JORNADAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE LA CABA A 15 DE AÑOS DE SU AUTONOMÍA

1. JORNADAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE LA CABA A 15 DE AÑOS DE SU AUTONOMÍA El Sistema de Costos del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires Cdor. Abelardo G. Harbin

2. Primero ubiquémonos en la CABA o en una Provincia, cualquiera sea • Durante la dictadura y la década del ´90 se transfirieron funciones (el Estado de Bienestar) desde el Estado Nacional hacia las Provincias y Municipios. • De tal forma que gran parte de los Servicios Públicos Finales – por empezar los clásicos servicios de Educación y Salud – hoy casi no son prestados por el Nivel Nacional sino por Provincias, Municipios y por la CABA. Abelardo G. Harbin

3. La transferencia de las responsabilidades del Estado de Bienestar • Implica profundos cambios en los roles asignados a los distintos niveles de gobierno. • Y la necesidad de los Gobiernos Subnacionales de responder en forma adecuada a nuevas demandas de sus comunidades. • Por lo que éstos deben revisar sus procedimientos y normas en vigencia, ampliando la concepción sistémica y favoreciendo la evaluación de sus acciones que redunden en una mayor eficiencia. Abelardo G. Harbin

4. Con lo que se concluye... • Son justamente estos servicios (los Servicios Públicos Finales) los mas propicios al cálculo de costos, dado que tienen una producción física de bienes y servicios finales, divisibles y aptos para dicho cálculo. Abelardo G. Harbin

5. El análisis de los Costos... • Conduce a ofrecer los mejores servicios en forma eficiente. • Permite avanzar en la mejora continua de una organización. • Y el concepto de mejora continua es una de las claves de la administración de calidad total. Abelardo G. Harbin

6. Para empezar... • Costo es un recurso que se sacrifica o al que se renuncia para alcanzar un objetivo específico. • Sin embargo, el costo de cualquier cosa depende del propósito con que se determina. Abelardo G. Harbin

7. El análisis de los Costos… • …es más habitual en el ámbito privado y en general, la bibliografía – y lo que nos enseñan en la Facultad - se refiere al mismo. Abelardo G. Harbin

8. Allí se dice que: • La Contabilidad Patrimonial tiene dos objetivos fundamentales: informar acerca de la situación del ente (Balance) y evaluar los cambios que se producen en el capital como resultado de las actividades (Estado de Resultados). • De tal forma que los informes relativos a Costos afectan a ambos, ya que el Costo de los productos no vendidos se refleja en el primero y el de los vendidos en el segundo. Abelardo G. Harbin

9. En ese ámbito, se dice que los costos sirven, en general, para tres propósitos: • Facilitar la medición de la utilidad y la evaluación del inventario. • Ofrecer información para el control administrativo de las operaciones y actividades (informes de control). • Proporcionar información para fundamentar el planeamiento y la toma de decisiones. Abelardo G. Harbin

10. Sin embargo... • El estudio de costos aplicado a la actividad estatal sintetiza y registra los costos de los centros prestadores de servicios con el fin que puedan medirse, controlarse e interpretarse los resultados de cada uno de ellos. • Tal es así que un sistema de costos racional facilita la medición de la eficiencia con que se desarrollan las operaciones y brinda asimismo la posibilidad de tomar decisiones en una marco de mayor racionalidad. • Además aporta información para la determinación de la capacidad de producción del Estado. Abelardo G. Harbin

11. En el ámbito del Estado… • La Hacienda Pública es principalmente una Hacienda productiva. • Más allá que no exista fin de lucro, el carácter productivo de la Hacienda Pública da lugar a los estudios de Costos. • Por ello la ley 70 de Gestión y Administración Financiera de la CABA exige “un informe sobre el comportamiento de los costos”. Abelardo G. Harbin

12. Así que, empezamos por redefinir los propósitos del estudio de Costos: • Permite medir el esfuerzo económico empleado en la satisfacción de una necesidad puntual de la sociedad. • Facilita la evaluación de la eficiencia en la prestación de los servicios públicos. • Complementa el seguimiento de la utilización del activo fijo y de los bienes de consumo almacenados. Abelardo G. Harbin

13. Así que, empezamos por redefinir los propósitos del estudio de Costos: • Ofrece información para el control administrativo de las operaciones y actividades (informes de control). • Proporciona información para fundamentar el planeamiento y la toma de decisiones. Abelardo G. Harbin

14. Y sus características: • Es analítico por excelencia, ya que se plantea sobre determinados sectores. • Determina los recursos humanos y materiales utilizados por los distintos sectores analizados. • Su idea implícita es la eficiencia. • Permite determinar el presupuesto mínimo de mantenimiento de un servicio. • Facilita la Planificación. Abelardo G. Harbin

15. Definimos nuestro Modelo de Costos • Modelo de Costo: • Pleno, integral o completo. • Por procesos. • Resultante o histórico. Abelardo G. Harbin

16. Definimos nuestro Modelo de Costos • Concepto de Costo (y Método de Costeo): Pleno, integral o completo. • Método de apropiación o concentración: Por procesos. • Determinación de los Valores de Costo: Resultante o histórico, pero con un análisis de la remuneración del Capital propio. • Sistema de Costo: integrado a la Contabilidad Financiera. • Alcance: Integral (toda la Administración Pública) Abelardo G. Harbin

17. Definimos nuestro Modelo de Costos • Clasificación de los Costos: • Fijos y Variables. • Directos e Indirectos. • De Función Producción y de Función no Producción. • Controlables y No Controlables. • Internos y Externos. • Del Presupuesto del Ente o del Presupuesto de Otros Entes. Abelardo G. Harbin

18. Definimos nuestro Modelo de Costos • Centros de Costos: los Programas (Producción Homogénea). • Asignación de Costos Directos: todos los del Proceso o Programa. • Unidades de Costo: Servicio Público. • Período de Costo: Anual (trimestral). Abelardo G. Harbin

19. Definimos nuestro Modelo de Costos • Asignación de Costos Indirectos: de otros Procesos o Programas en base a Actividades. • Criterio de Distribución de Costos Indirectos: el peso de cada Centro de Costo en el total de todos los Centros de Costos beneficiados por la Actividad o Costo Indirecto a distribuir. Abelardo G. Harbin

20. Definimos nuestro Modelo de Costos • Análisis Gerencial (diferentes Costos para diferentes propósitos): Costo Variable, Marginal, Conductores de Costos, Necesariedad (cualitativa y cuantitativa), Capacidad de Producción, Nivel de Actividad, Procesos Productivos y Relaciones Funcionales, Gerenciamiento de las Actividades (ABM), Reducción de Costos (ABC), Calidad y Gestión de Procesos. Abelardo G. Harbin

21. Los Centros de Costos • Es a nivel de Programas y/o Actividades dónde se debe centrar la tarea de determinación de los costos, dónde habrá que realizar una distribución de gastos indirectos como pueden caracterizarse los servicios comunes, centrales e instrumentales. • Y es allí donde hay que determinar los costos de los Servicios para determinar grados de eficiencia y corregir falencias. Abelardo G. Harbin

22. La Información Presupuestaria Si bien los Costos son un concepto Patrimonial - debe tomar información de la Ejecución Presupuestaria por Jurisdicción, Programas y Objeto del Gasto ( en la etapa de devengado por cierto ). La Contabilidad Patrimonial reduce la cantidad de cuentas en relación a la Presupuestaria que cuenta con un mayor nivel de apertura. El cálculo debe hacerse al nivel de Producción Pública Homogénea (en Programas o en Actividades) Abelardo G. Harbin

23. La vigencia de Luca Paccioli Claro que, la información resultante debe ser validada por el Sistema de Contabilidad y complementada por información –proveniente de este último- sobre Bienes (de Uso y de Consumo ), información que necesariamente surge de registros patrimoniales o de acumulación. Abelardo G. Harbin

24. Un Centros de Costos es… • Una Unidad Contable para la cual se acumulan Costos. • La Unidad más pequeña de Actividad en donde se genera una Producción Homogénea. • El que permite aplicar de la manera más precisa posible los Costos a las Unidades de Producto o Servicios procesadas en ellas. Abelardo G. Harbin

25. Un Centros de Costos es… • Una Unidad de Organización bajo una única responsabilidad y con actividades y funciones relativamente homogéneas. • Una Unidad de Asignación y Distribución de Recursos utilizados para la obtención de productos o servicios que el ente presta o desarrolla para su funcionamiento. Abelardo G. Harbin

26. El Sistema de Costos integrado a la Contabilidad Financiera La Contabilidad de Costos es un concepto de la Contabilidad patrimonial y no del Registro Presupuestario. El Costo es patrimonial y el gasto es presupuestario. El Costo es “económico”, pero “monetizado” para su cálculo homogéneo. El costo “económico” tiene un componente “físico” y otro “monetario”. Abelardo G. Harbin

27. Carácter Integrador de la Contabilidad La plena integración de los Sistemas de Administración Financiera y los Sistemas de Administración de los Recursos Reales sólo es posible a través del Sistema de Contabilidad. El Sistema Contable, además de la rendición de cuentas, debe producir información oportuna, objetiva y confiable para la toma de decisiones. Abelardo G. Harbin

28. Seguimos por generar nuestro propio glosario... • Costo Estimado • Costo Incurrido • Costo por Procesos • Centros de Costos • Costeo • Presupuesto • Ejecución • Ejecución por Programas modificada. • Unidades Ejecutoras de Programas • Asignar Gastos a Programas modificados. Abelardo G. Harbin

29. Seguimos por generar nuestro propio glosario... • Las modificaciones a la ejecución por Programas son de orden patrimonial: • El Inciso 2 “Bienes de Consumo” es reemplazado por los Consumos del Módulo de Bienes. • El Inciso 4 “Bienes de Uso” es reemplazado por las Depreciaciones del Módulo de Bienes. Abelardo G. Harbin

30. Seguimos por generar nuestro propio glosario... • El Costo Pleno es la sumatoria de los Costos Directos o Internos o de la Función de Producción más los Costos Indirectos o Externos o de la Función de No Producción. Abelardo G. Harbin

31. Seguimos por generar nuestro propio glosario... • El Costo Directo o Interno o de la Función de Producción es la sumatoria de los Costos de Adquisición más los Costos de Conversión. • El Costo Indirecto o Externo o de la Función de No Producción es la sumatoria de los Costos (Fijos y Variables) asignados desde los Centros de Costos no Productivos (del Presupuesto de Otros Entes). Abelardo G. Harbin

32. Seguimos por generar nuestro propio glosario... • El Costo de Adquisición es la sumatoria de los Consumos de Bienes de Consumo (Variables) más los Servicios No Personales (Variables). • El Costo de Conversión es la sumatoria de los Gastos en Personal por la Planta Permanente (Fijos) más las Transferencias (Variables) más las Depreciaciones (Fijos). Abelardo G. Harbin

33. Seguimos por generar nuestro propio glosario... • La Función de Producción es de Origen en el Presupuesto del Ente, con la salvedad que los Consumos y las Depreciaciones son de Origen en el Patrimonio del Ente. • La Función de No Producción es de Origen en el Presupuesto de Otros Entes. Abelardo G. Harbin

34. Seguimos por generar nuestro propio glosario... • Los Costos Variables son Controlables. • Los Costos Semifijos y Fijos son Semicontrolables. • Los Costos Indirectos originados en los Servicios de la Deuda son No Controlables. Abelardo G. Harbin

35. Seguimos por generar nuestro propio glosario... • Los Costos son Históricos o Resultantes. • Las Estimaciones o Predeterminaciones (Normalizadas o Estándar) son un Insumo de la Presupuestación. • El Costo Variable acumula tanto los Variables Directos como los Indirectos. • El Costo Marginal analiza sólo los Costos Variables Directos. Abelardo G. Harbin

36. El Primer paso fue tomar la “Ejecución por Jurisdicción, Programas y Objeto del Gasto” A principios del 2008 asignamos a cada objeto del gasto (a nivel de partida principal) el carácter de fijo, semi-fijo y variable. Agrupamos las partidas según esta nueva clasificación y calculamos subtotales. Acompañamos la información disponible sobre Producción Física de cada Programa (determinando, en los casos disponibles, Costo Unitario ). Abelardo G. Harbin

37. No sólo como antesala de los Costos La determinación de la Variabilidad de los Gastos a partir de la Ejecución Presupuestaria es de gran utilidad, no sólo como un primer paso hacia un análisis de costos compatible con la contabilidad patrimonial... Sino también por que permite determinar cuál es el nivel y los objetos del gasto pasibles de reducirse en caso de restricciones presupuestarias sin afectar la viabilidad del programa pertinente. Abelardo G. Harbin

38. Respecto de la Información presentada... • La Información sobre Producción Física fue escasa e incompleta. Seguramente atribuible a la novedad que significaba entonces su medición. • Desde mediados del año 2008 iniciamos un seguimiento del registro de la producción física que permitió resolver algunas inconsistencias y mejorar sensiblemente la carga de datos sobre producción física Abelardo G. Harbin

39. Luego, para Gastos Unitarios... Pudimos determinar el Gasto Total y Unitario en Producción al nivel de una Producción Física Homogénea (sea Programas o Actividades) para poder también en el futuro determinar Costos Unitarios. Abelardo G. Harbin

40. Y a partir del 2010... Presentamos relaciones de Insumo/Producto en la Cuenta de Inversión 2008 exponiendo comparativamente las proyecciones y las ejecuciones reales siempre al nivel de una Producción Física Homogénea (sea Programas o Actividades) para poder también en el futuro determinar Costos Unitarios. Abelardo G. Harbin

41. Y finalmente, Costos Tomamos la “Ejecución por Jurisdicción, Programas y Objeto del Gasto” para los Incisos 1 (Personal), 3 (Servicios No Personales) y 5 (Transferencias). Asignamos los Bienes de Consumo almacenados de acuerdo a su utilización. Agregamos como Costo Fijo la depreciación de los Bienes asignados a Programas. Abelardo G. Harbin

42. Para lo cual aceptamos los siguientes supuestos... Si bien calcularíamos Costos por Procesos no consideraríamos Unidades Equivalentes de Producción. Los Bienes de Consumo adquiridos por fuera del Módulo de Compras se considerarían –en una primera etapa- consumidos íntegramente en el período en que se devengaran. Abelardo G. Harbin

43. Respecto de los Bienes Hubo que esperar al Módulo de Bienes, mucho más complejo en su definición y programación, para poder: Tener un listado de Bienes de Uso asignables a Centros de Costos a fin de transferirles sus depreciaciones. Llevar Inventarios de Bienes de Consumo relacionados con Centros de Costos para transferirles sus Consumos. Abelardo G. Harbin

44. Etapas del Desarrollo Informático • Primera Etapa (mayo/2011): • Asignación de Centros de Costos a cada Programa. • Cálculo del Costo de cada Centro de Costo considerando sólo los Costos directos (propios) provenientes de la ejecución presupuestaria. Abelardo G. Harbin

45. Etapas del Desarrollo Informático Abelardo G. Harbin

46. Etapas del Desarrollo Informático Abelardo G. Harbin

47. Etapas del Desarrollo Informático Abelardo G. Harbin

48. Etapas del Desarrollo Informático • Segunda Etapa (octubre/2011): • Incorporación de los Consumos y las Depreciaciones (provenientes del Módulo de Bienes) al Centro de Costo. • Prorrateo de los Centros de Costos pertenecientes a Programas No Finales. • Cálculo del Costo de cada Centro de Costo considerando sólo los Costos directos (propios) provenientes de la ejecución presupuestaria. Abelardo G. Harbin

49. Etapas del Desarrollo Informático Abelardo G. Harbin

50. JORNADAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE LA CABA A 15 DE AÑOS DE SU AUTONOMÍA Muchas gracias!!! Cdor. Abelardo G. Harbin