Metodologia para Organização de Massas Documentais Acumuladas Módulo 5

1. Metodologia para Organização de Massas Documentais AcumuladasMódulo 5

2. Métodos de Intervenção X Arquivística Espontânea (as práticas como resultado das práticas)

3. Instrumentos

4. Diagnóstico • Processo – identificação dos problemas de uma situação; • Produto –informações a partir das quais são estabelecidas as metas de ação (projeto de trabalho).

5. Diagnóstico da Situação ArquivísticaObjetivos • Definir problemas e objetivos, de acordo com as necessidades decorrentes da observação da realidade e dos documentos; • Formular hipóteses que expliquem a origem dos problemas levantados e suas possíveis soluções; • Levantar dados, de acordo com métodos previamente delineados, com eficácia comprovada; • Chegar a conclusões e a novas proposições, a partir do exame dos dados levantados em confronto com as hipóteses e o conhecimento já estabelecido.

6. Diagnóstico da Situação Arquivística • Visão Maximalista • Visão Minimalista

7. Diagnóstico da Situação ArquivísticaVisão Maximalista Levantamento da situação arquivística do conjunto de organismos que forma um governo federal, estadual ou municipal. E, ainda, de sistemas organizacionais. Por exemplo: a Justiça Eleitoral Brasileira.

8. DiagnósticoVisão Maximalista • Objetivo Principal: • Definir a política arquivística; • Elaborar estratégias de solução dos problemas identificados; • Justificar a necessidade de intervenção planejada.

9. Diagnóstico da Situação ArquivísticaVisão Minimalista • observação dos problemas arquivísticos das organizações; • elaboração dos instrumentos arquivísticos necessários à solução dos problemas identificados; • elaboração de projeto de trabalho.

10. Objetivos da Intervenção Conhecimento Arquivístico Conhecimento Adquirido (diagnóstico) + = Solução

11. Identificação do Fundo • uma identidade jurídica: o criador de documentos deve possuir sua própria denominação legal e ter uma existência jurídica própria, estabelecidas por um texto legal (lei, decreto etc.); • um mandato oficial: o criador de documentos deve ter um mandato claramente definido que deve igualmente ser enunciado em um documento jurídico ou regulamentar; • uma posição hierárquica definida: o local ocupado pelo criador dos documentos na hierarquia administrativa deve ser claramente estabelecido em uma lei ou um decreto, e suas relações com outros níveis superiores da hierarquia devem ser claramente definidas;

12. Identificação do Fundo • um vasto grau de autonomia: o criador de documentos deve possuir um órgão executivo que tenha o poder de tomar decisões independentes, de acordo com o seu nível hierárquico. Esse ponto deve se refletir em uma legislação. Para ser considerado como independente, um organismo deve ter poder de controlar suas próprias finanças e seu orçamento; • estrutura: o criador dos documentos deve possuir uma estrutura organizacional interna oficial; • sistema de gestão dos documentos: o criador dos documentos deve possuir um sistema de gestão de documentos independente.

13. Diagnóstico da Situação ArquivísticaFases 1 – História da Organização; 2 – Levantamento do Acervo.

14. Diagnóstico da Situação ArquivísticaFase 1História da Organização 1 – Objetivo Entender quem é o sujeito acumulador, sua história, sua trajetória e a relação que ele estabeleceu ou estabelece com outros sujeitos. “Conhecer o sujeito acumulador de documentos para entender os documentos produzidos e recebidos” 2 – Dados necessários criação; missão; funções; estrutura; vinculação hierárquica; evolução político-administrativa; atividades; rotinas.

15. Diagnóstico da Situação ArquivísticaFase 1História da Organização 3 – Fontes Documentos de constituição decreto de criação; contrato social; estatuto; regimento. Documentos de Direção plano de ação; organograma; relatório de atividades; atos normativos (instruções, portarias etc.) relatórios gerenciais manuais de procedimentos; Documentos de Reunião ata de reunião memória de reunião resoluções

16. Diagnóstico da Situação ArquivísticaFase 1História da Organização 3 – Fontes Outros Documentos e Fontes páginas web entrevistas livros comemorativos 4 – Métodos pesquisa bibliográfica (legislação e literatura em geral) observação direta entrevistas diretivas e não-diretivas análise qualitativa dos dados

17. Trajetória da Instituição • criação da organização – instrumento legal de criação e data e denominações; • missão da organização – o objetivo principal ou a finalidade. Registrar as alterações quando existirem; • vinculações administrativas e políticas – localizar a organização dentro de uma estrutura administrativa maior, esclarecendo o tipo de relação existente, inclusive a política; • estrutura organizacional – a forma de estruturação da organização no tempo. Reprodução ou elaboração dos organogramas com as atribuições das respectivas unidades organizacionais e possíveis alterações. Criação e extinção das unidades organizacionais e de suas denominações;

18. Trajetória da Instituição • funções da organização; • principais dirigentes - que podem ser objeto de entrevistas; • contexto em que se insere a organização – o contexto político-administrativo, social e econômico, no limite dos objetivos estabelecidos para a pesquisa; • extinção da organização (se for o caso) – data e instrumento legal, as razões da extinção (reforma administrativa, extinção das funções etc.).

19. Diagnóstico da Situação ArquivísticaFase 1História da Organização 5 – Produtos A - texto descritivo sobre o sujeito acumulador: A organização em toda sua dimensão histórica: criação, extinção, relacionamento com outras organizações e vinculações hierárquicas. A organização na sua individualidade: a missão, a estrutura, as funções, atividades e os procedimentos formais e informais. B - evolução da estrutura organizacional.

20. O diagnóstico como Pesquisa • Preparação da Pesquisa • Especificação de objetivos; • Delimitação da pesquisa; • Constituição de equipe de trabalho; • Levantamento de recursos e cronograma. • Fases da Pesquisa • Seleção dos métodos e técnicas; • Organização do instrumental de pesquisa; • Teste de instrumentos e procedimentos.

21. O diagnóstico como Pesquisa • Execução da Pesquisa • Coleta de dados; • Elaboração dos dados (sistematização, tabulação etc.); • Análise e interpretação dos dados; • Representação dos dados: tabelas, quadros e gráficos; • Conclusões. • Relatório

22. Diagnóstico da Situação ArquivísticaFase 2Levantamento do Acervo • Quantidades de documentos, expressas de acordo com regras aceitas universalmente; • As tipologias documentais; • Os conteúdos informacionais genéricos, expressos de modo sintético e hierárquico; • As unidades físicas de arquivamento – movelaria – e as embalagens utilizadas; • As condições de conservação dos documentos; • O modo original de organização – classificação, avaliação e descrição – mesmo se empírico e baseado no senso comum;

23. Diagnóstico da Situação ArquivísticaFase 2Levantamento do Acervo • A forma de transferência dos documentos para o depósito; • Mapeamento dos locais de guarda dos documentos; • Os equipamentos existentes; • As condições do depósito (capacidade, área, condições físicas etc.); • A existência de documentos não-orgânicos; • A existência de material estranho ao acervo (equipamentos inservíveis, mobiliário etc.).

24. Diagnóstico da Situação ArquivísticaFase 2Levantamento do Acervo • A existência e o modo de uso de tecnologias da informação; • Os períodos de acumulação da documentação.

25. Quantidades: Por que? • Equipe necessária; • Tempo necessário; • Espaço necessário (processamento e guarda); • Material necessário.

26. Quantificaçãosuportes documentais

27. Negativo Fotográfico

28. Tabela de Conversão de Unidades de Medida de Arquivo Fonte: Arquivo Nacional, 1985.

32. Tipologia DocumentalVantagens • Ponto de encontro entre o documento e a função que lhe dá a existência; • Indica a presença de uma atividade; • Único vestígio da existência de uma organização; • Classificação; • Descrição;

33. Tipologia DocumentalVantagens • No serviço aos usuários; • Avaliação.

34. Tipologia DocumentalFórmula Espécie + Função (locução adjetiva) Preposição + nome (substantivo)

35. Ofíciode convite para ministrar palestra em evento Espécie Documental Função (locução adjetiva)

36. Levantamento do Acervo

37. Levantamento do Acervo

38. Levantamento do Acervo

39. Levantamento do Acervo

40. Levantamento do AcervoDisposição dos Documentos no Depósito

41. Projeto de Trabalho • instrumento de planejamento das atividades, concebido como decorrência dos problemas diagnosticados; • o projeto soma o conhecimento produzido com a experiência teórica e prática particular do profissional; • define as providências a serem tomadas, dentro de um quadro teórico e das constatações feitas no diagnóstico; • descreve passo a passo o que vai se fazer. Indica o elenco das metas específicas, dentro dos objetivos gerais; • define estratégias de “combate”, reúne as “armas”, os “soldados” e estabelece o “território” e as “táticas de guerra”.

42. Projeto de TrabalhoEstrutura • Introdução – onde o autor revela a sua concepção teórica sobre os problemas arquivísticos, sintetiza a proposta, delimita o problema e fundamenta as bases teóricas de sua metodologia de trabalho; • Justificativa – onde são descritos os principais problemas encontrados (diagnóstico); • Objetivos – onde são relacionadas as questões principais e secundárias a serem resolvidas;

43. Projeto de TrabalhoEstrutura • Metodologia – onde são indicadas: • A classificação intelectual e ordenação física, a avaliação e a descrição; • O sistema de codificação e as estratégias de trabalho prático; • As indicações sobre as instalações, mobiliário e embalagens; • O cronograma e o modo de execução das atividades propostas.

44. Projeto de TrabalhoEstrutura • Equipe de trabalho – onde será informada a constituição da equipe de trabalho. • Cronograma; • Custos.

45. Projeto de TrabalhoEstrutura • Produtos Finais: • A completa organização intelectual e física dos arquivos; • A criação de um arquivo intermediário; • A definição da parte do acervo que pode ser descartada e a que deve ser considerada de valor permanente; • A produção de instrumento de pesquisa; • A produção de normas de funcionamento do sistema implantado;

46. Projeto de TrabalhoEstrutura • Produtos Finais: • A criação dos parâmetros de uma nova cultura de tratamento das informações e dos documentos, por intermédio do exemplo e de treinamentos; • As indicações sobre o material de acondicionamento e armazenamento dos documentos, bem como as características do depósito de arquivamento intermediário.

47. Projeto de TrabalhoExemplo 1 – Introdução 2 – Diagnóstico da Situação Arquivística 3 – Gestão de Documentos 3.1 – Plano de Classificação 3.2 – Tabela de Temporalidade 3.3 – O Sistema de Registro e Controle (Protocolo) 4 – A produção documental 5 – Entrada e Registro de Documentos 6 – Tramitação de Documentos 7 – Arquivamento 8 – Transferência de Documentos ao Arquivo Intermediário 9 – Depósito de Arquivamento Intermediário e Permanente 10 – O Arquivo Permanente 11 – Treinamento 12 – Plano de Trabalho 13 – Considerações Finais 14 – Referências bibliográficas