Introduction à la gestion de projet TI

1. Introduction à la gestion de projet TI GIS 345 : Gestion de projet en TI Professeure: Manon G. Guillemette, Ph.D. Adaptation de Schwalbe 6e édition Manon G. Guillemette, 2010

2. Objectifs • Comprendre l’importance de réaliser une bonne gestion de projet en TI • Comprendre ce qu’est un projet • Décrire les éléments clés du cadre de gestion de projet • Comprendre le rôle du gestionnaire de projet TI • Connaître les habiletés d’un bon gestionnaire de projet • Éthique en gestion de projet • Certification PMI

3. Pourquoi étudier la gestion de projet TI? • Les projets d’implantation de SI ont un historique d’échec important • Des histoires d’horreur bien connues? • Vos exemples?

4. Amélioration de la performance des projets dans le temps ?

5. Comment expliquer l’amélioration? • Le coût moyen des projets a diminué de moitié • Il existe de meilleurs outils pour contrôler et superviser le déroulement des projets • Les gestionnaires de projet possèdent de meilleures habiletés dans la gestion des projets

6. Qu’est-ce qu’un projet? • Un projet est une entreprise temporaire décidée dans le but de créer un produit, un service, ou un résultat unique • Projets vs opérations courantes • Attributs • Unique • Temporaire • Évolue dans le temps • Besoin de ressources (humaines, logicielles, matérielles, $, etc.) • Parrainé par un sponsor • Incertain

7. Exemples de projets TI • Entretien d’une application existante • Ajout de nouvelles fonctionnalités • Mises à jour de sécurité • Configuration suite à l’acquisition d’une nouvelle entreprise • Etc. • Migration de l’architecture TI de l’organisation vers des technologies nouvelles (ex: Web; sans fil, etc.) • Autres?

8. Projet, programme, portfolio • Projet • Individuel, objectifs clairs • Programme • Ensemble de projets reliés • Effet de synergie (bénéfices, contrôle) • Vision plutôt tactique et opérationnelle • Portfolio • Gestion stratégique des « investissements »

9. Particularités des projets TI • La gestion de projet en « management » est-elle différente de la gestion de projet en « TI »? • Rareté des spécialistes TI et difficulté de les retenir • Implication de plusieurs intervenants, dont les utilisateurs, les fournisseurs, et les impartiteurs • Variété des méthodologies de développement • Changements technologiques rapides en cours de projet • Chaque projet est « vraiment unique »

10. Pourquoi étudier la gestion de projet TI? • Les projets gérés avec des méthodes rigoureuses de gestion de projet offrent les avantages suivants: • Meilleur contrôle des coûts, échéanciers, ressources humaines, qualité du SI, etc. • Temps de développement/acquisition et d’implantation de SI plus courts • Meilleure coordination interne dans l’équipe de travail • Plus grande satisfaction des employés • Etc.

11. Cadre de gestion de projet PMBOK

12. Outils et techniques • Facilitateurs de la gestion du projet, de sa structuration • Table 1-2 p.13 • Exemples: • Charte du projet, énoncé préliminaire, structure de découpage, “business case”, diagrammes de Gantt, valeur acquise (earned value), plan de communications, rapports d’avancements, registre des risques, appels d’offres, etc.

13. Les “supers outils” • Outils très utilisés qui améliorent le succès des projets • Logiciels en gestion de projet • Énoncé de projet • Analyses des besoins • Rapports post-mortem • Outils très utilisés qui améliorent la performance des projets • Rapports d’avancement • Kick-off meetings • Diagrammes de Gantt • Rapport de gestion des demandes de changement

14. Bureau de coordination des projets • Groupe responsable de la coordination de tous les projets de l’organisation, incluant les projets TI • Collecte, organise et intègre les données concernant tous les projets de l’organisation • Développe et maintient les documents de gestion de projet pour toute l’organisation • Développe et coordonne la formation pour tous les projets • Développe et oriente la carrière des gestionnaires de projet de l’organisation • Offre des services de consultations en gestion de projet aux différents secteurs de l’organisation

15. Succès des projets • Comment définir le succès? • Le projet rencontre délais, contenu et coûts • « On a livré on-time, on-budget, on est pas mal bon là-dedans ». • Le projet satisfait le sponsor • « La satisfaction du client, c’est ça l’important ». • Le projet atteint ses objectifs • « Pourvu que le projet atteigne ses objectifs, c’est ça qui compte. Si c’est de baisser les coûts de 15 %, c’est ça qu’on va évaluer. On peut toujours rajuster l’échéancier ou demander une extension du budget, mais c’est l’atteinte des objectifs qui compte ».

16. Comment définir le succès d’un projet TI? Trois contraintes des projets TI Les projets TI bien gérés atteignent les trois objectifs de coûts, de délais et de contenu, et le font, en plus, à la satisfaction du client!

17. Facteurs de succès des projets • Support de la haute direction • Gestionnaires de projets expérimentés • Implication des utilisateurs • Objectifs clairs • Projets de moins grande ampleur • Infrastructure TI standardisée • Conditions de base stables • Méthodologie formelle • Estimés financiers fiables • Autres (planification adéquate, personnel compétent…) 97 % des projets réussis sont dirigés par des gestionnaires ayant une importante expérience en gestion de projet

18. Gestionnaire de projet vs analyste d’affaires Gestionnaire de projet TI Analyste d’affaires • gère la planification du projet • s’assure du respect des délais et du budget • suit toutes les avancées du projet et veille aux ajustements à faire au fur et à mesure. • est responsable de l’accomplissement des exigences d’affaires • s’occupe de recueillir puis de gérer les besoins des affaires • contrôle la mise en œuvre du projet en se focalisant sur sa valeur ajoutée pour l’organisation

19. Gestionnaire de projet vs analyste d’affaires Gestionnaire de projet TI Analyste d’affaires • Communication • Négociation • Management • Global • Projet • Communication • Négociation • Analyse • Détail • Technologie

20. Habiletés du gestionnaire de projet TI • Connaissance des technologies de l’information • Comprendre les affaires et les processus d’affaires de l’organisation • Diriger des équipes • Connaissance des outils et des techniques de gestion de projet • Capacité à travailler avec des personnes très différentes • Communication: Savoir écouter, savoir persuader

21. Habiletés du gestionnaire de projet TI • Organisationnelles: planifier, établir des buts, analyser • Équipe: montre de l’empathie, motiver, promouvoir l’entraide • Leadership: donner l’exemple, construire une vision, déléguer, être positif et énergique, gérer les conflits • Adaptation: flexibilité, créativité, patience, ténacité • Technologiques: expérience, connaissances techniques

22. Tâches du gestionnaire de projet • Définir l’ampleur du projet • Identifier les décideurs et les mécanismes de gouvernance du projet • Identifier l’ensemble des activités à exécuter au cours du projet • Estimer le temps nécessaire à l’exécution de chacune des activités • Développer l’organigramme du projet • Identifier les ressources nécessaires (matérielles, humaines, financières, etc.) • Évaluer les besoins du projet • Identifier et évaluer les risques • Préparer des plans de contingence • Identifier les interdépendances • Identifier et suivre les étapes critiques • Participer à la phase de révision du projet • Sécuriser les ressources nécessaires • Gérer le changement • Faire connaître périodiquement l’état d’avancement du projet

23. Caractéristiques des bons et mauvais gestionnaires de projet Bon gestionnaire Mauvais gestionnaire • Donne l’exemple • Visionnaire • Techniquement compétent • Décideur • Bon communicateur • Bon motivateur • Défend le projet auprès de la haute direction • Supporte les membres de son équipe • Encourage les idées nouvelles • Donne le mauvais exemple • Manque de confiance en lui-même • Manque d’expertise technique • Mauvais communicateur • Mauvais motivateur • Ne fait que contrôler

24. Le leadership et la gestion • Les gestionnaires de projets doivent être à la fois des leaders et des gestionnaires • Un leader se concentre sur les objectifs à long terme et inspire les gens à travailler pour atteindre ces objectifs • Le gestionnaire se concentre sur les détails quotidiens et sur l’atteinte d’objectifs précis

25. Certification PMP • Le PMI offre une certification comme Project Management Professional (PMP) • Processus de certification • Catégorie 1 (avec BAC) : • Minimum 4500 heures d’expérience en gestion de projet (sur un minimum de 36 mois à l’intérieur des 8 dernières années) • 35 heures de formation formelle en gestion de projet • Examen informatisé de 4 heures incluant 200 questions à choix multiples

26. Certification CAPM • Certified Associate in Project Management (CAPM) • Processus de certification • Diplôme d’études collégiales • 1500 heures d’expérience OU 23 heures de formation en gestion de projet • Examen informatisé de 3 heures incluant 150 questions à choix multiples

27. Éthique et code d’éthique • En tant que praticiens de la communauté mondiale du management de projet : • 2.2.1 Nous prenons des décisions et nous agissons dans l’intérêt véritable de la société, de la sécurité du public et de l’environnement. • 2.2.2 Nous n’acceptons que les tâches compatibles avec nos connaissances, notre expérience, nos aptitudes et nos qualifications. • 2.2.3 Nous tenons les engagements que nous prenons – nous faisons ce que nous nous engageons à faire.

28. Éthique et code d’éthique • En tant que praticiens de la communauté mondiale du management de projet : • 2.2.4 Lorsque nous commettons des erreurs ou des omissions, nous le reconnaissons et nous apportons sans tarder les corrections requises. Lorsque nous découvrons des erreurs ou des omissions faites par d’autres, nous en informons immédiatement les instances appropriées. Nous acceptons la responsabilité de tout problème découlant de nos erreurs ou omissions et de toutes les conséquences qui en résultent. • 2.2.5 Nous protégeons les renseignements exclusifs ou confidentiels qui nous ont été confiés. • 2.2.6 Nous entérinons ce code et considérons que chacun de nous y est assujetti.

29. Des outils • Site Web d’accompagnement du volume • Appendice A (MS Project) • Appendice B (certification PMI) • Pour mettre en application les acquis du cours: Appendice C • MS Project • Disponible grâce à l’entente éducationnelle Microsoft • www.pmimontreal.com et www.pmiquebec.qc.ca

30. Conclusion • Pourquoi est-il important de faire une bonne gestion de projet en TI? • Qu’est un projet TI? • Qu’est-ce qu’un bureau de coordination de projet? • Quels sont les éléments clés du cadre de gestion de projet? • Quels sont les facteurs de succès? • Comment évaluer le succès? • Quel est le rôle du gestionnaire de projet TI? • Quelles sont les habiletés d’un bon gestionnaire de projet TI? Serez-vous un bon gestionnaire de projet TI?