Séminaire: Rapports sur les activités et les résultats Réunion des représentants des projets

1. Séminaire: Rapports sur les activités et les résultats Réunion des représentants des projets Anvers 6-7 décembre 2010

2. Présentation I- Soumission des rapports II- Structure des rapports • Description de l´état d´avancement du projet • Statistiques & Indicateurs • Tableau des résultats obtenus/prévus • Résumé du rapport pour publication • Décompte des dépenses éligibles encourues/Etats financiers • III- Modifications pendant la mise en oeuvre du projet

3. I- Soumission des rapports

4. Soumission des rapports Quand? Rapport Intermédiaire Lorsque 70% du 1er préfinancement a été dépensé • et au plus tard à la moitié de la période d´éligibilité • Projets de 2 ans (15/10/2010-15/10/2012)……… 15/10/2011 • Projets de 3 ans (15/10/2010-15/10/2013)………15/04/2012 • Rapport Final • 2 mois après la fin de la période d´éligibilité • Projets de 2 ans (15/10/2010-15/10/2012)……….15/12/2012 • Projets de 3 ans (15/10/2010-15/10/2013)……….15/12/2013

5. Soumission des rapports • La soumission des rapports en respectant les délais est une obligation contractuelle. • Si votre rapport est en retard, veuillez en informer l´Agence immédiatement par écrit. • Une extension de la date limite de soumission peut être accordé exceptionnellement, si ceci est justifié et demandé à l´avance.

6. Soumission des rapports • Les Rapports Intermédiaires et Finaux sont soumis sur support papier en utilisant le formulaire qui se trouve sur le site Tempus. • Les rapportsdoivent être envoyés par courrier recommandé (date de la poste faisant foi) à: • Mr Klaus Haupt • Chef d´unité • Education, Audiovisual & Culture Executive Agency (EACEA) • Tempus & Coopération bilatérale avec les pays industrialisés • BOUR 2/19 • B-1049 Brussels • Une version électronique doit également être envoyée: • eacea-tempus-project-management@ec.europa.eu

7. Que faut-il envoyer? • Rapport Intermédiaire: 1 original/ 1 copie • Rapport d´avancement de l´action(y compris Statistiques&Indicateurs, Tableau des résultats obtenus/prévus, Résumé du rapport pour publication) • Décompte des dépenses éligibles encourues et demande de paiement • Rapport Final:1 original/ 2 copies • Rapport d´avancement de l´action(y compris Statistiques& Indicateurs, Tableau des résultats obtenus/prévus, Résumé du rapport pour publication) • Etats financiers(y compris la demande de paiement et les tableaux financiers pour chaque rubrique budgétaire) • Rapport d´audit externe(requis si la subvention Tempus indiquée dans l´Annexe II de la Convention de subvention est égale ou supérieure à EUR 750,000)

8. Soumission des rapports • Pourquoi deux rapports? • Rapport Intermédiaire: Progrès à mi-parcours par rapport • aux activités planifiées • Rapport Final: Niveau global de réalisation par rapport • à la subvention attribuée et détails de toutes les dépenses • RQUE: Rapports peuvent être acceptés/rejetés • Si rejetés: Soumission d´une nouvelle version • Le rejet est lié au respect des règles à respecter pour la soumission des rapports, non à l´évolution du projet lui-même.

9. II-Structure des rapports

10. Rapport Intermédiaire et Final • Rapport sur l´état d´avancement de l´action • Statistiques et indicateurs • Tableau des résultats obtenus/prévus • Résumé du rapport pour publication

11. Rapport sur l´état d´avancement de l´action • Rapport Intermédiaire • Niveau général de réalisation • Cohérence avec le plan de travail et remarques sur les modifications éventuelles • Obstacles et lacunes • Elaboration de programmes et de cours • Restructuration: gestion et gouvernance universitaires • Formation/remise à niveau du personnel

12. Rapport sur l´état d´avancement de l´action • Rapport Intermédiaire • Mobilité du personnel • Mobilité des étudiants • Coordination académique et gestion administrative • Equipement • Diffusion • Pérennité • Contrôle de la qualité et suivi • Equité de genre • Commentaire supplémentaire

13. Rapport sur l´état d´avancement de l´action • Rapport Final • Partie I Activités réalisées • Brève description des activités mises en oeuvre depuis la soumission du Rapport Intermédiaire • Décrivez les changements principaux qui ont eu lieu par rapport à ce qui était prévu. • Elaboration des programmes et des cours • Restructuration: gestion et gouvernance universitaires • Mobilité et activités de formation pour le personnel et les étudiants • Equipement • Diffusion et Durabilité

14. Rapport sur l´état d´avancement de l´action • Rapport Final • Partie II Résultats et Impact du projet • Niveau général de réalisation et impact • Obstacles et lacunes • Réforme des programmes d´enseignement • Réforme de la gouvernance • Liens avec la société • Mobilité et activités de formation pour le personnel et les étudiants • Equipement • Coordination académique et gestion administrative • Diffusion et durabilité • Equité de genre • Résultats imprévus

15. Statistiques et Indicateurs Objectif: Recueillir des données statistiques et des indicateurs de peformance sur la période couverte par le Rapport Intermédiaire ou la durée complète du projet. • Objectifs principaux: • Formation des enseignants • Enseignement et Formation Professionnelle (EFP) • Niveaux d´éducation traités par le projet • Formation et mobilités: • Formation du personnel et des étudiants du Pays Partenaire • Mobilité du personnel • Mobilité des étudiants • Liens avec les politiques européennes en matière d´enseignement supérieur

16. Tableau des Résutats obtenus/prévus But: fournir les réalisations intermédiaires/finales du projet par rapport à la proposition initiale Le rapport contient un tableau pour chaque résultat du projet: 1. Activités réalisées et indicateurs de réalisation 2. Activités planifiées et indicateurs de progrès 3. Changements éventuels proposés

17. Description de l´avancement de l´action: quelques conseils • Identifier les questions appropriées à votre projet. • Se baser sur les informations données dans les rapports précédents (Rapport Final). • Ne pas hésiter à décrire des points faibles. • Ne pas hésiter à donner des informations sur le contexte. • Être aussi détaillé que possible en démontrant les progrès avec des indicateurs.

18. Description de l´avancement de l´action: quelques conseils • Que sont les indicateurs? • Ce sont des données utilisées pour mesurer la performance du projet pendant sa mise en oeuvre. • Ils donnent une base pour l´évaluation de la mise en oeuvre du projet. • Ils doivent être spécifiques en termes de quantité, qualité, temps et groupes cibles.

19. Description de l´avancement de l´action: quelques conseils Quelques exemples d´indicateurs “Tempus”: “Personnel formé” => 5 des 10 membres du personnel du département ont acquis des compétences nouvelles qui ont été évaluées et certifiées par le Comité du Projet en janvier 2010 “Nouveau cours développé” => 1 nouveau cours de 25 heures d’enseignement faisant partie intégrante du programme d’enseignement de licence a été développé au cours du printemps 2010 et est dispensé aux étudiants de troisième année “Centre créé” =>Centre formellement créé, par les statuts du 1er septembre 2010, comme unité de la Faculté, avec 2 membres du personnel, de l’équipement, 3 classes et des ressources financières additionnelles de la Faculté jusqu’en 2015 “Mobilité étudiants réalisée” =>3 étudiants de licence en dernière année recoivent 20 ECTS en juillet 2009 à la suite d’un séjour d’études de 3 mois dans l’UE au printemps 2009

20. Description de l´avancement de l´action: quelques conseils • Diffusion • Décrivez les actions menées pour diffuser les résultats des activités mises en oeuvre. • Indiquez: le type d´activités et les canaux de transmission utilisés. • Indiquez s´il y a eu des effets secondaires positifs non prévus initialement.

21. Description de l´avancement de l´action: quelques conseils • Exemples d´activités de diffusion • Mise en place d´un site web du projet (indiquez l´adresse) • Brochures, newsletters des partenaires • Organisation de séminaires, conférence finale • Information dans la presse

22. Description de l´avancement de l´action: quelques conseils • Pérennité • Pensez-vous que les institutions co-bénéficiaires pourront soutenir et développer les réalisations du projet? • Envisagez-vous une future coopération avec les co-bénéficiaires de votre projet? • A l´avenir, de quelle manière comptez-vous utiliser les résultats du projet? • Quelles mesures ont été prises pour formaliser des liens avec des partenaires locaux non universitaires? • Pensez-vous que les résultats atteints iront au-delà du groupe cible immédiat?

23. Description de l´avancement de l´action: quelques conseils • Exemples de Pérennité • Accréditation d´un nouveau programme d´enseignement. • Accord de collaboration entre les partenaires du projet pour continuer leur coopération après la fin du projet. • Accords avec d´autres acteurs concernés.

24. Résumé du rapport pour publication Objectif: Apporter à la EACEA les informations principales sur le projet, ses progrès, d’éventuels problèmes, les étapes suivantes et toute autre remarque dans un format qui peut être publié.

25. Décompte des coûts encourus et demande de paiement • Rapport Intermédiaire • Apporter à la EACEA une vue d’ensemble des • dépenses du projet et du co-financement en correlation avec la situation des activités du projet.

26. Rapport Intermédiaire Exemple de Décompte des coûts encourus et demande de paiement

27. Etats financiers • Rapport Final • Etats financiers: Apporter à la EACEA l´état final de toutes les dépenses encourues depuis le début du projet. • Compléter les tableaux financiers (chacune des 9 feuilles de calcul excel) • Compléter la Demande de paiement (Annexe 13)

28. Etats financiers • Rapport Final Documents justificatifs des dépenses Seulement pour: • Equipement si les coûts excèdent EUR 25.000 (factures) • Sous-traitance si les coûts excèdent EUR 25.000 (conventions/contrats et factures) • En cas de taux de salaires plus élevés: fiches de paie

29. Etats financiers • Rapport Fimal Rapport d´audit externe • Requis si la subvention Tempus est égale ou supérieure à EUR 750.000. • Les dépenses doivent être inclues dans la rubrique budgétaire “Autres coûts”.

30. Rapports & cycle de paiement (1) • Paiement du 1er préfinancement : 60% du montant tel qu’indiqué au point I.4.3 de la Convention de subvention dans les 45 jours suivants : • - la date de signature de la convention par la dernière des parties • - à la réception d’une garantie financière (si requise dans • l’annexe I) • RAPPORT INTERMEDIAIRE: lorsque 70% du premier pré-financement a été dépensé et au plus tard à la moitié de la période d´éligibilité • Rapport sur l´état d´avancement de l´action • Résumé du rapport pour publication • Décompte des coûts réellement encourus et demande de paiement du 2ème pré-financement (30% du montant spécifié au point I.4.3 de la Convention de Subvention lorsque 70% du 1er pré-financement a été dépensé) • Paiement du 30% du montant tel qu’indiqué au point I.4.3dans les 45 jours suivant le réception de demande de paiement.

31. Rapports & cycle de paiement (2) • RAPPORT FINAL: 2 mois après la période d´éligibilité du projet • Rapport final sur la réalisation de l´action • Résumé du rapport pour publication • Etat financier et pièces justificatives • Paiement du solde dans les 45 jours suivant l’approbation du Rapport Final.

32. III- Modifications pendant la mise en oeuvre du projet

33. Modifications • Une autorisation préalable de l´EACEA est requise pour: • Ajout d´une nouvelle institution dans le consortium • Retrait d´une institution du consortium • Changements de la personne de contact du coordonnateur ou co-bénéficiaire • Modification des activités du projet • Modification du budget • Extension de la période d´éligibilité • Changement de compte bancaire

34. Modifications REMARQUES GENERALES: • La plupart des modifications impliquent un Avenant de la Convention de Subvention • Les critères d´éligibilité spécifiés dans l´appel à propositions doivent être respectés

35. Modifications: Conseils généraux • Les modifications du budget et des activités prennent valeur contractuelle suite à une autorisation préalable de la EACEA. • Les demandes de modification doivent être justifiées par rapport aux objectifs du projet. • Les modifications doivent être détaillées et sollicitées au moins un moisà l´avance. • Les modifications peuvent être sollicitées lors de la soumission du Rapport Intermédiaire ou à tout moment par courrier.

36. Ajout d´un membre du consortium • Une demandeformelle doit être envoyée à EACEA. • Le nouveau partenaire est éligible pour le financement après l´approbatin par EACEA. • Doit être inclus avant la fin de la dernière année du projet. • La demande doit justifier en détail les raisons de cet ajout. • Cet ajout n´implique pas une augmentation de la subvention. • Conditions formelles: • Demande par le coordonnateur • Un mandat signé entre le coordonnator et le nouveau co- bénéficiaire • Lettres de tous les co-bénéficiaires, confirmant leur accord.

37. Retrait d´un membre du consortium • Procédure • L´ institution qui se retire doit envoyer une lettre officielle signée par le représentant légal de l´institution au coordonnateur, confirmant le retrait. • 2. Le coordonnateur doit envoyer une confirmation écrite à EACEA en incluant: • description détaillée indiquant les conséquences sur les objectifs, les résultats du projet • une lettre de l´institution qui se retire

38. Changement de personne de contact du corodonnateur/co-bénéficiaire • Procédure • Changement dans l´institution du coordonnateur: • Envoyez une confirmation écrite (lettre) signée par: • la nouvelle personne de contact • l´ancienne personne de contact • le représentant légal du coordonnateur • Changement dans un des co-bénéficiaires: • Le coordonnateur doit envoyer un email confirmant à l´ EACEA le changement • RQUE: L´institution qui coordonne peut être changée mais dans • des circonstances exceptionnelles

39. Modification des activités du projet • Les demandes de modification doivent être justifiées en relation avec les objectifs. • Il faut tenir compte des implications budgétaires. • Les demandes de modifications doivent être détaillées (nature et type des activités, valeur ajoutée, etc.) • Changements introduits par une requête préalable ou dans le Rapport intermédiaire. • Les demandes doivent être faites bien à l´avance.

40. Modification du budget • Modification budgétaire requise lorsqu´il y a une augmentation de plus de 10% d´une rubrique budgétaire. (si moins de 10%, pas d´autorisation préalable) • Il faut demander la modification avant que les nouvelles dépenses soient réalisées. • Veuillez fournir le budget original et le nouveau, expliquant clairement quels transferts ont été réalisés entre les rubriques budgétaires.

41. Extension de la période d´éligibilité • Extension peut être accordée à titre exceptionnel si elle est suffisamment justifiée. • Seulement une extension peut être octroyée pour un maximum de 12 mois. • L´extension entraînera un Avenant de la Convention de Subvention. • La requête doit être envoyée au plus tard un mois avant la fin de la période d´éligibilité.

42. Changement de compte bancaire • Informer du changement par écrit à l’ Agence. • Envoyer un nouveau formulaire Signalétique Financierhttp://ec.europa.eu/budget/info_contract/ftiers_en.htm?submenuheader=0 • Signé par le représentant légal du projetet par la banque.

43. Conseils généraux pour vos rapports • Planifiez les réunions de coordination à temps. • Fournissez des informations précises et concises. • Ne sous-estimez pas le temps et les ressources humaines nécessaires pour préparer les rapports. • Collectez les pièces justificatives dès que les activités ont lieu.

44. Qui peut vous aider? • Foire Aux Questions (FAQs) sur le site web Tempus • Votre personne de contact à l´Unité Tempus de l’EACEA EACEA-Tempus-Project-Management@ec.europa.eu • Les Bureaux Nationaux Tempus (NTOs) ou les Points de Contact Nationaux (NCPs) • Le bureau des relations internationales de votre université

45. EVE Espace Virtuel d’ Echange • Plateforme publique électronique pour la diffusion et l´exploitation des résultats des projets •  Les coordonnateurs des projets peuvent inclure des informations sur leur projet et ses résultats (photos, liens, présentations) Plus d´information: http://www.ec.europa.eu/eve Guide pour les coordonnateurs de projets

46. Merci pour votre attention! Plus d´informations: http://eacea.ec.europa.eu/tempus