Hur man praktiskt tillämpar Fordon 2012-2

1. Hur man praktiskt tillämpar Fordon 2012-2 Uppdaterad 2013-04-03

2. Innehåll • UK mål med upphandlingen • Marknadsförutsättningar och behov • Ramavtalets omfattning • Villkor • ”Nyttor”… med SKL Kommentus • Våra referenser • UM och leverantörer • Avropsstöd • Uppföljning

3. Så tänkte jag när arbetade med FFUn Målen vid upphandlingen av fordon var följande: - Fokus på säkerhet och miljö - Ställa konkurrensen på sin spets vid förnyad konkurrensutsättning - Brett avtal som tillgodoser 99% av fordonsbehoven för UM/UE inkl. elbilar - Möjlighet för UM/UE att vid avrop kunna precisera behov - Ramavtalet innehåller bra krav på fordon som jag hoppas leder till en både trafiksäkrare och miljövänligare fordonspark hos våra kunder, säger Fredrik Björnström, ansvarig upphandlingskonsult

4. Fordonsindustrin viktig … • Fakta om svensk fordonsindustri inklusive underleverantörer: • Sysselsätter cirka 110 000 personer i Sverige • En av våra största exportnäringar med ett exportvärde på 142 miljarder kr under 2011, vilket motsvarar 12% av den totala svenska varuexporten • En betydelsefull näring när det gäller industriinvesteringar med en andel på 8% av svensk industris investeringar under 2011 • Svarar för en fjärdedel av hela industrins investeringar i forskning och utveckling • Branschen består av generalagenter där försäljning sker via återförsäljare. Vissa generalagenter väljer att lägga anbud via en återförsäljare • Eftersom marginalerna är pressade för återförsäljarna så är en förutsättning för att uppnå avtal med höga rabatter att volymen är tillräckligt stor för att även generalagenten ska engageras och bidrar med stöd. En fördel vid nationellt samordnad upphandling • UM/UE registrerade 3979 fordon under 2012, nedan ser ni en tabell på nyregistrerade fordon i Sverige Källa: Bil Sweden den svenska branschorganisationen för tillverkare och importörer av personbilar, lastbilar och bussar.

5. Ramavtalet omfattar • Personbilar, skåpbilar, minibussar och lätta lastbilar upp till 3,5 ton • Drivmedel - bensin, diesel, gas och el • Köp eller Leasing? • Ramavtalet omfattar endast köp av fordon. Avropande myndigheter/enheter som vill leasa sina fordon kan nyttja detta avtal för fordonsinköpet till leasingföretaget och avropa leasingtjänsten från SKIs ramavtal för Vagnparkfinansiering, http://www.sklkommentus.se/vagnparksfinansieringalt. använda eget leasingavtal • Skälet till att leasing inte ingår i denna upphandling är att villkoren för leasing har visat sig bli förmånligare vid märkesoberoende tjänsteupphandling än när leasing inkluderas i upphandlingen av fordon

6. Avtalsperiod 2013-01-14 - 2015-06-30 Totalt sexton (16) avtalade leverantörer Avrop sker med förnyad konkurrensutsättning utifrån angiven funktionsbeskrivning Revisionsmöjlighet (uppföljningskontroll) är avtalad Avtalet saknar förlängningsklausul Villkor för ramavtalet

7. Nyttor… med ramavtalet • Ramavtalet säkerställer att de fordon som går att beställa uppfyller de miljö och säkerhetskrav som UM/UE ställer • Brett utbud av fordon • Mycket förmånliga priser, återförsäljarnas marginalerna är pressade men med ramavtalets estimerade volymer får vi tillgång till generalagenternas centrala rabatter. Detta gör att marginal för den lokala bilhandlaren blir mindre pressad. • Med den förnyade konkurrensutsättning kan priserna sjunka ytterligare jämfört med generella rabatter som anges i ramavtalet • Ramavtalet uppdateras fortlöpande med nya fordon utifrån angiven kravspecifikation • 5-15% rabatt på Pb, 8-16,5% på Llb • ”3-7%” ytterligare rabatt vid förnyad konkurrensutsättning

8. Referenser • 488 UM/UE är avropsberättigade på ramavtalet • 48 avropar på detta avtal idag (apr.-13) • Karlskoga kommun, Tyresö Kommun, AB Enköpings Hyresbostäder, Alvesta Kommun, Bjuvs kommun, Bollebygds kommun, Burlövs Kommun, Byggeboi Oskarshamn AB, Båstads Kommun, EFO AB, Futurum Fastigheter AB, Habo kommun, Herrljunga Kommun, Järfälla Kommun, Jönköpings kommun, Klippans kommun, Köpings kommun, Leksands Kommun, Leksandsbostäder AB, Leva i Lysekil, Lidingö stad, Lilla Edets Kommun, Ljungby kommun, Melleruds Kommun, Nora kommun, Partille Kommun, Region Gotland/ Gotlands kommun, Rättviks Kommun, Skinnskattebergs kommun, Skolfastigheter i Stockholm Aktiebolag, Skurups kommun, Stockholms läns landsting, Strängnäs kommun, Svedala Kommun, SKL, SYSAV, Tranemo Kommun, Trelleborgs kommun, UppvidingeKommun, Vaggeryds Kommun, Vellinge Kommun, Vårgårda Kommun, Vänersborgs Kommun, Värnamo Energi AB, Värnamo kommun, Västerås Stad, Öckerö kommun, Östra Göinge Kommun, ….

9. Fordonsleverantörer • Personbilar • Caraboo AB • Citroën Sverige AB • Din Bil Sverige AB • Ford Motor Company AB • Hyundai Bilar AB • KW Bruun Autoimport AB (Peugeot) • Mercedes-Benz Sverige AB • MMC Bilar Sverige AB • Nimag Sverige AB (Suzuki) • Nissan Nordic • Renault Nordic AB • Svenska Bil i Norden AB • Toyota Sweden AB • Volvo Personbilar AB • Transportfordon • Caraboo AB • Citroën Sverige AB • Din Bil Sverige AB • Ford Motor Company AB • Isuzu Sverige AB • Iveco Sweden AB • KW Bruun Autoimport AB (Peugeot) • Mercedes-Benz Sverige AB • MMC Bilar Sverige AB • Nissan Nordic • Renault Nordic AB • Svenska Bil i Norden AB • Toyota Sweden AB

10. Kontaktlista leverantörer

11. Vad ska göras innan avrop För att avropa från SKI:s ramavtal krävs att upphandlingschef, eller annan ansvarig, först godkänner SKI:s allmänna villkor. SKI:s allmänna villkor syftar till att säkerställa att UM/UE inte har parallella ramavtal samt att man följer det villkor som står i ramavtalet. Den som är ansvarig för upphandlingsverksamheten inom en upphandlande myndighet eller enhet och har inloggningsuppgift kan anmäla avrop via SKI:s hemsida. • Du som är ansvarig för upphandlingsverksamheten inom en upphandlande myndighet eller enhet, kan anmäla avrop via vår webbplats. För att kunna göra det måste du först logga in. • I vår avtalsdatabas hittar vårt ramavtal Fordon 2012-2 som vi har upphandlat. Ramavtalen finns på http://www.sklkommentus.se/fordon • Har du fått inloggningsuppgifter från oss via post kan du logga in och anmäla intresse för att börja avropa på våra ramavtal, som SKI gjort i eget namn. Vem kan avropa? För att vara avropsberättigad på de ramavtal som vi har upphandlat måste myndigheten/enheten på förhand ha bekräftat sin avsikt att tillämpa ramavtalet. De som är avropsberättigade finns angivna i bilaga ”Avropsberättigade” till ramavtalet.

12. Vad händer efter anmält avrop • Inloggningsansvarig får ett svarsmail som bekräftar avropsanmälan • Om ni använder Tendsign som avtalsdatabas kan ni få avtalen utspeglade in i er egen databas i anslutning till avropsanmälan • Vi meddelar varje fredag leverantören att avropsanmälan är gjord så att leverantörer vet vilka som omfattas av avtalet • Leverantör tar påföljande måndag kontakt med Inloggningsansvarig eller den som angivits som kontaktperson i samband med avropet för frågor om den förnyade konkurrensutsättnigen • Var tydlig med när den förnyade konkurrensutsättningen ska ske och hur ni vill att leverantören fortsatt ska agera • Efter leveransen, boka uppföljningsmöte med leverantören • Får du problem med leverantören kontakta SKIs kundtjänst

13. Avropsstöd • Vägledning för förnyad konkurrensutsättning på ramavtalet Fordon 2012-2 • Mer utförlig information hittar ni på vår hemsida, där det även finns mallar att fylla i • Länk till avtalet http://www.sklkommentus.se/fordon

14. Förnyade konkurrensutsättningens steg • Beställaren gör sin beställning(avrop) samt preciserar vad de har för kriterier (krav, önskemål) i avropsmallen. • Avropsmallen, se bild 15-17, skickas till samtliga leverantörer som erbjuder den typ av fordon som avropet avser, se bild 8-9 • I beställningen anges en tidsfrist för när svar från leverantörerna ska vara beställaren tillhanda • Leverantören ska skriftligt svara anvisad svarsmall med LCC-kalkyl • Inkomna anbud öppnas först när tidsfristen gått • Beställaren värderar inkomna anbud där anbud med lägst pris antas • Beställaren skickar tilldelningsbeslut (sitt val av anbud) till samtliga leverantörer med ett motiv till beslutet • Beställningen skickas, alternativ, skriver beställaren ett tidsbegränsat beställningsavtal med den leverantör som har lämnat det bästa anbudet på de kriterier (krav, önskemål) som beställaren angett i sin förfrågan.

15. Avropsmall – vad ska fyllas i • Kontaktuppgifter • Förutsättningar, t ex när ni vill ha svar från leverantören, om det är en enstaka beställning etc. • Avropsprecisering, vilken typ av fordon, vilket drivmedel tex bensin eller diesel, hur många bilar ni önskar, se bild 13 • Utvärderingskriterier, här viktar (rangordnar/bestämmer) ni vad som är viktigt, se nedan • Säkerhet (bör-krav), max 10 poäng • Miljö (bör-krav), max 10 poäng • Garantier (bör-krav), max 10 poäng

16. Avropsmall (I) • Körsträcka mil per år • Uppskatta ett snitt på hur mycket du tror att bilen kommer att användas under ett år. • Kalkylränta % • Din myndighets interna ränta för investeringar, lyssna med din ekonomiavdelningen • Drivmedelspris (exkl. moms) • Räkna ut drivmedelspriset genom att ta det aktuella pump priset minus moms När LCC används i kontrakt mellan en kund och en leverantör begränsas omfattningen till det som ingår i leverantörens ansvarsområde och som är möjligt att verifiera. Kunden definierar randparametrar som till exempel livslängd, mantimkostnad för underhåll, specifik bränslekostnad eller effektiv ränta för nuvärdesberäkning.

17. Avropsmall (II) • Beräknat restvärde i % • Antal procent av nypriset som du uppskattar att fordonet är värt när det brukats i de antal användningsår som angivits. Ett riktvärde är ca 50 % för en personbil som körs 2000 mil/år i 3 år. Återförsäljarna kan tillhanda ett garanterat åtköpsvärde eller så anger du ett annat restvärde om du vet att fordonet kommer att användas hårt. Om du avropspreciserat att garanterat återköpsvärde ska tillämpas så utelämnas denna uppgift i avropsmallen. • Leverantören anger då det garanterade återköpsvärdet som restvärdet i LCC-kalkylen.

18. Avropsmall (III) Fordonsgrupper • Personbilar är kategoriserade som Aa-Db. Det är vilken storlek på bil samt vilken motorkraft ni är i behov av. • Fordonsklass A: Mindre småbilar • Fordonsklass B: Större småbilar • Fordonsklass C: Mellanstora bilar • Fordonsklass D: Stora bilar • Transportbilar är kategoriserade som Ea-G • Fordonsklass E: Minibussar med 5 eller 6 sittplatser utöver förarplatsen • Fordonsklass F: Minibussar med 7 eller 8 sittplatser utöver förarplatsen • Lätta lastbilar • Fordonsklass G: Lätta lastbilar med flak Se förteckning över fordonsgrupper (länk)

19. Avropsmall (IV) • Säkerhetskrav (ex.) • Antisladdsystem • Krockkudde • Miljökrav (ex.) • Utsläpp av Co2 <110g/km • Bullernivå <72dB bensinfordon <73dB diesel • System för sparsam körning • Garantier • Nybilsgaranti >5år • Vagnsparksgaranti >3år

20. Ytterligare precisering av avropet vid förnyad konkurrensutsättning • Exempel på krav/önskemål som kan göras vid beställning • Maximal leveranstid från beställningstillfället • Fordonet ska uppfylla gällande statlig miljöbilsdefinition • Auktoriserad service kan utföras inom x mil från fordonets stationeringsort • Drivmedel • Minst antal passagerarplatser utöver föraren, dvs det finns bilar för 3-7 personer • Fordonet ska kunna lasta minst hur många kg (gäller i första hand transportfordon) • Fordonet ska kunna lasta minst hur många m³ (gäller i första hand transportfordon) • Fordonet ska vara godkänt för släpvagnsvikt om xx kg • Fordonet ska vara godkänt för släpvagnsvikt om xx kg vid B-behörighet • Markfrigång, avståendet mellan underrede och gata. Kan vara bra om fordonet är tänkt vid terräng åkning • Fyrhjulsdrift

21. Leverantör Månadsvis rapportering av avropad försäljning uppdelat på resp. avropande myndighet Informera om nya modeller som tillkommer alt. utgår Uppföljning • SKI • Följsamhet lokalt mot centralt avtalade villkort och priser • Omsättningsredovisning i regelbundenhet och rimlighet • Krav gällande skatter och avgifter, ekonomisk ställning samt avtalad leveransförmåga • Miljökriterier granskas i samarbete med bl.a. MSR • Verktyg för kontroll, förutom direkta kontakter med leverantörer och UM/UE • Redovisningar från leverantörer • Fakturakopior mm. inhämtas från UM/UE

22. Kontakt för frågor Kundtjänst 08-525 029 96

23. Vi gör hållbara affärer för Sveriges kommuner, landsting,regioner och deras bolag