PROCESOS CLAVE CONTROL INTERNO

1. PROCESOS CLAVE CONTROL INTERNO FISCALIZACIÓN CAJAS FIJAS

2. FISCALIZACIÓN CAJAS FIJAS • MISIÓN • Comprobación de la correcta ejecución del presupuesto, correspondiente a los gastos corrientes de funcionamiento que se gestionan a través de la Caja Fija para su contabilización y reposición por parte del Servicio de Información Contable, Gestión Financiera y Presupuesto, así como el archivo definitivo. • Ofrecer información y asesoramiento a las distintas Cajas Fijas en la correcta gestión de este tipo de gastos. Servicio de Control Interno

3. FISCALIZACIÓN CAJAS FIJAS • OBJETIVOS • Remisión de cuentas justificativas y Documento Contable al Servicio de Información Contable, Gestión Financiera y Presupuesto, para la reposición de las Cajas Fijas una vez comprobado que la ejecución ha sido correcta. • Información y asesoramiento a las distintas Cajas Fijas Servicio de Control Interno

4. FISCALIZACIÓN CAJAS FIJAS • PROPIETARIO • Fernando Coloma Huesca. Resp. del Servicio de Control Interno. • CLIENTES • Internos • Usuarios Cajas Fijas. • Servicio de Información Contable, Gestión Financiera y Presupuesto. • PROVEEDORES • Base de datos creada con el fin de obtener un seguimiento del estado en el que se encuentra la cuenta justificativa, y todos los medios necesarios, tanto para llevar a cabo la fiscalización como la medición de los indicadores de calidad. • Aplicación informática de gestión económica Universitas XXI Servicio de Control Interno

5. FISCALIZACIÓN CAJAS FIJAS • REQUISITOS • Legales • Normas de ejecución del presupuesto, normativa interna que sea de aplicación así como cualquier otra normativa de carácter general. • Estratégicos • II Plan Estratégico de Calidad 2004-2007 (II PESCA) Servicio de Control Interno

6. FISCALIZACIÓN CAJAS FIJAS • INICIO • Registro de Entrada en el Servicio de Control Interno de las Cuentas Justificativas, provenientes de las distintas Cajas Fijas de la UMH. • FIN • Registro de Salida de la Cuenta Justificativa y del Documento Contable. Remisión al Servicio de Información Contable, Gestión Financiera y Presupuesto. • Archivo definitivo de Cuentas Justificativas así como las Relaciones de transferencias. Servicio de Control Interno

7. FISCALIZACIÓN CAJAS FIJAS • DESARROLLO DEL PROCESO • Registro de Entrada de Cuentas Justificativas. • Revisión de los Justificantes de Gasto contenidos en las Cuentas Justificativas: • Aprobación del gasto por responsable del centro de gasto • Formalidad de las facturas emitidas por proveedores según Normas de Ejecución del Presupuesto y demás normas aplicables. • Destino del gasto, docencia, investigación, etc. • Imputación correcta a las distintas partidas presupuestarias. • Comprobación de cuantías máximas por cada pago, conforme Normas de Ejecución del Presupuesto y demás normas aplicables para la Caja Fija. • Registro de Salida del documento contable ADO. • Visto Bueno o en su caso devolución, para subsanación con nota de reparo en la que se informa de la incidencia así como la correcta ejecución. • Archivo definitivo de Cuentas Justificativas y Relaciones de Transferencia. Servicio de Control Interno

8. FISCALIZACIÓN CAJAS FIJAS • INDICADORES • DEFINICIÓN • Fiscalización Cuentas Justificativas para su reposición a las Cajas Fijas. • CRITERIOS • Tiempo empleado en la revisión de las Cuentas Justificativas respecto del año anterior, según registros de entrada y de fiscalización en base de datos creada al efecto. • ESTANDAR • Promedio de tiempo empleado desde que tiene entrada en el servicio hasta que es revisada. • MÉTODO DE RECOGIDA DE DATOS • Registro de entrada, de revisión y de salida. • Cálculo de promedios de tiempos empleados. • Cuantificación comparativa por años. • FRECUENCIA • Anual Servicio de Control Interno

9. INICIO Registro de Entrada en base de datos de Cuentas Justificativas provenientes de las Cajas Fijas. FISCALIZACIÓN Registro fecha revisión SIN REPAROS CON REPAROS DEVOLUCIÓN de Cuenta Justificativa a la Caja Fija con nota de reparo. Registro de SALIDA en base de datos SUBSANACIÓN REMISIÓN de documento contable ADO al Servicio de Información Contable, Gestión Financiera y Presupuesto para su reposición. Archivo definitivo de Cuentas Justificativas y Relaciones de Transferencia (Ver proceso clave) Nueva recepción en Control Interno Comprobación de subsanación u otro elemento nuevo FISCALIZACIÓN CAJAS FIJAS Servicio de Control Interno