Controlling

1. Controlling in einem internationalen Konzern

2. Interne Organisation des Controllings

3. Der Konzern Marriott Der Konzern besteht seit 75 Jahren Destinationen in 65 Ländern Konzernumsatz $ 20billion (2001) 144.000 Mitarbeiter Hauptsitz in Washington D.C.

4. Marriott Business Marriott Lodging Marriott Senior Living Service Marriott Distribution Services

5. Vertragsstruktur - Hotels Hauptsächlich Management- oder Franchise Fees: Management Fee - X % vom Umsatz Advertising Fee - X % vom Umsatz Incentive Fee - Profitbezogen

6. Aufgaben des Controllers/DOF • Owner Relations • Accounting • SOP´s • Month End/Year End Close • Systems • Contracts • Capital • Budgeting and Forecasting • Financial Information • Working Capital and Cash Flow • Team Leading

7. Budgeting and Forcasting

8. I. Capital Budget Escrow Fund laut Managementvertrag !!! Wieviel Geld habe ich zur Verfügung?

9. 10 Jahres Investitionsplan • Die Kriterien für eine Investition sind: • Lebensdauer • Brand Standards • Richtlinien für Systeme und Technologien • Technische Richtlinien • Renovierungsvorschriften • Hotel spezifische Erfordernisse

10. Useful Life Marriott hat die ERFAHRUNG!!! Der Dir. of Engineering und der DOF begutachten jährlich alle Bereiche des Hotels anhand einer Checklist. In diesem Formular ist die Lebensdauer für die meisten Anlagegegenstände erfasst. Investitionen in den nächsten 10 Jahren stellen keine Überraschungen für Marriott oder den Besitzer dar!

11. Brand Guidelines To be the world’s first choice in full-service hospitality!! Brand Vision: Marriott is the global hospitality brand you can trust most to understand and serve you - Brand Positioning: so you can fulfill your purpose for being away from home!

12. Renovation Guidelines Problematik: Man weiss zwar, dass man etwas investieren muss und auch wann! Man weiss aber nicht wieviel es kosten wird! Programm sagt uns Preise nach Eingabe der m²-Anzahl und je nach Art des “Redo’s”!

13. Other Guidelines Systems: Bestimmte Soft- und Hardware muss verwendet werden! Engineering: Als oberste Priorität - Produktqualität Return on Investment: für hotelspezifische Investitionen

14. Trade Off Nachdem Investitionen genehmigt sind Nicht genehmigte Investition wird notwendig Trade Off - über $ 20K

15. CEP Reporting and Control Funktionen des Controllers Überwachung Kommunikation (Reporting) Verantwortung

16. II. Long Range Plan 5 Jahresplan TARGETS Grundlage für Business Plan

17. III. Business Plan ZIEL: Die strategische Planung des kommenden Wirtschaftsjahres

18. Bestandteile des Businessplans Konkurrenz • Statement über wirtschaftliche und politische Einflussfaktoren • Grundsätzliche Zielrichtung im neuen Jahr • Zimmerumsatz nach Segmenten gegliedert • Preispolitik • F&B und Other Income Bereich • Human Resource Chance zu Argumentieren ! • Finanzbereich

19. Balanced Scorecard MARKT Revpar + Eff. Rate Index Gästezufriedenheit GSS SUCCESS Mitarbeiter AOS Financials Operating Data

20. IV. Budget Marriott Programm SUN (= Buchhaltung) Uniform System of Account Umsatzkostenverfahren Werte - Kostenstellen Statistiken

21. Budget - Statistiken Zimmer: rooms available, rooms sold, rooms sold per Marketsegment getrennt nach weekend and weekday, no. of guests F&B: Covers für alle Outlets und nach Breakf., Lunch, Dinner,Brunch Energie: Energieverbrauch (Gas,Strom,Heizung,Wasser) Aussenstandstage Working Hours für jede Abteilung

22. Budgetierungsprozess 1. Rooms Umsätze (von der Salesabt.) Transient: Regular Corporate Spec. Corporate TFB Other Discount Wholesaler Package Leisure Group: Corporate Group Other Group • revenue • room sold • average rate Weekday Weekend Total

23. Budgetierungsprozess 2. F&B Umsätze Outlets Covers Average Check Revenue • Soda • Bier • Wine • Liquor • Breakfast • Lunch • Dinner • Brunch

24. Budgetierungsprozess 3. Telephone and Other Income 4. Umrissplanung der Kosten pro Abteilung Aushilfen 5. Personalkostenbudget Urlaube 6. “Knetungsgespräche” 7. Budgeterstellung Eingabe und Verteilung

25. Budgetierungsprozess ZIEL Verantwortung Lohn Bonus

26. V. Forecast Die Ermittlung der Werte stützt sich auf: • Die aktuelle Buchungssituation • Daten aus der Vergangenheit • Expertenmeinungen - Kundengespräche - Markttrends - politische und witschaftl. Gegebenheiten - Konkurrenzverhalten

27. V. Forecast - Umsätze Umsätze für die nächsten drei Monate genau, Jahresforecast nach realistischer Einschätzung - bei Änderungsbedarf der Budgetwerte! Local Bankettumsatz In Verbindung mit Zimmerumsatz! Group

28. V. Forecast - Kosten Trennung nach: • Fixkosten • variable Kosten Forecastmeeting: • Monatliche Besprechung der Forecastzahlen • Wöchentliche Meetings (Operation) betreffend • des Tagesgeschehens der kommenden Woche!

29. V. Forecast - Planungsprozess Personal: • Überstunden und Guttage • Urlaub • Aushilfen • Einsatz von Fremdfirmen Nicht betriebsnotwendige Ausgaben: Diese Ausgaben können gestrichen, verschoben , oder vorge- zogen werden! Betriebsnotwendige Ausgaben: Ausgaben bei denen keine Vertragsgrundlage besteht, müssen im Notfall überdacht und begleitend mit Systemänderungsmaßnahmen reduziert, gestrichen oder auch implementiert werden.

30. V. Forecast - Flow Through 50 % der Umsatzsteigerung bzw. des Umsatzverlustes im Vergleich zum Budget müssen sich im House Profit niederschlagen! Beispiel: Forecast Diff. Budget - 50.000 150.000 Umsatz 200.000 : 2 ? 60.000 House Profit - 25.000 35.000 Soll House Profit

31. V. Forecast Für Marriott gilt der Grundsatz: Future can be impacted, the Past NOT!

32. OTHER REPORTING

33. 1. Monatsabschluss • Sicherstellen, dass alle Eingangsrechnungen verbucht sind. • Verbuchung der Inventurwerte • Rückstellungen, Abgrenzungen, Um- und Nachbuchungen • Verbuchung der Löhne+Gehälter • Interne Leistungsverrechnung • Buchung der statistischen Werte • Abstimmung der Bilanzkonten!

34. 1. Monatsabschluss - Monthly Critique P&L (Profit & Loss) - Critique: • Abweichungsanalyse • Verteilung der “Critique” an die Abteilungsleiter+GM • Meetings • Um- und Nachbuchungen Der Monatsabschluss wird am 4. Tag des Folgemonates an die Hauptverwaltung gesendet (Hyperion Upload File)

35. 2. Market Share Report

36. 3. Financial Report Summary Last Year Figures Budget Abweichungsanalyse Forecast Figures • Period Results • Year to Date Results • Year End Results Actual Month Figures

37. 3. Financial Report Summary Abweichungen bei Umsätzen (+/- 5%) und im House Profit (+/- 10%, sowei Abweichungen beim Flow Thru müssen erklärt werden! Weiteres Reporting von: • Marriott Rewards Members • Call Volume • CMI • Days Credit Sales Outstanding • Ageing • Mitarbeiterstand • Market Share Data • GSS • AOS

38. 3. Financial Reporting Eine Abweichungsanalyse der aktuellen Zahlen zum Forecast hilft, aus Fehlern bzw. Fehleinschätzungen zu lernen und ermöglicht eine bessere Vorausschau in der Zukunft für die Zukunft! Einer unserer Marriott Leitsätze ist: What gets measured gets done!