UTILIZAREA AVANSATĂ A INSTRUMENTELOR TIC

1. UTILIZAREA AVANSATĂ A INSTRUMENTELOR TIC Şcoala– membruactiv al societăţii informaţionale POSDRU/87/1.3/S/62979

2. II. FUNCȚII AVANSATE DE BIROTICĂ II.1. MICROSOFT OFFICE WORD

3. Noţiuni introductive MS Word este probabil una dintre cele mai intens folosite aplicaţii pentru birotică. În MS Word pot fi realizate documente conţinând text formatat, imagini, tabele etc. Dată fiind importanţa vitezei de tastare, în figură se prezintă modul de asezare corectă a mâinilor pe tastatură în vederea deprinderii tastării cu toate degetele.

4. Lansarea în execuţie Aplicaţiile instalate în Windows pot fi lansate în execuţie în mai multe moduri: a. Pornind de la butonul Start: Start / All Programs /Microsoft office/ Word

5. b. Selectând pictograma corespunzătoare de pe desktop (dublu clic): c. Selectând în panoul din dreapta al Windows Explorer un fisier realizat în word (dublu clic):

6. Rezultat:

7. Prezentarea ferestrei aplicaţiei Microsoft Office Word 2007 Word fiind o aplicaţie profesională, un studiu complet ar depăsi cu mult volumul care poate fi alocat într-un curs obisnuit de birotică. Prezentarea aplicţiei va fi realizată urmărind ciclurile de activităţi specifice realizării de documente de mici dimensiuni respectiv a celor de mari dimensiuni. Bara de titlu Acces rapid la barele de instrumente

8. Minimizare Maximizare Inchidere fereastra Buton Office – Clic pentru deschidere, salvare sau tiparire sau orice alta operatiune se doreste a se face in document Bara de meniuri Rigla orizontală

9. Nou - Creare document nou

10. Se creează un document nou (Blank document, document necompletat) sau se deschide un document în care s-a lucrat recent (Recent Documents) Se pot deschide şi documente predefinite (agende, brosuri, carti de vizită etc)

11. DESCHIDERE - Deschidere document existent Dacă este un document în care s-a lucrat recent se găseşte în listă iar dacă nu se caută documentul conform locaţiei în care a fost salvat.

12. SALVARE - Salvarea unui document deja existent pe care l-am modificat. În acest caz documentul nu se închide, se salvează doar ultimele modificări făcute, numele rămânând neschimbat.

13. SALVARE CA - Salvarea unui nou document. Trebuie scris numele dat acestui document, locația sa și tipul de fișier cum vrem să fie salvat (*.doc, *.docx, *.rtf etc)

14. Meniul VIZUALIZARE Vizualizări document: - Aspect pagină imprimată: afişează modul cum va apărea documentul pe pagina tipărită. - Citire în ecran complet: Permite vizualizarea documentului pe tot ecranul afişând grupuri de câte două pagini ale documentului.

15. 4. Culesul textului La culesul unui text trebuie să ţinem cont de câteva reguli. Acestea sunt: Regula nr.1: Începutul unui paragraf nou se face după un rând gol sau distanţat faţă de marginea din stânga cu un TAB; excepţie de la regulă o face doar primul paragraf. Regula nr.2: După semnele de punctuatie - punct(.), virgulă (,), două puncte (:) şi punct şi virgulă(;) se lasă un spaţiu liber; excepţie de la regulă se face la sfârșit de paragraf. Regula nr.3: La sfârşitul unei propoziţii (fraze), indiferent dacă se termină cu un semn de punctuaţie sau un alt semn (de exclamare, de întrebare etc.) se lasă un spaţiu liber; excepţie de la regulă se face la sfârșit de paragraf. Regula nr.4: Când se utilizează paranteze, între text şi paranteze nu se lasă spaţiu nici la început nici la sfârşit.

16. 5. Formatarea la nivel de caracter, paragraf şi pagină • a. Formatare la nivel de caracter • Pentru stabilirea unui font dorit se foloseşte meniul Pornire, și apoi din fereastra Font: Font, Spaţiere caractere. • Operaţiile de formatare la nivel de caracter se fac prin selectarea opţiunilor din Font.

17. b. Formatare la nivel de paragraf • Formatarea la nivel de paragraf se realizează cu ajutorul opţiunilor din fereastra de dialog ce se obţine prin selectarea opţiunii Paragraf – butonul dreapta al mouse-ului sau din meniul Pornire. Sunt prezente două cadre: Identări şi spaţiere, respectiv Sfârşituri de linie şi de pagină.

18. Există posibilitatea stabilirii marginii paragrafului cu rigla: Pe rigla apar patru butoane cursor de forme speciale: Aranjarea paragrafului se face apăsând butonul stânga al mouse-ului şi trăgând pentru poziţia dorită

19. Alinierea textului Fereastra de dialog Paragraf conţine în grupul Aliniere opţiuni ce permit stabilirea modului de aliniere orizontală a textului în pagină, existând şi pe bara de butoane Pornire

20. c. Parametri de formatare la nivel de pagină Formatarea la nivel de pagină are în vedere dimensiunile şi marginile paginii şi numerotarea paginilor. Pentru stabilirea parametrilor pentru o pagină se alege din Aspect pagină Iniţializare pagină.

21. Mărimea marginilor se poate face prin selectarea cadrului Margini, prin completarea câmpurilor corespunzătoare Sus, Stânga, Jos, Dreapta, Pentru îndoire respectiv Poziţia îndoitură. Orientarea paginilor se face prin selectarea cu mouse-ul pe pictograma Tip portret sau Tip vedere. Se poate opta pentru pagini în oglindă, două pagini pe aceeaşi foaie şi paginare tip carte. Cadrul Hârtie permite alegerea tipului de pagină: A4, Scrisoare, Plic. Cadrul Aspect permite setarea parametrilor pentru întregul document, secţiune, etc.

22. 6. Utilizarea aplicaţiei pentru gestionarea corespondenţei Utilizaţi îmbinarea corespondenţei când doriţi să creaţi un set de documente, cum ar fi o scrisoare formular care este trimisă multor clienţi sau o foaie cu liste de adrese. Fiecare scrisoare sau listă conţine acelaşi tip de informaţii, totuşi conţinutul este unic. De exemplu, în scrisorile adresate clienţilor, fiecare scrisoare poate fi personalizată pentru a se adresa pe numele fiecărui client. Informaţiile unice în fiecare scrisoare sau listă provine din intrări într-o sursă de date.

23. Procesul de îmbinare a corespondenţei constă din următorii paşi generali: Setarea documentului principal. Documentul principal conţine textul şi elementele grafice, care sunt aceleaşi pentru fiecare versiune a documentului îmbinat. De exemplu, adresa expeditorului sau formulele de salut dintr-o scrisoare formală. Conectarea documentului la o sursă de date. O sursă de date este un fişier care conţine informaţiile de îmbinat într-un document. De exemplu, numele şi adresele destinatarilor unei scrisori. Ajustarea listei destinatarilor sau a elementelor. Microsoft Office Word generează o copie a documentului principal pentru fiecare element sau înregistrare în fişierul de date. Dacă fişierul de date este o listă de corespondenţă, probabil aceste elemente sunt destinatari. Pentru a genera copii doar pentru anumite elemente din fişierul de date, se pot alege elementele (înregistrările) care se includ. Adăugarea substituenţilor, denumiţi câmpuri de îmbinare de corespondenţă, la document. Când se efectuează îmbinarea de corespondenţă, câmpurile îmbinării de corespondenţă sunt completate cu informaţii din fişierul de date. Examinarea şi completarea îmbinării. Se poate examina fiecare copie a documentului înainte de a imprima întregul set.

24. Pentru a efectua o îmbinare de corespondenţă se utilizează comenzile din fila Corespondenţă.

25. Se poate efectua o îmbinare de corespondenţă utilizând panoul de activităţi Îmbinare corespondenţă, care vă conduce pas cu pas de-a lungul procesului. Pentru a utiliza panoul de activităţi, în grupul Pornire îmbinare corespondenţă din fila Corespondenţă, faceţi clic pe Pornire Îmbinare corespondenţă, apoi faceţi clic pe Expert îmbinare de corespondenţă pas cu pas.

26. Configurarea documentului principal Porniţi Word. Se deschide în mod implicit un document necompletat. Lăsaţi-l deschis. Dacă îl închideţi, comenzile din pasul următor nu vor fi disponibile. 2. În fila Corespondenţă, în grupul Pornire Îmbinarecorespondenţă, faceţi clic pe Pornire Îmbinare corespondenţă. 3. Faceţi clic pe tipul de document pe care doriţi să îl creaţi.

27. Reluarea unei îmbinări de corespondenţă Dacă trebuie oprită îmbinarea de corespondenţă, se poate salva documentul principal şi relua îmbinarea ulterior. Microsoft Office Word reţine informaţiile despre surse de date şi câmpuri. Dacă se utilizează panoul de activităţi Îmbinare corespondenţă, Word vă întoarce la locul din panoul de activităţi la când se reia îmbinarea. 1. Când doriţi să reluaţi îmbinarea, deschideţi documentul. Word afişează un mesaj care cere confirmarea deschiderii documentului, care va executa o comandă SQL. 2. Deoarece acest document este conectat la o sursă de date şi doriţi să regăsiţi datele, faceţi clic pe Da. În cazul în care deschideaţi un document despre care nu ştiaţi că este conectat la o sursă de date, aţi fi făcut clic pe Nu pentru a preveni accesul nedorit la date. Va apărea textul documentului, împreună cu toate câmpurile inserate. 3. Faceţi clic pe fila Corespondenţă şi reluaţi lucrul.

28. Conectarea documentului la o sursă de date Pentru a îmbina informaţii în documentul principal trebuie conectat documentul la o sursă de date sau la un fişier de date. Dacă nu aveţi un fişier de date, se poate crea unul în timpul procesului de îmbinare. Alegeţi un fişier de date În fila Corespondenţă, în grupul Pornire Îmbinare corespondenţă, faceţi clic pe Selectare destinatari. • 2. Alegeţi una dintre următoarele: • Pentru a utiliza lista Persoane de contact în Outlook, faceţi clic pe Selectare din persoanele de contact Outlook. • Dacă aveţi o foaie de lucru Microsoft Office Excel, o bază de date Microsoft Office Access sau alt tip de fişier de date, faceţi clic pe Utilizarea unei liste existente, apoi localizaţi fişierul în caseta de dialog Selectare sursă de date.

29. Pentru Excel, se pot selecta date din orice foaie de lucru sau interval nominalizat din cadrul unui registru de lucru. Pentru Access, se pot selecta date din orice tabel sau Interogare (interogare: O metodă de găsire a tuturor înregistrărilor stocate într-o sursă de date care corespund unui set de criterii numite de dvs. Interogările pot conține operatori, ghilimele simple, metacaractere și paranteze pentru a vă ajuta să dirijați căutarea.) definite în baza de date. Pentru alt tip de fişier de date, selectaţi fişierul în caseta de dialog Selectare sursă de date. Dacă fişierul nu este listat, selectaţi tipul de fişier corespunzător sau selectaţi Toate fişierele în caseta Fişiere de tipul.

30. Într-o îmbinare de corespondenţă, se pot utiliza următoarele tipuri de fişiere de date: • Fişiere din programe de baze de date, pe un singur nivel, bazate pe fişiere, pentru care s-a instalat un furnizor OLE DB sau un driver ODBC (dintre care unele sunt incluse în pachetul Microsoft Office). • Un fişier HTML care are un singur tabel. Primul rând al tabelului trebuie să conţină numele coloanelor şi celelalte rânduri trebuie să conţină date. • Agende electronice: • Agendă Microsoft Outlook • Listă Persoane de contact Microsoft Schedule+ 7.0 • Orice listă de adrese similară care a fost creată cu un sistem de corespondenţă compatibil cu MAPI (MAPI: Specificație de interfață Microsoft care permite diverselor aplicații pentru corespondență și grupuri de lucru (care cuprind poștă electronică, poștă vocală și fax) să opereze împreună pe un singur client.), cum ar fi Microsoft Outlook.

31. Un document Microsoft Word. Documentul trebuie să conţină un singur rând. Primul rând din tabel trebuie să conţină anteturi, iar celelalte rânduri trebuie să conţină înregistrările pe care doriţi să le îmbinaţi. Se poate utiliza şi o sursă de anteturi ca sursă de date. • Orice fişier text care are câmpuri de date separate (sau delimitate) de tabulatori sau virgule şi înregistrări de date separate prin semne de paragraf. • Dacă nu aveţi un fişier de date încă, faceţi clic pe Tastare listă nouă, apoi utilizaţi formularul care se deschide pentru a crea lista. Lista se salvează ca fişier bază de date (.mdb) care se poate reutiliza.

32. Ajustarea listei de destinatari sau obiecte Când efectuaţi o conexiune la un anumit fişier de date, este posibil să nu fie nevoie să îmbinaţi informaţii din toate înregistrările din acel fişier de date în documentul principal. Pentru a restrânge lista de destinatari sau pentru a utiliza un subset de elemente din fişierul de date, efectuaţi următoarele acţiuni: • În fila Corespondenţă, în grupul Pornire îmbinare corespondenţă, faceţi clic pe Editare listă destinatari.

33. În caseta de dialog Îmbinare corespondenţă destinatari, efectuaţi oricare dintre următoarele acţiuni: • Selectarea înregistrărilor individuale    Această metodă este cea mai utilă dacă lista este scurtă. Bifaţi casetele de selectare din dreptul destinatarilor care se includ şi debifaţi casetele de selectare din dreptul destinatarilor care se exclud. • Pentru a include doar câteva înregistrări în îmbinare, debifaţi caseta de selectare din rândul antet, apoi selectaţi doar înregistrările pe care le doriţi. În mod similar, pentru a include o mare parte din listă, bifaţi caseta de selectare din rândul antet, apoi debifaţi casetele de selectare pentru înregistrările care nu se includ.

34. Sortarea înregistrărilor    Faceţi clic pe titlul de coloană al elementului după care se sortează. Lista se sortează în ordine alfabetică ascendentă (de la A la Z). Faceţi clic din nou pe titlul coloanei pentru a sorta lista în ordine alfabetică descendentă (de la Z la A). • Pentru sortare complexă, faceţi clic pe Sortare sub Ajustare listă destinatari şi alegeţi preferinţele de sortare în fila Sortare înregistrări din caseta de dialog Filtrare şi sortare. De exemplu, se poate utiliza acest tip de sortare pentru ca adresele destinatarilor să se sorteze alfabetic după numele de familie din fiecare adresă poştală şi să se listeze codurile poştale în ordine numerică. • Filtrarea înregistrărilor    Este utilă dacă lista conţine înregistrări pe care nu doriţi să le vedeţi sau să le includeţi în îmbinare. După filtrarea listei, se pot utiliza casetele de selectare pentru a include şi exclude înregistrări.

35. Pentru a filtra înregistrările, efectuaţi următoarele acţiuni: • Sub Ajustare listă destinatari, faceţi clic pe Filtrare. • 2. În fila Filtrare înregistrări din caseta de dialog Filtrare şi sortare, alegeţi criteriile de utilizat pentru filtru. • De exemplu, pentru a genera copii ale documentului principal doar pentruadrese • care listează Australia ca ţară/regiune, faceţi clic pe Ţara sau regiunea în lista • Câmp, pe Egal cu în lista Comparaţie şi pe Australia în lista Comparare. • 3. Pentru a ajusta mai mult filtrul, faceţi clic pe Şi sau pe Sau, apoi specificaţi mai multe criterii. • De exemplu, pentru a genera copii ale documentului principal doar pentru afacerile din Munchen, se filtrează înregistrările pentru care câmpul Oraş conţine Munchen şi pentru care câmpul Nume firmă nu este necompletat. Dacă utilizaţi Sau în loc de Şi în acest filtru, îmbinarea de corespondenţă va conţine toate adresele din Munchen şi toate adresele care includ un nume de companie, indiferent de oraş.

36. Adăugarea substituenţilor, denumiţi câmpuri de îmbinare de corespondenţă, la document După efectuarea unei conexiuni pentru documentul principal la un fişier de date, se poate tasta textul documentului şi se pot adăuga substituenţii care indică locul în care apar informaţiile unice în fiecare copie a documentului. Substituenţii, cum ar fi adresa şi întâmpinarea, sunt denumiţi câmpuri de îmbinare. Câmpurile din Word corespund titlurilor de coloană din fişierul de date selectat.

37. - Coloanele dintr-un fişier de date reprezintă categorii de informaţii. Câmpurile adăugate în documentul principal sunt substituenţi pentru acele categorii. • - Rândurile dintr-un fişier de date reprezintă înregistrări cu informaţii. Word generează o copie a documentului principal pentru fiecare înregistrare la efectuarea unei îmbinări de corespondenţă.

38. Amplasând un câmp în documentul principal, indicaţi faptul că o anumită categorie de informaţii, cum ar fi nume sau adrese, trebuie să apară în acea locaţie.

39. Ce se întâmplă la îmbinare? La îmbinare, informaţiile din primul rând al fişierului de date înlocuiesc câmpurile din documentul principal pentru a crea primul document îmbinat. Informaţiile din al doilea rând al fişierului de date înlocuiesc câmpurile pentru a crea al doilea document îmbinat, şi aşa mai departe.

40. Maparea câmpurilor de îmbinare de corespondenţă la fişierul de date Pentru a vă asigura că Word poate găsi o coloană din fişierul de date, corespunzătoare fiecărui element din adresă sau întâmpinare, poate fi nevoie să mapaţi câmpurile îmbinării de corespondenţă din Word la coloanele din fişierul de date. Pentru a mapa câmpurile, faceţi clic pe Potrivire câmpuri în grupul Scriere & inserare câmpuri din fila Corespondenţă. Se deschide caseta de dialog Potrivire câmpuri.

41. Elementele unei adrese şi întâmpinări sunt listate în stânga. Titlurile coloanelor din fişierul de date sunt listate în dreapta. Word caută coloana care se potriveşte cu fiecare element. În imagine, Word a potrivit automat coloana Nume de familie din fişierul de date cu Nume de familie. Dar Word nu a potrivit alte elemente. Din acest fişier de date, de exemplu, Word nu poate potrivi Prenume. În lista din dreapta, se poate selecta coloane din fişierul de date care se potriveşte cu elementul din stânga. În imagine, coloana Nume se potriveşte acum cu Prenume. Este în regulă faptul că Titlu de politeţe, Identificator unic şi Al doilea nume nu se potrivesc. Documentul îmbinării de corespondenţă nu trebuie să utilizeze fiecare câmp. Dacă adăugaţi un câmp din fişierul de date care nu conţine date, va apărea în documentul îmbinat ca un substituent gol — de obicei o linie necompletată sau un câmp ascuns.

42. Tastarea conţinutului şi adăugarea câmpurilor În documentul principal, faceţi clic acolo unde se inserează câmpul. Utilizaţi grupul Scriere şi inserare câmpuri din fila Corespondenţă. 2. Adăugaţi oricare dintre următoarele: - Bloc adresă cu nume, adresă şi alte informaţii Faceţi clic Bloc adresă. În caseta de dialog Inserare bloc adresă, selectaţi elementele de adresă pe care doriţi să le includeţi şi formatele pe care le doriţi, apoi faceţi clic pe OK.

43. Dacă apare caseta de dialog Potrivire câmpuri, este posibil ca Word să nu fi găsit unele dintre informaţiile de care are nevoie pentru blocul adresă. Faceţi clic pe săgeata din dreptul (nu s-a potrivit), apoi selectaţi câmpul din sursa de date care corespunde cu câmpul necesar pentru îmbinarea de corespondenţă • - Linie de întâmpinare Faceţi clic pe Linie de întâmpinare. Selectaţi formatul de linie de întâmpinare, care include salutul, formatul de nume şi punctuaţia. Selectaţi textul care doriţi să apară în cazurile în care Microsoft Word nu poate interpreta numele destinatarului, de exemplu, dacă sursa de date nu conţine prenumele sau numele unui destinatar, ci doar numele companiei. Faceţi clic pe OK.

44. Dacă apare caseta de dialog Potrivire câmpuri, este posibil ca Word să nu fi găsit unele dintre informaţiile de care are nevoie pentru linia de întâmpinare. Faceţi clic pe săgeata din dreptul (nu s-a potrivit), apoi selectaţi câmpul din sursa de date care corespunde cu câmpul necesar pentru îmbinarea de corespondenţă. • Câmpuri individuale Se pot insera informaţii din câmpuri individuale, cum ar fi prenumele, numărul de telefon sau suma unei contribuţii dintr-o listă cu donatori. Pentru a adăuga rapid un câmp dintr-un fişier de date în documentul principal, faceţi clic pe săgeata din dreptul Inserare câmp pentru îmbinare, apoi faceţi clic pe numele câmpului.

45. Pentru mai multe opţiuni pentru inserarea de câmpuri individuale în document, efectuaţi următoarele acţiuni: • În fila Corespondenţă, în grupul Scriere şi inserare câmpuri, faceţi clic pe Inserare câmp pentru îmbinare. • În caseta de dialog Inserare câmp pentru îmbinare, efectuaţi una dintre următoarele acţiuni: • Pentru a selecta câmpurile de adresă care le vor corespunde câmpurilor din sursa de date, chiar şi în cazul în care câmpurile din sursa de date nu au aceleaşi nume ca şi câmpurile de adresă, faceţi clic pe Câmpuri adresă. • Pentru a selecta câmpuri care obţin întotdeauna date direct dintr-o coloană a fişierului de date, faceţi clic pe Câmpuri bază de date. • În caseta Câmpuri, faceţi clic pe câmpul pe care îl doriţi. • Faceţi clic pe Inserare, apoi faceţi clic pe Închidere. • Dacă apare caseta de dialog Potrivire câmpuri, este posibil ca Microsoft Word să nu fi găsit unele dintre informaţiile de care are nevoie pentru a insera câmpul. Faceţi clic pe săgeata din dreptul (nu s-a potrivit), apoi selectaţi câmpul din sursa de date care corespunde cu câmpul necesar pentru îmbinarea de corespondenţă.

46. Câmpuri particularizate de la persoanele de contact Outlook Singurul mod de a include câmpuri persoană de contact particularizate în documentul principal este pornirea îmbinării de corespondenţă din Outlook. Întâi, configuraţi o vizualizare a persoanelor de contact care include câmpurile care se vor utiliza în îmbinare. Apoi, porniţi îmbinarea de corespondenţă. După alegerea setărilor pe care le doriţi, Word va deschide automat şi se poate termina îmbinarea.

47. Formatarea datelor îmbinate Programele pentru baze de date şi foi de calcul, cum ar fi Microsoft Office Access şi Microsoft Office Excel, stochează informaţiile tastate în celule ca date neprelucrate. Formatarea aplicată în Access sau Excel, cum ar fi fonturile şi culorile, nu se stochează împreună cu datele neprelucrate. La îmbinarea informaţiilor dintr-un fişier de date într-un document Word, se îmbină datele neprelucrate fără formatarea aplicată. Pentru a formata datele dintr-un document, selectaţi câmpul de îmbinare de corespondenţă şi formataţi-l, la fel cum aţi formata orice text. Asiguraţi-vă că selecţia include parantezele unghiulare (« ») care înconjoară câmpul.

48. Examinarea şi terminarea îmbinării După adăugarea câmpurilor la documentul principal, se pot examina rezultatele îmbinării. După examinare, se poate termina îmbinarea. Examinarea îmbinării Se pot examina documentele îmbinate şi se pot efectua modificări înainte de a termina îmbinarea. Pentru a examina, efectuaţi oricare dintre următoarele acţiuni în grupul Examinare rezultate din fila Corespondenţă: • Faceţi clic pe Examinare rezultate. • Treceţi prin fiecare document îmbinat utilizând butoanele Înregistrarea următoare şi Înregistrarea anterioară din grupul Examinare rezultate. • Examinaţi un anumit document făcând clic pe Găsire destinatari.

49. Terminare îmbinare Se pot imprima documentele îmbinate sau se pot modifica individual. Se pot imprima sau modifica toate documentele sau doar un subset. Imprimarea documentelor îmbinate 1. În fila Corespondenţă, în grupul Terminare, faceţi clic pe Terminare şi îmbinare, apoi pe Imprimare documente. 2. Alegeţi dacă se imprimă tot setul de documente, doar copia care este vizibilă în mod curent sau un subset al setului, pe care îl specificaţi după numărul înregistrării.

50. Modificare copiilor individuale ale documentului 1. În fila Corespondenţă, în grupul Terminare, faceţi clic pe Terminare şi îmbinare, apoi pe Editare documente individuale. 2. Alegeţi dacă editaţi întregul set de documente, doar copia care este vizibilă în mod curent sau un subset al setului, pe care îl specificaţi după numărul înregistrării. Word salvează copiile pe care doriţi să le editaţi într-un singur fişier, cu un sfârşit de pagină între fiecare copie a documentului.