższa w Siedlcach wydz. Ekonomii i Zarządzania mgr Dorota Mirosław październik 2010

13. Komputerowe prowadzenie ksiag rachunkowych • Prawo podatkowe nakazuje prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. • Ustawa uznaje stosowanie technik komputerowych. • Artykuł 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: • opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; • systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów

14. Komputerowe prowadzenie ewidencji podatkowej • Jeżeli księgi rachunkowe prowadzone są za pomocą komputera, to: • dowody źródłowe mogą mieć postać dokumentów papierowych lub zapisów elektronicznych; zapisy elektroniczne muszą być zabezpieczone przed zniekształceniem lub usunięciem pierwotnej treści operacji gospodarczej, której dotyczą, • zapisy w księgach rachunkowych mogą nastąpić za pośrednictwem klawiatury komputerowej, urządzeń czytających dokumenty papierowe, urządzeń transmisji danych lub elektronicznych nośników danych, • zapisy mogą być przenoszone między zbiorami danych, składającymi się na księgi rachunkowe prowadzone na komputerowych nośnikach danych,

15. Komputerowa księga przychodów i rozchodów • W przypadku prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych, warunkiem uznania ksiąg za prawidłowe (zgodnie z § 31 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów) jest: •  określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg; • stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi; • przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

16. Komputerowa księga przychodów i rozchodów • Na koniec każdego miesiąca w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, podatnik jest zobowiązany sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc. • Wydruk powinien być zgodny z wzorem księgi określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia. • Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, jest zobowiązany założyć księgę w formie papierowej zgodną ze wzorem rozporządzenia. • Po zakończeniu miesiąca należy sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.

17. Komputerowa ewidencja zryczałtowanego podatku dochodowego • Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wykonywania niektórych przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiągniętych przez osoby fizyczne w § 3 zawiera zapis: • Podatnik może prowadzić ewidencje przy użyciu komputera • Na koniec każdego miesiąca, w terminie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie znaleźnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, jednak nie później niż 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, podatnik jest zobowiązany sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc • Wydruk powinien być zgodny z wzorem ewidencji określonym w załączniku do rozporządzenia • Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania ewidencji, według wzoru określonego w załączniku do rozporządzenia, jest obowiązany założyć właściwa ewidencję. Po zakończeniu każdego miesiąca do zodpowiednich kolumn tej ewidencji należy wpisać w jednej pozycji sumy przychodów uzyskanych w danym miesiącu, według poszczególnych stawek ryczałtu

18. Akty prawne 1 Ustawa z 29 wrzesnia 1994r o rachunkowości (Dz.U. z 2009r Nr 152 poz.1223) 2. Ustawa z 26 sierpnia 1997r Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005r Nr 8 poz.60 z późn.zm.) • Ustawa z dnia 10 września 1999r Kodeks karny skarbowy (Dz.U. z 2007r Nr 111 poz. 765 z późn.zm.) 4. Ustawa z dnia 26 lipca 1991r o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000r Nr 14 poz.176 z późn.zm.) 5. Ustawa z dnia 20 listopada 1998r o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 1998r Nr 144 poz 93 z poźn.zm.) 6 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2003r Nr 152 poz.1475) 7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 1998r w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 1998r Nr 161 poz.1078 z późn.zm.)