Tili- ja vastuuvapaus Aatteellisen yhdistyksen kirjanpito

1. Tili- ja vastuuvapaus Aatteellisen yhdistyksen kirjanpito

2. Johdanto • Yhdistyksessä voi olla erilaisia näkökulmia ja asiat voivat näyttää erilaisilta riippuen näkökulmasta • Tiliasioista ei yhdistyksessä kannata riidellä, vaan noudattaa oikeita periaatteita • Hyvä kirjanpitotapa • Hyvä hallintotapa • Lakien, sääntöjen ja päätösten noudattaminen sekä • Asioiden kirjaaminen • Kun numerot ovat oikein ja ylläolevia periaatteita noudatettu, niin vastuulliset voivat suhtautua luottavaisesti tili- ja vastuuvapauden myöntämiseen

3. Pienen kirjanpitovelvollisen tehtävät ja määritelmä • Pieni kirjanpitovelvollinen: Enintään yksi seuraavista ylittyy: Liikevaihto alle 7,3 miljoonaa €, taseen loppusumma alle 3,65 miljoonaa euroa, keskimäärin 50 työntekijää • Kirjanpitovelvollisuus • Kaksinkertainen kirjanpito (tulo ja meno kirjataan vähintään kahdelle eri tilille) • Yhdistyksessä liikevaihtoon lasketaan varsinaisen toiminnan, varainhankinnan ja sijoitus- ja rahoitustoiminnan tuotot • Maksuperustainen kirjanpito muutettava tilinpäätöksessä suoriteperustaiseksi • Kirjaukset tehdään tapahtuman luonteen mukaisille tileille viimeistään neljän kuukauden kuluessa kohdekuukauden päättymisestä • Kirjausten tulee perustua asianmukaisiin tositteisiin • Tilintarkastus/toiminnantarkastus • Uusi yhdistyslaki määrittelee seuraavasti: jos kaksi seuraavista ehdoista täyttyy on valittava tilintarkastaja (KHT/HTM): taseen loppusumma ylittää 100000 euroa, liikevaihto ylittää 200000 euroa, palveluksessa keskimäärin enemmän kuin kolme henkilöä • Ellei ylläoleva täyty riittää toiminnantarkastajan valinta (entinen maallikkotilintarkastaja)

4. Hyviä käytäntöjä • Tilikartta vastaa tuloslaskelmakaavaa – kohdistus on suoraviivainen • Tileille kirjausohjeet; mitä kirjataan eri tileille • Tositteiden käsittelyohjeet • Kirjausten tekeminen vähintään kuukausittain • Maksuliike pankkitilien kautta; vältä käteiskassaa • Yhdistyksen taloutta hoidetaan vain yhdistyksen tileillä • Taloudenhoitaja-kirjanpitäjä yhdistelmä voi olla huono ....

5. Tuloslaskelma Varsinainen toiminta 1. Tuotot 2. Kulut a) Henkilöstökulut b) Poistot c) Muut kulut 3. Tuotto-/Kulujäämä Varainhankinta 4. Tuotot 5. Kulut 6. Tuotto-/Kulujäämä Sijoitus- ja rahoitustoiminta 7. Tuotot 8. Kulut 9. Tuotto-/Kulujäämä Satunnaiset erät 10. Satunnaiset tuotot 11. Satunnaiset kulut 12. Yleisavustukset 13. Tilikauden tulos 14. Tilinpäätössiirrot a) Poistoeron muutos b) Vapaaehtoisten varausten muutos 15. Tilikauden ylijäämä (alijäämä) • Varsinaiseen toimintaan kirjataan nimensä mukaisesti aatteellisen toiminnan tuotot ja kulut • Pienen yhdistyksen ei tarvitse jakaa tuottoja eri toimialoihin • Jos yhdistys omistaa kiinteistön, niin kannattaa tehdä jako muuhun varsinaiseen toimintaan ja kiinteistöön • Poistoilla hoidetaan vaikutuksiltaan pidempiaikaisten hankintojen käsittely; järkevintä on tehdä poistot EVL:n mukaisina menojäännöspoistoina (7% myymälä-,varasto ja tehdasrakennukset, 4% asuin- ja toimistorakennukset, 25% koneet ja kalusto) • Kerralla kulukirjatuksi saa merkitä enintään 850 euron hankinnan ja vuodessa enintään 2500 euron hankinnat; jos pitoaika on enintään kolme vuotta niin se saadaan kirjata kuluksi hankintavuonna • Mikäli yhdistyksellä on liiketoimintaa, niin ne esitetään varainhankinnassa omana ryhmänään ja liitetään erillinen laskelma tilinpäätökseen • Varaukset; yleishyödyllinen yhteisö voi tehdä kirjanpidossaan vapaaehtoisen varauksen vain siinä laajuudessa kuin sillä on vaikutusta yhteisön verotettavan elinkeinotulon määräytymiseen. • Varojen osoittaminen tiettyyn tulevaan tarkoitukseen ei ole mahdollista tekemällä vapaaehtoisia varauksia, yhtenä keinona voittovarojen korvamerkitsemiseen on perustaa taseeseen merkittäviä rahastoja ja antaa rahastoista selostus liitetiedoissa.

6. Esimerkkejä Varainhankinta Tuotot Jäsenmaksut Muut tuotot Tuotot yhteensä Kulut Varainhankinnan kulut Kulut yhteensä Varainhankinta yhteensä Sijoitus- ja rahoitustoiminta Tuotot Korkotuotot Tuotot yhteensä Sijoitus- ja rahoitustoiminta yhteensä Tuotto- ja kulujäämä Satunnaiset erät Tuotot Tuotot yhteensä Satunnaiset erät yhteensä Tilikauden tulos Tilikauden ylijäämä (alijäämä) Varsinainen toiminta Toiminnanala kerho Tuotot Kulut Poistot Muut kulut Kate Toiminnanala luola Tuotot Kulut Muut kulut Kate Kulujäämä Varainhankinta Tuotot Kulut Tuottojäämä Sijoitus- ja rahoitustoiminta Tuotot Tuottojäämä Yleisavustukset Tilikauden tulos Tilikauden ylijäämä Tuotot Agilityjaos tuotot Kurssit Koulutus Kilpailut Agilityjaos tuotot yhteensä Agilityjaos kulut Kurssikulut Koulutus Kilpailut Kilpailuavustukset Agilityjaos kulut yhteensä TOKO jaos tuotot Kurssit Koulutus Kilpailut TOKO jaos tuotot yhteensä TOKO jaos kulut Kurssit Koulutus Kilpailut TOKO jaos kulut yhteensä Näyttelyjaos … VEPE jaos … Tuotot yhteensä Kulut Poistot yhteensä Muut varsinaisen toiminnan kulut Kokous ja neuvottelukulut Konttoritarvikkeet Kopiointi Jäsenmaksut Vakuutukset ATK Kirjanpito Ilmoitukset Pankkikulut Postikulut Kulut yhteensä Tuotto-/kulujäämä

7. Tililuettelo ja kirjausohjeet • Kirjanpitolautakunta katsoo hyvän kirjanpitotavan edellyttävän KPL 2:2.2 §:ssä tarkoitetulta tililuettelolta ainakin sen asteista tarkkuutta, että pääkirjatilien saldot voidaan tilinpäätöstä laadittaessa siirtää sellaisinaan tuloslaskelmaan oikeaan tuotto- tai kuluryhmään ja taseeseen oikeaan vastaavien tai vastattavien erään. Lautakunta kuitenkin korostaa, että tililuettelon laajuus ja yksityiskohtaisuus määräytyy viime kädessä yrityskohtaisesti liiketoiminnan luonteen ja kirjanpidolle asetettavien hyväksikäyttötehtävien mukaan. Tällaiset hyväksikäyttötehtävät saattavat liittyä sekä ulkoisten sidosryhmien tarpeisiin että sisäisiin tarkoituksiin. • Kirjanpitolaki ei edellytä, että tililuetteloon oheistetaan tilien selityksiä ja kirjausohjeita. Hyvän kirjanpitotavan mukaista, vaikkakaan ei pakollista, on kuitenkin oheistaa tililuetteloon tilien käyttötarkoitusta ja sisältöä selventäviä selityksiä tai ohjeita. Tällaiset ohjeet ja selitykset voidaan katsoa tililuetteloa täydentäväksi, mutta ei sitä korvaavaksi informaatioksi.

8. Kirjaukset ja tositteet • Kirjaukset tehdään aikajärjestyksessä Päiväkirjaan – peruskirjanpito • Kirjaukset tehdään asiaperustaisesti Pääkirjaan – pääkirjanpito • Tosite: • Päiväys • Järjestysnumero • Merkintä kirjaustilistä (jos ei ilmene peruskirjanpidosta) • Peruste (luovutettu suorite, ostettu tuote) • Pankin tiliote (alkuperäiset kuitit) • Itse tehty ja varmennettu tosite esim. buffetin myyntitulo • Hallituksen tulisi laatia ohjeet tositteiden käsittelystä

9. Tarkastus • Hyvän hallintotavan kannalta hallituksen olisi syytä ohjeistaa: • Laskujen tarkastus • Tiliöinti • Asiatarkastus (peruste) • Hyväksyntä • Maksatus • Itselaadittavan tositteen luonti ja varmistaminen

10. Tilinpäätös • Tilinpäätös tehtävä neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä (käytännössä aikaisemmin jos yhdistyksen säännöt määrittelevät vuosikokouksen pidettäväksi aiemmin) • Tilinpäätös sisältää • Taseen, tuloslaskelman, rahoituslaskelman ja liitetiedot (rahoituslaskelmaa ei tarvita jos pienen kirjanpitovelvollisenkriteereistä ei täyty kuin yksi) • Toimivaltainen hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen (ei tarvita kaikkien jäsenten allekirjoituksia); allekirjoitushetkellä toimiva hallitus • Hallituksen pöytäkirjaan merkintä tilinpäätöksen allekirjoituksesta

11. Yhdistyksen hallitus • Vastaa määräaikojen noudattamisesta • Kirjanpidon järjestämisestä • Tilikartasta ja kirjanpitokirjoista • Kirjanpitäjästä ja ohjeistuksesta • Poistosuunnitelmasta • Tilintarkastuksen järjestämisestä • Tilinpäätöksen allekirjoitus • Voi tehdä ehdotuksen voiton/tappion käytöstä • Jäsenkokous päättää tili- ja vastuuvapaudesta sekä voiton käytöstä • Uusi yhdistyslaki täsmentää: hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty

12. Seuraamukset Törkeällä kirjanpitorikoksella tarkoitetaan tilannetta, jolloin liiketapahtumien kirjaaminen tai tilinpäätöksen tekeminen on kokonaan tai olennaisesti laiminlyöty. Kirjanpidossa on vääriä tai harhaanjohtavia tietoja paljon, tiedot perustuvat vääriin tositteisiin tai koskevat suuria summia. Törkeästä kirjanpitorikoksesta on kyse myös silloin, kun kirjanpito hävitetään, kätketään tai sen olennaisia osia vahingoitetaan, ”ja kirjanpitorikos on myös kokonaisuutena arvostellen törkeä, rikoksentekijä on tuomittava törkeästä kirjanpitorikoksesta vankeuteen vähintään neljäksi kuukaudeksi ja enintään neljäksi vuodeksi”.

13. Seuraamukset Kirjanpitorikos tehdään silloin, kun liiketapahtumien kirjaamisessa tai tilinpäätöksen laatimisessa ei noudateta kirjanpitoa koskevia määräyksiä, kirjanpitoon merkitään vääriä tai harhaanjohtavia tietoja tai kirjanpitoaineistoa hävitetään, kätketään tai vahingoitetaan. Näin menetellen taloudellisesta tilanteesta tai tuloksesta ei saada oikeaa ja riittävää kuvaa. Rangaistus on sakko tai vankeus enintään kahdeksi vuodeksi.

14. Seuraamukset • Tuottamuksellinen kirjanpitorikostehdään silloin, kun kirjanpitovelvollisen tosiasiallista määräysvaltaa käyttävä tai toimeksiannolla kirjanpidosta huolehtiva • törkeästä huolimattomuudesta laiminlyö kokonaan tai osittain liiketapahtumien kirjaamisen tai tilinpäätöksen laatimisen • tai hävittää, hukkaa tai vahingoittaa kirjanpitoaineistoa. • Tällöin olennaisesti vaikeutetaan oikean ja riittävän kuvan saamista kirjanpitovelvollisen toiminnan taloudellisesta tuloksesta tai taloudellisesta asemasta. • Rangaistus tuottamuksellisesta kirjanpitorikoksesta on sakko tai vankeus enintään kahdeksi vuodeksi.

15. Seuraamukset Kirjanpitorikkomuson tapahtunut, kun kirjanpitomerkintöjä ei tehdä säädetyssä ajassa, kirjanpitoaineiston säilytysvelvollisuus laiminlyödään tai rikotaan tilinpäätöksen julkistamissäännöksiä

16. Käytännön periaatteita harkittavaksi • Omat ja yhteiset rahat pidettävä erillään • Yhdistyksen, näyttelyiden kokeiden ym. rahat aina yhdistyksen tileillä • Hallitus toteuttaa toimintasuunnitelman mukaisen toiminnan ja talousarvion sekä muut hallituksen hoidettaviksi kuuluvat asiat • Pöytäkirjoihin merkinnät hankinnoista ym. taloutta koskevista päätöksistä • Maksut ja tulot pankkitilien kautta; vältä käteiskassoja • Helppo kirjata ja todentaa • Maksuista kuitti tai muu tosite • Palkat ja palkkiot - yksityishenkilöllä aina ennakonpidätys; jos näitä on niin kannattaa käyttää www.palkka.fi palvelua

17. Hyödyllisiä linkkejä • OM ohjeita http://www.om.fi/Satellite?blobtable=MungoBlobs&blobcol=urldata&SSURIapptype=BlobServer&SSURIcontainer=Default&SSURIsession=false&blobkey=id&blobheadervalue1=inline;%20filename=Yhdistyslakiopas10092010%20m.pdf&SSURIsscontext=Satellite%20Server&blobwhere=1277813539953&blobheadername1=Content-Disposition&ssbinary=true&blobheader=application/pdf • Ohje http://www.maaseutupolitiikka.fi/files/844/YHTALO_nettiversio_paivitetty_2010.pdf • KILA http://ktm.elinar.fi/ktm/fin/kirjanpi.nsf/0/6E7DF338F7AC91C4C22578550029471E/$FILE/KILA%20menetelm%C3%A4ohje%2001%2002%2011).pdf • Opinnäytetyö https://publications.theseus.fi/bitstream/handle/10024/23682/Pyysing_JuusoJaRopponen_Janne.pdf?sequence=1