Offentlige anskaffelser 5 Gjennomføring av konkurranser

1. Førstelektor Ingun Sletnes Offentlige anskaffelser 5Gjennomføring av konkurranser Administrasjon og ledelse og organisasjon og forvaltning

2. Protokollføring foa § 3-2 • Plikt ved alle anskaffelser over kr. 100 000 • Alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele prosessen skal beskrives – meget viktig •  Minstekrav til innholdet i protokoll gitt i vedlegg 3 (under 500 000) og vedlegg 4 (over 500 000), utformet som protokollskjemaer • Her syndes det en god del, jf. blant annet forvaltningsrevisjonsrapporter, vil lett gå ut over oppdragsgiver ved klager og tvister

3. Språkkrav FOA § 3-9 • Kan utforme all dokumentasjon på norsk og kreve at tilbud med vedlegg utformes på norsk, jf. FOA § 3-9 • Kunngjøring over terskelverdiene (kap. 18) må være på et av EUs offisielle språk, jf. FOA§ 3-9 sammenholdt med § 18-1. • Språkkravet vurdert ikke å være i strid med art. 4 i EØS-avtalen (diskriminering pga. nasjonalitet forbudt)

4. Kommunikasjon • Se FOAkapittel 7 og 16, især reglene i § 7-1 og 16-1 (likt utformet) • elektronisk kommunikasjon sidestilt med papirbasert kommunikasjon • Krav til skriftlig form flere steder i FOA, elektronisk kommunikasjon likestilt

5. Valg av leverandør og rett til deltakelse i en konkurranse • Hjemmel FOA §§ 11-1og 20-1 • Like regler • Etter at kvalifikasjonene til de leverandører som ikke er avvist er vurdert i samsvar med kvalifikasjonsreglene og kravene som er stilt skal kontrakt tildeles på grunnlag av kriterier for valg av tilbud.  

6. Tilbud •  Tilbudets utforming, FOA §§ 11-2 og 20-2, like regler- skriftlig- i lukket og merket konvolutt- signert- åpner for elektronisk innlevering- hvorfor slike krav? • Avvik og alternative tilbud,- etter del II §§ 11-3 og 11-4- etter del III (EØS) §§ 20-3 og 20-4 • Tilbakekall og endring av tilbud, jf. FOA§§ 11-5 og 20-5, like regler • Registrering jf. FOA §§ 11-6 og 20-6, like regler, ordensregel

7. Tilbudsåpning jf. FOA§§ 11-7 og 20-7 • like regler • minst to representanter for oppdragsgiver skal være til stede ved alle konkurranseformer • leverandørene har ikke rett til å være til stede • - oppdragsgiver kan velge å la leverandørene være tilstede ved anbudskonkurranser og ved konkurransepreget dialog, ikke ved forhandlet konkurranse- må ved bruk av åpen tilbudsåpning ha det med i konkurransegrunnlaget, i hvert fall over terskelverdiene jf. § 17-1(2) c

8. Gjennomføring av anbudskonkurranser • Forhandlingsforbud ved anbudskonkurranser, se FOA §§ 12-1 og 21-1 (se også definisjonen), meget viktig regel • Hvorfor forhandlingsforbud? • Hva innebærer forhandlingsforbudet? • Adgang til lovlige avklaringer •  Plikt til å rette - åpenbare feil- dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på det - forutsatt at det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes

9. Gjennomføring av en forhandlet konkurranse • Det skal forhandles, jf. kravet til forutberegnelighetforhandlingene må være reelle • Det kan forhandles om alle sider ved tilbudet,som pris, kvalitet, tekniske kvalifikasjoner etc. men ikke om absolutte krav • Det er en grense for hvor store forandringer som kan gjøres •  I forhandlingene må kravene til likebehandling ivaretas • Ingen formkrav til gjennomføring, men det må føres utfyllende referat fra forhandlingene, jf. kravene til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet

10. Gjennomføring av en forhandlet konkurranse fortsatt • Forhandlingene gjennomføres i tildelingsfasen, men kan skje i en ett trinns prosedyre etter del II • Alltid totrinnsprosedyre etter del III (EØS), husk at forhandlet konkurranse bare unntaksvis kan brukes her • Ved forhandlinger i faser, må angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget etter del III • I visse situasjoner krav om invitasjon av minst tre leverandører, jf. §§ 8-6 og 17-6 • Endring av tilbud skal gjøres skriftlig • Kan ikke opplyse om andre leverandørers tilbud, kravet til likebehandling

11. Avvisning • Skiller mellom avvisning av leverandør og avvisning av tilbud • Like regler etter del II og del III (EØS) • Hvorfor avvisningsregler? • Skille mellom plikt til å avvise og kan avvise • Hvor fritt er ”kan” skjønnet? Må følge de grunnleggende reglene •  I utgangspunktet er avvisningsreglene uttømmende •  Skal avvise så snart det er mulig jf. FOA§§ 11-13 og 20-15 avvisningsspørsmål må vurderes løpende når de dukker opp • Må begrunne en avvisning, se FOA§§ 11-14 (2) og 20-16 (2)

12. Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren, • Hjemmel foa §§ 11-10 og 20-12 • Plikt til å avvise, dersom leverandøren ikke oppfyller kravene som er satt for deltakelse i konkurransen, ved å unnlate å sende inn skatteattest eller HMS-erklæring, dømt for visse former for økonomisk kriminalitet, for eksempel korrupsjon, se bestemmelsene, sistnevnte kan ikke tas helt på ordet – hvis det er lenge siden domfellelsen annerledes • kan avvise, for eksempel leverandør som er konkurs, ikke innbetalt skatt som forpliktet til, se bestemmelsene • må ta stilling til avvisningsspørsmålet snarest mulig, se §§ 11-13 og 20-15, begge første ledd

13. Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet • hjemmel, FOA §§ 11-11 og 20-13, se også §§ 11-12 og 20-14 om avvisning ved unormalt lave tilbud • plikt til å avvise etter FOA §§ 11-11 (1) og 20-13 (1)- avvisningsgrunner: se a-f- innebærer ulike former for skjønnsmessige vurderinger •  kan avvise etter FOA §§ 11-11 (2) og 20-13 (2), merk her at leverandørene må behandles likt •  Hvilke avvisningsregler bør en være særlig oppmerksom på?- vesentlige avvik og forbehold- forbehold og uklarheter som skaper tvil ved bedømming eller sammenligning- unormalt lave bud- alternative tilbud