Lic. Efraín Irizarry Alvarado 4 de abril de 2013

1. Legal Structures and Tax Strategies for Professional Practice in Architecture and Related Activities Lic. Efraín Irizarry Alvarado 4 de abril de 2013

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3. Contenido del Seminario • Distintos tipos de entidades jurídicas • Ventajas y Desventajas • Aspectos Prácticos • Informes anuales • Oficina Contralor Carta Circular OC-13-08 • Registros iniciales necesarios • Patente municipal • Departamento del Trabajo • Fondo Seguro del Estado • Registro Comerciantes • Relevo retención sobre servicios profesionales • Aspectos contributivos • Del tipo de entidad seleccionada

4. Distintos tipos de entidades jurídicas

5. Entidades/Formas hacer negocios • Negocio Individual • Empresa poseída por una sola persona. • No existe separación de asuntos de negocio y asuntos personales (aun cuando se mantengan libros separados). • Empresario opera bajo su propio nombre o cualquier otro (h/n/c).

6. Entidades/Formas hacer negocios • Negocio Individual: Ventajas • No existen formalidades en su organización (no hay que presentar solicitud ante el Departamento de Estado ni otorgar documentos constitutivos). • Individuo maneja su negocio como entienda pertinente. • Toma de decisiones es simple y rápida. • Individuo retiene plena titularidad sobre activos • No existe doble tributación: Empresa no rinde planilla, solo el individuo.

7. Entidades/Formas hacer negocios • Negocio Individual: Desventajas • No existe limitación de responsabilidad. El empresario es responsable con todos sus bienes por las deudas y obligaciones de la empresa. • No existe garantía sobre la continuidad de la existencia del negocio; negocio podría terminar con la muerte del empresario. • Dificultad en la obtención de capital: potencial de crédito es equivalente a las limitaciones económicas del empresario.

8. Entidades/Formas hacer negocios • Sociedad • Acuerdo de dos o más personas para operar un negocio. • Regulada por el Código Civil. • Separación de sociedad y socios. • Socios pueden administrar o delegar la administración en algún socio. • Socios participan de las ganancias y pérdidas en proporción a su participación (excepto si otra cosa se dispone en el contrato de sociedad).

9. Entidades/Formas hacer negocios • Sociedad: Ventajas • Complementa la capacidad de trabajo al intervenir más personas. • Mayores posibilidades de levantar capital. • Disminuye el riesgo empresarial al compartirlo entre varias personas. • No hay doble tributación • Flexibilidad en la administración. A diferencia de una corporación, los socios no tienen obligación de celebrar reuniones anuales ni elegir una junta de directores y oficiales para el manejo de sus asuntos.

10. Entidades/Formas hacer negocios • Sociedad: Desventajas • Todos los socios son responsables personal y solidariamente con todos sus bienes por las deudas y obligaciones de la sociedad. • No puede existir con solo un socio.

11. Entidades/Formas hacer negocios • Sociedad de Responsabilidad Limitada • Acuerdo entre al menos 2 personas naturales para llevar a cabo un negocio. • Regulada por el Código de Comercio. • Puede ser administrada por todos sus socios o dicha administración puede encomendarse a uno o varios socios. Socio administrador podrá ejercer todos los actos administrativos de la sociedad, aún con la oposición de los demás socios, a no ser que al así actuar lo hiciere de mala fe. • Se registra en el Departamento de Estado

12. Entidades/Formas hacer negocios • Sociedad de Responsabilidad Limitada: Ventajas • Limitación de responsabilidad personal de sus socios: socios no responden más allá de su aportación a la sociedad por actos que surjan como consecuencia de error, omisión, negligencia, incompetencia o acto ilícito cometido por otro socio. • Excepción: (i) Cuando al ocurrir el acto, el socio estuviese directa o a través de cualquier persona bajo su supervisión y control involucrado en la actividad que causó daño, (ii) cuando el socio tuviere conocimiento del acto.

13. Entidades/Formas hacer negocios • Sociedad de Responsabilidad Limitada: Ventajas • Flexibilidad en la administración. A diferencia de una corporación, los socios no tienen obligación de celebrar reuniones anuales ni elegir una junta de directores y oficiales para el manejo de sus asuntos. • No hay doble tributación. • No hay requisito de radicar informes anuales. • Socios pueden pactar la manera en que se distribuirán ganancias y pérdidas. • Puede formarse para rendir servicios profesionales y estará sujeta a las reglas de cada profesión.

14. Entidades/Formas hacer negocios • Sociedad de Responsabilidad Limitada: Desventajas • Requisito de forma: Debe constituirse mediante escritura pública. • Escritura pública debe radicarse en el Departamento de Estado por lo cual cualquier persona tendrá acceso a ella. • Debe renovar su registro anualmente.

15. Entidades/Formas hacer negocios • Sociedad de Responsabilidad Limitada: Desventajas • De expirar el término sin haberse renovado el registro, la sociedad continuará operando como una comunidad de bienes. Esto significa que la limitación de responsabilidad de los socios desaparecerá y en lo sucesivo los socios, que hasta ese momento disfrutaban de responsabilidad limitada, serán personalmente responsables por las deudas y obligaciones que resulten de las operaciones de la entidad. • No puede existir con solo un socio.

16. Entidades/Formas hacer negocios • Corporación Regular • Personalidad jurídica y distinta de la de sus dueños (accionistas). • Se forma mediante la radicación en el Departamento de Estado de artículos de incorporación. • Administrada por una junta de directores elegida por los accionistas. La junta tiene deberes de fiducia y lealtad, tanto a la corporación como a sus accionistas (mayoritarios y minoritarios) y la ausencia de adherirse a ellos podría dar lugar a una causa de acción. Directores deben ser personas naturales. • Propósito: Puede dedicarse a cualquier propósito lícito, con fines de lucro o sin fines de lucro.

17. Entidades/Formas hacer negocios • Corporación Regular: Ventajas • Responsabilidad limitada de los accionistas. Accionista sólo responde por las deudas y obligaciones de la corporación hasta el monto del capital aportado a la misma, pero no con sus bienes personales. • Una corporación puede tener tan sólo un accionista. • Puede tener existencia perpetua.

18. Entidades/Formas hacer negocios • Corporación Regular: Desventajas • Rigurosidad en el aspecto administrativo lo cual conlleva mayores costos de administración. • Accionistas deben reunirse anualmente para elegir a los miembros de la junta de directores que administraran la misma. Los directores a su vez deben reunirse para designar un cuerpo de oficiales a quienes se les encomienda la responsabilidad de manejar los asuntos ordinarios de la corporación. • Otros requisitos administrativos: adoptar unos estatutos que regulen la administración de la entidad, mantener libros corporativos y de minutas de reuniones de accionistas y directores, y radicar informes anuales ante el Departamento de Estado. • Doble tributación.

19. Entidades/Formas hacer negocios • Corporación Profesional • Corporación organizada por uno o más profesionales para ofrecer servicios profesionales. • Servicio profesional significa cualquier tipo de servicio al público que requiera la obtención de una licencia u otra autorización legal como condición previa para rendir el servicio. • Solo puede ser incorporada por una o más personas autorizadas a rendir el servicio profesional. • Personalidad jurídica y distinta de la de sus dueños (accionistas). Existencia perpetua.

20. Entidades/Formas hacer negocios • Corporación Profesional • Todos los accionistas deben ser individuos y autorizados a ejercer la profesión en PR. • Nombre corporativo debe contener las palabras “corporación profesional” o las abreviaturas “CSP” o “PSC”. El nombre podrá incluir las palabras que describa el servicio profesional. Es necesario revisar los códigos de ética para analizar si existen requisitos adicionales en cuanto al uso del nombre corporativo. • El servicio profesional solo puede rendirse a través de oficiales, empleados y agentes debidamente licenciados en PR. • Cuando los accionistas por cualquier razón pierden su licencia, la corporación se convierte a una corporación regular. • Se registra en el Departamento de Estado.

21. Entidades/Formas hacer negocios • Corporación Profesional: Ventajas • Responsabilidad limitada de los accionistas, excepto por actos negligentes o de omisión, actos ilícitos o cualquier otra conducta torticera cometida por el accionista o por cualquier persona bajo su supervisión o control directo, derivado del desempeño de un servicio profesional. • Accionista no responde por impericia de otros accionistas (siempre y cuando no actúe junto con el otro accionista en el acto que motivó la impericia). • Accionista no responde personalmente por obligaciones no relacionadas con la práctica de la profesión (ejemplo, deuda por concepto de pago de arrendamientos, agua, electricidad).

22. Entidades/Formas hacer negocios • Corporación Profesional: Desventajas • Solo pueden rendir un mismo servicio profesional. • No pueden fusionarse con otra entidad que no sea una corporación profesional doméstica autorizada a rendir el mismo servicio profesional. • Doble tributación. • Rigurosidad en el aspecto administrativo lo cual conlleva mayores costos de administración. • Accionistas deben reunirse anualmente para elegir a los miembros de la junta de directores que administraran la misma. Los directores a su vez deben reunirse para designar un cuerpo de oficiales a quienes se les encomienda la responsabilidad de manejar los asuntos ordinarios de la corporación.

23. Entidades/Formas hacer negocios • Corporación Profesional: Desventajas • Otros requisitos administrativos: adoptar unos estatutos que regulen la administración de la entidad, mantener libros corporativos y de minutas de reuniones de accionistas y directores, y radicar informes anuales ante el Departamento de Estado. • Accionista responde por sus actos y por los actos cometidos por las personas bajo su supervisión y control directo. • Accionista responde personalmente por impericia por daños causados a cliente y ante terceras personas. Ejemplo: CPA certifica indebidamente estados financieros de un cliente. Cliente utiliza los estados para obtener préstamo bancario. El banco no puede recobrar su dinero debido a la condición económica crítica del cliente, la que el CPA negligentemente no detectó. • Corporación es solidariamente responsable hasta el valor total de su propiedad por la impericia de sus empleados, oficiales y accionistas. Por lo tanto, la responsabilidad del accionista es subsidiaria.

24. Entidades/Formas hacer negocios • Compañías de Responsabilidad Limitada • Mecanismo híbrido, derivado de las estructuras de las sociedades y de las corporaciones. • Goza de los atractivos de una sociedad en cuanto a la flexibilidad operacional a la vez que retiene la responsabilidad limitada que disfrutan las corporaciones. • Se registra en el Departamento de Estado.

25. Entidades/Formas hacer negocios • Compañía de Responsabilidad Limitada: Ventajas • Goza de una flexibilidad administrativa al igual que una sociedad. Los dueños de una compañía (miembros) tienen la libertad para estructurar el tipo de gerencia y operación que mejor funcione para su negocio particular. • Mediante un contrato escrito de compañía de responsabilidad limitada, los miembros pueden decidir administrar la compañía o delegar dicha responsabilidad en terceros administradores, quienes a su vez, podrán ser miembros de la compañía. • El acuerdo operacional es requisito de ley.

26. Entidades/Formas hacer negocios • Compañía de Responsabilidad Limitada: Ventajas • Mediante este contrato, los miembros pueden establecer diversas clases o series de administradores, cada una con sus propios derechos y poderes y sujetas a las restricciones y responsabilidades dispuestas en dicho contrato. • Los miembros, además, están en libertad de establecer en el contrato la estructura de formación, los propósitos, la capitalización, la asignación de beneficios, pérdidas, distribuciones, derechos al voto y derechos y limitaciones de los miembros y administradores. • A diferencia de una sociedad, la compañía de responsabilidad limitada puede formase con un solo miembro (sea este individuo u otra entidad jurídica).

27. Entidades/Formas hacer negocios • Compañía de Responsabilidad Limitada: Ventajas • Los miembros y administradores de una compañía de responsabilidad limitada no están obligados a celebrar reuniones anuales o periódicas a diferencia de lo que la ley les exige a los accionistas y directores en una corporación. • No se requiere radicar informes anuales, aunque si deben radicar un pago de $150 en o antes del 15 de abril. • Los contratos de una compañía de responsabilidad limitada no tienen que ser presentados en el Departamento de Estado para que tengan validez y efectividad como en el caso de las corporaciones que tanto los artículos de incorporación como cualquier enmienda tiene que ser presentada en el Departamento de Estado.

28. Entidades/Formas hacer negocios • Compañía de Responsabilidad Limitada: Ventajas • Estas ventajas ayudan a reducir gastos administrativos. • Responsabilidad limitada. Las deudas, obligaciones y responsabilidades de una compañía de responsabilidad limitada son exclusivas de la compañía, por lo cual, ningún miembro o administrador estará obligado personalmente por dichas deudas, obligaciones y responsabilidades. • Al igual que una CSP y una SRL, puede organizarse para rendir servicios profesionales.

29. Deberes Fiduciarios

30. Entidades/Formas hacer negocios • Responsabilidad de los directores, empleados, oficiales y accionistas: • Los negocios y asuntos de toda corporación serán dirigidos por la junta de directores, salvo cuando otra cosa se disponga en esta Ley o en el certificado de incorporación

31. Entidades/Formas hacer negocios • Obligación de directores y oficiales en el desempeño de sus funciones: • Atención y cuidado que en una posición similar y ante circunstancias análogas desempeñaría un director u oficial responsable y competente al ejercer de buena fe su juicio comercial o su mejor juicio en el caso de las corporaciones sin fines de lucro. • Amplia discreción en el manejo de la corporación. • Sólo la negligencia crasa en el desempeño de las obligaciones conllevará responsabilidad.

32. Entidades/Formas hacer negocios • Obligación de directores y oficiales en el desempeño de sus funciones (Continuación): • Tribunal Supremo de Puerto Rico: “Existe relación de fiducia entre un director y la corporación de la que es director que impide a este asumir posiciones contrarias a los intereses de las corporaciones.” • Tribunal Supremo Federal: “Duty of the finest loyalty.”

33. Entidades/Formas hacer negocios • Deber de lealtad • Los directores, oficiales y accionistas mayoritarios, cuando tengan intereses personales en asuntos que afecten la corporación, estarán sujetos al deber de lealtad que les obliga a actuar de forma justa en relación con los asuntos corporativos. • Implica cooperación y defensa de los intereses de la corporación y de sus accionistas con preferencia a los personales. • Obligación de proteger los intereses de la corporación y abstenerse de conducta que lesione la corporación y sus accionistas, o que les prive de ganancia u oportunidad.

34. Entidades/Formas hacer negocios • Posibles situaciones de conflicto entre la corporación y los administradores (director, oficial o accionista): • Transacciones entre corporación y administrador. • Competencia entre corporación y administrador. • Usurpación de oportunidades corporativas • Administrador toma para sí ventajas u oportunidades que legítimamente pertenecen a la corporación. • Etc.

35. Informes Anuales

36. Entidades/Formas hacer negocios • Informes Anuales: • Requisito para todas las corporaciones • Multas y penalidades por no radicar el informe • Revocación de certificado de incorporación o de autorización • Prórrogas • Excepciones

37. Entidades/Formas hacer negocios • Requisitos • Toda corporación organizada bajo las leyes de Puerto Rico o extranjera autorizada hacer negocios en Puerto Rico deberá radicar anualmente en las oficinas del Departamento de Estado un informe certificado • No mas tarde del 15 de abril • $150

38. Entidades/Formas hacer negocios • Corporaciones domesticas/extranjeras • Informe deberá contener un estado de situación preparado conforme las normas de contabilidad generalmente aceptadas auditado por un Contador Publico Autorizado con licencia del ELA que no sea accionista ni empleado de la corporación. No se requiere estado auditado en las siguientes circunstancias: • Corporaciones sin fines de lucro y sin acciones de capital • Corporaciones con fines de lucro cuyo volumen de negocios no sobrepase $3 millones

39. Entidades/Formas hacer negocios • Multas • De $100-$1,000 en relación a las corporaciones sin fines de lucro. • De $500-$2,000 en relación a las corporaciones con fines de lucro.

40. Entidades/Formas hacer negocios • Prórrogas • 90 días para radicar los informes siempre y cuando se radique la prórroga a tiempo por internet y se pague el cargo del Departamento de Estado.

41. Entidades/Formas hacer negocios • Carta Circular OC-13-08 del Contralor de Puerto Rico • Concluye que el ejercicio de la ingeniería/arquitectura utilizando una corporación será válido en contrataciones gubernamentales si: • Es una corporación profesional • Se dedica exclusivamente al servicio profesional • Todos los accionistas son licenciados en dicha profesión • Los servicios son brindados por los oficiales, agentes o empleados debidamente licenciados • Se fundamenta en la Ley 173 de 12 de agosto de 1988, según enmendada y Opinión del Secretario de Justicia 12-218-A

42. Entidades/Formas hacer negocios • Carta Circular OC-13-08 del Contralor de Puerto Rico • Al analizar la Opinión del Secretario de Justicia, la misma se limita a la controversia de si se pueden brindar servicios en el campo de ingeniería para inspección de obras de construcción utilizando una corporación regular. Concluye que no. • Ni la opinión, ni la carta circular del Contralor tratan sobre sobre el uso de una compañía de responsabilidad limitada. Su uso para propósitos profesionales está permitida por la Ley de Corporaciones de 2009, según enmendada.

43. Registros Iniciales Necesarios

44. Registros Iniciales Necesarios • Patente Municipal • Autoriza la imposición y cobro – “a toda persona dedicada a la prestación de cualquier servicio, o a la venta de cualquier bien, negocio financiero y/o cualquier industria o negocio” • Se impone a los ingresosbrutosque se reciben o se devenguenpor la prestación de cualquierservicio, por la venta de cualquierbien, o porcualquierotraindustria o negocio en el municipiodonde la casa principal realizasusoperaciones • Excluyeingresosporinversiónpor un individuo de suspropiosfondos (intereses y dividendos) por la posesión de accionescorporativas u otrosinstrumentos de inversión • .

45. Registros Iniciales Necesarios • Patente Municipal (Patente provisional) • Toda persona que inicia una actividad comercial debe de informarlo por carta al Director de Finanzas dentro de los próximos 30 días de haber comenzado la actividad. En la práctica hay que visitar el municipio • Certificado patente provisional exime del pago de patente el semestre en el cual se comenzó operaciones en el municipio. Penalidad puede ser de $500 o seis meses de cárcel a discreción del Tribunal. • Estará sujeto al pago de dicho semestre computado a base anualizada utilizando el volumen generado por el periodo en operaciones. • Tasa contributiva más común - .005 del volumen • .

46. Registros Iniciales Necesarios • Patente Municipal -Declaración volumen de negocios • Vence 5 días laborables después de 15 de abril de cada año. Prórroga para radicar hasta un máximo de seis meses. • Volumen > $3 millones, incluir estados financiero auditados. Hasta $3 millones se incluye copias del anejo o páginas de la planilla de contribución sobre ingresos donde se informa el volumen de negocios y deducciones. • Vencen semestralmente el 1 de julio y 1 de enero de cada año fiscal. Pagos vencen en 15 de julio y 15 de enero. • Pago total con la declaración – 5% descuento • El municipio emitirá la patente y debe estar visible al público.

47. Registros Iniciales Necesarios • Departamento de Hacienda • Informacion de número de identificación • Formulario SC 4809 – Se utiliza para informar el número de identificación patronal al Departamento de Hacienda para contabilizar las retenciones y otras contribuciones aplicables a dicha persona/entidad.

48. Registros Iniciales Necesarios • Registro Comerciantes/Impuesto sobre Ventas y Uso (“IVU”) • El registro con el Departamento de Hacienda es obligatorio. No se puede llevar a cabo actividad comercial sin el Certificado de Comerciantes el cual debe estar visible en la localidad comercial. • Verificar con el municipio aplicable si requiere registro independiente del Departamento de Hacienda • Obligación de actualización de la información presentada en la solicitud de inscripción en el Registro de Comerciantes • Registro inicia obligación de presentación de planillas mensuales • Municipios participantes y no participantes

49. Registros Iniciales Necesarios • Registro Comerciantes/Impuesto sobre Ventas y Uso (“IVU”) • Exclusión del IVU para los servicios profesionales designados • Servicios que requieren licencia del Estado (ej.: ingenieros, arquitectos, CPAs, abogados, etc.) • Recibirán certificado de comerciantes (rojo) – no retenedor • Exentos de presentar las planillas mensuales en la medida que todo el ingreso es del servicio profesional designado • Exentos de participar en el programa de fiscalización “IVU loto” • Certificado de Compras Exentas

50. Registros Iniciales Necesarios • Retención 7% sobre servicios • Aplica a todos los pagos hechos a una persona o entidad por servicios brindados por ésta a una persona o entidad dedicada a industria o negocio. • Exenciones • Disponibles a individuos y entidades • Primeros $1,500 pagados en un año calendario por proveedor • Primeros tres años de una actividad comercial (sólo una vez) reciben un Relevo Total (no retención) • Relevos • Total – Sólo a corporaciones e individuos con volumen de al menos $1 millón, estén al día con Hacienda, e incluyan estados financieros auditados con sus planillas.