dr . Fehér Csaba (BFL) FLE, Badacsony, 2012

1. Két felmérés – két eredmény, a MOL és a BFL e-adatvagyon felmérésének összehasonlítása dr. Fehér Csaba (BFL) FLE, Badacsony, 2012

2. BFL 2010(FLEXUS) /MOL 2012(ITA) • Célok, hatókör azonos: elektronikus iratok terjedelme, jellege, alkalmazott megoldások, gyakorlatok vizsgálata, objektumtípusok meghatározása, maradandó érték • Járulékos hozadék: a jogszabály betartásával a szervnyilvántartás feltöltése • Előzmények: • BFL 2007 és 2008 • nem teljeskörű, nincs kontroll, becsült adatok • Konklúzió levonása - a metodika kidolgozása!

3. MÓDSZERTAN – lényegileg azonos • Előkészítés: munkacsoport, korábbi kérdőívek felülvizsgálata, teljeskörű szervjegyzék meghatározása, módszertani alapvetés - Pilot-projekt –workshop • Végrehajtás: kérdőív kiküldése (postai, elektronikus), tájékoztató levél, helyszíni személyes interjúk, adatfelvételi jegyzőkönyvek rögzítése, adatrögzítés táblázatban - szervcsoportonkénti összegzés • Értékelés: a felmérés adatainak összefoglaló elemzése, értékelő tanulmány és jelentés elkészítése • Különbség: online felmérés, website, feldolgozás

4. Kérdőív témakörei - alapvetően azonos • az elektronikus iktatás helyzete,(e) • az elektronikus ügyiratkezelő rendszerek alkalmazása, (e) • az e-mail-ek archiválása, • elektronikus aláírással alkalmazása, • az elektronikus adatbázisok helyzete, (e) • a hang- és képrögzítés, (e) • a konvertálás, migrálás kérdésköre, • az intézményi honlapok, • az e-irattári szolgáltatások, • selejtezés (MOL), • egyéb elektronikus adattartalmak (MOL, e), • elektronikusan tárolt adatállományok összesen (e).

5. A vizsgált iratképzők szakterületenként (BFL) • Önkormányzatok: 24 • Jogszolgáltatás: 6 • Egészségügy: 13 • Dekoncentrált szervek: 9 • Oktatás: 2 • Rendészeti szervek: 2 • Köztestület: 1 Összesen 57 270 szerv

6. MOL szakterületi besorolása:85 ténylegesen felmért iratképző (+80 online adatszolgáltató) • Államhatalom, közigazgatás, külügy (10) – miniszterelnökség, választási ir. • Belügy, rendészet, nemzetvédelem (9) – nemzetbiztonság, info hiv. • Egészségügy, szociális, rehabilitáció foglalkoztatásügy (11) • Energiagazdálkodás és bányászat (5) – MOL kimaradt • Földművelésügy (7) • Hírközlés és informatika (6) • Igazságügy (6) • Ipar- és kereskedelem, építésügy (9) • Közlekedés (8) • Kultúra, oktatás, sport (6) • Pénzügy, gazdálkodás, vagyon (8) – államkincstár kimaradt • Kisebbségi önkormányzatok (5) – csak online!

7. Termékek tartalma Táblázatok, diagramok – MOL Vezetői összefoglaló – 10 pont – MOL TENDENCIÁK Ágazati-szakterületi elemzések – BFL KIDOLGOZOTT Kérdőpontok szerinti elemzés – 1-9. BFL KIDOLGOZOTT Mellékletek – kérdőív, szervjegyzék, Térinformatika, digitalizálás – BFL Online felmérés - MOL

8. BFL (49 TB) - MOL (1083 TB)

9. FELMÉRT IRATOK

10. MOL online felmérés 203 online megkeresett szerv Kamarák, intézetek, kisebbségi önkormányzatok…. 80 tényleges válaszoló - 73 TB ténylegesen bevallott Bevallott mennyiség átlaga 1.1 TB szemben a 11 TB-os helyszíni felmérés átlagával Validálás hiánya – bizonytalanság magas kockázata Korábbi BFL-es tapasztalatok! Értékelhetősége kétséges – jelzés!

11. Maradandó érték számítása!? BFL MOL • Iktatás 100%100% • Ügyiratkezelés 50%50% • E-mail 20%5% • Adatbázis 80%25% • Hang/kép 10% 40%

12. BFL

13. MOL (maradandó) 130 TB egzakt módon felmért – 12 %(BFL 56%!) 300-350 TB a becsült mennyiség – 30-35 % 15 évnél régebbi (BFL nincs adat) – azonnal átvehető! Iktatás, ügykezelés 700 GB E-mail, kép/hang, adatbázis becsült 8-10 TB %-os megoszlás alapján: 1083TB – 276 TB maradandó 10% irat-ügykezelő, 1% e-mail, 2% hang/kép, 87% adatbázis Iratfajtánként éves maradandó/ éves gyarapodó tábla nem készült!

14. BFL

15. BFL

16. Mennyiségi különbség okai állami szektor – önkormányzati szektor feladatai, jellege, előbbi központosítása %-os maradandó érték számítása időtényező – 2 év különbség - adatgyarapodás felmért iratképzők száma – alárendeltségi körük terjedelme (57/270-85+80) informatika fejlődése, elterjedése, beruházások jogszabályi környezet kialakulása, illetve beépülése a gyakorlatba

17. Fontos informatikai megállapítások - MOL Iratképzők 91 % az alábbi fájlformátokat használja: doc/docx, pdf, tif, xls/xlsx, jpg, rtf, ppt, msg, xml, txt, htm/html Adatbáziskezelők korlátozott száma: Oracle, MS-SQL, Lotus Domino/Notes, dBase/FoxPro és a Clipper (iratkezelő 94%)/MS-SQL, Oracle, MySQL, Lotus Domino/Notes, dBase/FoxPro, Informix vagy Caché (adatbázis 91%) Exportformátumok (80%): txt/csv dump, xls, xml, html, pdf (BFL nincs statisztikai adat, de a gyakoriság jellemző)

18. Az elektronikus iktatás helyzete Elektronikus iktatás elterjedtsége jellemző, de túlnyomórészt nem akkreditált szoftverek! Szoftverek sokszínűsége, kimeneti formátumok változatossága tapasztalható! MOL- egységesülő folyamat – EKEIDR (Poszeidon), KKIR, ROBOTZSARU NEO! MOL – együttesen kezeli az iktató és ügykezelő szoftvereket Hasonló: 80-as 90-es évek migrálatlan adatállománya – lokális gépeken – veszélyeztett.

19. Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása Teljes funkcionalitás használatának hiánya (metadata) Informatikai rendszerek központosítása (országos adatbázisok) Dinamikus növekedés Akadály: az elektronikus irat hitelességének költségei, elektronikus aláírás, időbélyegző

20. E-mail archiválás (MOL hasonló) Minden szerv használ levelező rendszert Üzemi mentések aránya 80% feletti Archiválás inkább kivétel Iratképzői szemlélet: a hivatali iktatásra kerül Levéltári szemlélet: döntés-előkészítő, félhivatalos is maradandó (leválasztás?) Megoldás: hivatalos, vezetői postafiók, felvétel az irattári tervbe!

21. Elektronikus aláírással ellátott dokumentumok küldése és fogadása A szervek döntő többsége nem használja – MOL ellentétes tapasztalata (42 %) – állami szektor! Kivételek oka jogszabályi kötelezettség Pl. APEH: igazolási kérelmek, Földhivatal: e-tulajdoni lap,Kórházak: OEP gyógyinfo, Önkormányzatok: elsorvadás! OK: költséges, alternatíva hivatali és ügyfélkapu

22. Adatbázisok Iratképzők túlnyomó része rendelkezik (MOL- kiemelkedő mennyiség 92%) Jellemzően: bér, számviteli, munkaügyi, eszköz (nem maradandó) Maradandó: BFL:ingatlan és térképnyilvántartás, vagyonkataszter, építési és térinformatikai, szociális és gyámügyi rendszerek, oktatási, képviselőtestületi információs rendszerek, betegnyilvántartóés digitális röntgen, központi: népesség/jármű/anyakönyvi nyilvántartás MOL: országos nyilvántartások, hatósági ügyek, szakrendszerek (804 nyilvántartás, adatbázis!)

23. Adatbázisok Mentés általános – archiválás ritka (MOL 20%) Adatállományok évenkénti elkülönítése nem jellemző Export lehetőségek nem biztosítottak Probléma: informatikusoknak nincs rálátása az adott szerv összes adatbázisára (külső üzemeltető)

24. Hang- és képrögzítés Iratképzők több mint fele használ megfelelő (digit) eszközöket Hangrögzítés: jellemzően képviselőtestületi ülések, építési hatósági ügyek, OGY, rendvédelem, minisztérium Képrögzítés: rendészeti szervek, bv. intézetek, kórházak, OGY HIV Maradandóértékű (archiválás külső adathordozókon és kijelölt szervereken) Nyilvántartás nem megoldott (kiv. APEH, kórházak)

25. Migrálás/konvertálás Iratképzők (BFL20%-a, MOL 12%) rendelkezik nem migrált– veszélyeztetett - adatállományokkal Valószínűsíthetően jóval több és szélesebb körű Ok: forráshiány, technikai problémák, ügyviteli érdekmúlás Konvertálás az iratképzők felénél megtörtént (MOL 46%) Általában 100%-os siker, kevés kivétel 5-10%-os adatvesztés (kézi javítás) Leggyakrabban külső vállalkozók végezték – forrásigényes – tapasztalatok hiánya

26. Honlapok Iratképzők kivétel nélkül rendelkeznek honlappal Különbség: követlen elérés, vagy központi Üzemeltetés: központi, vagy vállalkozóáltal, ritkábban helyben Jobbára üzemletetési mentés, archiválás elenyésző Gyakori a statikus honlap Dinamikus honlap archiválási nehézségei

27. E-irattári szolgáltatások Élénk érdeklődés a tárhely-szolgáltatás iránt az iratképzők többségénél – MOL – 54%! Előnyök: 0 ft, katasztrófatűrő rendszer, adatvédelem és adatbiztonság Kétségek: költségek, adatvédelem és adatbiztonság, sebesség, Eelenyésző adat, magas szintű informatikai rendszer, adatbiztonság (MOL)

28. A felmérés hasznosulása • Új módszertani eszközök alkalmazása a gyakorlatban • Szervdosszié és nyilvántartás kiegészítése • Problémák megvilágítása (szabályozatlanság, konvertálás, migrálás, informatika, archiválás) • Friss információk az iratképzőkről • Hivatalos megbeszélések • A levéltár szerepének tudatosítása

29. Következtetések • Nagy erőforrás szükséglet! • Időigényes! • Szükséges 2-3 évente újabb felmérés – kontroll, gyarapodás, szervek átalakulása, megszűnése (éves gyarapodás!) • Maradandó érték mennyiségi meghatározása bizonytalan, nem egzakt • Megoldás a gyakorlati tapasztalatok bővítése! Paradigmaváltás! • tárgy: papír alapú vs elektronikus irat • célcsoport: irattáros vs informatikus

30. Köszönöm a figyelmet!