Budżet projektu w ramach wniosku o przyznanie dofinansowania

1. Budżet projektu w ramach wniosku o przyznanie dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na wsparcie mikroprojektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska - Rzeczpospolita Polska 2007-2013 Bielsko - Biała, 19 grudnia 2008 r. Szkolenie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska-Rzeczpospolita Polska 2007-2013

2. Wniosek o dofinansowanie wypełniany będzie w aplikacji internetowej BENEFIT 7, zgodnie z instrukcją dostępną na stronie http:// www.euroregion-beskidy.pl oraz składany w formie papierowej do biura Euroregionu. W PRZYPADKU JAKICHKOLWIEK NIEJASNOŚCI BĄDŹ WĄTPLIWOŚCI DOTYCZĄCYCH WYPEŁNIANIA WNIOSKU PROSIMY O KONTAKT Z  BIUREM EUROREGIONU Wytyczne dotyczące kwalifikowalności kosztów refundowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego dostępne są na stronach internetowych: http:// www.euroregion-beskidy.plhttp:// www. funduszestrukturalne.gov.pl lub http:// www.mrr.gov.pl

3. Kwalifikowalność wydatków w czasie Z punktu widzenia kwalifikowalności w czasie rozróżnia się dwa typy wydatków: • wydatki poniesione przed zarejestrowaniem projektu w systemie monitorującym (data powstania obowiązku podatkowego w przypadku tych wydatków jest wcześniejsza od daty zarejestrowania wniosku projektowego w systemie monitorującym). Wydatki te mogą powstać najwcześniej z dniem 1 stycznia 2007 r. Ich wysokość może wynosić najwyżej 5 % całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu. Wydatki te muszą mieć charakter wydatków przygotowawczych. Kwalifikowalność wydatków na przygotowanie dotyczy tylko projektów o wysokości dofinansowania przekraczającej 10 000 EUR, • wydatki poniesione po zarejestrowaniu projektu w systemie monitorującym -wydatki te mogą powstać dopiero od dnia zarejestrowania wniosku projektowego w systemie monitorującym.

4. Koszty przygotowania projektu Do dofinansowania w ramach kosztów przygotowawczych kwalifikują się wydatki powstałe w związku z: • przygotowaniem wymaganych załączników do wniosku o dofinansowanie (np. studium wykonalności, oceny oddziaływania na środowisko, map lub szkiców lokalnych sytuujących projekt, dokumentacji technicznej i finansowej), • sporządzeniem umowy partnerskiej, • sporządzeniem tłumaczeń wniosku oraz załączników, • organizacją i udziałem w spotkaniach dotyczących przygotowania i opracowania projektu (koszty organizacji spotkań, podróży służbowych, tłumaczeń na spotkaniach),

5. Koszty przygotowania projektu – c.d. Do dofinansowania w ramach kosztów przygotowawczych niekwalifikują się wydatki następujące wydatki: • koszty ogólne wnioskodawcy, które stanowią wydatek kwalifikowalny dopiero od momentu właściwej realizacji projektu, • wypełnienie formularza wniosku o dofinansowanie, - wydatki inwestycyjne (zakup wyposażenia, materiałów).

6. Podstawowe zasady w zakresie sprawdzania kwalifikowalności wydatków: • - wydatki muszą być zgodne ze wspólnotowymi i polskimi przepisami prawa oraz z dokumentami programowymi, • wydatki muszą być współmierne (muszą odpowiadać cenom zwyczajowym w miejscu i czasie), niezbędne i poniesione zgodnie z zasadą gospodarności, celowości i efektywności, • wydatki muszą być identyfikowalne i możliwe do udowodnienia oraz potwierdzone dokumentami księgowymi (wydatki muszą być ostateczne oraz zaewidencjonowane w księgowości w ewidencji analitycznej projektu), • wydatki muszą być zapłacone a zapłata udokumentowana przed refinansowaniem z Funduszy UE (za wyjątkiem amortyzacji oraz wkładu niepieniężnego). • Kwalifikowalność wydatków zrealizowanych w trakcie realizacji projektu będzie oceniana indywidualnie w taki sposób, aby wydatek kwalifikowalny poniesiony był zgodnie z osiągnięciem celu projektu, który jest zgodny z celami Funduszu.

7. Wydatki niekwalifikowalne Do współfinansowania ze środków EFRR nie kwalifikują się wydatki: • które nie mają bezpośredniego znaczenia dla osiągnięcia celów projektu; • przy ponoszeniu których nie respektowano zasady efektywnego i racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, a sfinansowane zadania nie zostały wykonane w sposób oszczędny i terminowy; • poniesione poza okresem kwalifikowalności określonym przez instytucję zarządzającą. Wydatki niekwalifikowane związane z realizacją projektu ponosi wnioskodawca. (Szczegółowy wykaz wydatków niekwalifikowalnych zawierają „Wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków…” z 23 września 2008 r.)

8. Wydatki niekwalifikowalne – c.d. Przykłady wydatków niekwalifikowalnych: • odsetki karne, odsetki od kredytów i pożyczek, • koszt wypełnienia formularza wniosku o dofinansowanie projektu, • prowizje w ramach operacji wymiany walut oraz ujemne różnice kursowe, • wydatek poniesiony na zakup środka trwałego, który był współfinansowany ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat poprzedzających datę zakup tego środka, • wydatki związane z robotami i dostawami, które zostały zrealizowane z naruszeniem Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, • podlegający zwrotowi podatek od towarów i usług (VAT),

9. Wydatki niekwalifikowalne – c.d. • ta część kosztów ogólnych, która dotyczy działalności statutowej wnioskodawcy, • koszty osobowe pracowników niezaangażowanych w projekt, • koszty osobowe pracowników zaangażowanych w projekt, które nie odpowiadają wymiarowi ich nakładu pracy, • inne koszty osobowe (nagrody okolicznościowe, jubileuszowe, nadgodziny, ubezpieczenie na życie), • upominki/prezenty oraz nagrody w konkursach o wartości wyższej niż 200PLN za sztukę (refundacji podlega tylko część kosztów do 200PLN), • honoraria artystów komercyjnych, za wyjątkiem np. chórów dziecięcych czy zespołów folklorystycznych, które nie pobierają honorariów (wydatki organizacyjne związane z udziałem artystów w projekcie mogą być rozliczone),

10. Opracowanie budżetu Szczegółowy Budżet Projektu winien być sporządzony ściśle według formatu załączonego do formularza wniosku o dofinansowanie (załącznik 2) Wszystkie pozycje budżetowe umieszczone w poszczególnych kategoriach muszą być zgodne z działaniami opisanymi w formularzu wniosku oraz stanowić precyzyjnie planowane kwalifikujące się koszty dla całego projektu

11. Przy wypełnianiu budżetu należy szczegółowo opisać i podać znaczenie wydatków w stosunku do działań, wypełniając kolumnę Uzasadnienie wydatków. Niedopuszczalne jest wypełnienie tabeli budżetu bez szczegółowego podania, na co środki będą przeznaczone. Wszystkie pozycje należy wypełnić w walucie EUR (dodatkowo należy dołączyć wersję budżetu w PLN)

12. 1. Koszty osobowe Kategoria 1. - Koszty osobowe obejmuje: 1.1 Wynagrodzenia brutto 1.2 Składki na ubezpieczenia społeczne opłacane przez pracodawcę 1.3 Wolontariat 1.4 Koszty podróży służbowych

13. 1. Koszty osobowe – 1.1 Wynagrodzenia brutto Koszt zatrudnienia personelu jest kwalifikowalny pod warunkiem, że pracownicy są zatrudnieni bezpośrednio przy realizacji projektu i kiedy można wykazać, że ich udział w realizacji jest niezbędny i w sposób zasadniczy przyczynia się do osiągnięcia jego rezultatów (dotyczy to nowych pracowników zatrudnionych przez Wnioskodawcę na potrzeby realizacji projektu jak i wcześniej zatrudnionych pracowników na podstawie ich pisemnego oddelegowania do realizacji zadań związanych z projektem). Stawki płacowe dla personelu realizującego projekt nie mogą znacznie przekraczać wynagrodzenia zwykle wypłacanego przez Wnioskodawcę pracownikowi na podobnym stanowisku, ani średniego wynagrodzenia za podobną pracę. (Przygotowując budżet należy określić stawkę za miesiąc lub dzień pracy oraz ilość miesięcy lub dni).

14. 1. Koszty osobowe – 1.1 Wynagrodzenia brutto Kwalifikowalny jest koszt personelu zewnętrznego, w tym: • zlecenia zewnętrzne usług podmiotom zewnętrznym, w tym prowadzącym działalność gospodarczą (np. tłumaczenia, ekspertyzy, opracowania); b) zlecenia zewnętrzne usług osobom fizycznym (umowy zlecenia i o dzieło pracowników własnych partnera i zewnętrznych). Dopuszcza się podpisywanie umów zlecenia lub o dzieło z własnymi pracownikami, jeśli zamówienia dokonano zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych i zakres wykonywanych prac objętych tą umową wykracza poza zakres obowiązków wynikających z umowy o pracę.

15. Koszty osobowe – 1.2 Składki na ubezpieczenia społeczne opłacane przez pracodawcę • Kategoria obejmuje składki na ubezpieczenie społeczne, odprowadzane przez pracodawcę od wynagrodzenia brutto pracownika zatrudnionego przy realizacji projektu.

16. Dokumentowanie kosztów osobowych Podstawą uznania kosztu zatrudnienia za kwalifikowalny jest przedłożenie następujących dokumentów: • umowy o pracę lub opisu stanowiska, określających obowiązki i wymiar etatu pracownika w zakresie realizacji projektu, • pisemnego oddelegowania pracownika (w przypadku pracowników etatowych oddelegowanych do pracy na rzecz projektu), • kart czasu pracy (w przypadku personelu zatrudnionego w niepełnym wymiarze godzin), • rachunku do umowy (w przypadku umów zleceń lub o dzieło), • listy płac (wraz z udokumentowaniem zapłaty wynagrodzenia), • deklaracji ZUS (wraz z udokumentowaniem zapłaty),

17. 1. Koszty osobowe – 1.3 Wolontariat Wartość pracy wolontariuszy jest ustalana z uwzględnieniem ilości spędzonego czasu oraz standardowej stawki godzinowej i dziennej za dany rodzaj wykonywanej pracy. Wycena nieodpłatnej dobrowolnej pracy musi uwzględniać wszystkie koszty, które zostałyby poniesione w przypadku jej odpłatnego wykonywania na zasadach rynkowych. Uwzględnia koszt świadczeń socjalnych oraz pozostałe koszty wynikające z charakteru świadczenia pracy. Nie kwalifikuje się natomiast „dodatkowa dobrowolna praca” pracowników zatrudnionych przy realizacji projektu, których wynagrodzenie zostało ujęte w budżecie projektu.

18. 1. Koszty osobowe – 1.4 Koszty podróży służbowych Kwalifikowalne są wydatki na podróże (zagraniczne i krajowe) dla osób uczestniczących w realizacji projektu, które są niezbędne do osiągnięcia celu projektu i nie przekraczają kosztów powszechnie obowiązujących na rynku, zwykle ponoszonych przez instytucję beneficjenta. Należy pamiętać, aby określić w budżecie trasę podróży (miejsce wyjazdu i przyjazdu). Koszty związane z podróżą rozliczane są na podstawie polecenia wyjazdu służbowego oraz rachunku kosztów podróży. Co do zasady do odbycia podróży służbowej należy wykorzystać najbardziej ekonomiczne środki transportu.

19. 1. Koszty osobowe – 1.4 Koszty podróży służbowych Standardowe koszty podróży służbowych: • koszt diet, • zakwaterowanie, • koszt dojazdu (bilety lotnicze w klasie ekonomicznej, bilety kolejowe, autobusowe w II klasie, bilety promowe), - w uzasadnionych przypadkach koszt użycia samochodu prywatnego do celów służbowych wg stawek krajowych za 1 km (ryczałt na przejazdy), • zakup paliwa do samochodu służbowego wraz z kartą drogową oraz kalkulacją wartości zużytego paliwa do odbycia podróży służbowej związanej z realizacją projektu.

20. 2. Koszty ogólne Kategoria 2. Koszty ogólne obejmuje m.in. : 2.1 Odpisy amortyzacyjne (za nieruchomości i wyposażenie). 2.2 Wydatki operacyjne (w szczególności: zakup materiałów biurowych, czynsz, energia, telekomunikacja, woda). 2.3 Zakup materiałów. 2.4 Zakup wyposażenia (nieinwestycyjnego). 2.5 Udostępnienie wyposażenia, materiałów (jako wkład niepieniężny).

21. 2. Koszty ogólne – c.d. Koszty ogólne są to koszty, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego produktu lub usługi, ale mogą być proporcjonalnie rozliczone w kontekście danego projektu. Koszty ogólne są obliczane jako część kosztów stałych przy wykazaniu proporcjonalnego narzutu kosztów tzw. podział pro rata przy zastosowaniu właściwej uzasadnionej i sprawdzonej metody.

22. 2. Koszty ogólne – c.d. Koszty ogólne kwalifikują się do współfinansowania pod warunkiem, że: a) kalkulacja tych kosztów jest oparta na rzeczywistych kosztach związanych z realizacją danego projektu lub średnich rzeczywistych kosztach projektu tego samego typu i gwarantuje wiarygodność i rzetelność wyliczeń, b) koszty te zostały wyodrębnione jako odpowiednia proporcja kosztów związanych bezpośrednio z realizacją projektu, zgodnie z należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologią, c) zostały rzeczywiście poniesione i nie są finansowane z innych źródeł.

23. 2. Koszty ogólne – 2.1 Amortyzacja • 1. Koszty amortyzacji aktywów, zarówno środków trwałych, jak i wartości niematerialnych i prawnych, kwalifikują się do współfinansowania, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: • odpisy amortyzacyjne dotyczą aktywów, które są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywane do jego wdrażania; • b) kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu; • c) wartość odpisów amortyzacyjnych została obliczona zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.)

24. 2. Koszty ogólne – 2.1 Amortyzacja – c.d. • w przypadku środków trwałych, wydatki poniesione na ich zakup nie zostały zgłoszone jako wydatki kwalifikowalne, ani też zakup środka trwałego nie był współfinansowany z publicznych środków krajowych ani wspólnotowych w ciągu 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu środka trwałego na potrzeby projektu (dotyczy to sytuacji, w której beneficjent kupuje środek trwały na potrzeby projektu, ale nie chce bądź nie może zrefundować kosztów zakupu); • W przypadku, gdy aktywa wykorzystywane są także w innych celach • niż realizacja projektu, kwalifikowalna jest tylko ta część odpisu • amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania aktywów w • celu realizacji projektu.

25. 2. Koszty ogólne – 2.4 Zakup wyposażenia • Zakup wyposażenia jest kosztem kwalifikowalnym tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do realizacji projektu, tj. służy realizacji celów bezpośrednich projektu . • Każdy zakup musi zostać odpowiednio uzasadniony wraz z informacją, czy w przyszłości będzie użytkowany i w jaki sposób. • Planowany zakup sprzętu należy wyspecyfikować pod względem rodzaju i ilości (zasadność planowanych kosztów w powiązaniu z określonymi działaniami). • Koszty zakupu wyposażenia (nowego lub używanego) muszą odpowiadać cenom rynkowym.

26. 2. Koszty ogólne – 2.5 Wkład niepieniężny Wkład niepieniężny polega na wniesieniu określonych składników majątku (gruntów, nieruchomości, urządzeń/wyposażenia lub materiałów/surowców), usług lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy do projektu, nie powodując powstania faktycznego wydatku pieniężnego. W przypadku wkładu niepieniężnego stosuje się ogólne zasady kwalifikowalności wydatków. Na etapie składania wniosku o dofinansowanie wymagane jest oświadczenie o zamiarze wniesienia wkładu niepieniężnego wraz z informacją o jego wysokości i metodologii wyliczenia. Wnioskodawca jest zobowiązany przechowywać i przedstawić w razie kontroli, dowody potwierdzające wartość wkładu niepieniężnego.

27. 3. Koszty finansowe Do współfinansowania kwalifikują się: - wydatki związane z otwarciem oraz prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym Wnioskodawcy lub odrębnego rachunku bankowego, - opłaty pobierane od dokonywanych transakcji finansowych (krajowych lub zagranicznych),

28. 4. Usługi zewnętrzne • Kwalifikowane są usługi zewnętrzne zgodnie z wyszczególnieniem w budżecie, m.in.: • wydatki na usługi tłumaczeniowe, • wydatki na usługi notarialne, doradztwo techniczne, finansowe, • wydatki na ekspertów, doradców zewnętrznych, • - kształcenie, szkolenia, egzaminy i kursy, • wydatki na usługi zewnętrzne przy organizacji konferencji, seminariów i spotkań, • koszty przewozów,

29. 4. Usługi zewnętrzne – c.d. • koszty obsługi spotkania, w tym wyżywienie (catering), tłumaczenia, ubezpieczenie, • w uzasadnionych przypadkach także koszty utrzymania i zakwaterowania uczestników spotkania (wyżywienie kwalifikuje się, jeśli nie jest ujęte w dietach uczestników). Podstawą rozliczenia kosztów zakwaterowania uczestników projektu są faktury VAT lub rachunki według określonego limitu w hotelach klasy średniej. Musi istnieć uzasadniona konieczność zorganizowania spotkania dla osiągnięcia celów projektu ! ! !

30. 5. Koszty inwestycyjne Kategoria dotyczy wydatków na projekty w zakresieinfrastruktury turystycznej, kulturalnej lub okołobiznesowej oraz wzmacniania bezpieczeństwa np. budowa (w tym rozbudowa, odbudowa, nadbudowa), przebudowa i remont infrastruktury aktywnych form turystyki, infrastruktury terenów rekreacyjnych na cele imprez kulturalno-sportowych oraz bazy okołoturystycznej, działań przyczyniających się do wzrostu ruchu turystycznego. Wnioskodawca powinien być albo właścicielem gruntu, na którym mają zostać przeprowadzone roboty, albo powinien posiadać prawo użytkowania tego gruntu.

31. 5. Koszty inwestycyjne Kosztem kwalifikowalnym, jeżeli charakter projektu tego wymaga, są koszty: • prac budowlano-montażowych, • prac wykończeniowych, w tym instalacyjnych, montażowych, adaptacyjnych, • prac rozbiórkowych, • nadzór sprawowany w imieniu inwestora w zakresie prawidłowości realizacji inwestycji i nadzór konserwatorski.

32. 6. Wydatki na promocję Pozycja budżetowa obejmuje materiały promocyjne: broszury, publikacje prasowe, tablice informacyjne, płyty pamiątkowe, itp. Dotyczy kosztów związanych z publikacjami i przygotowaniem materiałów roboczych i materiałów na konferencje oraz promocją spotkania i rozpowszechnianiem jego efektów.

33. Opis faktur rozliczanych w ramach projektu powinien zawierać: • Numer umowy/decyzji o dofinansowanie projektu w ramach programu, • Nazwę i numer projektu, • Adnotację : „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach POWT Republika Czeska – Rzeczpospolita Polska 2007-2013, budżetu państwa oraz ze środków własnych”, • Zatwierdzenie wydatku pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez głównego księgowego / skarbnika i kierownika jednostki, • Opis związku wydatku z projektem – należy zaznaczyć w opisie faktury, do której kategorii wydatku przedstawionego we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu odnosi się wydatek, • Podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych; należy podać zapis w ustawie, na podstawie którego projekt jest realizowany lub na podstawie którego do projektu (wydatku) nie stosuje się trybów ww. ustawy.

34. www.euroregion-beskidy.pl Stowarzyszenie „Region Beskidy”ul. Piastowska 4043-300 Bielsko-BiałaPolska tel./fax: 0048 33 813 6333; 33 813 6325e-mail: biuro@euroregion-beskidy.pl