Controlling

1. Controlling Gottfried J. TRÖSTL 1 ILV Sommersemester 2006

2. Gottfried J. TRÖSTL - CV • MSc Business Administration (Finance) - BWL, Sauder School of Business - University of British Columbia (Vancouver, Kanada) • MBA, MAS Donau-Universität Krems • 2004 – Raiff. Bausparkasse, Head of Risk Management • 2003 – 2004 .:: cons.at ::. - Consulting, Managing Partner • 1999 – 2003Raiffeisen Landesbank NÖ-Wien, Stv.Treasurer • 1985 – 1999RZB Austria AG, u.a. Head of Group Controlling • 1996 – 1998Raiffeisen Bank Rt. (Ungarn), Head of Controlling • 1991 (06-09) BfG-Bank für Gemeinwirtschaft, Frankfurt • 1989 (06-09) Manufacturers Hanover Trust Comp., New York

3. Organisatorisches

4. 1 Std. LV – Basics - interaktiv! Termine Incoming students/Gasthörer? Prüfung 20% Mitarbeit 30% Präsentation (Teamarbeit) 50% Hausübung Sonstiges: Gender Mainstreaming der Controller <> die Controllerin der Unternehmer <> die Unternehmerin … Organisatorisches

5. Organisatorisches • Literatur • Probleme, Vorschläge, etc. • e-Mail: troestl@olc.ubc.ca lbtroestl@fh-stpoelten.ac.at • Notes, Informationen, Organisatorisches, Literatur, Links, ... http://www.management.cc.nu

6. Vorstellungsrunde • Wo sehen Sie ihre berufliche Zukunft (Branche, Bereich,…)? • Glauben Sie Controlling in diesem Job zu benötigen? Wie? • Was erwarten Sie von dieser Lehrveranstaltung?

7. Grundlagen des Controlling Institutionelle Einordnung Methoden und Instrumente des Controlling Planung und Kontrolle Informationsmanagement  Jeder soll etwas mitnehmen können!  Jeder benötigt Controllinggrundlagen! Praxisorientiert! Inhalt der LV

8. Brainstorming: Was ist Controlling?

9. Der Standard, 25. März 2006

11. KPI….Key Performance Indicator

12. 1. Kostenrechnung 2. EDV 3. Organisationsmethoden 4. Finanzbuchhaltung 5. Abweichungsanalyse 6. Bilanzierung 7. Allgemeine BWL 8. Investitionsrechnung 9. Controlling-Handwerkszeug 10. Planungslehre 11. Menschenführung 12. Absatz, Marketing, Vertrieb 13. Finanzierung 14. Statistik, Mathematik 15. Technische Kenntnisse 16. Strategische Planung 17. Präsentationstechnik 18. Budgetierung Benötigte Fachkenntnisse Stichprobe: 280 Controller 160 120 92 80 69 62 45 28 28 30 19 19 19 10 9 9 8 8

13. Benötigte Fähigkeiten Stichprobe: 280 Controller 1. Kontaktstärke 116 114 106 96 35 25 17 16 12 12 11 10 9 9 9 8 7 7 7 6 2. Durchsetzungskraft 3. Kooperationsbereitschaft 4. Zuverlässigkeit 5. Überzeugungsvermögen 6. Teamgeist 7. Hartnäckig, durchhaltend, ausdauernd 8. Liebenswürdige Penetranz 9. Vertrauenswürdig 10. Akzeptanz, anerkannte Autorität 11. Objektivität, neutral, unparteiisch 12. Verhandlungsgeschick 13. Loyalität 14. Zuhören können 15. Einfühlungsvermögen 16. Offenheit, aufgeschlossen sein 17. unbestechlich, gradlinig, ehrlich 18. Kommunikationsfähigkeit 19. Integrationsfähigkeit 20. Motivationskraft

14. Geschichte des Controlling

15. Zukünftige Entwicklungstendenzen

16. Quelle: Reichmann, T. (Controlling, 1995), S. 6

17. Bilanz zum 31.12.200X

18. Gewinn- und Verlustrechnung 200X

19. Definition von Controlling (nach Preißler (1993)) „Controlling ist ein funktionsübergreifendes Steuerinstrument, das den unternehmerischen Entscheidungs- und Steuerungsprozeß durch zielgerichtete Informationser- und -verarbeitung unterstützt. Der Controller sorgt dafür, daß ein wirtschaftliches Instrumentarium zur Verfügung steht, das vor allem durch systematische Planung und der damit notwendigen Kontrolle hilft, die aufgestellten Unternehmensziele zu erreichen.“

20. Controlling… • ist eine Managementfunktion. • dient der zielorientierten Steuerung der Unternehmensprozesse durch Planung, Informationsversorgung und Kontrolle in einem durch Vor- und Rückkopplungen gekennzeichneten Prozess. • ist für die relevanten Informationen zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Erfolg, Liquidität und Sicherheit in lang- und kurzfristiger Sicht verantwortlich.

21. Controlling… • bedient sich verschiedenster Verfahren, Methoden, Instrumente und Systeme. • unterstützt das Management durch Koordination und Integration von Verantwortungsbereichen. • Controlling-Systeme unterscheiden sich durch Funktion, Aufbau, Teilsysteme und Bestandteile.

22. Definition • Controlling als Funktion • Controlling als Institution

23. Definition • Controlling als Funktion • Permanente Steuerung und Anpassung der Unternehmenstätigkeit anhand von Analysen der Abweichungen zwischen Soll und Ist.Controlling gehört zu den Führungsaufgaben und stellt eine neue „Führungsphilosophie“ dar, d. h. eine ständige, proaktive Anpassung der Unternehmung an Umweltveränderungen. „to control“ ist mehr als „kontrollieren“.

24. Definition • Controlling als Institution • Die Controllingabteilung unterstützt die Führung (skräfte) bei ihren Lenkungsaufgaben durch eine Koordination des Führungsgesamtsystems. Diese Koordination bezieht sich schwerpunktmäßig auf das Planungs-, Kontroll- und Informationssystem. Es ist eine Aufgabe des Controllers, Planungs- und Kontrollsysteme zu koppeln und zu „warten“. Als permanenter Hinterfrager ist der Controller der Förderer einer zielkonformen Unternehmungs-steuerung seitens der Führungskräfte.

25. Kernfunktionen • Koordination und Integration…von Planung, Kontrolle und Informations-versorgung. Die Effektivität des Gesamtsystems hängt von der Konsistenz der Handlungen und der Ergebnisse in den Teilbereichen des Unternehmens ab.Daher bedarf es einer horizontalen Abstimmung (Koordination) von Aufgaben, Maßnahmen und Ressourcen auf einer Ebene mittels interperso-neller Kommunikation. ./..

26. Kernfunktionen Weiter sorgt die vertikale Abstimmung (Integration) dafür, dass Informationen über Aufgaben, Maßnahmen und Ressourcen einer Ebene an die höheren Ebenen gelangen. • Information und Dokumentation,in deren Mittelpunkt das Rechnungswesen steht. Mit ihnen ist über eigene und fremde Aktivitäten, ihre Folgen sowie über Ressourcen Auskunft zu geben. Der Zweck liegt darin, Komplexität und Unsicherheit zu reduzieren sowie Effizienz und Effektivität zu steigern.

27. Kernfunktionen • Steuerung und Kontrollestehen zusammen mit der Planung in einem unauflösbaren Zusammenhang. • Flexibilitätim Sinne eines frühzeitigen „Reagierenkönnens“ auf Störgrößen.

28. Kernfunktionen • Weitere Funktionen des Controlling: • Stufengerechte Ziele ableitenauf der Basis der generellen Zielkonzeption. Weiter müssen auch Mittel und Wege zur Zielerreichung aufgezeigt werden. • Zielerreichung prüfenDies soll den Vergleich zwischen Soll und Ist gewährleisten, indem ein Vergleich von Plandaten mit erreichten Ergebnissen erfolgt. • Innovationen sicherstellenDiese sichern im Zeitablauf durch System- und Verfahrensentwicklung und durch neue Aufgabenfestlegung die Anpassung des Unternehmens an Veränderungen.

29. Controlling als Schnittmenge von Manager- und Controlleraufgaben Manager Controller • Ergebnisverant- • wortlich als Zustän- • diger für • Cost Center • Service Center • Profit Center • Strategische • Erfolgspositionen • Transparenzver- • antwortlich als „Lotse • zum Gewinn“ mit • Informationsservice • Entscheidungsservice • Koordinationsservice • Planungsmoderation CONTROLLING (Quelle: Jenny, Hermann (1996), S. 38.)

30. Instrumente und Methoden • Das Instrumentarium des Controlling umfasst im Kern das gesamte betriebliche Rechnungs-wesen. Dazu gehören die folgenden vier Bereiche: 1. Buchführung und Bilanz (Finanzbuchhaltung)Beispiele für Methoden sind die alljährlichen Inventar- und Kennzahlenvergleiche. 2.Betriebsabrechnung und KalkulationBeispiele für Methoden sind Kostenartenpläne und Betriebsabrechnungsbogen.

31. Instrumente und Methoden 3. Betriebswirtschaftliche StatistikBeispiele für Methoden sind die Errechnung von Mittelwerten, Streuungsmassen, Korrelationen und das Verwenden von Tests. 4. Planungsrechnung und BudgetierungBeispiele für Methoden sind Abweichungsanalysen und Jahresvergleiche.

32. Instrumente und Methoden • Controlling - nur Rechnungswesen?  Konzept ist viel umfassender • Controllingfindet auch in den einzelnen Funktionen Verwendung. z.B.: Marketingcontrolling, Logistikcontrolling, Personalcontrolling

33. Kennzahlensysteme und -statistiken • Marketingcontrolling – z.B. welche Anpassungsmaßnahmen bei wechselnden Absatzmarktbedingungen möglich und erforderlich sind • Marktanteile der größten Konkurrenten. • Werbekosten im Vergleich zum Umsatz. • Kundenzufriedenheit

34. Kennzahlensysteme und -statistiken • Logistikcontrolling - die Wirtschaftlichkeits-kontrolle steht im Vordergrund. Die Logistikleistungen und die entsprechenden Kosten sind zu analysieren und mit Hilfe geeigneter Kennzahlen zu kontrollieren. • Liegezeiten der Produkte im Lager. • Auslastung der Transportflotte. • Lieferzeiten unterschieden nach Produktkategorien

35. Kennzahlensysteme und -statistiken • Personalcontrolling – Informationen für personalwirtschaftliche Entscheidungs-träger zu liefern, mit denen sie Einfluss auf kritische Entwicklungen im betrieblichen Personalbereich nehmen können • Frauenquote (Anteil weiblicher Personen an der Gesamtbelegschaft) ./..

36. Kennzahlensysteme und -statistiken • Beteiligungsquote am Betrieblichen Vor-schlagswesen (Zahl der Verbesserungs-vorschläge in einem Jahr dividiert durch Zahl der Vorschlagsberechtigten) • Absentismusquote (Anteil der ungeplanten Absenzen an der planmäßigen Gesamtarbeitsdauer)

37. „Bedeutung“ für Gesamtunternehmen hoch niedrig Planungshorizont Aggregationsgrad hoch gering kurz lang hoch niedrig Managementebene

38. Instrumente des Controlling Planung und Kontrolle Informationsmanagement strategisch operativ strategisch operativ Strategische Erfolgsfaktoren: - Erfahrungskurve - Produktlebenszyklus - PIMS (Profit Impact of Market Strategy) Frühwarn- systeme Kostenrechnung Kennzahlen Break-Even Erlösrechnung Kostenvergleich Leistungsrechnung Situationsanalyse: - Makro- Mikroumwelt - Unternehmensanalyse - SWOT - Analyse Investitions- rechnung Berichtswesen DB-Rechnung Strategieformulierung - Portfolio Budgetierung Balanced Scorecard

39. Instrumente und Methoden • Das Instrumentarium des Controlling umfasst im Kern das gesamte betriebliche Rechnungswesen. Dazu gehören die folgenden vier Bereiche: 1. Buchführung und Bilanz (Finanzbuchhaltung)Beispiele für Methoden sind die alljährlichen Inventar- und Kennzahlenvergleiche.

40. Bilanz zum 31.12.200X

41. Gewinn- und Verlustrechnung 200X

42. Instrumente und Methoden - Kennzahlen • Umlaufquote • Formel: • Bedeutung: • Die Umlaufquote gibt an, wie hoch der Anteil des Umlaufvermögens am Gesamtvermögen ist. Ein hoher Anteil des Umlaufvermögens ist in der Regel positiv zu bewerten, da dieses schnell wieder zu Geld wird.Jedoch kann eine extrem hohe Umlaufquote auch auf überhöhte Lagerbestände hinweisen (Produktion auf Lager, Ladenhüter).

43. Instrumente und Methoden 2.Betriebsabrechnung und KalkulationBeispiele für Methoden sind Kostenartenpläne und Betriebsabrechnungsbogen.

44. BAB

45. Instrumente und Methoden 3. Betriebswirtschaftliche StatistikBeispiele für Methoden sind die Errechnung von Mittelwerten, Streuungsmassen, Korrelationen und das Verwenden von Tests. 4. Planungsrechnung und BudgetierungBeispiele für Methoden sind Abweichungsanalysen und Jahresvergleiche.

46. Instrumente und Methoden • Controlling - nur Rechnungswesen?  Konzept ist viel umfassender • Controllingfindet auch in den einzelnen Funktionen Verwendung. z.B.: Marketingcontrolling, Logistikcontrolling, Personalcontrolling, …

47. Kennzahlensysteme und -statistiken • Marketingcontrolling – z.B. welche Anpassungsmaßnahmen bei wechselnden Absatzmarktbedingungen möglich und erforderlich sind • Marktanteile der größten Konkurrenten. • Werbekosten im Vergleich zum Umsatz. • Kundenzufriedenheit

48. Instrumente und Methoden - Kennzahlen • Absoluter Marktanteil • Formel: • Bedeutung: • Der Marktanteil gibt an, welchen prozentualen Anteil ein Unternehmen am gesamten Marktvolumen eines Marktes hat. Die Berechnung kann in Mengen- oder Werteinheiten erfolgen und zeigt zeitpunktbezogen die Stärke eines Unternehmens in einem bestimmten Markt bzw. im Zeitablauf die Entwicklung seiner Stellung in diesem Markt auf.

49. Kennzahlensysteme und -statistiken • Logistikcontrolling - die Wirtschaftlichkeits-kontrolle steht im Vordergrund. Die Logistikleistungen und die entsprechenden Kosten sind zu analysieren und mit Hilfe geeigneter Kennzahlen zu kontrollieren. • Liegezeiten der Produkte im Lager. • Auslastung der Transportflotte. • Lieferzeiten unterschieden nach Produktkategorien

50. Kennzahlensysteme und -statistiken • Personalcontrolling – Informationen für personalwirtschaftliche Entscheidungs-träger zu liefern, mit denen sie Einfluss auf kritische Entwicklungen im betrieblichen Personalbereich nehmen können • Frauenquote (Anteil weiblicher Personen an der Gesamtbelegschaft)Diese Kennzahl kann weiter verfeinert werden (z. B. Anteil der Frauen am Führungspersonal)  Prozess, der durch ihre Interpretation ausgelöst wird: z.B. Veränderungen in der Personalgewinnung und Personalentwicklung im Laufe einer bestimmten Zeitperiode eine Soll-Frauenquote in bestimmten Stellenkategorien zu erreichen.