AUDITORIAS

1. AUDITORIAS EDUARDO MAZA G.

2. Determinar la efectividad del control de pérdidas de las actividades de seguridad de una compañía, según se miden en comparación con un conjunto de criterios aceptados internacionalmente: • Medir y cuantificar objetivamente el trabajo que se lleva a cabo para administrar el control de pérdidas • Dirigir el desarrollo de un programa de seguridad efectivo • Proveer una aproximación completa o sistemática total en lugar de una aproximación segmental a la administración de seguridad y salud • Identificar la mayoría de las exposiciones a pérdida por lesión, enfermedad, incendio y daño a la propiedad AUDITORIA

3. TIPOS de AUDITORÍAS • Evaluación Propia: • Con personal propio corporativo, operacional o administrativo especializado. Proveen información vital sobre el progreso del programa e identifican áreas que necesitan atención • Evaluación de un Auditor Profesional Externo: • Todos los datos e información necesarios para verificar las respuestas de la auditoría, se encontrarán disponibles para su revisión y evaluación. Tras completar la auditoría, una compañía puede recibir reconocimiento por lo logros de su programa • Una clasificación de auditoría refleja el estado del programa durante el período de la auditoría.

4. El Proceso de la Evaluación • Se han establecido criterios para cada uno de los veinte elementos del programa. • Se evalúa la extensión y la calidad del desempeño de la administración en relación con los criterios establecidos, en el SCIS. • Los criterios no son estándares internos de desempeño de la administración; representan el trabajo que debe hacer la organización a través del establecimiento de los estándares y procedimientos internos del programa. • El Sistema de Clasificación Internacional de Seguridad compara estos criterios con programas formales que la organización usa en el momento de la auditoría.

7. Importancia de los Elementos • El número de puntos disponibles varía en cada elemento del programa • El logro de una puntuación promedia mínima en cada elemento y el logro de una puntuación promedia del programa, se usan para determinar el nivel de reconocimiento logrado

9. Condiciones Físicas • Eléctricas: Condiciones de accesorios, alambrado eléctrico, cables, conexiones a tierra. • Transmisiones de poder mecánico: Condición y protecciones. • Protección de máquinas: Protección en puntos de filos, prensas, piezas rotantes y engranajes. • Superficies de trabajo: Protecciones y condición. • Cilindros de gases comprimidos: Separación en almacenamiento, protección contra clima y restricciones. • Materiales inflamables: Almacenamiento, ventilación y uso en el lugar de trabajo. • Salidas: Demarcación, visibilidad, alumbrado y accesos. • Duchas y baños de ojos: Flujo de agua, temperatura y desague.

10. Condiciones Físicas • Escaleras y dispositivos de ascensión: Condición, almacenamiento y uso. • Herramientas de mano: Condición, almacenamiento y uso. • Equipos de manejo de materiales y dispositivos de levantamiento: Condición, almacenamiento y uso. • Desechos y desperdicios: Acumulación, remoción, almacenamiento y disposición final. • Pasillos y apilamientos: Accesos, demarcación y dimensiones. • Almacenamiento: Local, separación, estabilidad, protección contra daños. • Tarjetas y bloqueos: Necesidad de uso, empleo y condición de dispositivos de tarjetas y bloqueos.

11. Condiciones Extinción Incendios • Sistemas de detección y alarma de incendios: Instalación, cobertura y revisión del estado de servicio. • Sistemas de aspersión: Cumplimiento con estándares legales, adecuados a tipos de almacenamiento, adecuidad de caudales y presión o suministro químico y su mantención. • Evacuación en caso de incendio: Diagramas de evacuación, entrenamiento del personal y simulacros. • Extintores portátiles: Tipo e instalación correcta, señales de ubicación, libre acceso y mantenimiento para el servicio. • Prevención de incendios: Orden del lugar, disposición final de desechos y controles sobre materiales inflamables en el trabajo.

12. Condiciones Extinción Incendios • Contención de incendios: Puertas y sellos de control y controles de ventilación. • Retardo de incendios: Estándares para materiales de retardo en construcción, decoraciones y muebles, control del cumplimiento. • Avisos de incendios: Sistemas telefónicos y otros servicios para el aviso a brigadas y apoyos externos. • Servicios de incendios: Adecuidad de caudales de mangueras, válvulas, abastecimiento de agua, compatibilidad del equipo con equipos de las unidades locales de incendio y testeo del estado del uso. • Equipo de incendios: Códigos de color, señales y acceso y cumplimiento con estándares gubernamentales.

13. MÉTODOS DE PUNTUACIÓN • Se indica en paréntesis el valor de cada pregunta o artículo a continuación de cada pregunta. Se obtienen los puntos de seis formas diferentes: • Cuando una pregunta tiene una respuesta afirmativa (Si) o negativa (No), se otorgan los puntos en una base de “todo o nada”. Esto se indica con los símbolos “XO”. Si se puede verificar una respuesta afirmativa sin reservas o excepción, otorgue su valor total. No se otorgan puntos en ningún otro caso • Cuando una pregunta tiene varias respuestas posibles o cuando el cumplimiento puede variar en proporción, se debe otorgar una puntuación parcial. Esto se indica con un valor para cada parte, una línea diagonal, y el valor total para la pregunta, tal como “2/10” (indicando 2 puntos para cada una de las 5 respuestas posibles)

14. MÉTODOS DE PUNTUACIÓN • Se indica en paréntesis el valor de cada pregunta o artículo a continuación de cada pregunta. Se obtienen los puntos de seis formas diferentes: • Cuando el grado de cumplimiento puede ser parcial, la puntuación se basa en el porcentaje de cumplimiento. Esto se indica con un símbolo de “%” seguido de un número. Multiplique el porcentaje del cumplimiento medido por el número para calcular el valor que se debe otorgar a esa pregunta • Si un artículo es subjetivo y necesita “juicio profesional” el/los auditor(es) debe(n) juzgar el grado de cumplimiento o calidad del programa. Esto se indica con las letras “PJ” seguidas de un número. Los auditores pueden otorgar de cero a los puntos totales indicados basado en su juicio.

15. MÉTODOS DE PUNTUACIÓN • Se indica en paréntesis el valor de cada pregunta o artículo a continuación de cada pregunta. Se obtienen los puntos de seis formas diferentes: • Muchas preguntas de la auditoria evalúan con qué frecuencia una actividad se realiza. En estos casos, se deben otorgar los puntos según lo indican los puntos en paréntesis que siguen ciertas frecuencias señaladas • Si un artículo no es pertinente, elimínelo y reduzca el total de puntos posibles para el elemento y la puntuación total de la auditoría según el valor de la pregunta omitida, siempre se justifica la razón por la que la pregunta no se aplica (N/A) en las anotaciones que los auditores realizan en sus manuales de trabajo y se calcula el porcentaje para ese elemento usando el total reducido.

16. MÉTODOS DE PUNTUACIÓN • La puntuación mínima promedia que se requiere para un nivel de logro de clasificación de seguridad, se calcula añadiendo los puntos totales obtenidos para los elementos relacionados dividido por los puntos totales posibles para ellos

19. METODOLOGÍA de AUDITORÍAS • Definición del alcance • Comunicaciones Pre-Auditoría • Reunión Pre-Auditoría • Recorrido de reconocimiento • Realización de entrevistas a personal clave • Verificación de información • Entrevistas con empleados: nº, lugar • Verificación de condiciones físicas • Reunión de Cierre • Informe final

20. Lista de Preparación para la Auditoría • Identificación de la persona-contacto en el sitio y establecimiento de comunicación con ésta • Definición de “Control de Pérdidas” para la auditoría • Definición de la organización a ser auditada (nombre, lugar, tamaño, límites, ayudas externas, por ejemplo, ingeniería corporativa o compras) • Obtención y revisión de los organigramas

21. Lista de Preparación para la Auditoría • Definición de la estructura y terminología administrativa • Definición de empleados de diferentes niveles involucrados y definición de mecanismos • Identificación, por nombre y posición, de las “personas más conocedoras” de elementos y/o actividades • Comunicación y aceptación de la agenda de la auditoría

22. Lista de Preparación para la Auditoría • Actividades preparatorias aceptadas y comunicadas • Preparación de la documentación, asignación de oficina o lugar de trabajo para el auditor, agenda de reuniones y entrevistas, equipos de protección requerido acompañante para el recorrido de Condiciones Físicas, etc. • Establecimiento de la fecha para completar el reporte de auditoría

23. Importante • Durante su preparación, el auditor debe aprender todo lo posible acerca de la organización que va a ser auditada • Debe revisar los informes de auditorias previas (si hay disponibles) • Estudiar los organigramas administrativos • Entender la naturaleza de las operaciones.

24. Técnicas de Medición • El auditor o el equipo auditor medirá, tan precisamente como sea posible, el grado de cumplimiento con los criterios • Se usarán conteos, muestras al azar, y técnicas de juicio profesional • La información en la que el/los auditor(es) basará(n) sus conclusiones se derivarán de las entrevistas con personas con amplios conocimientos, revisiones de documentos y registros, entrevistas de verificación con todos los niveles del personal del lugar de trabajo, y un recorrido de verificación de las condiciones físicas • Una vez que se han realizado las mediciones de la auditoría, se registran los resultados y se dividen las puntuaciones. Las puntuaciones de la auditoría determinan el nivel de reconocimiento logrado

25. Verificación de la Información • Métodos para verificar la existencia y efectividad e las actividades de programas: • Revisión de registros • Entrevistas al personal de todos los niveles de la instalación • Inspección de condiciones físicas

26. Verificación de la Información • La revisión exhaustiva de registros debe ser ejecutada durante o inmediatamente después de las entrevistas • La revisión de registros también tiene que ser realizada en las áreas de operaciones de la instalación • Las respuestas de preguntas pueden también ser verificadas con entrevistas a empleados del nivel apropiado, y/o mediante los recorridos de condiciones físicas

27. INFORME de AUDITORÍAS • Sugerencias Críticas del Programa • Esta es una lista breve de las actividades críticas en las que debería enfocarse la organización. • Resumen/Perfil Gráfico • Este documento describe gráficamente la condición de cada elemento del programa de SCIS. Ayuda a la administración a identificar las actividades fuertes del programa así como aquellas que requieren un énfasis adicional • Hoja de resumen de puntuación • Lista de la puntuación numérica otorgada a cada elemento del programa. También muestra la comparación de los puntos otorgados en oposición a los puntos totales posibles para cada elemento del programa así como los porcentajes otorgados a cada elemento evaluado

28. INFORME de AUDITORÍA • Informe de Evaluación • Se hace una relación de cada elemento conteniendo: • los puntos obtenidos por cada subelemento • Esfuerzos especiales del programa, dignos de mención • Y una lista de sugerencias constructivas, para el mejoramiento, con comentarios de “por qué” merecen esta atención. • Se debe tener cuidado de limitar las sugerencias a un número que se pueda implementar en forma realista en un período de tiempo de 12 a 18 meses

29. INFORME de AUDITORÍA • Copia de Trabajo • Esta es una copia de las preguntasusadas durante la visita de auditoría,y los puntos otorgados por el auditor a cada una de ellas. • Resultados de Verificación en las Áreas de Trabajo • Hoja de puntuación de las condiciones físicas.