ÇALIŞMALARIMIZ ESNASINDA ORTAYA ÇIKAN PROBLEMLER VE ÇÖZÜM ÖNERİLERİ

1. ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ KALİTE GELİŞTİRME VE İZLEME BİRİMİ AKADEMİK VE İDARİ BİRİMLER KALİTE GELİŞTİRME EKİPLERİ BİLGİLENDİRME TOPLANTISIUzm.Aysun KARACA YALÇIN

2. ÇALIŞMALARIMIZ ESNASINDA ORTAYA ÇIKANPROBLEMLERVE ÇÖZÜM ÖNERİLERİ

3. Bahsedeceğimiz problemler ve çözüm önerileri çeşitli tarihlerde yapılmış olan OMÜ-ADEK toplantılarında görüşülmüş ve Kurul kararlarından derlenerek hazırlanmıştır.

4. PROBLEMLER

5. - 1 - Tüm birimlere gönderdiğimiz özdeğerlendirme ve iyileştirme eylem planları çalışmaları ile ilgili belirli bir tarihe kadar cevap verilmesini istediğimiz yazılarımıza birçok birim belirtilen tarihten çok sonra ve defalarca kez aramalar neticesinde cevap vermektedir. Bu süreç hem birim çalışanları olarak bizler için çok sıkıcı ve yorucu olmakta hem de raporumuzun tamamlanmasını ciddi anlamda geciktirmektedir.

6. - 2 - Birimlerden üst yazı ile yapılması talep edilen çalışmalarda yeterince hassasiyet gösterilmemekte ve hatalı gönderilen verilerden elde edilen sonuçların analizi yapılırken ciddi sıkıntılarla karşılaşılmaktadır. Ayrıca birçok konuda gönderilen veriler, hatalı olup olmadığıyla ilgili yorum yapılamadığı için doğru kabul edilerek yazılmaktadır. Bu nedenle Üniversitemiz için çok önemli olan Özdeğerlendirme ve İyileştirme Eylem Planları raporlarının doğruluğu tamamen birimlerden gelen verilerin doğruluğuyla sağlanabilmektedir.

7. - 3 - Kalite Geliştirme Ekipleri yapacak oldukları çalışmalar hakkında yeterince bilgi sahibi olmadıkları gibi birimlerce oluşturulan ekipler bir formaliten öteye geçememektedir. Birimler, Kalite Geliştirme ve Bologna sürecinde gerçekleştirdikleri çalışmalarında Kalite Geliştirme Ekiplerini aktif olarak çalıştıramamakta ve birçok birim kendi içinde herhangi bir personeli bu işlerin yapılmasıyla ilgili görevlendirerek bütün sorumluğu bir kişiye yüklemektedir. Böylece çalışmaların dikkatsiz ve bilinçsizce yapılmasına zemin hazırlanmış olmaktadır.

8. - 4 - Birim yöneticileri kendi birimlerinde yapılacak olan özdeğerlendirme ve iyileştirme çalışmalarına yeterince sahip çıkmamakta ve destek vermemektedir.

9. - 5 - Birden fazla birim tarafından benzer veriler farklı zamanlarda ve farklı formatlarda ilgili birimlerden istendiğinde verileri hazırlayan kişilerin iş yükü artmaktadır. Bu aynı zamanda kurum içinde farklı birimler tarafından hazırlanan farklı raporlarda rakamsal anlamda ciddi farklılıkların ortaya çıkmasına sebep olmaktadır.

10. Az önce bahsettiğimiz problemlerin çözümü ve daha sistemli bir çalışma için ADEK’inbelirlemiş olduğu öneriler şunlardır:

11. Tüm birimlerin akademik yıl boyunca yaptıkları çalışmaları arşivlemeleri, • Tüm birimlerin kurumsal istatistiğin nitelikli olması yönünde gereken özeni göstermeleri, • Tüm birimlerin kurumsal hafızalarını oluşturması, birim sorumlularının yapacakları iyileştirme çalışmalarında bu verilerden hareket etmeleri,

12. Raporlarda kullanılan nicel ve nitel verilerin diğer raporlarda kullanılan verilerle aynı olması, • Birim yöneticilerinin kalite geliştirme çalışmalarından ve süreçten sorumlu olduklarını bilmeleri, • Tüm birimlerin Kalite Geliştirme ve Değerlendirme Birimlerini aktif hale getirmeleri, özdeğerlendirme veya iyileştirme çalışmalarının kalite geliştirme birimlerince yapılması,

13. 2014 yılından itibaren birimlerin kendi özdeğerlendirme çalışmalarının kalite geliştirme ekipleri tarafından yapılması, • İyileştirme çalışmalarının birim özdeğerlendirme raporlarına göre yapılarak birim web sayfasından duyurulması, • Tüm birimlerin kalite geliştirme süreçleriyle ilgili web sayfalarını işlevsel hale getirmeleri ve güncel tutmaları,

14. Yöneticilerin sürece yakın ilgi ve sürekli destek sağlamaları, • Özdeğerlendirme raporu doğrultusunda belirlenen, birimi ilgilendiren öncelikli alanlara yoğunlaşılması, • Periyodik toplantılarla özdeğerlendirme ve iyileştirme çalışmalarının takip edilmesi,

15. Özdeğerlendirme ve iyileştirme çalışmalarında tarafların sürece (akademik ve idari personel, öğrenciler…vb) etkin katılımının sağlanması, • Kalite Güvencesi çalışmaları kapsamında Bologna süreçlerinin takip edilmesi, • Tüm akademik ve idari birimlerin kendi vizyon, misyon ve değerlerini gözden geçirerek güncellemeleri, web sayfalarında ve birim bünyesinde görülebilir bir yerde duyurmaları,

16. Kalite Geliştirme ve Bologna süreçleri kapsamında gönderilen yazılara ilgili birimlerin yaptıkları çalışmalardan hareketle hazırlanan raporlar doğrultusunda zamanında cevap verilmesi, • Yönetimce alınan kararlara akademisyenlerin katılımlarının sağlanması ve öğrencilerin de sürece dahil edilmesi, • Akademik ya da idari personelin yaptığı kayda değer çalışmaların, performans veya üstün hizmetlerin ödüllendirilmesi,

17. Tüm birimlerde Kalite ve Bologna süreçleriyle ilgili yazışmaların takibinin yapılması amacıyla idari bir personelin görevlendirilmesi, • Tüm akademik ve idari birimlerin yenileşme ve değişme çabalarının ilgili birimlere periyodik olarak anlatılması ve kat edilen mesafenin süreç içerisinde paylaşılmasının uygun olacağına karar verilmiştir.

18. TEŞEKKÜRLERUzm.Aysun KARACA YALÇIN