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Retrokonversion des Zettel-Schlagwortkatalogs der ULB Bonn

Retrokonversion des Zettel-Schlagwortkatalogs der ULB Bonn. Projektbericht Dortmund 10. März 2004 im Rahmen der 28. Jahrestagung der GfKl Dr. Hans Dieter Gebauer. Rahmenbedingungen ULB Bonn 2003/2004. Sacherschließung: „ Wir müssen sie uns leisten “

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Retrokonversion des Zettel-Schlagwortkatalogs der ULB Bonn

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  1. Retrokonversion des Zettel-Schlagwortkatalogs der ULB Bonn Projektbericht Dortmund 10. März 2004 im Rahmen der 28. Jahrestagung der GfKl Dr. Hans Dieter Gebauer

  2. Rahmenbedingungen ULB Bonn 2003/2004 • Sacherschließung: „Wir müssen sie uns leisten“ Freihandmagazin / Numerus Currens  doppelte SE im OPAC: Klassifikatorisch: SyK (Hausregeln;OPAC bisher nur Notation) Verbal: RSWK seit 1990 (HBZ-Verbund; OPAC mit SWD) • Retrokonversion (alph. Zettelkataloge): „Was kommt danach?“ Alphab. Hauptkatalog (700.000 Zettel): Projektende in 2004 Katalog Altbestand (350.000 Zettel): Image-Katalog 2002 Sachkataloge als nächste Aufgabe; freie Personalkapazitäten? • Umbau 2004-2006: „Katalogschränke wohin?“ Totalsanierung ULB; Umzüge Benutzungs- und Katalogbereich Platzbedarf Neuplanung: weniger Katalogschränke!?! Daher 2003: „Retrokonversion Sachkataloge“? Retrokonversion SWK 2004

  3. Rahmenbedingungen Zettel-SWK • 500.000 Zettel in 10 Katalogschränken • Farbige Zettel (Hauptfarbe blau; Verweisungen rot; teils gelb, weiß) • Schlagwörter: rot auf blau • Berichtszeitraum ca. 1945-1989 • Hausregelwerk • Besonderheiten / Profil: Orte und Personen nur im SWK (auch vor 1945; aus SyK) Hoher Anteil fremdsprachiger Titel (> 33%); darunter: SSG Romanistik (französische und italienische Titel) Pflichtliteratur / Regionalia Retrokonversion SWK 2004

  4. SWK-Zettel ULB Bonn (normal) Retrokonversion SWK 2004

  5. SWK-Zettel ULB Bonn (dunkel) Retrokonversion SWK 2004

  6. SWK-Zettel ULB Bonn (gelb) Retrokonversion SWK 2004

  7. SWK-Verweisung ULB Bonn (rot) Retrokonversion SWK 2004

  8. Konversionsmodelle: Bewertungskriterien • Realisierbarkeit: Kein ‚Jahrhundertprojekt‘  ggf. Mut zur Lücke vs.Vollständigkeit? • Profil des SWK sichern: Orte, Personen, SSG  SWK-Schwerpunkte vs. SyK! • Benutzerführung Problem der Suchnavigation  evtl. Einbindung in OPAC möglich? • Qualität: ‚Korruption‘ vorh. (SW-Norm)daten? Qualität, soweit vertretbar! • Aufwand/Kosten: Fach- /Hilfskräfte? Fremdfirma? ohne Fachreferenten, ohne Autopsie?! (analog Retro AK möglich?) Retrokonversion SWK 2004

  9. 1. Verzicht: keine Retrokonversion = ersatzlose SWK-‚Entsorgung‘ Plus:billig; schnell; Platzgewinn sofort; eindeutig für Benutzer(„SW erst ab 1990...“) Minus:Informationsverlust (SWK-Profil) nicht akzeptabel  Nein 2. Komplett-Retrokonversion = Umarbeitung nach RSWK Plus: hohe Qualität; SWK-Profil gesichert;komplette OPAC-Integration Minus:Jahrhundertprojekt (Tests 1998/99)Platzbedarf auf Dauer  Nein SWK-Retro-Modelle (1) Retrokonversion SWK 2004

  10. Lokale OPAC-Kategorie (MAB)(mechan.Übernahme Fremdfirma) Plus:Komplettlösung; Beginn undPlatzgewinn sofort; OPAC-Einbindung (Kategorie‚Alt-SW‘) Minus:KostenRedaktionsarbeit (SyK-Namen)Textbasis z.T. zweifelhaftgetrennter Sucheinstieg im OPACKorruption Normdaten/Index  Nicht optimal Automatisches Verfahren(MILOS; zuletzt Oberhauser 2003) PlusVerfügbar; Platzgewinn sofort;kein Redaktionsaufwand Minus:Erschließungswert ist gering (Test: max. 50%). SSG!Einbindung in OPAC-Suche wie?Nur Zusatzoption (Basic-Index?)  Nicht optimal SWK-Retro-Modelle (2) Retrokonversion SWK 2004

  11. Imagekatalog PlusProjekterfahrung liegt vor, Suchprinzip bei Benutzern eingeführt (Alter Katalog seit 2002 gut angenommen) Komplettlösung möglich; Beginn / Platzgewinn jederzeit MinusKosten; Redaktionsaufwand (Index / Leitkarten) Qualität des Katalogs (Inhalte) und der Daten (Signaturen/Standorte) Qualität der Images: Farbversion: große Dateien / Ladezeit der Images SW-Version: Lesbarkeit z.T. ungenügend (dunkle Zettel) Auf Dauer: getrennter Sucheinstieg außerhalb des OPAC  Als mögliche Lösung diskutiert, Testscans, aber: nicht optimal SWK-Retro-Modelle (3) Retrokonversion SWK 2004

  12. SWK-Zettel ULB Bonn Schwarz-Weiß-Image (‚normal‘) Retrokonversion SWK 2004

  13. SWK-Zettel ULB Bonn Schwarz-Weiß-Image(‚dunkel‘) Retrokonversion SWK 2004

  14. SWK-Zettel ULB Bonn Schwarz-Weiß-Image (dunkel) Retrokonversion SWK 2004

  15. Übernahme RSWK-Fremdleistungen aus BVB Hintergrund: RSWK in BVB: ab 1970 (und mehr?) SWB:Übernahme erfolgreich (Wolf 2003) HBZ: Übernahme 2005 (Datenbasis verbessert) Plus: Fremdleistung via HBZ Termin günstig (Retro-Abschluss; BVB/Aleph) Qualität hoch (Normdaten) Einbindung in OPAC problemlos Bereicherung ViFa Romanistik Platzgewinn 2004/2005? Minus: (Un)Vollständigkeit der Daten: Was fehlt? Schwerpunkte erkennbar?  Als Lösung favorisiert, aber Prüfung: Was fehlt, was ist verzichtbar? Umfang der Eigenbearbeitung? SWK-Retro-Modelle (4) Retrokonversion SWK 2004

  16. Tests BVB-Fremdleistungen am SWK ULB Bonn • Einstieg: 300 Titel aus Gesamtalphabet (Querschnitt)Je 100 Orte (Regionalia), Personen (70 SSG), Sachen (10 à 10 SW) • 1215 Titel (Katalogkasten ‚Latek-Lech‘ komplett)Strukturprüfung (Anteil O, P, S; deutsch/fremdsprachig; SSG)Umfang Fremdleistung (BVB vorhanden; mit / ohne SW; HBZ?)Selektionsmöglichkeiten für Resttitel ohne BVB-Fremdleistung?Umfang und Art der Eigenbearbeitung? • 5500 Titel (4 weitere Katalogkästen komplett)Vergleichende StrukturprüfungUmfang Fremdleistung (Auswahl)Selektionsaufwand und –möglichkeitenNachbearbeitungsaufwand • Ca. 16.000 Titel (11 Katalogkästen komplett): Anteile Orte, Personen Retrokonversion SWK 2004

  17. Testergebnisse und Bewertung • Auch vor 1970 breite SW-Fremdleistungsbasis in BVB! • Exakte Hochrechnung für Anteile (O,P,S) unmöglich(Ca. 70% Sachschlagwörter; um 10 % Orte; um 20% Personen) • Orte: ca. 60% Fremdleistung aus BVB (Regionalliteratur: 33%); Restbearbeitung sinnvoll, aber deutliche weitere Selektion des Restmaterials sinnvoll und notwendig • Personen: ca. 66% Fremdleistung aus BVB (SSG: 60%); Restbearbeitung sinnvoll, aber deutliche weitere Selektion des Restmaterials möglich und notwendig • Sachen / Sonstige: > 75% Fremdleistung aus BVB zu erwarten; Restbearbeitung verzichtbar? (Viel veraltete Literatur / spezielle Tauschliteratur; SyK ist als Komplement vorhanden) Retrokonversion SWK 2004

  18. Entscheidung: Projekt „BVB-Fremdleistung“ • Klare Vorteile: Fremdleistung, Qualität, Benutzerführung • Risiken: BVBHBZ 2004/2005?; Schätzung Restaufwand • Entscheidung zur ‚Lücke‘: Restbearbeitung: ganz ohne Sachschlagwörter; Reduzierung Orte/Personen: Akzent SSG/Regionales Projektplan: 3 Phasen • 2004 Selektion (Zettel aus SWK ziehen) • 2005 Fremddatenübernahme aus BVB • Ab 2005 Überprüfen: Fremdleistungen? Eigenbearbeitung RSWK des Restmaterials Retrokonversion SWK 2004

  19. Projektphase 1: „Ziehaktion“ aus SWK „Was“: Sach-SWkomplett Verweisungen (ca. 40000?) komplett Geographika: alle Erdteile, Staaten, Großräume, Orte über 50 Zettel (Ausnahme: SSG- / Pflichtbereich) Restmaterial: weitere Reduktion nach Vorgabe Personen: Liste umfangreicher Namen (184; ca. 40000 Zettel), alle Festschriften, unselbständige Schriften Körperschaften, Sonstige: alles außer SSG- / Pflichtbereich „Wer“: Bibl. Fachkräfte der Sachkat.-Abteilung (formale und inhaltl. tiefer gehende Selektion in einem Arbeitsgang möglich) „Wann“:Durchschnittswert pro Katalogkasten 18 MinutenArbeitszeitverlängerung Beamte NRW 2004: 2,5 Std/Woche 3 Mitarb. (davon 1,5 Beamte) mit >5 Std/Woche =10 Kästen „Ziel“: In 2004 abgeschlossen = Beginn 2. Bauphase Retrokonversion SWK 2004

  20. Projektphase 2: Fremddatenübernahme • Vorher: HBZ Versionsumstieg auf Aleph 16.2 (Mitte 2004) BVB Umstieg auf Aleph 16.2 (Mitte 2004); neu: SW in Alephstruktur (Verknüpfung mit Normdatei) • Datenabzug: HBZ-BVB (2005) analog Projekt SWB 2002; Übernahme der SW-Daten in HBZ-Verbunddatenbank • Lieferung der neuen SW-Fremddaten in lokales System (2005)  Fremdsteuerung des Projekts Retrokonversion SWK 2004

  21. Projektphase 3: Eigenbearbeitung RSWK • Restmaterial: Umfang der Fremdleistungen prüfen; Selektion durch Hilfskräfte (Sonderaktion) oder Fachkräfte (bei Endbearbeitung)? Hochrechnung: Ca. 50-60.000 Zettel bleiben für Eigenbearbeitung • Eigenbearbeitung nach RSWK: Stufenverfahren nach Priorität A. Fachliche Priorität: SSG-Namen (95 ‚wichtige‘ / ca. 8.000 Zettel) B. Redaktionelle Priorität: Einfaches zuerst (Aleph-Schablonen) Formal-SW, Zeiträume, Werktitel u.ä. soweit in SWD ‚Einfache‘ USW (Sachbegriffe, Beziehungen) C. Danach: Regionalia nach Prioritätenliste • Prinzipiell: ‚vereinfachte‘ Lösungohne Autopsie/Referenten; ggf.weitereReduktion; Option automat. Zusatzerschließung aller Titel bleibt • Personalbedarf ab 2005: Überprüfungsaktion, Einarbeitung (aus bisherigem Retroprojekt)  je nach Priorisierung, zunächst mind. 0,5 Stellen Retrokonversion SWK 2004

  22. Projektbeginn 5.12. 2003 - Stand 1.3. 2004: Phase 1 (‚Ziehaktion‘) zu 75% erledigt fertig bis Juni 2004; Restmenge vor Überprüfung BVB-Fremdleistungen < 1/3 Retrokonversion SWK 2004

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